Externe toegang tot uw zakelijke contactpersonen: via synchronisatie in Business Contact Manager

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Als u Outlook gebruikt op een mobiel apparaat of als u zich aanmeldt bij Office Outlook Web Access (OWA) om uw e-mailberichten te controleren, weet u al hoe handig het is als u eenvoudig toegang hebt tot uw zakelijke en persoonlijke gegevens wanneer u niet achter uw computer zit. U kunt nu uw mobiele telefoon, OWA, een Windows Live-account of een SharePoint-site gebruiken om toegang te krijgen tot uw zakelijke contactpersonen in Business Contact Manager voor Outlook op dezelfde manier als waarop u toegang hebt tot uw Outlook-, Windows Live- of SharePoint-contactpersonen.

In dit artikel wordt beschreven hoe u synchronisatie instelt en gebruikt om toegang te krijgen tot uw zakelijke contactpersonen via internet, hoe u extern werkt met records voor zakelijke contactpersonen, hoe u de synchronisatie stopt en wat er gebeurt als u overschakelt naar een andere database terwijl synchronisatie is ingeschakeld.

Zie Offline werken met Business Contact Manager voor informatie over hoe u al uw zakelijke gegevens met u meeneemt.

Wat wilt u doen?

Waarom zakelijke contactpersonen synchroniseren?

Hoe synchronisatie werkt

Voorbeeld: Zakenreis

Uw zakelijke contactpersonen toegankelijk maken op internet

Een synchronisatiemap kiezen

De synchronisatiemap voor zakelijke contactpersonen wijzigen

De synchronisatie van zakelijke contactpersonen stoppen

Business Contact Manager-records maken van records voor contactpersonen

Wat betekent het voor de synchronisatie als u overschakelt naar een andere database?

Wisselen van database terwijl zakelijke contactpersonen worden gesynchroniseerd

Gesynchroniseerde zakelijke contactpersonen verwijderen die zijn geïmporteerd uit een andere database

Naar boven

Waarom zakelijke contactpersonen synchroniseren?

Wanneer u uw zakelijke contactpersonen uit Business Contact Manager voor Outlook synchroniseert of 'spiegelt', hebt u op afstand toegang tot uw zakelijke contactpersonen, samen met uw andere lijsten met contactpersonen. Als u bijvoorbeeld u een zakenreis plant om een nieuw product aan uw klanten te demonstreren en u via internet toegang wilt tot de gegevens van uw klanten op dezelfde manier waarop u toegang hebt tot uw andere contactpersonen, kunt u synchronisatie instellen voor uw zakelijke contactpersonen.

Opmerking:  Als u al uw zakelijke gegevens wilt meenemen, niet alleen de gegevens over uw zakelijke contactpersonen, raadpleegt u Offline werken met Business Contact Manager.

Als u externe toegang tot uw zakelijke contactpersonen wilt instellen, kiest u eenvoudig het type map met Outlook-contactpersonen dat u met OWA of een mobiel apparaat gebruikt wanneer u niet op kantoor bent. De mappen waaruit u in Outlook kunt kiezen, zijn onder andere uw Outlook-contactpersonen, Windows Live-contactpersonen of SharePoint-contactpersonen, evenals eventuele aangepaste mappen met contactpersonen die u hebt gemaakt.

Hoe synchronisatie werkt

Bij synchronisatie worden uw zakelijke contactpersonen gekopieerd naar de geselecteerde map met Outlook-contactpersonen. Beide soorten records worden weergegeven in de lijst met contactpersonen die u gebruikt wanneer u niet op kantoor bent. Records voor zakelijke contactpersonen worden gemarkeerd met een pictogram voor 'zakelijke contactpersoon' pictogram van Gesynchroniseerde zakelijke contactpersoon . U hebt vervolgens toegang tot uw records voor zakelijke contactpersonen via internet, op dezelfde manier als waarop u toegang hebt tot uw Outlook-contactpersonen.

