Filters gebruiken om een SharePoint-weergave te wijzigen

Filters gebruiken om een SharePoint-weergave te wijzigen

Filteren vermindert het aantal weergegeven items in een weergave en toont alleen die gegevens die u wilt zien. Met een filter selecteert u items die voldoen aan bepaalde criteria, zoals locatie, soort item of een prijsreeks. Indexen en filters helpen u om uw gegevens te ordenen, of dat u drempelwaarde voor lijstweergave overschrijdt. Een filter kan zelfstandig gegevens filteren of worden gegroepeerd of gesorteerd, voor een verbeterde opmaak.

Indexen werken met filters om de prestaties te verhogen. Als het aantal items in uw lijst of bibliotheek groter is dan de drempelwaarde voor lijstweergave, maar nog steeds onder 20.000 items, kunt u meestal indexen aan bestaande kolommen toevoegen. Vervolgens kunt u filters toepassen om de weergegeven gegevens onder de drempelwaarde voor lijstweergave van 5000 items te krijgen.

Filters beperken de hoeveelheid gegevens die worden geretourneerd door items te selecteren op basis van bewerkingen (zoals groter of kleiner dan) en op overeenkomende gegevens. Wanneer u een gefilterde weergave maakt, dient de eerste geïndexeerde kolom in de filterexpressie de gegevensset het meest te beperken. Filteren op staat- of datumvelden beperkt de set gegeven meestal aanzienlijk. Als u 15.000 items hebt, zou de eerste index idealiter minder dan 5000 items mogen opleveren. Als een set gegevens niet meer dan 5000 items bevat, is het nog steeds een goede gewoonte.

SharePoint selecteert de eerste geïndexeerde kolom in een query. Vervolgens wordt de rest van de kolommen gebruikt om uw gegevens te selecteren. Andere kolommen die u in de gefilterde weergave opgeeft kunnen al dan niet worden geïndexeerd. De weergave gebruikt die indexen niet, zelfs niet als het resultaat van de gefilterde weergave kleiner is dan de drempelwaarde voor lijstweergave.

Stel dat u deze query hebt: grootte = groot AND kleur = rood. In de lijst is de kolom Grootte niet geïndexeerd, maar Kleur wel. Zolang er minder dan 5000 "rode" items in de lijst staan, levert de query een grote lijst op. Als u echter de query grootte = groot OR kleur = rood gebruikt, kunt u hiermee alle rode items vinden in de database, maar moet de volledige lijst worden gescand om alle grote items te vinden. Als er meer dan 5000 items worden geretourneerd, wordt de query vertraagd uitgevoerd.

Als u twee of meer kolommen gebruikt in de filterexpressie, moet de bepalende index een AND-operator gebruiken (ook als er meerdere bepalende indexen zijn). Stel dat u 'Honden' wilt ophalen uit een grote lijst met dieren. U hebt een niet-geïndexeerde kolom met de naam Soort, waaraan u 'Hond' als waarde hebt toegevoegd. Als u nu een query uitvoert op Soort = Hond, wordt de query vertraagd. Als u echter een geïndexeerde kolom hebt met de naam Klasse, kunt u deze query gebruiken: Klasse = Zoogdieren AND Soort = Hond. U kunt ook zoeken naar katten en honden met de query Klasse = Zoogdieren AND (Soort = HOND OR Soort = Katten). Met de tweede query worden alle zoogdieren geselecteerd, waarna het resultaat wordt gefilterd op honden en katten.

Opmerking: Als u items verplaatst naar de Prullenbak, worden deze items nog steeds meegeteld bij het bepalen of de filterexpressie de drempelwaarde voor lijstweergave overschrijdt. Maak de Prullenbak leeg om deze items niet meer mee te tellen. Zie De Prullenbak legen of uw bestanden terugzetten voor meer informatie.

Als de kolommen die u gaat gebruiken niet geïndexeerd zijn, moet u beginnen met het maken van indexen. Zie Een index toevoegen aan een SharePoint-kolom voor meer informatie.

Nadat u een kolom hebt geïndexeerd, kunt u deze toevoegen als u een weergave maakt of wijzigt, en deze vervolgens gebruiken om de weergave te filteren. Voordat u een weergave maakt, wilt u wellicht meer kolommen aan de lijst toevoegen om voor meer flexibiliteit te zorgen bij het sorteren, groeperen en filteren. Voor sorteren en filteren kunt u kolommen kiezen die deel uitmaken van de set gegevens, maar die niet worden weergegeven.

Een weergave maken

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin u een weergave wilt maken en open het onderdeel.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit, afhankelijk van uw versie:

    • In SharePoint 2016, 2013, 2010 of de SharePoint Online klassieke modus klikt u op het tabblad Lijst of Bibliotheek en vervolgens op Weergave maken.

