Gebruik van een werkstroom met drie statuswaarden

Gebruik van een werkstroom met drie statuswaarden

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Met de werkstroom met drie statuswaarden wordt de status van een lijstitem bijgehouden in drie etappes. Deze functie kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beheren waarvoor grote hoeveelheden onderwerpen of items moeten worden bijgehouden, zoals problemen bij klantenondersteuning, potentiële klanten of projecttaken. De drie fasen van een projecttaak zijn bijvoorbeeld: Niet gestart, In uitvoering en Voltooid.

In dit artikel

Hoe werkt de werkstroom met drie statuswaarden?

Een lijst opstellen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Een lijst met actie-items opstellen

Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Een aangepaste lijst aanpassen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst

Een werkstroom met drie statuswaarden handmatig starten voor een item

Een taak voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden

Hoe werkt de werkstroom met drie statuswaarden?

De werkstroom met drie statuswaarden ondersteunt bedrijfsprocessen waarvoor organisaties de status van een onderwerp of een item moeten bijhouden. De werkstroom bestaat uit drie etappes en twee overgangsfasen tussen de etappes. Bij elke overgangsfase wordt een taak toegekend aan een persoon en wordt aan deze persoon een e-mailwaarschuwing gestuurd over de taak. Wanneer de taak is volbracht, wordt de status van het item bijgewerkt en kan de werkstroom verder gaan met de volgende etappe. De werkstroom met drie statuswaarden werkt met de lijstsjabloon Problemen bijhouden, maar kan ook worden gebruikt in combinatie met andere lijsten die een kolom Keuze met drie of meer waarden bevatten. De waarden in deze kolom Keuze worden gebruikt als de statuswaarden die door de werkstroom worden bijgehouden.

Een lijst kan meerdere keuzekolommen hebben en een keuzekolom kan meer dan drie waarden hebben. De werkstroom met drie statuswaarden kan echter alleen worden geconfigureerd voor het gebruik van één van de keuzekolommen en slechts drie waarden in de geselecteerde keuzekolom. Wanneer u een werkstroom met drie statuswaarden toevoegt aan een lijst of bibliotheek, selecteert u een keuzekolom en drie waarden in die kolom.

De werkstroom met drie statuswaarden kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beheren waarvoor grote hoeveelheden onderwerpen of items moeten worden bijgehouden, zoals problemen bij klantenondersteuning, potentiële klanten of projecttaken. Een klein bedrijf dat evenementen organiseert kan bijvoorbeeld een lijst met actie-items en een werkstroom met drie statuswaarden gebruiken om de vele taken bij te houden voor de geplande evenementen. De taken voor het plannen van de evenementen worden in de werkstroom bijgehouden volgens drie statuswaarden: Actief, Gereed voor herziening en Voltooid. Alle taken die gerelateerd zijn aan de voorbereiding van een specifiek evenement worden gecompileerd in een speciaal voor dat evenement gemaakte lijst met actie-items en gemarkeerd als Actief. De coördinator wijst individuele taken toe aan de leden van het team en start de werkstroom voor deze items, waarna kan worden begonnen met de taken voor het evenement.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt er een taak gemaakt voor de aangewezen persoon. Zodra een teamlid een taak ontvangt, begint hij of zij met de werkzaamheden die nodig zijn om de taak te voltooien. Het kan zijn dat dit werk plaatsvindt buiten de lijst of site waar de lijst met actie-items zich bevindt. Als een teamlid bijvoorbeeld een werkstroomtaak ontvangt om een plan voor de catering op te stellen, kan deze een cateringbedrijf benaderen om een gezamenlijk plan uit te werken. Wanneer het cateringplan in concept klaar is, markeert het teamlid deze werkstroomtaak als voltooid. Op dat moment wordt de status van de taak in de lijst met actie-items gewijzigd van Actief in Gereed voor herziening en wordt er in de werkstroom een tweede taak gemaakt voor de coördinator van het evenement om het cateringplan te herzien. Wanneer de coördinator het cateringplan heeft gereviseerd en goedgekeurd, markeert deze de taak als voltooid en wordt in de werkstroom de status van de taak gewijzigd van Gereed voor herziening in Voltooid.

Opmerking : Er zijn twee manieren waarop een werkstroomdeelnemer een werkstroomtaak kan voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden. De deelnemer kan de werkstroomtaak bewerken en deze markeren als voltooid of de status van het werkstroomitem in de lijst wijzigen (indien de deelnemer is gemachtigd om deze lijst te wijzigen). Als een deelnemer de status van het werkstroomitem handmatig bijwerkt in de lijst, is de werkstroomtaak voltooid. Als de deelnemer de werkstroomtaak bewerkt en markeert als voltooid, wordt de status van het werkstroomitem in de lijst bijgewerkt en gewijzigd in Voltooid.

