Extern delen beheren voor uw SharePoint Online-omgeving

Als uw organisatie werkzaamheden uitvoert waarbij documenten worden gedeeld of rechtstreeks wordt samengewerkt met leveranciers, cliënten of klanten, kunt u de functies voor extern delen van SharePoint Online gebruiken om inhoud te delen met personen buiten uw organisatie. Als dat niet het geval is, kunt u het gebruik van extern delen in uw organisatie beperken. In dit artikel worden de opties voor delen in SharePoint Online behandeld en hoe u ervoor kunt plannen.

(Zie Extern delen in- of uitschakelen voor SharePoint Online als u meteen het delen wilt instellen. Als u een bestand of map probeert te delen, raadpleeg dan Bestanden en mappen in OneDrive delen of SharePoint-bestanden of -mappen delen in Office 365.)

Plannen voor extern delen dient te worden opgenomen als onderdeel van het plannen van uw algemene machtigingen voor SharePoint Online.

Houd er rekening mee dat extern delen standaard is ingeschakeld voor uw volledige SharePoint Online-omgeving en de bijbehorende siteverzamelingen. Mogelijk wilt u extern delen globaal uitschakelen voordat personen sites in gebruik nemen of totdat u precies weet hoe u de functie wilt gebruiken.

Wat zijn de functies voor extern delen van SharePoint Online?

SharePoint Online kent zowel globale instellingen (op tenantniveau) als instellingen voor siteverzamelingen voor extern delen. De instellingen op tenantniveau overschrijven alle instellingen op het niveau van de siteverzamelingen en zijn ook van invloed op OneDrive.

Voor de SharePoint Online-tenant en voor elke afzonderlijke siteverzameling kunt u kiezen uit de volgende basisopties voor delen:

  • Extern delen niet mogelijk: sites en documenten kunnen alleen worden gedeeld met interne gebruikers voor uw Office 365-abonnement.

  • Delen alleen mogelijk met externe gebruikers in uw adreslijst: sites, mappen en documenten kunnen alleen worden gedeeld met externe gebruikers die zich al in uw Office 365-adreslijst met gebruikers bevinden. Bijvoorbeeld gebruikers die eerder een uitnodiging voor delen hebben geaccepteerd of die u hebt geïmporteerd vanuit een andere Office 365- of Azure Active Directory-tenant.

  • Delen met geverifieerde, externe gebruikers: sites kunnen worden gedeeld met externe gebruikers met een Microsoft-account of een werk- of schoolaccount van een ander Office 365-abonnement of een Azure Active Directory-abonnement. Wanneer documenten of mappen worden gedeeld, hoeft de gebruiker zich niet aan te melden met een Microsoft-account of een werk- of schoolaccount. De gebruiker krijgt een eenmalige code voor het verifiëren van zijn of haar identiteit.

  • Delen met anonieme gebruikers: documenten en mappen (maar geen sites) kunnen worden gedeeld via een anonieme koppeling, waar iedereen met de koppeling het document kan bekijken of bewerken, of uploaden naar de map.

De volgorde van de bovenstaande lijst is van meest naar minst beperkend. Welke optie u ook kiest, u hebt altijd de beschikking over de meer beperkte functionaliteit. Als u bijvoorbeeld delen wilt toestaan met anonieme gebruikers, dan kunt u nog steeds delen met geverifieerde, externe gebruikers en gebruikers die al in de adreslijst staan, waaronder interne gebruikers.

Delen en beveiliging   

Als u beschikt over vertrouwelijke informatie die nooit met externe gebruikers mag worden gedeeld, dan kunt u extern delen uitschakelen voor een of meer siteverzamelingen waar u deze informatie bewaart. Maak zo nodig aanvullende siteverzamelingen die u voor extern delen reserveert. Hierdoor kunt u het veiligheidsrisico in de hand houden door externe toegang tot gevoelige informatie te voorkomen.

Wat is een externe gebruiker?

Een externe gebruiker is iemand zonder Office 365-abonnement, die u toegang hebt gegeven tot een of meer sites, bestanden of mappen. Er zijn twee soorten externe gebruikers:

Geverifieerde gebruikers   

Geverifieerde gebruikers zijn gebruikers die beschikken over een Microsoft-account of een werk- of schoolaccount van een ander Office 365-abonnement. Met deze gebruikers kunt u op dezelfde manier sites en documenten delen als u met uw interne gebruikers. Voor geverifieerde externe gebruikers werken machtigingen en groepen op dezelfde manier als voor interne gebruikers.

Omdat externe gebruikers niet over een licentie voor uw Office 365-abonnement beschikken, kunnen ze slechts eenvoudige samenwerkingstaken uitvoeren:

  • Een geverifieerde externe gebruiker kan taken uitvoeren op een site in overeenstemming met het machtigingsniveau dat aan hem of haar is toegewezen. Als u bijvoorbeeld een externe gebruiker toevoegt aan de groep Leden, krijgt deze gebruiker bewerkingsmachtigingen en kan hij of zij lijsten toevoegen, bewerken en verwijderen. De gebruiker kan ook lijstitems en documenten weergeven, toevoegen, bijwerken en verwijderen.

  • Geverifieerde externe gebruikers kunnen Office Online gebruiken voor het weergeven en bewerken van documenten. Als uw abonnement Office Professional Plus bevat, kunnen ze de desktopversie van Office alleen installeren op hun eigen computer als u deze gebruikers een licentie toewijst.