      De knop Weergave maken van de SharePoint-bibliotheek op het lint.
    • Klik in SharePoint Online of groep-verbonden SharePointop de pijl-omlaag van de knop Weergaveopties, en klik vervolgens op Weergaven beheren of Huidige weergave bewerken.

      Menu Selectie weergeven met Weergaven beheren geselecteerd
      De huidige weergave bewerken
  3. Schuif omlaag naar het gedeelte Weergaven en klik vervolgens op Weergave maken.

  4. Klik op de pagina Type weergave op de weergave die u wilt gebruiken. Als u het niet zeker weet, kiest u Standaardweergave.

    Pagina Typen weergeven
  5. Typ een weergavenaam.

    Stel een naam in en desgewenst een bestandsnaam voor de weergave
  6. Bewerk het webadres voor de weergave of accepteer de standaardwaarde. U kunt teruggaan en dit later wijzigen.

  7. Klik in de sectie Filteren op de optie Alleen items weergeven als er aan de volgende voorwaarde is voldaan en kies vervolgens hoe u de items wilt filteren op basis van een van de kolommen die is geïndexeerd.

    Als u bijvoorbeeld een weergave wilt maken van alleen de items die vandaag zijn gewijzigd, kiest u de kolom Gewijzigd (Geïndexeerd) en de voorwaarde is gelijk aan en typt u vervolgens [Vandaag].

    Kies een geïndexeerd veld in SharePoint Online

    Opmerking: Als u geen kolommen ziet met (Geïndexeerd) achter de naam, zijn er geen geïndexeerde kolommen beschikbaar voor die lijst of bibliotheek. U moet eerst een eenvoudige of samengestelde index maken.

  8. Als u het aantal items wilt beperken dat wordt weergegeven op een pagina, schuift u omlaag naar Itemlimiet en geeft u een waarde op voor Aantal weer te geven items. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze optie standaard ingesteld op 30.

    Aantal items instellen dat moet worden weergegeven op de pagina Weergave-instellingen
  9. U kunt kiezen uit twee opties voor het instellen van een limiet op een pagina:

    • Als u Items weergeven in batches van de opgegeven grootte selecteert, maakt u een paginagewijze weergave van de gegevens. Dit is handig om op een niet-interactieve wijze door items te schuiven.

      Als er meer items zijn dan de ingestelde limiet, worden de items verdeeld over pagina's weergegeven.

      Functie-afbeelding

    • Als u Het totale aantal geretourneerde items beperken tot de opgegeven hoeveelheid selecteert, stelt u een harde limiet in die alle resultaten van uw filterbewerking mogelijk wel of mogelijk niet retourneert. Dit kan handig zijn wanneer u uw weergave test, een prototype maakt of wanneer u alleen de bovenste waarden in een weergave wilt ophalen.

  10. Onder stijl kunt u voorbeeldvenster kiezen, om alle informatie van items in uw lijst in een verticaal deelvenster weer te geven. Het voorbeeldvenster is een van de weergavestijlen die u kunt kiezen onder stijl wanneer een weergave bewerkt of maakt.

    Stijlkeuzen op de pagina Weergave-instellingen

    U kunt sneller door de gegevens navigeren als u de muisaanwijzer boven de titel van het item houdt in het schuifgebied aan de linkerkant van de pagina. U ziet dan alle kolomwaarden van het huidige item in een verticale lijst aan de rechterkant van de pagina. Er worden minder oorspronkelijke gegevens weergegeven en hierdoor wordt de weergave sneller geladen. Deze stijl is ook heel handig als uw lijst breed is of veel kolommen beslaat en daardoor horizontaal schuiven noodzakelijk zou zijn om alle gegevens te kunnen zien.

    Functie-afbeelding

  11. Klik op OK.

Er zijn meer stappen die u met een weergave doen kunt, maar dit is voldoende om gegevens weer te geven die de drempelwaarde voor lijstweergave hebben overschreden, indien u wordt geblokkeerd. U kunt met een mobiel apparaat ook sorteren, groeperen, totalen instellen, mappen uitvouwen en de weergave optimaliseren.

Een weergave wijzigen

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin u een weergave wilt maken en open het onderdeel.

  2. Voer een van de volgende bewerkingen uit:

    • In SharePoint 2016, 2013, 2010 of de SharePoint Onlineklassieke modus klikt u op het tabblad Lijst of Bibliotheek, selecteert u de weergave onder Huidige weergave, en klikt u vervolgens op Weergave wijzigen.

