Feedback bij een document verzamelen met behulp van een werkstroom

Als u routinematig 2007 Microsoft Office-systeem-documenten naar uw collega's of betrokkenen bij een project verstuurt om hun feedback te verzamelen, zult u waarschijnlijk een groot deel van uw tijd besteden aan het beheer van dit verzamelproces. Zo zult u waarschijnlijk een bericht schrijven waarin u om feedback vraagt, dat uw document als bijlage bevat of een koppeling naar het document. Vervolgens zult u hier waarschijnlijk follow-up aan geven met ten minste één vriendelijke herinnering aan al uw revisoren waarin u hen aanspoort uw document te bekijken. Wanneer uw deadline verstrijkt en u nog geen feedback hebt ontvangen, kan het zover komen dat u in uw kantoor op zoek moet gaan naar de revisoren om erachter te komen of ze uw document al hebben beoordeeld. Maanden later, wanneer uw manager u vraagt of een van uw collega's feedback heeft gegeven, begint u verwoed door uw oude e-mailberichten heen te klikken op zoek naar het antwoord van de betreffende persoon. Klinkt u dit bekend in de oren?

Als u minder tijd wilt besteden aan het beheer van het documentbeoordelingsproces en meer tijd aan het werken aan uw documenten, kunt u gebruikmaken van een werkstroom op een Microsoft Office SharePoint Server 2007-site om feedback te verzamelen. Met werkstromen kunt u de kosten en tijd voor het coördineren van veelgebruikte bedrijfsprocessen, zoals het het controleren van documenten, stroomlijnen door de taken die bij deze processen horen en door mensen worden uitgevoerd te beheren en bij te houden. Aangezien met de werkstroom taken worden toegewezen, herinneringen worden verstuurd, de deelname wordt bijgehouden en er een verslag van het gehele proces wordt gemaakt, kunt u zich concentreren op uw werk in plaats van op het beheer van de logistiek van het documentbeoordelingsproces.

Belangrijk : De mogelijkheid om de werkstroom Feedback verzamelen te starten vanuit Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 of Microsoft Office PowerPoint 2007 is alleen beschikbaar in Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 en Microsoft Office Ultimate 2007, en in de zelfstandige versies van Office Word 2007, Office Excel 2007 en Office PowerPoint 2007.

In dit artikel

Hoe de beoordeling van documenten met werkstromen wordt vereenvoudigd

Voordat u begint

De werkstroom Feedback verzamelen starten voor een document

Een taak uitvoeren in de werkstroom Feedback verzamelen

Hoe de beoordeling van documenten met werkstromen wordt vereenvoudigd

Een Office SharePoint Server 2007-site bevat een aantal vooraf gedefinieerde werkstromen die betrekking hebben op veel voorkomende bedrijfsprocessen. Een van deze vooraf gedefinieerde werkstromen is de werkstroom Feedback verzamelen, waarmee een document of item naar een groep mensen wordt gestuurd voor feedback. Standaard wordt de werkstroom Feedback verzamelen gekoppeld aan het type Documentinhoud op een Office SharePoint Server 2007-site en is dus automatisch beschikbaar in documentbibliotheken.

Wanneer u een werkstroom gebruikt voor het beheer van het documentbeoordelingsproces, worden alle taken door de server beheerd.

De werkstroom starten    Wanneer u de werkstroom Feedback verzamelen start voor een Office 2007-versie-document, wordt u gevraagd een werkstroomstartformulier in te vullen, waarop u de namen opgeeft van de mensen door wie u uw document wilt laten beoordelen. U kunt de revisoren bepaalde instructies geven en u kunt de datum opgeven waarop u wilt dat de deelnemers aan de werkstroom hun beoordeling klaar hebben.

Een werkstroomtaak voltooien    Nadat de werkstroom is gestart, worden de beoordelingstaken door de server aan alle deelnemers toegewezen. Als voor de server e-mailwaarschuwingen zijn ingeschakeld, kunnen er ook e-mailwaarschuwingen worden verzonden naar alle deelnemers met taakinstructies en een koppeling naar het document dat moet worden beoordeeld. De deelnemers kunnen op deze koppeling klikken om het document te beoordelen en wanneer zij klaar zijn met de beoordeling, kunnen zij op de knop Deze taak bewerken klikken in het Microsoft Office Outlook 2007-e-mailbericht om feedback te geven en vervolgens de taak als voltooid te markeren.

De werkstroomstatus bekijken    Zolang de werkstroom actief is, kunnen de eigenaar van de werkstroom (in dit geval de auteur van het document) of de deelnemers aan de werkstroom op de pagina Werkstroomstatus op de Office SharePoint Server 2007-site controleren welke deelnemers hun werkstroomtaken hebben voltooid. De eigenaar van de werkstroom kan ook actieve taken bijwerken of revisoren toevoegen of bijwerken. Wanneer alle werkstroomdeelnemers hun werkstroomtaken hebben voltooid, wordt de werkstroom beëindigd en wordt de werkstroomeigenaar er automatisch van op de hoogte gesteld dat de werkstroom klaar is. Na voltooiing van de werkstroom Feedback verzamelen, wordt alle feedback van de revisoren door de werkstroom geconsolideerd en wordt dit commentaar in een e-mailbericht aan de eigenaar van de werkstroom verzonden.