De acties in de werkstroom met drie statuswaarden in het vorige voorbeeld doorlopen het volgende proces:

Stroomdiagram van een werkstroom met drie statuswaarden (voorbeeld)

Naar boven

Een lijst opstellen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken, moet u een lijst opstellen met de items die u wilt bijhouden of beheren met de werkstroom. De lijstsjabloon Problemen bijhouden werkt samen met de werkstroom met drie statuswaarden. U kun echter ook een aangepaste lijst maken voor gebruik met deze werkstroom. In dat geval moet u ervoor zorgen dat de lijst ten minste één kolom Keuze bevat met drie of meer keuzewaarden. Bij het opzetten van een werkstroom met drie statuswaarden in combinatie met de lijst, moet u aangeven welke kolom Keuze de statuswaarden bevat die u wilt bijhouden met de werkstroom.

Naar boven

Een lijst met actie-items opstellen

U kunt een werkstroom met drie statuswaarden standaard gebruiken in combinatie met elke lijst die u maakt op basis van de lijstsjabloon Problemen bijhouden.

  1. Klik in het menu Instellingen Knop Office 365-instellingen op Een app toevoegen.

  2. Klik op de pagina Uw apps op Problemen bijhouden en typ een naam voor de lijst. U moet een lijstnaam invoeren.

  3. Als u een beschrijving voor de lijst wilt opgeven, klikt u op Geavanceerde opties.

    • Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. De beschrijving is optioneel.

  4. Klik op Maken.

Naar boven

Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Als u een aangepaste lijst wilt maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden, moet u ten minste één kolom Keuze toevoegen die ten minste drie statuswaarden bevat die u met de werkstroom wilt bijhouden.

  1. Klik in het menu Instellingen Knop Office 365-instellingen op Een app toevoegen.

  2. Klik op de pagina Uw apps op Aangepaste lijsten typ een naam voor de lijst. U moet een lijstnaam invoeren.

  3. Als u een beschrijving voor de lijst wilt opgeven, klikt u op Geavanceerde opties.

  4. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. De beschrijving is optioneel.

  5. Tijdelijke afbeelding wijzigen

Naar boven

Een aangepaste lijst aanpassen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

  1. Klik op de aangepaste lijst die u in de vorige stap hebt gemaakt.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijst en klik vervolgens in de groep Instellingen op Lijstinstellingen.

  3. Klik onder Kolommen op Kolom maken.

  4. Typ de naam van de kolom die u wilt gebruiken om op te geven van de statuswaarden voor de werkstroom in de sectie naam en Type , onder de naam van de kolom. U kunt bijvoorbeeld de naam invoeren als Werkstroomstatus.

  5. Selecteer onder Het type informatie in deze kolom is de optie Keuze (keuzemenu).

  6. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen onder Beschrijving een beschrijving voor de kolom (optioneel).

  7. Klik onder Moet deze kolom informatie bevatten? op Ja.

  8. Typ in de keuzelijst onder Typ elke keuze op een aparte regeldrie of meer keuzewaarden die u wilt opgeven voor deze kolom. Deze waarden worden de statuswaarden voor de werkstroom. U mogelijk bijvoorbeeld Voer actief, klaar voor revisie, en voltooien als de drie opties.

  9. Selecteer onder Keuzen weergeven met de optie Vervolgkeuzelijst of Keuzerondjes.

  10. Klik onder Invulkeuzes toestaan op Nee.

  11. Geef aan of u een specifieke standaardwaarde wilt voor deze kolom of dat u deze wilt toevoegen aan de standaardweergave van de lijst.

  12. Klik op OK.

Naar boven

Een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken voor de items op een lijst, moet u de werkstroom eerst toevoegen aan de lijst. Wanneer u een werkstroom met drie statuswaarden toevoegt aan een lijst, moet u aangeven welke kolom van de lijst de statuswaarden bevat die u met de werkstroom wilt bijhouden. U kunt ook informatie geven over wat er bij elke etappe van de werkstroom moet gebeuren. U kunt bijvoorbeeld het onderwerp en de tekst opgeven voor de e-mailwaarschuwingen die worden verzonden naar degenen die de taak moeten verrichten.

De werkstroom met drie statuswaarden is standaard ingeschakeld op de meeste typen sites. Een beheerder van een siteverzameling kan de functie echter uitschakelen. Als de werkstroom met drie statuswaarden niet beschikbaar is, neemt u contact op met de beheerder van de siteverzameling.

Belangrijk : U kunt alleen een werkstroom aan een lijst toevoegen als u bent gemachtigd om lijsten te beheren.