      Tabblad Bibliotheek met de weergave Wijzigen gemarkeerd
    • Klik in SharePoint Online op de pijl-omlaag van de knop Weergaveopties en klik vervolgens op Huidige weergave bewerken.

      Menu Selectie weergeven met Weergaven beheren geselecteerd
  3. Schuif omlaag naar het gedeelte Weergaven en klik vervolgens op een weergave.

  4. U kunt vervolgens instellingen wijzigen zoals hierboven wordt beschreven in stap 5 tot en met 9 in de procedureEen weergave maken.

  5. Klik op OK.

Als u in een weergave snel een groot aantal items wilt filteren, moet de eerste kolom die u in het filter opgeeft zijn geïndexeerd. Andere kolommen die u in het weergavefilter opgeeft, kunnen al dan niet geïndexeerd zijn. De weergave gebruikt die indexen echter niet. U moet er ook voor zorgen dat de eerste kolom van het filter minder items retourneert dan de drempelwaarde voor de lijstweergave.

Als de eerste kolom van het filter meer items retourneert dan de drempel voor de lijstweergave, kunt u een filter gebruiken met twee of meer kolommen. Wanneer u een gefilterde weergave definieert die twee of meer kolommen gebruikt, gebruikt u de operator ANDom het totale aantal geretourneerde items te beperken. Maar zelfs in dit geval moet u als eerste kolom in het filter nog steeds de kolom opgeven die waarschijnlijk de kleinere hoeveelheid gegevens retourneert. Het gebruiken van een filter met OR verhoogt het aantal geretourneerde items bijna altijd en zal onder deze omstandigheden niet effectief zijn.

Zie Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen voor meer informatie over weergaven.

Belangrijk:  Hoewel u een bepaalde opzoekkolom kunt indexeren om de prestaties te verbeteren, kunt u geen geïndexeerde opzoekkolom gebruiken om te voorkomen dat de drempel voor de lijstweergave wordt overschreden. Gebruik een ander type kolom als primaire of secundaire index.

Belangrijk:  Als u een lijst filtert op een geïndexeerd veld, controleer dan of er nog verwijderde items van de lijst of de bibliotheek in de Prullenbak aanwezig zijn. Items in de Prullenbak worden meegeteld voor de drempelwaarde voor lijstweergave, en worden pas daadwerkelijk uit de back-enddatabase verwijderd nadat ze uit de Prullenbak zijn verwijderd. Als het totale aantal gefilterde items in de lijst en in de Prullenbak groter is dan de drempel voor de lijstweergave, krijgt u mogelijk onvolledige of helemaal geen resultaten, of wordt u geblokkeerd. Zie De Prullenbak legen of uw bestanden terugzetten voor meer informatie.

Er zijn twee woorden die u kunt gebruiken om te filteren op basis van de huidige dag [Vandaag] en de huidige gebruiker [mij]. Ze zijn dynamisch omdat ze veranderen indien de gebruiker of de datum wijzigt.

Het gebruik van [mij] is handig wanneer u alleen uw documenten wilt vinden in een grote bibliotheek. [Mij] wordt toegepast op kolommen die gebruikersinformatie bevatten, zoals Gemaakt door, of Gewijzigd door. Om bijvoorbeeld alle documenten weer te geven die u hebt gemaakt, stelt u een filter in waar de kolom Gemaakt door gelijk is aan [mij]. Wanneer u een u redacteur bent en de nieuwste bestanden wilt weergeven waaraan u gewerkt heeft, stelt u een filter in waar de kolom Gewijzigd door gelijk is aan [mij]. Als u beide wilt zien, maakt u twee filters aan die verbonden zijn met of.

Filters die [Ik] gebruiken
Een filter dat documenten vastlegt die door u zijn gemaakt of gewijzigd.

Het trefwoord [Vandaag] werkt op basis van datumkolommen. U kunt wiskunde toepassen om een datumbereik te genereren dat verandert op basis van de datum van vandaag. Als u bijvoorbeeld alle documenten wilt zien die zijn gewijzigd in de afgelopen 30 dagen, kunt u een filter op de kolom datum instellen dat groter is dan of gelijk aan [Vandaag] - 30. Om de huidige dag weg te laten, stelt u een tweede filter in op de kolom datum dat kleiner is dan [Vandaag] en verbind ze met en.

Filter me behulp van [Vandaag]
Een filter dat bestanden vastlegt die zijn gewijzigd in de afgelopen 30 dagen

U kunt ook snel filteren rechtstreeks vanuit uw lijst of bibliotheek, zonder de overhead van een andere weergave toe te voegen. U hebt niet de flexibiliteit om operatoren zoals groter dan of gelijk is in te stellen. De lijst met filters is gebaseerd op de gegevens in de kolom. Voor de kolom voor afdelingen kunt u bijvoorbeeld filteren op de HR- of de IT-afdeling.