Tijdens de synchronisatie worden de records in uw Business Contact Manager-database bijgewerkt met wijzigingen die u via internet aanbrengt in de gesynchroniseerde records en worden gesynchroniseerde records bijgewerkt met wijzigingen die zijn aangebracht in de records in de database. Alle updates worden doorgevoerd op de achtergrond en hebben geen invloed op uw werk.

Opmerking: Als u de synchronisatie van uw zakelijke contactpersonen stopt, worden ze automatisch verwijderd uit de gesynchroniseerde map met uw Outlook-, SharePoint-, Windows Live- of andere contactpersonen.

Naar boven

Voorbeeld: Zakenreis

Tijdens een zakenreis bezoekt u een klant en hoort u dat de inkoopmanager, Nick Brigandi, het bedrijf heeft verlaten, en een nieuwe inkoopmanager, Andrea Dunker, is aangenomen. U wilt de record van Nick uit uw zakelijke contactpersonen verwijderen en een nieuwe record voor Andrea maken. U meldt u aan bij OWA, klikt op de record van Nick en verwijdert deze. Vervolgens klikt u op Nieuw, voert u de gegevens over Andrea in en slaat u de nieuwe record op.

Binnen enkele minuten worden de wijzigingen gekopieerd naar Outlook op uw computer op kantoor. Nick Brigandi wordt verwijderd uit de map met Outlook-contactpersonen en zijn record wordt verplaatst naar de map Verwijderde items in Business Contact Manager voor Outlook. Andrea Dunker wordt toegevoegd aan de map met Outlook-contactpersonen, maar haar record is een Outlook-contactpersoon, geen record voor een zakelijke contactpersoon. Alleen bestaande records voor zakelijke contactpersonen worden gesynchroniseerd. U kunt geen nieuwe records voor zakelijke contactpersonen maken via internet.

Na uw reis kunt u Andrea Dunker instellen als zakelijke contactpersoon door de stappen uit te voeren in Business Contact Manager-records maken van records voor contactpersonen, verderop in dit artikel.

Als u besluit dat u al uw zakelijke gegevens wilt meenemen wanneer u onderweg bent, kunt u uw database zo instellen dat deze beschikbaar is op een laptop die u meeneemt. Zie Offline werken met Business Contact Manager voor informatie over hoe u al uw zakelijke gegevens meeneemt.

Naar boven

Uw zakelijke contactpersonen toegankelijk maken op internet

Als u overal wilt kunnen werken met de gegevens van uw zakelijke contactpersonen, zou u de records van uw zakelijke contactpersonen een voor een kunnen verplaatsen of kopiëren naar de map die u gebruikt voor externe toegang tot uw contactpersonen, maar in dat geval verliest u de gegevens die zijn gekoppeld aan de records in Business Contact Manager voor Outlook en het voordeel van synchronisatie. Telkens wanneer u een record wijzigt, zou u dezelfde wijziging handmatig moeten aanbrengen in het andere exemplaar van de record, in de database of in de gekopieerde records op internet.

In plaats daarvan kunt u uw zakelijke contactpersonen toevoegen aan de map met Outlook-contactpersonen, zodat ze beschikbaar voor u zijn op internet wanneer u OWA of een mobiel apparaat gebruikt. Als synchronisatie van zakelijke contactpersonen is ingeschakeld, kunt u de record van een contactpersoon op de ene plaats bijwerken en worden de wijzigingen doorgevoerd in het andere exemplaar van de record, ongeacht of deze in de database of op internet staat.

De functie voor synchronisatie van zakelijke contactpersonen kopieert uw zakelijke contactpersonen naar het geselecteerde type map met contactpersonen en laat de oorspronkelijke records in de Business Contact Manager-database staan. De gegevens in beide kopieën van uw records voor zakelijke contactpersonen worden automatisch gesynchroniseerd wanneer u een wijziging aanbrengt, ongeacht hoe u toegang krijgt tot de records.

  1. Klik op het tabblad Bestand.

    Sneltoets    Open de Backstage-weergave van Microsoft Outlook door op Alt+F te drukken.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager.

    Sneltoets    Open de Backstage-weergave van Business Contact Manager door op Alt+B te drukken.