  1. Open de lijst waaraan u een werkstroom met drie statuswaarden wilt toevoegen.

  2. Klik op het tabblad Lijst > Lijstinstellingen of klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen. In een documentbibliotheek klikt u bijvoorbeeld op Instellingen van documentbibliotheek.

  3. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op Werkstroom toevoegen.

  5. Klik op de werkstroompagina van een, in het gedeelte werkstroom onder Selecteer een werkstroomsjabloon toevoegen op drie statuswaarden.

  6. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de werkstroom.

  7. Geef in de sectie Takenlijst een lijst met taken op die u in de werkstroom wilt gebruiken.

    Opmerking : 

    • U kunt de standaardlijst met Taken gebruiken of een nieuwe maken. Als u de standaardlijst met taken gebruikt, kunnen de werkstroomdeelnemers hun taken gemakkelijk zoeken en bekijken door middel van de weergave Mijn taken van de lijst met taken.

    • U kunt een nieuwe takenlijst maken als voor de taken van deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens nodig zijn die u niet in de algemene lijst met taken wilt opnemen.

    • U kunt een nieuwe takenlijst maken als uw organisatie veel werkstromen heeft of als de werkstromen veel taken omvatten. In dat geval kunt u een afzonderlijke takenlijst maken voor elke werkstroom.

  8. Selecteer in de sectie Geschiedenisoverzicht een geschiedenisoverzicht dat u voor deze werkstroom wilt gebruiken. In het geschiedenisoverzicht worden alle gebeurtenissen weergegeven die plaatsvinden tijdens elke instantie van de werkstroom.

    Opmerking : U kunt de standaardlijst Geschiedenis gebruiken of een nieuwe lijst maken. Als uw organisatie veel werkstromen heeft, is het handig om een afzonderlijk geschiedenisoverzicht te maken voor elke werkstroom.

  9. Voer in de sectie Startopties een van de volgende handelingen uit:

    • Als u wilt toestaan dat de werkstroom handmatig wordt gestart, schakelt u het selectievakje Deze werkstroom mag handmatig worden gestart door een geverifieerde gebruiker met machtigingen voor deelname in. Schakel het selectievakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om de werkstroom te starten in als u aanvullende machtigingen wilt vereisen om de werkstroom te starten

    • Als u wilt dat de werkstroom automatisch wordt gestart zodra er nieuwe items worden gemaakt, schakelt u het selectievakje Deze werkstroom starten als een item wordt gemaakt in.

  10. Klik op Volgende.

  11. Selecteer in de sectie Werkstroomstatussen onder Selecteer een keuzeveld de kolom Keuze in de lijst die de waarden bevat die u wilt gebruiken als statuswaarden voor de werkstroom. Selecteer vervolgens de gewenste kolomwaarden voor de Beginstatus, Tussentijdse status en Eindstatus van de werkstroom.

  12. In de twee secties Geef op wat er moet gebeuren wanneer een werkstroom wordt geïnitieerd (opties voor de eerste taak in de werkstroom) en Geef op wat er moet gebeuren wanneer de werkstroom een tussentijdse status krijgt (opties voor de tweede taak in de werkstroom) geeft u de volgende informatie op:

    Taakgegevens

Veld

Beschrijving

Taaktitel:

U kunt desgewenst de berichttitel aanpassen die in de taak wordt weergegeven wanneer de werkstroom wordt gestart of de tussentijdse status heeft bereikt. Als u het selectievakje Inclusief lijstveld inschakelt, wordt het veld dat u selecteert aan het einde van het bericht toegevoegd.

Taakomschrijving:

Typ de informatie die u wilt opnemen in de beschrijving van de taak. Als u het selectievakje Inclusief lijstveld inschakelt, wordt het veld dat u selecteert toegevoegd aan het einde van het bericht. Als u het selectievakje Koppeling naar lijstitem invoegen inschakelt, wordt er een koppeling naar het lijstitem opgenomen in de beschrijving.

Einddatum van de taak:

Als u een einddatum voor de taak wilt opgeven, schakelt u het selectievakje Inclusief lijstveld in en selecteert u in de lijst de datumkolom die de datumgegevens voor de einddatum bevat.

Taak toegewezen aan:

Als u de taak wilt toewijzen aan iemand uit de lijst, klikt u op Inclusief lijstveld en selecteert u in de lijst de kolom die de gewenste gebruiker bevat. Wanneer deze werkstroom is gestart, wordt de eerste taak toegewezen aan de persoon van wie de naam wordt weergegeven in deze kolom voor het werkstroomitem.