  1. In de lijst of bibliotheek, plaatst u de muisaanwijzer op de kop van de kolom die u wilt filteren en klik op de pijl-omlaag.

  2. Klik in het onderste gedeelte van de vervolgkeuzelijst op de waarden waarop u wilt filteren. Een selectievakje wordt weergegeven met de selectie als deze in eerste instantie niet wordt weergegeven.

    Klik op de kolomkop en kies de waarde waarop u wilt filteren.
    SharePoint 2010, 2013 of 2016
    Klik op de koptekst van een kolom om snel te filteren
    SharePoint Online of SharePoint groep-verbonden sites
  3. Wanneer u klaar bent en alle resultaten wilt weergeven, klikt u op de pijl-omlaag en vervolgens op wissen van filters [van de kolomnaam], en klik vervolgens op sluiten.

Hier volgen enkele suggesties voor weergaven die geschikt zijn voor geïndexeerde kolommen:

Als u wilt filteren op:

Indexeert u de kolom:

Bijvoorbeeld:

Recentelijk gewijzigde items

Gewijzigd

Als u alleen items wilt weergeven die in de laatste week zijn gewijzigd, past u het filter Gewijzigd is groter dan[Vandaag]-7 toe.

Nieuwe items

Gemaakt

Als u alleen de items wilt weergeven die in de laatste week zijn toegevoegd, past u het filter Gemaakt is groter dan [Vandaag]-7 toe.

Mijn items

Gemaakt door

Als u alleen de items wilt weergeven die u hebt toegevoegd, past u het filter Gemaakt door is gelijk aan [Mij] toe.

Items met de einddatum van vandaag

Einddatum (door u gemaakt in een lijst of bibliotheek)

Als u alleen de items wilt weergeven die de einddatum van vandaag hebben, past u het filter Einddatum is gelijk aan [Vandaag] toe.

Wijzigingen in het discussiebord

Laatst bijgewerkt

Als u alleen de discussies wilt weergeven die in de laatste maand zijn bijgewerkt, past u het filter Laatst bijgewerkt is groter dan [Vandaag]-30 toe.

Bestanden archiveren in een documentbibliotheek

Gewijzigd op

Als u documenten wilt weergeven die niet zijn gewijzigd sinds het jaar 2016 (die u vervolgens wilt archiveren), past u het filter Gewijzigd op is kleiner dan 31 december 2016 toe.

Een subset vinden van financiële gegevens

Regio, Jaar (als twee eenvoudige indexen)

Als u financiële gegevens wilt weergeven voor de regio Noord-Oost in 2015, past u het filter Regio is gelijk aan "NO" AND Jaar is gelijk aan 2015 toe, omdat de kolom Regio waarschijnlijk minder waarden bevat dan de kolom Jaar.

Opmerking: Ook als u een gefilterde weergave maakt op basis van kolomindexen, indien u over de drempelwaarde voor lijstweergave bent gegaan, kunnen bepaalde aanvullende bewerkingen nog steeds geblokkeerd zijn omdat daarvoor toegang tot de gehele lijst of bibliotheek nodig is. Deze bewerkingen zijn onder andere: een index toevoegen of verwijderen, een sortering maken in de weergavedefinitie, een kolomtotaal weergeven en berekende velden toevoegen, bijwerken of verwijderen. U kunt in dat geval proberen om de bewerking uit te voeren tijdens het dagelijkse tijdvenster, aangezien de limieten dan niet van toepassing zijn.

Ondersteunde kolomtypen

  • Een regel tekst

  • Keuze (enkele waarde)

  • Getal

  • Valuta

  • Datum en tijd

  • Persoon of groep (enkele waarde)

  • Beheerde metagegevens

  • Ja/Nee

  • Opzoeken

Niet-ondersteunde kolomtypen

  • Meerdere regels tekst

  • Keuze (meerdere waarden)

  • Berekend

  • Hyperlink of afbeelding

  • Aangepaste kolommen

  • Persoon of groep (enkele waarde)

  • Externe gegevens

We zijn erg geïnteresseerd

Gemaakt op 30 April 2017

Was dit artikel nuttig? Zo ja, laat het ons dan weten onderaan deze pagina. Als het artikel niet nuttig was, horen we graag van u wat er niet duidelijk was of wat er ontbrak. Geef op welke versie van SharePoint, welk besturingssysteem en welke browser u gebruikt. Wij gebruiken uw feedback om de feiten te controleren, informatie toe te voegen en dit artikel bij te werken.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×