Externe gegevensbereiken en hun eigenschappen beheren

Een extern gegevensbereik is een gedefinieerde naam of tabelnaam die de locatie definieert van de gegevens die in een werkblad worden gebracht. Wanneer u verbinding maakt met externe gegevens, maakt Excel automatisch een extern gegevensbereik. De enige uitzondering hierop is een draaitabelrapport dat is verbonden met een gegevensbron: een draaitabelrapport gebruikt geen extern gegevensbereik. In Excel kunt u een extern gegevensbereik opmaken en indelen of gebruiken in berekeningen, net als bij andere gegevens.

Eigenschappen van extern gegevensbereik

Een extern gegevensbereik heeft aanvullende eigenschappen (niet te verwarren met query- of verbindingseigenschappen) die u kunt gebruiken om de gegevens te beheren, zoals het behoud van celopmaak en kolombreedte. U kunt deze eigenschappen van het externe gegevensbereik wijzigen door op Eigenschappen te klikken in de groep Connections op het tabblad Gegevens. Breng vervolgens uw wijzigingen als volgt aan:

• Voor externe gegevensbereiken die zijn gemaakt op basis van Microsoft Query en de wizard Gegevensverbinding, gebruikt u het dialoogvenster Eigenschappen van externe gegevens .

• Voor externe gegevensbereiken die zijn gemaakt op basis van een geïmporteerd tekstbestand of webquery waarmee HTML-gegevens worden opgehaald, gebruikt u het dialoogvenster Eigenschappen van extern gegevensbereik .

• Voor externe gegevensbereiken die zijn gemaakt op basis van een webquery waarmee XML-gegevens worden opgehaald, gebruikt u het dialoogvenster Eigenschappen van XML-toewijzing .

1. Selecteer het werkblad waarin u wilt zoeken naar een externe gegevensreeks.

2. Klik op de formulebalk op de pijl naast het vak Naam en klik vervolgens op de naam van het gewenste externe gegevensbereik.

1. Selecteer Formules > Naambeheer.

2. Klik in het dialoogvenster Naambeheer op de naam van het externe gegevensbereik en klik vervolgens op Bewerken. U kunt ook dubbelklikken op de naam.

3. Typ in het dialoogvenster Naam bewerken de nieuwe naam voor de verwijzing in het vak Naam .

U kunt de onderliggende query wijzigen voor een extern gegevensbereik dat is gemaakt op basis van Microsoft Query, een geïmporteerd tekstbestand, een webquery of de wizard Gegevensverbinding.

1. Klik op de formulebalk op de pijl naast het vak Naam en selecteer de naam van het externe gegevensbereik dat u wilt kopiëren.

   Voor een Excel-tabel selecteert u de naam van het bereik en drukt u op Ctrl+A om de tabelkoppen te selecteren.

   Als u kolomlabels of formules wilt opnemen die geen deel uitmaken van het externe gegevensbereik, selecteert u de cellen met de kolomlabels of formules die u wilt kopiëren. Klik op de pijl naast het naamvak op de formulebalk en klik op de naam van het externe gegevensbereik dat u wilt kopiëren.

2. Selecteer Start > Kopiëren.

3. Ga naar de werkmap waarin u het externe gegevensbereik wilt plakken.

4. Klik op de cel in de linkerbovenhoek van de plakgebied.

   Om ervoor te zorgen dat de externe gegevens geen bestaande gegevens vervangt, moet u ervoor zorgen dat het werkblad geen gegevens bevat onder of rechts van de cel waarop u klikt.

5. Klik op het tabblad Start in de groep Klembord op Plakken.

U kunt bepalen hoe u omgaat met een kleinere of grotere gegevensset die wordt geretourneerd naar Excel wanneer gegevens worden vernieuwd.

1. Selecteer Gegevens > Eigenschappen.

2. Klik in het dialoogvenster Eigenschappen van extern gegevensbereik onder Als het aantal rijen in het gegevensbereik verandert na het vernieuwen op een van de volgende manieren:

   • Cellen invoegen voor nieuwe gegevens, ongebruikte cellen verwijderen

     Notities: 

     • Wanneer een of meer rijen worden toegevoegd aan de gegevensbron, worden cellen direct onder het externe gegevensbereik omlaag verplaatst, maar cellen rechts van het externe gegevensbereik worden niet verplaatst.

     • Wanneer een of meer rijen in de gegevensbron worden verwijderd, worden cellen direct onder het externe gegevensbereik omhoog verplaatst, maar cellen rechts van het externe gegevensbereik worden niet verplaatst.

   • Volledige rijen invoegen voor nieuwe gegevens, ongebruikte cellen wissen

     Notities: 

     • Wanneer een of meer rijen worden toegevoegd aan de gegevensbron, worden de cellen direct onder en rechts van het externe gegevensbereik omlaag verplaatst.

     • Wanneer een of meer rijen in de gegevensbron worden verwijderd, worden cellen direct onder en rechts van het externe gegevensbereik niet verplaatst.