Als u de taak in alle instanties van deze werkstroom wilt toewijzen aan een door u aangewezen persoon, klikt u op Aangepast en vervolgens typt u of selecteert u de naam van de persoon aan wie u de taak wilt toewijzen.

  1. Schakel het selectievakje E-mailbericht verzenden in als u wilt dat de werkstroomdeelnemers een e-mailwaarschuwing krijgen over hun werkstroomtaken.

    Opmerking :  Als u wilt dat werkstroomdeelnemers waarschuwingen en herinneringen per e-mail ontvangen over hun taken binnen de werkstromen nadat deze zijn gestart, neemt u contact op met de beheerder van uw siteverzameling om te controleren of e-mail is ingeschakeld voor uw site.

    Gegevens van e-mailwaarschuwing

Veld

Beschrijving

Aan

Typ de naam van de persoon aan wie u een e-mailwaarschuwing wilt verzenden over de werkstroomtaak. Schakel het selectievakje Inclusief taak die is toegewezen aan in als u de e-mailwaarschuwing aan de eigenaar van de taak wilt verzenden.

Onderwerp

Typ de onderwerpregel die u wilt gebruiken voor de e-mailwaarschuwing. Schakel het selectievakje Titel van taak gebruiken in als u de titel van de taak wilt toevoegen aan de onderwerpregel van de e-mailwaarschuwing.

Hoofdtekst

Typ de gewenste informatie in de hoofdtekst van de e-mailwaarschuwing. Schakel het selectievakje Koppeling naar lijstitem invoegen in als u een koppeling naar het lijstitem wilt opnemen in het bericht.

  1. Klik op OK.

Naar boven

Een werkstroom met drie statuswaarden handmatig starten voor een item

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken voor de items op een lijst, moet u de werkstroom eerst toevoegen aan de lijst. Zie de vorige secties voor meer informatie.

Een werkstroom met drie statuswaarden kan zo worden geconfigureerd dat deze automatisch wordt gestart wanneer er nieuwe items worden toegevoegd aan een lijst of zodanig worden geconfigureerd dat gebruikers met bepaalde machtigingen de werkstroom handmatig kunnen starten. Voor sommige werkstromen zijn beide opties mogelijk.

Voer de volgende stappen uit om een werkstroom met drie statuswaarden voor een lijstitem handmatig te starten. U moet beschikken over de machtiging Items bewerken voor de lijst. Voor sommige werkstromen moet u beschikken over de machtiging Lijsten beheren.

Opmerking : Als u wilt dat werkstroomdeelnemers waarschuwingen en herinneringen per e-mail ontvangen over hun taken binnen de werkstromen nadat u een werkstroom hebt gestart, neemt u contact op met de beheerder van uw siteverzameling om te controleren of e-mail is ingeschakeld voor uw site.

  1. Open de lijst die het item bevat waarvoor u de werkstroom met drie statuswaarden wilt starten.

  2. Klik op de drie puntjes naast het item waarvoor u een werkstroom wilt starten en klik in het menu dat verschijnt op Werkstromen.

    Opmerking : De opdracht Werkstromen is alleen beschikbaar als het gaat om een item in een lijst of bibliotheek met ten minste één werkstroom.

  3. Klik in het menu Instellingen op Knop Office 365-instellingen op Alle site-inhoud weergeven.

  4. Klik onder Nieuwe werkstroom starten op de naam van de werkstroom met drie statuswaarden die u wilt starten.

    De werkstroom wordt onmiddellijk gestart.

Naar boven

Een taak voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden

U kunt een taak in een werkstroom met drie statuswaarden alleen voltooien als u minimaal bent gemachtigd om items te bewerken voor de takenlijsten waar de werkstroomtaken worden geregistreerd.

  1. Open de lijst met taken voor de site en selecteer de optie Mijn taken in het menu Weergave om de werkstroomtaak te zoeken.

    Opmerking : Als de werkstroom geen gebruikmaakt van de standaardlijst Taken voor de site, wordt uw werkstroomtaak mogelijk niet weergegeven in de lijst Taken. Ga, om de werkstroomtaak te zoeken, naar de lijst of bibliotheek waarin het werkstroomitem is opgeslagen. Wijs de naam aan van het item dat u wilt voltooien, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Werkstromen. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Actieve werkstromen op de naam van de werkstroom waarvan u deelnemer bent. Klik onder Taken op de werkstroomtaak en ga verder met stap 3.

  2. Open de lijst die het item bevat dat u als voltooid wilt markeren.

  3. Wijs de naam aan van de taak die u wilt voltooien, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Item bewerken.

  4. Typ of selecteer in het dialoogvenster Taken de informatie die is vereist om de taak te voltooien en klik op Opslaan.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×