Naar boven

Voordat u begint

Het starten van de werkstroom Feedback verzamelen is gemakkelijk: u hoeft alleen maar op de Microsoft Office-knop te klikken, op Werkstromen te klikken en vervolgens op Start te klikken. U kunt een werkstroom voor uw document direct starten vanuit het Office 2007-versie-programma waarin u het hebt gemaakt.

Voordat u begint, moet u echter de volgende zaken controleren:

  • U werkt met een Office Excel 2007-werkmap, Office PowerPoint 2007-presentatie of Office Word 2007-document.

  • U hebt het bestand opgeslagen in een documentbibliotheek op een Office SharePoint Server 2007-site. Zie voor meer informatie over het opslaan van een bestand in een SharePoint-bibliotheek, het artikel Een bestand opslaan in een SharePoint-bibliotheek of op een andere weblocatie.

Als een of meer van de opdrachten in de volgende procedure niet beschikbaar zijn, moet u met het volgende rekening houden:

  • Als u de werkstroom Feedback verzamelen rechtstreeks wilt starten vanuit een Office 2007-versie-programma, moet u minimaal de rechten hebben om items te bewerken voor de bibliotheek waarin het document is opgeslagen. Voor sommige werkstromen is het wellicht vereist dat u ook rechten hebt voor het beheren van lijsten om een werkstroom te kunnen starten. Met andere woorden, u moet dezelfde rechten hebben als u in een browser nodig zou hebben. Vraag dit na bij de eigenaar van uw site.

  • De eigenaar van de site kan een werkstroom verwijderen uit een bepaalde lijst of bibliotheek. U moet het document in een bibliotheek opslaan waar de werkstroom Feedback verzamelen beschikbaar is. Vraag dit na bij de eigenaar van uw site.

  • De siteverzamelingsbeheerder kan een type werkstroom, zoals de werkstroom Feedback verzamelen, deactiveren voor alle sites in de siteverzameling.

  • De mogelijkheid om de werkstroom Feedback verzamelen te starten vanuit Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 of Office Word 2007 is alleen beschikbaar in Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 en Office Ultimate 2007, en in de zelfstandige versies van Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 en Office Word 2007.

Naar boven

De werkstroom Feedback verzamelen starten voor een document

Voordat u de werkstroom Feedback verzamelen kunt starten voor een document, moet u het document opslaan in een SharePoint-bibliotheek waarin de werkstroom Feedback verzamelen beschikbaar is. Zie voor meer informatie de vorige sectie: Voordat u begint.

Wanneer u de werkstroom start, kunnen de beschikbare opties variëren. Dit is afhankelijk van de manier waarop die werkstroom is aangepast toen deze werd toegevoegd aan de lijst, de bibliotheek of het type inhoud voor het item. De werkstroom Feedback verzamelen kan bijvoorbeeld worden ingesteld als seriële of parallelle werkstroom. Een seriële werkstroom is een werkstroom waarin taken een voor een aan de deelnemers worden toegewezen. Een parallelle werkstroom is een werkstroom waarin taken aan alle deelnemers tegelijk worden toegewezen. Als de werkstroom Feedback verzamelen is ingesteld als een parallelle werkstroom, krijgt u wanneer u een werkstroom start de opties te zien die van toepassing zijn op de parallelle werkstroom.

Opmerking : Als u er zeker van wilt zijn dat de deelnemers aan de werkstroom nadat u een werkstroom hebt gestart, e-mailwaarschuwingen en herinneringen ontvangen omtrent hun werkstroomtaken, vraagt u de serverbeheerder te controleren of e-mail voor uw site is ingeschakeld.

Ga als volgt te werk om een werkstroom te starten voor een Office Excel 2007-, Office PowerPoint 2007- of Office Word 2007-bestand:

  1. Open het bestand waarvoor u de werkstroom Feedback verzamelen wilt starten.

    Opmerking : Als u een werkstroom wilt starten, kunt u het document openen in de modus Alleen-lezen of Bewerken.

    Een serverdocument openen vanuit een Office-programma

    1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

    2. Klik onder Zoeken in op Mijn netwerklocaties of Mijn SharePoint-sites.

    3. Klik op de naam van de SharePoint-site waar uw bestand zich bevindt en klik vervolgens op Openen.

      Tip : U kunt ook op de naam van de site dubbelklikken om de site te openen. Tevens kunt u op een bibliotheek of bestand dubbelklikken om deze te openen.

      Opmerking : Als u in geen van de categorieën uw server ziet, typt u de URL voor de server in het vak Bestandsnaam en klikt u vervolgens op Openen.

    4. Klik op de naam van de bibliotheek die het bestand bevat, bijvoorbeeld Gedeelde documenten, en klik vervolgens op Openen.