  3. Klik op Synchroniseren en klik vervolgens op Synchronisatie van zakelijke contactpersonen starten.

    Sneltoets Open het menu Synchroniseren door op Alt+M te drukken.

  4. Kies in het dialoogvenster Synchronisatie-instellingen het type map met Outlook-contactpersonen waarnaar u uw zakelijke contactpersonen wilt kopiëren.

    De opties waaruit u kunt kiezen hangen af van de programma's of webtoepassing die u gebruikt voor externe toegang tot gegevens. Zie Een synchronisatiemap kiezen verderop in dit artikel voor informatie over het kiezen van een map.

  5. Als u de zakelijke contactpersonen wilt onderbrengen in een specifieke categorie in uw map met Outlook-contactpersonen, laat u het selectievakje Categorie ingeschakeld en klikt u vervolgens op de gewenste categorie. Zo niet, schakel het selectievakje dan uit.

  6. Klik op OK.

    Uw zakelijke contactpersonen worden gekopieerd naar de geselecteerde map met contactpersonen en worden automatisch gesynchroniseerd tussen de twee mappen.

    De records voor zakelijke contactpersonen worden aangegeven met een pictogram voor 'zakelijke contactpersoon'  pictogram van Gesynchroniseerde zakelijke contactpersoon om ze te onderscheiden van uw Outlook-contactpersonen.

Opmerking:  Als u het synchroniseren van uw zakelijke contactpersonen stopt, worden ze automatisch verwijderd uit de map met uw Outlook-contactpersonen.

Naar boven

Een synchronisatiemap kiezen

Wanneer u de synchronisatie start, wordt u gevraagd een map te kiezen waarin de kopie van uw records voor zakelijke contactpersonen wordt opgeslagen. Dit is de map die u al gebruikt voor toegang tot uw contactpersonen op uw laptop of mobiele apparaat wanneer u niet op kantoor bent.

Opmerking:  Als u een mobiel apparaat gebruikt, moet dit worden geconfigureerd voor het synchroniseren van uw Outlook-contactpersonen.

Welke mappen u kiest in het dialoogvenster Synchronisatie-instellingen, hangt af van de programma’s of webtoepassing die u gebruikt voor externe toegang tot gegevens en van uw Outlook-instellingen. Mappen met Outlook-contactpersonen kunnen .pst-bestanden, .ost-bestanden, Windows Live-contactpersonen of SharePoint-contactpersonen bevatten.

Hieronder staan alle soorten mappen met contactpersonen die kunnen worden gebruikt om zakelijke contactpersonen te synchroniseren:

Microsoft Exchange-account    Klik op deze optie als u toegang tot uw e-mail hebt via een Microsoft Exchange Server 2010-account. Uw zakelijke contactpersonen worden gekopieerd naar de map die u voor uw Outlook-contactpersonen gebruikt.

Outlook-gegevensbestand (.pst)    Klik op deze optie als u uw zakelijke contactpersonen wilt kopiëren naar de map die u gebruikt voor toegang tot uw Outlook-contactpersonen. U kunt deze optie ook gebruiken als u toegang hebt tot uw contactpersonen op uw mobiele telefoon of via een Exchange-, POP- of ander internet-e-mailaccount.

Windows Live-account    Klik op deze optie om uw zakelijke contactpersonen te synchroniseren met Windows Live-contactpersonen als u toegang hebt tot uw Windows Live-contactpersonen op een externe computer of een mobiel apparaat.

Lijst met SharePoint-contactpersonen Klik op deze optie als u SharePoint gebruikt en een lijst met contactpersonen hebt op de SharePoint-site waartoe u toegang hebt. Uw zakelijke contactpersonen worden gesynchroniseerd met uw lijst met SharePoint-contactpersonen.

Andere map met contactpersonen Klik op deze optie als u een andere map met Outlook-contactpersonen hebt gemaakt die u wilt gebruiken om uw zakelijke contactpersonen te synchroniseren.

Notities: 

  • U kunt synchroniseren met slechts één e-mailaccount en één type map met contactpersonen tegelijk.

