Uw gegevens beheren met Access of Excel

Platte versus relationele gegevens    Als u wilt bepalen welk programma het beste is voor het opslaan van uw gegevens, stelt u uzelf de volgende vraag: zijn de gegevens relationeel of niet? Gegevens die efficiënt in één tabel of werkblad kunnen worden opgenomen, worden platte of niet-relationele gegevens genoemd. Als u bijvoorbeeld een eenvoudige lijst met klanten wilt maken, met slechts één adres en contactpersoon voor elke klant, is Excel mogelijk de betere keuze. Als u echter een complexere klantenlijst wilt opslaan met factuur- en verzendadressen voor elke klant, of meerdere contactpersonen voor elke klant, is Access de betere oplossing.

In een relationele database organiseert u uw gegevens in meerdere tabellen. In een goed ontworpen relationele database is elke tabel plat en bevat het informatie over slechts één type gegevens. Als u bijvoorbeeld een klantendatabase maakt, moeten de namen van de klanten in één tabel worden opgeslagen, terwijl de factuur- en verzendadressen van die klanten in een afzonderlijke tabel moeten worden opgeslagen. Het is een goed idee om adressen afzonderlijk van namen op te slaan, omdat elke klant meer dan één adres kan hebben en u meerdere adressen voor elke klant wilt kunnen invoeren zonder dat u de naam van de klant voor elk adres opnieuw hoeft in te voeren.

Lokale versus externe gegevens    U kunt Access gebruiken om verbinding te maken met gegevens uit verschillende externe gegevensbronnen, zodat u deze gegevens kunt bekijken, opvragen en bewerken zonder deze te hoeven importeren. Access biedt bijvoorbeeld opdrachten om verbinding te maken met bestaande gegevens in een Microsoft SQL Server-database, een dBASE-bestand of een Outlook-map, samen met veel andere gegevensbronnen. U kunt Excel gebruiken om verbinding te maken met een groot aantal gegevensbronnen, waaronder Access- SQL Server- en Analysis Services-databases, tekst- en XML-bestanden en ODBC- en OLE DB-gegevensbronnen. U kunt de gegevens echter niet bewerken om de brongegevens te wijzigen via de gebruikersinterface van Excel.

Zowel Access als Excel bieden opdrachten om verbinding te maken met gegevens in Windows SharePoint Services lijsten. Excel biedt echter alleen een alleen-lezenverbinding met SharePoint-lijsten; terwijl u in Access gegevens kunt lezen uit en schrijven naar SharePoint-lijsten.

Gegevensintegriteit versus flexibiliteit    Unieke id's helpen de integriteit van uw gegevens te behouden en zorgen ervoor dat geen twee rijen (of records) exact dezelfde gegevens bevatten. Unieke id's bieden ook de snelste manier om gegevens op te halen wanneer u uw gegevens zoekt of sorteert. In Access kunt u het gegevenstype AutoNummering gebruiken om automatisch een unieke id voor elke record te genereren. Vervolgens kunt u deze id's gebruiken om records in een tabel te koppelen aan een of meer records in een andere tabel.

De structuur die Access op uw gegevens toepast, zorgt ervoor dat de gegevensintegriteit wordt gewaarborgd. Access kan vereisen dat nieuwe records in een tabel een bestaande overeenkomstige waarde in een andere tabel hebben, zodat u geen 'zwevende' records kunt maken. U wilt bijvoorbeeld geen bestelling hebben die geen klantgegevens bevat. Voor Access kan vereist zijn dat elke nieuwe record in de tabel Orders een overeenkomstige klantwaarde heeft in de tabel Klanten. Deze vereiste overeenstemming van waarden wordt referentiële integriteit genoemd.

U kunt ook uw eigen beperkingen en regels opleggen om er verder voor te zorgen dat gegevens correct worden ingevoerd. Met Excel kunt u gegevens op een vrijere manier invoeren, maar omdat Excel geen ondersteuning biedt voor relationele gegevens, kan dit geen ondersteuning bieden voor referentiële integriteit. U kunt echter de opdracht Gegevensvalidatie gebruiken om de gegevensinvoer in Excel te beheren.

Opvragen    Als u uw gegevens vaak op verschillende manieren moet bekijken, afhankelijk van veranderende omstandigheden of gebeurtenissen, is Access mogelijk de betere keuze voor het opslaan en werken met uw gegevens. Met Access kunt u Structured Query Language (SQL)-query's gebruiken om snel alleen de gewenste rijen en kolommen met gegevens op te halen, ongeacht of de gegevens zich in één tabel of in veel tabellen bevinden. U kunt ook expressies in query's gebruiken om berekende velden te maken. Het gebruik van een expressie in Access is vergelijkbaar met het proces van het gebruik van formules in Excel om waarden te berekenen. U kunt access-query's ook gebruiken om gegevens samen te vatten en statistische waarden weer te geven, zoals sommen, gemiddelden en tellingen.

