Office 365-groepen gebruiken in plaats van Teampostvakken

Opmerking: De taak van dit artikel is volbracht, het wordt binnenkort teruggetrokken. We verwijderen bij ons bekende koppelingen om te voorkomen dat er problemen ontstaan in de trant van 'Pagina niet gevonden'. Als u koppelingen naar deze links hebt gemaakt, kunt u deze verwijderen. Zo zorgen we samen voor een verbonden internet.

Teampostvakken zijn gebruikt door een groot aantal organisaties als het samenwerkingsprogramma van keuze. Het is een gemeenschappelijk postvak waarmee u een e-mailbericht of een e-mailbericht op één plaats en een SharePoint-site kunt coördineren en bewaren om alle gemeenschappelijke bestanden op te slaan. Aangezien personen die zijn gewerkt, echter de periode van medewerkers gewijzigd hebben, hebben klanten een oplossing gevraagd die een meer actieve vorm van samenwerking bevordert. Daarom hebben we gedeprecieerde teampostvakken en raden we u aan om te overstappen op Office 365-groepen met veel uitgebreide samenwerkingsmogelijkheden.

Zie voor meer informatie over deze beslissing de afschaffing van teampostvakken.

Met groepen in Office 365 kunt u een groep personen kiezen waarmee u wilt samenwerken en eenvoudig een verzameling resources instellen voor de personen die u wilt delen. U hoeft zich niet bezig te houden met het handmatig toewijzen van machtigingen aan al deze bronnen. Als u leden aan de groep toevoegt, worden automatisch de machtigingen toegewezen die ze nodig hebben voor de hulpprogramma's die in de groep beschikbaar zijn.

Office 365-groepen gaan verder dan de aanbieding van teampostvakken en bevat het volgende:

  • Gasttoegang – met teampostvakken kunt u geen personen van buiten uw organisatie toegang geven. Met groepen kunt u gasten toegang bieden tot e-mailgesprekken, bestanden en zelfs het gedeelde OneNote-notitieblok.

  • Gedeeld postvak in: de gesprekken die u het meest gebruikt in het postvak worden uitgevoerd. Dit gedeelde Postvak IN is volledig doorzoekbaar, zodat het een dynamisch archief van de berichten van de groep vormt. Newcomers naar de groep kan zoeken of schuiven in de geschiedenis, zodat u snel aan de slag kunt met de groep.

  • Bibliotheek met gedeelde bestanden: uw groep heeft een SharePoint-bestanden bibliotheek waarin uw gebruikers documenten, werkmappen, presentaties, afbeeldingen of andere bestanden kunnen opslaan, delen en er samen met anderen aan kunnen werken.

  • Gedeelde agenda: de groep krijgt een gedeelde agenda voor het posten van gebeurtenissen die betrekking hebben op de groep. Elk lid met een abonnement op de groep wordt automatisch uitgenodigd voor gebeurtenissen die naar de agenda zijn gepost, zodat deze gebeurtenissen ook kunnen worden weergegeven op hun Office 365-agenda's.

  • Gedeeld OneNote-notitieblok - De groep krijgt automatisch een gedeeld OneNote-notitieblok waar leden van de groep gegevens kunnen verzamelen en samen aan de gegevens kunnen werken. Veel groepen gebruiken het notitieblok om een wiki te maken met veelgestelde vragen en andere informatiebronnen.

  • Inhoud kan worden gevonden in Outlook is standaard openbaar binnen uw organisatie, wat betekent dat ze gemakkelijk zijn te vinden voor andere personen in uw organisatie om de materialen in de groep te ontdekken en hieraan deel te nemen of te reviseren. Als de inhoud van de groep ingewikic is, kunt u de groep naar privé overzetten, zodat de inhoud van niet-leden wordt verborgen en de eigenaar van de groep moet worden goedgekeurd om verzoeken te worden goedgekeurd.

  • Selfservice creatie: beheerders hoeven niet bogged te vragen op aanvragen van gebruikers om groepen te maken. Gebruikers kunnen namelijk zelf groepen maken als dat nodig is. Als u wilt bepalen welke gebruikers in uw organisatie groepen kunnen maken, raadpleegt u bepalen wie Office 365-groepen kunnen maken.