  • Geverifieerde externe gebruikers kunnen andere soorten inhoud op sites zien, afhankelijk van de machtigingen die u toekent. Ze kunnen bijvoorbeeld navigeren naar verschillende subsites binnen de siteverzameling waarvoor ze zijn uitgenodigd. Ze kunnen ook dingen doen als sitefeeds weergeven.

Als uw geverifieerde externe gebruikers meer mogelijkheden nodig hebben, dan kunt u ze een Office 365-licentie toewijzen, net zoals u dat voor uw interne gebruikers zou doen.

Anonieme gebruikers   

Anonieme gebruikers zijn gebruikers met een deelbare koppeling naar een map of document. Ze kunnen het document bekijken of bewerken of naar de map uploaden (afhankelijk van het type koppeling) zonder dat ze zich hoeven aan te melden met een gebruikersnaam of wachtwoord. Anonieme koppelingen kunnen vrijelijk tussen gebruikers worden rondgedeeld en zijn geldig tot u ze inactief maakt of tot ze verlopen (als u een vervaldatum hebt ingesteld).

Anonieme gebruikers hebben geen toegang tot sites en u kunt ze geen licenties geven. Ze kunnen alleen het document of de map bekijken en bewerken waarvoor ze een anonieme koppeling hebben gekregen.

Wat gebeurt er wanneer ik een site of document deel?

Wat er op de achtergrond gebeurt, hangt af van of u wilt delen met geverifieerde, externe gebruikers of met anonieme gebruikers.

Sites delen met geverifieerde externe gebruikers   

Wanneer u een site deelt met een geverifieerde, externe gebruiker, stuurt u deze persoon een uitnodiging via e-mail met daarin een koppeling naar de site of het document. Als de gebruiker op de koppeling klikt, dan wordt hem of haar gevraagd zich aan te melden met de gebruikersnaam en het wachtwoord van zijn of haar Microsoft-account of werk- of schoolaccount. Gebruikers die zich aanmelden, worden toegevoegd aan de lijst met gebruikers in uw Office 365-abonnement (de gebruikersnamen zijn te herkennen doordat deze #EXT# bevatten) en krijgen toegang tot de site of het document.

Als ze eenmaal in de lijst van uw Office 365-abonnement staan, kunt u ze toegang verlenen tot andere sites en documenten zonder dat u extra uitnodigingen hoeft te sturen. (Mogelijk moet u ze een koppeling sturen naar de site of het document, zodat ze die kunnen vinden.) U kunt ze eventueel ook een Office 365-licentie toewijzen.

U kunt het delen met geverifieerde externe gebruikers stopzetten door hun machtigingen voor de site te verwijderen, of door de gebruikers uit de lijst met gebruikers in Office 365 te verwijderen.

Bestanden en mappen delen met geverifieerde externe gebruikers   

Als u een bestand of map deelt met een geverifieerde, externe gebruiker, dan stuurt u deze persoon een e-mail met daarin een koppeling naar de site of het document. Telkens wanneer gebruikers de map of het bestand openen met behulp van de koppeling, krijgen ze per e-mail een tijdgevoelige code waarmee ze hun identiteit kunnen verifiëren. Ze moeten de code invoeren om toegang te krijgen tot de map of het bestand.

U kunt het delen met een geverifieerde, externe gebruiker stoppen door de koppeling voor delen te verwijderen die u naar de gebruiker hebt gestuurd.

Delen met anonieme gebruikers   

Als u met anonieme gebruikers deelt, kunt u ze toestaan een document te bewerken of bekijken, of een map te uploaden. Koppelingen voor bekijken en bewerken worden afzonderlijk gemaakt en kunnen zodanig worden ingesteld dat ze op een bepaalde tijdstip verlopen. Als u deze koppelingen hebt gemaakt, dan kunnen ze opnieuw worden gebruikt en vrijelijk worden rondgedeeld. Iedereen met een dergelijke koppeling kan het document openen.

Anonieme gebruikers worden niet aan de lijst met gebruikers in Office 365 toegevoegd. U kunt het delen met anonieme gebruikers stopzetten door de anonieme koppeling van het gedeelde document of de gedeelde map te verwijderen.

Samenwerken met externe, zakelijke partners

Als u zakelijke partners of leveranciers hebt met wie u wilt samenwerken of documenten delen, kunt u een SharePoint Online extranetsite instellen. Een extranetsite is een speciale siteverzameling die u voor business-to-business-samenwerking met een bepaalde partner of leverancier gebruikt. U kunt deze site vergrendelen, zodat alleen site-eigenaren externe gebruikers van specifieke domeinen kunnen uitnodigen.

SharePoint Online-extranetsites zijn eenvoudig in te stellen en veel makkelijker en goedkoper te onderhouden dan on-premises extranetsites. Zie Office 365 SharePoint Online gebruiken als business-to-business-oplossing (B2B) voor het extranet voor meer informatie.

Verwante onderwerpen

Delen met externe gebruikers beheren in Office 365 voor Professionals en Kleine Bedrijven
Toegangsaanvragen instellen en beheren
Zoeken naar site-inhoud gedeeld met externe gebruikers
Uw machtigingenstrategie plannen

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×