Modeling    In Excel kunt u wat-als-analyse hulpprogramma's gebruiken om het resultaat van een werkbladmodel te voorspellen. Met wat-als-analyse kunt u verschillende scenario's uitvoeren op uw gegevens, zoals best case- en worst case-scenario's, en de resulterende gegevens van verschillende scenario's in een overzichtsrapport vergelijken. Er is geen vergelijkbare functie beschikbaar in Access.

Draai- en grafiekweergave    In beide programma's kunt u draaitabelrapporten en draaitabeldiagrammen maken. Excel biedt echter geavanceerdere functies voor draaitabelrapportage en grafiek dan Access. Als u van plan bent om uitgebreide draaitabelrapporten te maken of regelmatig professioneel uitziende grafieken te leveren, moet u draaitabelrapportage of draaitabelgrafiek in Excel gebruiken in plaats van dezelfde functies in Access.

Zowel Access als Excel kunnen worden gebruikt in samenwerkingsomgevingen, zoals Windows SharePoint Services en netwerkbestandsshares, maar er zijn verschillen in de manier waarop de gegevens door meerdere gebruikers kunnen worden geopend.

Meerdere gebruikerstoegang tot gegevens    Onder normale werking kunnen meerdere gebruikers één database tegelijk openen; dit werkt goed omdat alleen de gegevens die worden bewerkt, worden vergrendeld. als gevolg hiervan kunnen andere gebruikers verschillende records zonder conflicten bewerken. In Excel kunt u een werkmap delen met andere gebruikers, maar samenwerking met meerdere gebruikers werkt het beste wanneer gebruikers op verschillende tijdstippen in plaats van tegelijkertijd aan de gegevens in die werkmap werken. In feite werken gebruikers van een Access-database samen aan een set gegevens en gebruikers van een Excel-werkmap aan een document.

Windows SharePoint Services gebruiken voor samenwerking    Beide programma's kunnen worden geïntegreerd met Microsoft Windows SharePoint Services technologieën, zoals SharePoint-lijsten en documentbibliotheken.

Access biedt verschillende manieren om samen te werken met meerdere gebruikers op een SharePoint-site. U kunt bijvoorbeeld een volledige database uploaden naar een Windows SharePoint Services documentbibliotheek, formulieren en rapporten beschikbaar maken als Windows SharePoint Services weergaven en een database koppelen aan gegevens die zijn opgeslagen in SharePoint-lijsten.

Excel biedt slechts één manier om samen te werken met meerdere gebruikers op een SharePoint Services site. U kunt een werkmap uploaden naar Windows SharePoint Services documentbibliotheken, waar afzonderlijke gebruikers de werkmap kunnen uitchecken om wijzigingen aan te brengen, zodat andere gebruikers de werkmap niet tegelijkertijd kunnen wijzigen. Gebruikers kunnen een werkmap bewerken zonder deze uit de documentbibliotheek te controleren. In dat geval moeten ze samenwerken met andere gebruikers om gegevensconflicten te voorkomen.

Netwerkmappen gebruiken voor samenwerking    Als u een Access-database opslaat in een gedeelde netwerkmap, kunnen meerdere gebruikers de database openen en tegelijkertijd met de gegevens werken. Afzonderlijke records worden vergrendeld wanneer een gebruiker ze bewerkt. Als u een Excel-werkmap opslaat in een gedeelde netwerkmap, kan slechts één gebruiker de werkmap tegelijk bewerken. Voor weergavedoeleinden kunnen meerdere gebruikers de werkmap openen terwijl een andere gebruiker de werkmap bewerkt, maar deze gebruikers kunnen geen wijzigingen aanbrengen in de gegevens totdat de gebruiker die de werkmap bewerkt deze sluit.

Beide programma's bieden vergelijkbare functies, wachtwoorden en versleuteling, waarmee u gegevensverlies kunt voorkomen en uw gegevens kunt beschermen tegen onbevoegde toegang. Er zijn echter enkele verschillen tussen Access en Excel in de werking van gegevensbeveiliging op gebruikersniveau.

Preventie van gegevensverlies    In Access wordt uw werk continu opgeslagen, zodat u in het geval van een onverwachte fout waarschijnlijk niet veel werk kwijtraakt (indien aanwezig). Omdat uw werk echter continu wordt opgeslagen, kunt u ook wijzigingen aanbrengen die u later niet wilt doorvoeren. Om ervoor te zorgen dat u uw database naar de gewenste manier kunt herstellen, moet u een back-up van het databasebestand maken volgens een schema dat aan uw behoeften voldoet. U kunt een volledige database herstellen vanuit een back-up of u kunt alleen de tabel of een ander databaseobject herstellen dat u nodig hebt. Als u een hulpprogramma voor back-up van een bestandssysteem gebruikt, kunt u ook een kopie van een database uit een bestandssysteemback-up gebruiken om uw gegevens te herstellen. In Excel kunt u AutoHerstel-gegevens op ingestelde intervallen opslaan terwijl u uw gegevens bijwerkt.