Adreslijst beheer

Het op orde houden van de adreslijst is een uitdaging voor elke beheerder. Hier volgen enkele van de hulpmiddelen voor Office 365 groepen, zodat u dit eenvoudiger kunt maken:

  • Met een naamgevingsbeleid kunt u beleidsregels definiëren wat wel en niet, acceptabele namen voor uw groepen zijn. Zo kunt u voorkomen dat gebruikers vreemde of gereserveerde namen geven aan groepen. Daarnaast kunt u de bedrijfsstandard-prefixen of achtervoegsels voor de groepsnamen afdwingen.

  • Dynamisch lidmaatschap - Dynamisch lidmaatschap maakt het mogelijk om het lidmaatschap van groepen te bepalen aan de hand van regels, waarmee groepsleden worden toegevoegd (of verwijderd) op basis van metagegevens (zoals een afdeling of rol) in uw Active Directory.

  • Verborgen groepslidmaatschap: als u de ledenlijst van de groep vertrouwelijk wilt maken, bijvoorbeeld als de leden leerlingen/studenten zijn, kunt u de ledenlijst verbergen voor derden.

  • Machtigingen - Het is mogelijk dat u niet wilt dat sommige personen in uw organisatie nieuwe groepen kunnen maken. Er zijn verschillende technieken voor het beheren van machtigingen voor het maken van groepen in uw adreslijst.

  • Auditlogboeken - Wetende dat in Office 365 Groepen auditlogboeken worden bijgehouden waarin u precies kunt zien wie een bepaalde groep heeft gemaakt of verwijderd, of wie het lidmaatschap van de groep heeft aangepast, zult u gebruikers sneller toestemming geven om groepen te maken en het groepslidmaatschap te wijzigen.

Bezorgings beheer

Via de functies voor bezorgingsbeheer beschikt u over enkele methoden om te bepalen hoe berichten moeten worden verzonden of ontvangen door de groep. Daarnaast zijn er functies om de stroom van die berichten te bewaken.

  • Verzenden als of Verzenden namens - Via deze instellingen kunnen specifieke gebruikers e-mailberichten versturen alsof deze afkomstig zijn van de groep of namens de groep zijn verzonden.

  • Afzenderbeperkingen -Via deze instellingen kunt u bepalen wie er berichten naar de groep mag sturen. De groep kan worden geconfigureerd voor het toestaan van e-mail van externe partijen, maar in dat geval kan het raadzaam zijn om dit te beperken tot alleen bepaalde externe partijen.

  • Ondersteuning van externe gebruikers - U kunt gasten uitnodigen voor uw groep om deze te laten deelnemen aan de e-mailgesprekken in de groep.

  • Transportregels-transportregels werken voor groepen, net zoals ze voor Exchange. Met de regels kunt u zoeken naar berichten die aan bepaalde voorwaarden voldoen en ze kunnen vervolgens op die berichten reageren.

  • MailTips - MailTips zijn informatieve berichten die worden weergegeven aan gebruikers terwijl ze een bericht aan het opstellen zijn. Hierdoor kan het aantal NDR's worden beperkt omdat de gebruiker bijvoorbeeld een waarschuwing ziet als het bericht waarschijnlijk naar iemand buiten de organisatie wordt verstuurd of omdat het berichtquotum wordt overschreden.

  • Meerdere proxyadressen - Een groep kan aliassen hebben, net zoals het postvak van een gebruiker. Extra proxyadressen kunnen handig zijn voor het accepteren van berichten die naar die andere aliassen zijn verstuurd of om een bericht te verzenden naar een groep met een lange of ingewikkelde naam.

  • Maximale grootte voor verzenden/ontvangen - Deze quota kunnen bijdragen aan het voorkomen van problemen met het ontvangen (of verzenden) door de groep van zeer grote berichten, teneinde de vereisten ten aanzien van de opslag en bandbreedte beter te beheren.

Inhoudsbeleid

Office 365 biedt ook enkele hulpprogramma's waarmee u kunt instellen wat voor type inhoud er wordt gedeeld in de groep.

Richtlijnen voor gebruik - U kunt richtlijnen voor het gebruik van Office 365 Groepen definiëren om uw gebruikers te informeren over aanbevolen procedures voor effectieve groepen en om intern beleid voor inhoud over te brengen. Lees dit artikel voor een voorbeeld: Gebruiksrichtlijnen voor klanten en partners van Microsoft.

