Etiketten maken en afdrukken met Afdruk samenvoegen

Etiketten maken en afdrukken met Afdruk samenvoegen

Wanneer u etiketten wilt gebruiken om een grootschalige mailing te verzenden naar personen in uw adreslijst, kunt u met de functie Afdruk samenvoegen een vel met adresetiketten maken. Elk etiket bevat een adres uit uw lijst. U kunt ook etiketten maken en afdrukken zonder Afdruk samenvoegen te gebruiken.

Opmerking: Zie Afdruk samenvoegen met enveloppen als u afdrukken rechtstreeks met enveloppen wilt samenvoegen.

Er worden drie bestanden gebruikt in het proces Afdruk samenvoegen: een hoofddocument, een adressenlijst en sets van brieven, e-mailberichten, enveloppen of labels die op basis van de eerste twee bestanden worden gemaakt.

U gebruikt de volgende documenten bij het maken en afdrukken van etiketten met de functie Afdruk samenvoegen:

  • Uw hoofddocument
    Dit is het document dat u gebruikt voor het instellen van de indeling van de etiketten in de samenvoegbewerking. U kunt ook inhoud instellen die op elk etiket moet worden herhaald, zoals een bedrijfslogo of uw retouradres op verzendetiketten.

  • Uw adressenlijst
    Uw adressenlijst is de gegevensbron die in Word wordt gebruikt voor de samenvoegbewerking. Dit is een bestand met de adressen die op de etiketten moeten worden afgedrukt.

Wanneer u deze twee documenten combineert, krijgt u uw adresetiketten.

Stap 1: De adressenlijst samenstellen

De adressenlijst kan een Excel-werkblad, een map met Outlook-contactpersonen, een Access-database of een Office-adreslijst zijn. Het bevat de records waaruit Word gegevens haalt om de adressen voor de etiketten te maken.

Stap 2: Het hoofddocument voorbereiden voor de etiketten

  1. Kies in Word de opties Bestand > Nieuw > Leeg document.

  2. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Afdruk samenvoegen starten> Etiketten.

    Klik op Afdruk samenvoegen starten en kies Etiketten om een vel met etiketten te maken waarop u Afdruk samenvoegen kunt toepassen.

  3. Kies in het dialoogvenster Labelopties onder Etiketinformatie uw etikettenleverancier in de lijst Etikettenleveranciers.

    opties etiketproducent en productnummer

  4. Kies in de lijst Productnummer het nummer dat wordt vermeld op de verpakking van uw etiketvellen.

    Opmerking: Als u een rollenprinter hebt, wijkt de lijst met productnummers af. Klik onder Printerinformatie op Rollenprinters om de betreffende lijst te zien.

  5. Kies OK.

    In het document moeten de afmeting en vorm van de gekozen etiketten worden weergegeven. Als dit niet het geval is, kiest u op het tabblad Indeling in de groep Tabel de optie Rasterlijnen weergeven.

    Een pagina met lege etiketten in Word 2016

Stap 3: De adressenlijst aan uw etiketten koppelen

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Adressen selecteren en kies vervolgens een van de volgende opties:

    De optie Nieuwe lijst typen

    • Als u geen verzendlijst hebt, kiest u Een nieuwe lijst typen en maakt u er een.

      of

    • Als uw adreslijst zich in een Excel-werkblad, een Access-database of een ander type gegevensbestand bevindt, kiest u Bestaande lijst gebruiken. Blader naar uw lijst en kies Openen.

      of

    • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, kiest u Kiezen uit Outlook-contactpersonen.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u etiketten voor de hele adressenlijst wilt maken, gaat u naar stap 4: De adressen toevoegen aan de etiketten.

      of

    • Als u slechts voor enkele namen in de lijst etiketten wilt maken, klikt u op het tabblad Verzendlijsten op Adreslijst bewerken.

      Ga als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word naar het tabblad Mailings en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adressenlijst bewerken.

  3. Kies in het vak Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen de namen die u wilt toevoegen aan uw etiketten.

    Rijen selecteren door het bijbehorende selectievakje in te schakelen

    Opmerking: U kunt de lijst ook sorteren of filteren om zo eenvoudiger de gewenste namen en adressen te vinden.

Stap 4: De adressen toevoegen aan de etiketten

Het adresblok is een veld voor Afdruk samenvoegen. U gebruikt het samenvoegveld, een tijdelijke aanduiding, om de plaats te markeren waar adressen moeten worden weergegeven op het etiket.

Tip: Als u een afbeelding, zoals een logo, wilt toevoegen aan het etiket en deze wilt weergeven vóór het adresblok, kunt u dit het beste nu doen. Volg de richtlijnen in de subsectie Een afbeelding toevoegen aan het label in stap 4.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

    Kies als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

  2. Kies in het dialoogvenster Adresblok invoegen een indeling voor de naam van de geadresseerde, zoals deze op het etiket wordt weergegeven.

