Enterprise Content Management in SharePoint

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Met computers kunnen organisaties eenvoudig veel en veelzijdige inhoud maken. Mensen willen informatie en die informatie wordt op tal van manieren vastgelegd, onder andere in documenten, e-mailberichten, werkbladen, diagrammen, presentaties, video's en web pages.

Als deze inhoud niet wordt beheerd, kan het moeilijk zijn om te vinden wat u nodig vindt hebt of bij te houden wat er gebeurt. Met ECM (Enterprise Content Management) met SharePoint-producten beschikt u over de hulpmiddelen waarmee u inhoud gedurende de volledige levenscyclus, van het moment van aanmaken tot het moment van archiveren, kunt organiseren en beheren. SharePoint ECM integreert de vertrouwde hulpmiddelen van het Microsoft Office-systeem met de functies voor centraal beheer en samenwerking van SharePoint-producten en -technologieën.

In dit artikel

Documentbeheer

Beheer van digitale Media

Beheer van records

Beheer van webinhoud

Documentbeheer

ECM in SharePoint-producten en -technologieën verbetert de productiviteit en biedt de volgende functies waarmee u een verzameling documenten kunt beheren:

  • Verschillende inhoud centraal beheren    Store-inhoud in een centrale opslagplaats waarin mensen kunt vinden, delen en gebruik de informatie.

  • Eenvoudig werken met documenteigenschappen    Via het documentinformatiepaneel kunt u documenteigenschappen (metagegevens) zoeken en rechtstreeks in het document bewerken.

  • Metagegevens globaal beheren    Maak termensets en -groepen om inhoud gemakkelijker te kunnen indelen en vinden.

  • Elk document uniek maken    Document-id's vormen een unieke identificatiecode voor alle activa in de inhoudsverzameling.

  • Tijd besparen en instellingen opnieuw gebruiken    Inhoudstypen kunnen u gedeelde instellingen toewijzen voor een specifiek type inhoud, bijvoorbeeld een handleiding of een specificatie.

  • Toegang tot gegevens beheren   . Uniek gedefinieerde machtigingen geven een schat aan hulpmiddelen voor toegang tot informatie op elk niveau van een document snel aan de site zelf te beheren

  • Documentverwerking voor samenwerking stroomlijnen    Met ingebouwde werkstromen kunt u rechtstreeks vanuit Office-desktopprogramma's documentgerichte processen starten, bijhouden en gebruiken voor samenwerking.

Beheer van digitale media

In SharePoint -producten en -technologieën zijn functies voor het afspelen en beheren van digitale media-inhoud, zoals video en audio, geïntegreerd. Hier volgen enkele voordelen van deze functies:

  • U kunt media-inhoud direct afspelen    Video- en audiospelers zijn ingebouwd in SharePoint-producten. U kunt video en audio direct vanuit een portal, een teamsite of een publicatiesite, van een door de community gegenereerde site en van beheerde leer- en cursussites afspelen.

  • Geoptimaliseerde mediabibliotheken gebruiken    Media-activabibliotheken in SharePoint Server zijn geoptimaliseerd voor media-inhoud. Alle nuttige beheerfuncties van een documentbibliotheek zijn beschikbaar, zoals metagegevens, inhoudstypen en unieke id's. Daarnaast bieden media-activabibliotheken miniatuurweergaven van afbeeldingen en video's, met ingebouwde mogelijkheden voor het afspelen van videovoorbeelden.

Recordbeheer 

Dankzij de geïntegreerde mogelijkheden voor recordbeheer in SharePoint-producten kunnen organisaties bedrijfsrecords in hun definitieve staat opslaan en beveiligen. Organisaties kunnen beleid voor informatiebeheer toepassen op bedrijfsrecords. Door ervoor te zorgen dat de informatie voldoet aan regelgeving en bedrijfsbeleid wordt de kans op rechtszaken beperkt.

  • Naleving van wet en regelgeving verbeteren    Implementeer beleid voor het bewaren, beveiligen en controleren van informatie op bedrijfsrecords om er zeker van te zijn dat deze records op passende wijze worden bewaard. Controlepaden bieden het bewijs voor interne en externe auditoren dat records op passende wijze zijn bewaard.

  • Help-zakelijke en belangrijke records beveiligen    Een veilige opslaglocatie draagt ertoe kan dat records zijn opgeslagen in een vergrendelde, definitieve staat.

Zorg ervoor dat gemakkelijk procesvoering discovery    Zorg ervoor dat u de informatie die is vereist voor juridische discovery in geringe kunt ophalen. Plaats een speciale wachtruimte op specifieke records om te voorkomen dat vernietiging.

Beheer van webinhoud

Met de functies voor het beheren van webinhoud kunt u het volgende doen:

  • Snel en eenvoudig inhoud maken en publiceren    Gebruik vertrouwde hulpmiddelen waarmee u snel webinhoud kunt maken en publiceren.

  • Een consistent uiterlijk voor uw websites maken    Maak goedgekeurde basispagina's en pagina-indelingen om een huisstijl en navigatiestructuur voor de site te maken die slechts één keer hoeft te worden opgegeven en opnieuw kan worden gebruikt door makers van inhoud.

  • Lagere implementatie- en beheerkosten voor uw websites    Implementeer één uit meerdere niveaus bestaande infrastructuur voor het publiceren van inhoud naar intranet-, extranet- en internetsites.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×