Gegevensbeveiliging op gebruikersniveau    In Excel kunt u kritieke of persoonlijke gegevens uit de weergave verwijderen door kolommen en rijen met gegevens te verbergen en vervolgens het hele werkblad te beveiligen om de gebruikerstoegang tot de verborgen gegevens te beheren. Naast het beveiligen van een werkblad en de bijbehorende elementen, kunt u ook cellen in een werkblad vergrendelen en ontgrendelen om te voorkomen dat andere gebruikers onbedoeld belangrijke gegevens wijzigen.

Beveiliging op bestandsniveau    Op bestandsniveau kunt u versleuteling in beide programma's gebruiken om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers de gegevens zien. U kunt ook vereisen dat er een wachtwoord worden ingevoerd om een databasebestand of werkmap te openen. Daarnaast kunt u een databasebestand of werkmap beveiligen door een digitale handtekening te gebruiken.

Beperkte toegang tot gegevens    In Excel kunt u gebruikersmachtigingen opgeven voor toegang tot de gegevens of alleen-lezenrechten instellen die voorkomen dat andere gebruikers wijzigingen aanbrengen in de gegevens waartoe ze toegang hebben. Access biedt geen beveiligingsfuncties op gebruikersniveau, maar Access ondersteunt wel het gebruikersbeveiligingsmodel van elke databaseserver waarmee verbinding wordt gemaakt. Als u bijvoorbeeld een koppeling naar een SharePoint-lijst koppelt, houdt Access zich aan de gebruikersmachtigingen voor de SharePoint-lijst. Als u onbevoegde gebruikers uit uw Access-gegevens wilt houden, kunt u uw database versleutelen door een wachtwoord in te stellen. Gebruikers moeten het wachtwoord invoeren om gegevens uit de database te lezen, zelfs als ze deze openen via een ander programma, zoals Excel.

Zie Beveiliging op gebruikersniveau van Access 2003 instellen of wijzigen in Access 2007 of hoger en Beveiliging en beveiliging in Excel voor meer informatie over het beveiligen van uw gegevens.

• Contactpersonen beheren    U kunt uw contactpersonen en postadressen beheren en vervolgens rapporten maken in Access of de gegevens samenvoegen met Microsoft Office Word om formulierbrieven, enveloppen of adresetiketten af te drukken.

• Inventaris en activa bijhouden    U kunt een inventaris maken van items in uw huis of bedrijf en foto's of andere gerelateerde documenten opslaan bij deze gegevens.

• Orders bijhouden    U kunt informatie over producten, klanten en orders invoeren en vervolgens rapporten maken die de omzet per medewerker, regio, tijdsperiode of enig ander criterium aangeven.

• Taken bijhouden    U kunt taken bijhouden voor een groep mensen en nieuwe taken invoeren terwijl andere hun bestaande taken bijwerken in dezelfde database.

• Uitleenbibliotheken organiseren    U kunt Access gebruiken om gegevens over uw boeken en cd's op te slaan en bij te houden aan wie u ze hebt uitgeleend.

• Gebeurtenisplanning    U kunt informatie invoeren over datums, locaties en deelnemers van evenementen en vervolgens schema's of overzichten van de evenementen afdrukken.

• Voeding bijhouden    Houd recepten bij en log dieet- en oefenactiviteiten.

• Financieel    U kunt de krachtige berekeningsfuncties van Excel gebruiken in veel jaarrekeningen, zoals een kasstroomoverzicht, een winst-en-verliesrekening of een winst- en verliesrekening.

• Budgettering    Of uw behoeften nu persoonlijk of zakelijk zijn, u kunt elk type budget maken in Excel, bijvoorbeeld een marketingbudgetplan, een gebeurtenisbudget of een budget voor buitengebruikstelling.

• Facturering en verkopen    Excel is ook handig voor het beheren van facturerings- en verkoopgegevens en u kunt eenvoudig de formulieren maken die u nodig hebt, bijvoorbeeld verkoopfacturen, pakbonnen of inkooporders.

• Rapportage    U kunt verschillende typen rapporten maken in Excel die uw gegevensanalyse weerspiegelen of uw gegevens samenvatten, bijvoorbeeld rapporten die projectprestaties meten, gegevens voorspellen, gegevens samenvatten of afwijkingsgegevens presenteren.

• Planning    Excel is een handig hulpmiddel voor het maken van professionele plannen of handige planners, bijvoorbeeld een wekelijks lesplan, een marketingonderzoeksplan, een belastingplan voor het einde van het jaar of planners die u helpen bij het plannen van wekelijkse maaltijden, feesten of vakanties.

• Bijhouden    U kunt Excel gebruiken om gegevens bij te houden in een rooster of lijst, bijvoorbeeld een rooster voor het bijhouden van werk of een inventarislijst die apparatuur bijhoudt.

• Agenda's gebruiken    Vanwege de rasterachtige aard is Excel geschikt voor het maken van elk type kalender, bijvoorbeeld een academische agenda om activiteiten tijdens het schooljaar bij te houden of een fiscale jaarkalender om zakelijke gebeurtenissen en mijlpalen bij te houden.

Zie Sjablonen voor Excel in Microsoft Office Online voor nuttige Excel-sjablonen in een van deze categorieën.