    Opties voor Adresblok

    Opmerking: Kies Voorbeeld van het resultaat en vervolgens de recordknop Volgende De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om door de records in de gegevensbron te bladeren en te bekijken hoe een adres op het etiket wordt weergegeven.

  3. Kies OK.

    Tip: Als u wilt wijzigen hoe uw adresblok wordt uitgelijnd op de etiketten, kiest u het adresblok en klikt u op het tabblad Start. Klik in de groep Alinea op Links uitlijnen, Centreren, Rechts uitlijnen of Uitvullen.

  4. Kies in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Etiketten bijwerken om de wijziging toe te passen op elk etiket.

    Klik op het lint op de knop Etiketten bijwerken om wijzigingen toe te passen op de hele pagina met etiketten.

    Opmerking: Als u de adressen niet ziet, kiest u Voorbeeld van het resultaat.


Een afbeelding toevoegen aan het etiket

U kunt een afbeelding, bijvoorbeeld een logo, invoegen in het etiket. Nadat u de afbeelding hebt ingevoegd, kunt u de grootte, opmaak en stijl van de afbeelding bewerken.

  1. Nadat u een etiketindeling hebt gekozen in het dialoogvenster Adresblok invoegen, plaatst u de muisaanwijzer links van de veldcode «AddressBlock».

    In Indelingsopties kunt u de afbeelding positioneren door Recht of Contour te kiezen.

  2. Klik op het tabblad Invoegen op Afbeeldingen, zoek en selecteer het gewenste bestand en kies Invoegen.

  3. Doe zo nodig het volgende om de afbeelding aan te passen:

    • Pas het formaat van de afbeelding aan (kies een greep), wijzig de afdrukstand (draai de afbeelding) of verplaats (sleep) de afbeelding.

      of

    • Kies Indelingsopties knop indelingsopties en gebruik een van de beschikbare opties.

  4. Kies Verzendlijsten > Etiketten bijwerken om de afbeelding op elk etiket te bekijken.

Zie Afbeeldingen invoegen in Office 2013 en Office 2016 voor tips voor het werken met afbeeldingen.


Namen van samenvoegvelden controleren

Controleer of Word de namen en adressen in uw adreslijst vindt.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Velden vergelijken.

  2. In het vak Velden vergelijken bevat de kolom links de veldnamen die in Word worden gebruikt in een adresblok. In de kolom rechts kunt u de velden in uw gegevensbron vergelijken met die veldnamen. Controleer of de veldnamen links overeenkomen met de namen van kolomkoppen voor de records in uw adressenlijst zodat de juiste gegevens op de juiste plek kunnen worden weergegeven op uw etiket.

    Dialoogvenster Velden vergelijken
  3. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de weergegeven veldnamen overeenkomen met de kolomkoppen die hebt gebruikt voor records in de gegevensbron voor de adressenlijst, hoeft u niets te doen.

      of

    • Als (geen overeenkomst) wordt weergegeven in een veldnaam die volgens u overeen had moeten komen met een kolomkop in uw gegevensbron, klikt u op de pijl-omlaag en kiest u vervolgens de veldnaam in de gegevensbron voor de adressenlijst. Herhaal deze stappen indien nodig.

  4. Kies OK.

Stap 5: de etiketten weergeven en afdrukken

Voer een laatste controle uit voordat u de etiketten afdrukt.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Voorbeeld van het resultaat.

    In Word op het tabblad Verzendlijsten, de groep Voorbeeld van resultaten.

  2. Kies de recordknop Volgende De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om ervoor te zorgen dat de namen en adressen op alle etiketten er goed uitzien.

    Tip:  Als u naar het begin van de lijst wilt gaan, kiest u de recordknop Eerste De knop Eerste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen en als u naar het einde van de lijst wilt gaan, kiest de recordknop Laatste De knop Laatste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen .

  3. Kies Voltooien en samenvoegen > Documenten afdrukken.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Voltooien en samenvoegen en de opties daarvan.

Stap 6: Het document met etiketten opslaan

Wanneer u het samenvoegdocument opslaat, blijft het verbonden met uw adressenlijst zodat u het opnieuw kunt gebruiken voor uw volgende grootschalige mailing. De volgende keer dat u het samenvoegdocument opent, kiest u Ja wanneer u in Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.

De adressen voor de etiketten in het samenvoegdocument wijzigen

  • Open het samenvoegdocument voor etiketten en kies Adressenlijst bewerken om bepaalde adressen te sorteren, filteren en selecteren.

Zie ook

Hebt u een vraag over samenvoeging in Word die hier nog niet is beantwoord?

Stel een vraag op het forum van de Word-community

Help ons Word te verbeteren

Hebt u suggesties voor het verbeteren van de functie voor samenvoegen (of een andere functie) in Word? Ga in dat geval naar Word User Voice en laat het ons weten.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×