Gegevensclassificatie -u kunt een aanpasbaar gegevensclassificatie systeem maken voor Office 365-groepen waarmee u groepen per beleidstype kunt scheiden (bijvoorbeeld ' niet geclassificeerd ', ' vertrouwelijk ' of ' topsecret '). Op deze manier kunnen uw groepen de beleidsregels van andere inhoud in uw organisatie vertonen. Met uitbreidbaar beleid kan uw organisatie een eindpunt configureren dat wordt aangeroepen wanneer een groep wordt gemaakt of gewijzigd, en u kunt vervolgens uw eigen beleid implementeren voor het maken of wijzigen van groepen.

Waarom wordt deze wijziging aangebracht?

Teampostvakken bevelen een passieve vorm van samenwerking aan. Dankzij samenwerking is een belangrijkere oplossing voor moderne teams, maar onze klanten vragen een verdere samenwerking te bieden. Daarom hebben we besloten teampostvakken te verlaten en het gebruik van groepen te bevorderen.

U kunt snel aan de slag gaan met groepen en u kunt binnen enkele minuten aan de slag.

Als u een SharePoint Online-team site met een Office 365-groep wilt maken, gaat u als volgt te werk:

  1. Ga naar SharePoint Online. U kunt dit doen door u aan te melden bij uw Office 365-Portal op https://www.Office.comen vervolgens te klikken op het startprogramma voor apps in de rechterbovenhoek van de browser.

  2. Klik op de SharePoint-startpagina op de plus site maken en kies team site

  3. Voer in het deelvenster dat wordt weergegeven de naam en beschrijving van de team site in. Vul de overige velden in die nodig zijn voor uw organisatie en klik op volgende.

  4. Voeg eigenaren en leden toe aan de site in het volgende deelvenster en klik op Voltooien. U kunt ervoor kiezen om dezelfde leden toe te voegen die deel uitmaken van uw klassieke team site.

De zojuist gemaakte SharePoint Online-team site is nu klaar voor gebruik. Zie een team site maken in SharePoint Online voor meer informatie.

Als u toegang wilt tot uw groepen, klikt u op het startprogramma voor apps en gaat u naar E-mail. U vindt het tabblad groepen onder mappen en een groep wordt voor u gemaakt met dezelfde naam als de naam van de site in SharePoint. Deze groep bevat het gedeelde Postvak in de vorm van een gespreks ruimte, het tabblad bestanden, met een snel overzicht van de pagina documenten van de SharePoint-site, een groepsagenda en een notitieblok dat ook van de SharePoint-site kan worden weergegeven.

U bent nu klaar om de groep te gebruiken.

Hoe zit het met mijn bestaande Teampostvakken?

We begrijpen dat sommige van de belangrijkste gegevens in uw teampostvakken belangrijk zijn, welke voor continuïteit van uw activiteiten u nodig hebt. De bestaande postvakken van uw team blijven net zo lang werken als u wilt.

Wat moet ik doen als ik project online gebruik?

Als u een project online -klant bent, is het niet mogelijk verbinding te maken met de SharePoint Online-team site. U kunt echter blijven gebruikmaken van de klassieke ervaring projectteam site, die verder gaat werken, min de mogelijkheid om een nieuw teampostvak te maken. Als u samen met de site een e-mailbericht wilt maken, is het raadzaam een nieuwe Office 365-groep te maken en die voor e-mail te gebruiken. Zie een groep maken in Outlook voor meer informatie.

We zijn bezig met het werken aan een langetermijnoplossing en u ontvangt een melding wanneer we een oplossing hebben.

Volgende stappen

We zijn begonnen met het invullen van de tenantbeheerders Programma's om bestaande SharePoint-Team sites te verbinden met nieuwe Office 365-groepen. Zie Dit berichtvoor meer informatie.

Meer informatie

We zijn erg geïnteresseerd

Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 10 juli 2018 als gevolg van uw opmerkingen. Gebruik de onderstaande feedback-knoppen om ons te laten weten of u deze informatie nuttig vindt en vooral als u dit nog niet hebt gedaan.

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×