   • Bestaande cellen overschrijven met nieuwe gegevens, ongebruikte cellen wissen

     Notities: 

     • Wanneer een of meer rijen worden toegevoegd aan de gegevensbron, worden cellen direct onder het externe gegevensbereik overschreven, maar cellen rechts van het externe gegevensbereik worden niet verplaatst.

     • Wanneer een of meer rijen in de gegevensbron worden verwijderd, worden cellen direct onder en rechts van het externe gegevensbereik niet verplaatst.

1. Selecteer Gegevens > Eigenschappen.

2. Voer onder Gegevensopmaak en -indeling een of meer van de volgende handelingen uit:

   • Als u veldnamen wilt opnemen als de eerste rij, schakelt u het selectievakje Veldnamen opnemen in.

     Opmerking: Dit selectievakje is alleen beschikbaar voor een extern gegevensbereik dat is geconverteerd van een Microsoft Office 2003-programma of naar een extern gegevensbereik dat programmatisch is gemaakt.

   • Als u een kolom met rijnummers wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje Rijnummers opnemen in.

     Opmerking: Dit selectievakje is niet beschikbaar voor een geïmporteerd tekstbestand, XML-bestand of webquery.

   • Als u de celopmaak wilt behouden die u toepast, schakelt u het selectievakje Celopmaak behouden in.

     Opmerking: Voor een webquery wordt deze optie automatisch uitgeschakeld wanneer u Volledige HTML-opmaak selecteert in het dialoogvenster Opties . U opent het dialoogvenster Opties vanuit het dialoogvenster Query bewerken .

   • Als u de kolombreedten wilt behouden die u hebt ingesteld, schakelt u het selectievakje Kolombreedte aanpassen in.

   • Als u de kolomsortering, filters en indeling wilt behouden die u toepast, schakelt u het selectievakje Kolomsortering/filter/indeling behouden in.

     Opmerking: Dit selectievakje is niet beschikbaar voor een webquery.

   • Schakel het selectievakje Kolomfilter behouden in om het kolomfilter te behouden dat u toepast.

     Opmerking: Dit selectievakje is alleen beschikbaar voor een webquery die is gebaseerd op XML-gegevens.

1. Voer een formule in in een cel die grenst aan de eerste rij met gegevens in het externe gegevensbereik.

   Opmerking: De eerste rij met gegevens kan de eerste of tweede rij in het externe gegevensbereik zijn, afhankelijk van of de eerste rij kopteksten bevat.

2. Selecteer de cel en dubbelklik op de vulgreep om de formule te kopiëren naar alle rijen in het externe gegevensbereik.

3. Klik op een cel in het externe gegevensbereik.

4. Selecteer Gegevens > Eigenschappen.

5. Schakel in het dialoogvenster Eigenschappen van extern gegevensbereik het selectievakje Formules invullen in kolommen naast gegevens in .

   Opmerking: Als het externe gegevensbereik wordt uitgebreid wanneer u vernieuwen, worden alleen de formules gekopieerd die zich direct naast of binnen het externe gegevensbereik bevinden.

Bij het blokkeren van een extern gegevensbereik blijven de gegevens behouden, maar niet de onderliggende query, zodat een geblokkeerd extern gegevensbereik niet kan worden vernieuwd.

1. Voeg een lege rij in boven het externe gegevensbereik door een van de volgende handelingen uit te voeren:

   • Selecteer een cel waarboven u de nieuwe rij wilt invoegen. Klik vervolgens op het tabblad Start in de groep Cellen op de pijl naast Invoegen en klik vervolgens op Bladrijen invoegen. Omdat u één cel hebt geselecteerd, wordt er één nieuwe rij ingevoegd boven de huidige rij.

   • Klik op de rijkiezer van de rij waarboven u een nieuwe rij wilt invoegen. Klik vervolgens op het tabblad Start in de groep Cellen op Invoegen. Omdat u één volledige rij hebt geselecteerd, wordt er één nieuwe rij ingevoegd boven de geselecteerde rij.

2. Typ de gewenste labels in de cellen in de lege rij.

3. Klik op een cel in het externe gegevensbereik.

4. Selecteer Gegevens > Eigenschappen.

5. Schakel in het dialoogvenster Eigenschappen van extern gegevensbereik onder Gegevensopmaak en -indeling het selectievakje Veldnamen opnemen uit en klik vervolgens op OK.

6. Als u de bestaande veldnamen wilt verwijderen en het externe gegevensbereik wilt vernieuwen, klikt u op een cel in het externe gegevensbereik en klikt u vervolgens op Gegevens vernieuwen .

1. Klik op het werkblad met het externe gegevensbereik dat u wilt verwijderen.

2. Klik op de formulebalk op de pijl naast het naamvak en klik vervolgens op de naam van het externe gegevensbereik dat u wilt verwijderen.

   Als het externe gegevensbereik een Excel-tabel is, drukt u op Ctrl+A om de hele tabel te selecteren.

3. Als u het externe gegevensbereik wilt verwijderen, drukt u op Delete.

4. Als u de onderliggende query wilt verwijderen, klikt u op Ja wanneer u hierom wordt gevraagd.