    5. Klik op de naam van het bestand dat u wilt openen en klik vervolgens op Openen.

  2. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Werkstromen.

    Opdracht Werkstromen

    Opmerking : Als uw document nog niet is opgeslagen in de SharePoint-bibliotheek waar de werkstromen beschikbaar zijn, wordt u gevraagd het op zo'n locatie op te slaan.

  3. Zoek in het dialoogvenster Werkstromen de werkstroom Feedback verzamelen op en klik vervolgens op Start.

    Dialoogvenster Werkstromen

    Notities : 

    1. Als het document voor u is uitgecheckt, wordt u gevraagd het document in te checken. Vervolgens moet u proberen de werkstroom opnieuw te starten.

    2. Als uw organisatie een aangepaste versie van de werkstroom Feedback verzamelen beschikbaar heeft gemaakt, is het mogelijk dat deze werkstroom een andere naam heeft.

  4. Klik in het dialoogvenster Feedback verzamelen op Revisoren om de namen te selecteren van de groepen of mensen aan wie u de werkstroomtaken wilt toewijzen.

    Opmerking : Als de werkstroom een seriële werkstroom is (taken worden een voor een aan de deelnemers toegewezen), typt of selecteert u de namen van de deelnemers aan de werkstroom in de volgorde waarin u de taken wilt laten toewijzen. U kunt bepalen of een werkstroom serieel of parallel is door te kijken naar de einddatumgegevens. Als de personen elk een vaste tijd hebben gekregen om een taak af te ronden, is de werkstroom serieel en worden de taken een voor een aan de deelnemers toegewezen. Als er slechts één einddatum is waarop alle deelnemers hun taken moeten hebben afgerond, is de werkstroom parallel en ontvangen alle deelnemers hun werkstroomtaken tegelijkertijd.

  5. Als u groepen opneemt als werkstroomdeelnemers, schakelt u het selectievakje Eén taak toewijzen aan elke ingevoerde groep (Groepen niet uitbreiden) in als u slechts één taak wilt laten toewijzen aan de groep in plaats van afzonderlijke taken aan elk groepslid. Eén persoon in de groep kan zich de taak vervolgens toe-eigenen.

  6. Als u een bericht of specifieke taakinstructies wilt opnemen, typt u deze informatie in het tekstvak onder Typ een bericht dat u bij uw vraag wilt opnemen.

  7. Als u wilt opgeven wanneer de taak voltooid moet zijn, gaat u als volgt te werk onder Einddatum:

    1. Typ voor een seriële werkstroom een getal en selecteer vervolgens Dag(en) of Week/weken om de tijdsindeling uit te drukken.

    2. Typ of selecteer voor een parallelle werkstroom een datum onder Einddatum taken.

  8. Als u ook andere mensen meldingen wilt sturen (geen toewijzing van taken) wanneer de werkstroom wordt gestart, typt u hun namen op de regel CC of klikt u op CC om personen en groepen te selecteren.

  9. Klik op Start.

Naar boven

Een taak uitvoeren in de werkstroom Feedback verzamelen

U zult waarschijnlijk merken dat u een taak ter beoordeling hebt gekregen wanneer u per een e-mail een taakmelding krijgt. U kunt uw taak rechtstreeks vanuit dit e-mailbericht uitvoeren in Office Outlook 2007.

  1. Klik in uw e-mailtaakbericht op de koppeling naar het document die wordt weergegeven onder Deze taak voltooien.

    Opmerking : Als u opmerkingen toevoegt of rechtstreeks wijzigingen aanbrengt in het document, moet u niet vergeten uw wijzigingen op te slaan op de server.

  2. Als u de taak als voltooid wilt markeren, klikt u op de knop Deze taak bewerken boven aan het e-mailtaakbericht.

    Knop Deze taak bewerken in een bericht in Outlook

    Opmerking : De knop Deze taak bewerken is ook beschikbaar boven aan een taakmelding wanneer u deze bekijkt in het leesvenster.

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk op het taakvoltooiingsformulier Feedback gevraagd:

    • Als u de eigenaar van de werkstroom feedback wilt geven, typt u de feedback in het daarvoor bestemde tekstvak en klikt u vervolgens op Feedback verzenden.

    • Als u de revisietaak aan een ander wilt toewijzen, klikt u op Taak opnieuw toewijzen, geeft u op aan wie u de taak wilt toewijzen en klikt u vervolgens op Verzenden.

    • Als u een wijziging van het item wilt aanvragen, klikt u op Wijziging aanvragen, geeft u op aan wie u de wijzigingsaanvraag wilt toewijzen, geeft u informatie over de gevraagde wijziging en klikt u vervolgens op Verzenden.

      Opmerking : Afhankelijk van de manier waarop de werkstroom is aangepast toen deze werd toegevoegd aan de lijst, de bibliotheek of het type inhoud, zijn de opties voor het opnieuw toewijzen van de taak of het aanvragen van een wijziging wellicht niet beschikbaar.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×