  • Als u een mobiel apparaat gebruikt, moet dit worden geconfigureerd voor het synchroniseren van uw contactpersonen.

Naar boven

De synchronisatiemap voor zakelijke contactpersonen wijzigen

U kunt uw records voor zakelijke contactpersonen met slechts één map tegelijk synchroniseren. U kunt de map echter zo nodig wijzigen, zelfs als u al met een andere map synchroniseert. Als u de map wilt wijzigen, moet u de synchronisatie-instellingen wijzigen.

  1. Klik op het tabblad Bestand.

    Sneltoets    Open de Backstage-weergave van Microsoft Outlook door op Alt+F te drukken.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager.

    Sneltoets   Open de Backstage-weergave van Business Contact Manager door op Alt+B te drukken.

  3. Klik op Synchroniseren en voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u momenteel zakelijke contactpersonen met een map synchroniseert, klikt u op Instellingen wijzigen.

    • Als u momenteel geen zakelijke contactpersonen synchroniseert, klikt u op Synchronisatie van zakelijke contactpersonen starten.

  4. Klik in het dialoogvenster Synchronisatie-instellingen op een map met contactpersonen.

    Zie Een synchronisatiemap kiezen eerder in dit artikel voor informatie over de beschikbare opties.

  5. Als u de zakelijke contactpersonen wilt onderbrengen in een specifieke categorie in uw map met Outlook-contactpersonen, laat u het selectievakje Categorie ingeschakeld en klikt u vervolgens op de gewenste categorie. Zo niet, schakel het selectievakje dan uit.

  6. Klik op OK.

    Opmerking:  Als u een andere map kiest, worden alle gesynchroniseerde zakelijke contactpersonen verwijderd uit de vorige map.

Naar boven

De synchronisatie van zakelijke contactpersonen stoppen

  1. Klik op het tabblad Bestand.

    Sneltoets    Open de Backstage-weergave van Microsoft Outlook door op Alt+F te drukken.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager.

    Sneltoets    Open de Backstage-weergave van Business Contact Manager door op Alt+B te drukken.

  3. Klik op Synchroniseren en klik vervolgens op Synchronisatie van zakelijke contactpersonen stoppen.

    Sneltoets    Open het menu Synchroniseren door op Alt+M te drukken.

Alle gesynchroniseerde records voor zakelijke contactpersoon worden verwijderd uit de map met contactpersonen.

Naar boven

Business Contact Manager-records maken van records voor contactpersonen

Alleen bestaande, op een zakelijke contactpersoon gebaseerde records in de Business Contact Manager-database worden gesynchroniseerd. Wanneer synchronisatie is ingeschakeld, worden nieuwe contactpersonen die u maakt in de map met gesynchroniseerde contactpersonen, alleen als Outlook-contactpersonen weergegeven, tenzij u de contactpersonen ook kopieert of verplaatst naar Business Contact Manager voor Outlook.

U kunt de contactpersonen toevoegen als een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon, met inbegrip van aangepaste recordtypen die u hebt gemaakt.

Opmerking:  Als u een Outlook-contactpersoon naar Business Contact Manager voor Outlook verplaatst als een accountrecord, kunt u die record niet meer via internet synchroniseren.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster op de knop Contactpersonen.

  2. Klik op de contactpersoon die u naar Business Contact Manager voor Outlook wilt kopiëren of verplaatsen.

  3. Klik op het lint in de groep Zakelijk op Record maken.

  4. Voer een van de volgende stappen uit om het type record te kiezen dat u wilt maken:

    • Klik op Kopiëren naar Business Contact Manager en klik op het type record.

    • Klik op Verplaatsen naar Business Contact Manager en klik op het type record.

De record wordt automatisch gemaakt. Als u de record wilt zien in Business Contact Manager voor Outlook, klikt u in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Contactpersonenbeheer.

Naar boven

Wat betekent het voor de synchronisatie als u overschakelt naar een andere database?

In Business Contact Manager voor Outlook kunt u werken in slechts één database tegelijk.

Als u moet overschakelen naar een andere database, is dat mogelijk, zelfs wanneer synchronisatie van zakelijke contactpersonen is ingeschakeld. Wanneer u een nieuwe database kiest, wordt u gevraagd wat er moet gebeuren met de gesynchroniseerde records uit de database die u verlaat. Kies een van de volgende opties:

  • In Outlook-contactpersonen bewaren. Klik op deze optie als u de bestaande gesynchroniseerde contactpersonen in uw map met Outlook-contactpersonen wilt bewaren. Deze contactpersoonrecords blijven in uw map met contactpersonen staan en worden aangegeven met een pictogram van een zakelijke contactpersoon. Ze worden echter alleen weergegeven in de lijst met zakelijke contactpersonen in uw nieuwe database als u ze toevoegt. De records blijven ongewijzigd in de vorige database.

Als u deze optie kiest, kunt u deze gesynchroniseerde contactpersonen later verwijderen uit de map met Outlook-contactpersonen door de stappen uit te voeren in Gesynchroniseerde zakelijke contactpersonen verwijderen die zijn geïmporteerd uit een andere database verderop in dit artikel.

  • Verwijderen uit Outlook-contactpersonen. Klik op deze optie als u de gesynchroniseerde zakelijke contactpersonen wilt verwijderen uit de map met Outlook-contactpersonen. De zakelijke contactpersonen blijven behouden in de vorige database.

  • Importeren in uw huidige Business Contact Manager-database. Klik op deze optie als u alle bestaande gesynchroniseerde records voor zakelijke contactpersoon als zakelijke contactpersonen wilt toevoegen aan uw nieuwe database. Wijzigingen in de geïmporteerde zakelijke contactpersonen hebben geen invloed op de records in de vorige database.

    Opmerking:  Als u kiest voor importeren, worden de gesynchroniseerde zakelijke contactpersonen niet verwijderd uit de map met Outlook-contactpersonen.

dialoogvenster synchronisatie van zakelijke contactpersonen

Synchronisatie wordt automatisch ingeschakeld voor uw nieuwe database.

Zie voor informatie over het schakelen tussen databases, een nieuwe Business Contact Manager-database maken of selecteren.

Naar boven

Wisselen van database terwijl zakelijke contactpersonen worden gesynchroniseerd

  1. Klik op het tabblad Bestand.

    Sneltoets    Open de Backstage-weergave van Microsoft Outlook door op Alt+F te drukken.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager.

    Sneltoets    Open de Backstage-weergave van Business Contact Manager door op Alt+B te drukken.

  3. Klik op Databases beheren en klik vervolgens op de gewenste databaseoptie.

    Sneltoets    Open het menu Databases beheren door op Alt+D te drukken.

  4. Volg de stappen in een nieuwe Business Contact Manager-database maken of selecteren verbinding maken met een nieuwe database.

  5. Als de map met contactpersonen al gesynchroniseerde zakelijke contactpersonen uit een andere Business Contact Manager-database bevat, wordt het dialoogvenster Synchronisatie van zakelijke contactpersonen geopend. Klik op een van de volgende opties:

    • In Outlook-contactpersonen bewaren

    • Verwijderen uit Outlook-contactpersonen

    • Importeren in uw huidige Business Contact Manager-database

  6. Klik op OK.

Naar boven

Gesynchroniseerde zakelijke contactpersonen verwijderen die zijn geïmporteerd uit een andere database

Mogelijk ontdekt u overbodige records voor zakelijke contactpersonen nadat u de zakelijke contactpersonen uit uw vorige database hebt geïmporteerd. Gebruik de volgende procedure om de records te verwijderen.

  1. Klik op het tabblad Bestand.

    Sneltoets    Open de Backstage-weergave van Microsoft Outlook door op Alt+F te drukken.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager.

    Sneltoets    Open de Backstage-weergave van Business Contact Manager door op Alt+B te drukken.

  3. Klik op Synchroniseren en klik vervolgens op Verwijderde contactpersonen uit Outlook verwijderen.

    Sneltoets    Open het menu Synchroniseren door op Alt+M te drukken.

De verwijderde contactpersonen worden uit de database verwijderd.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×