Office
Aanmelden

Elk projectplan is een driehoek

Het maakt niet uit in welke bedrijfstak u werkt, hoeveel ervaring u hebt, hoe 'ongewoon' uw project is of welke projectmanagementmethodologie uw organisatie hanteert: elk project wordt beheerst door de driehoek tijd, geld en vereisten en doelstellingen. Dag in dag uit probeert u deze drie factoren in balans te brengen om uw projectplan op de rails te houden.

In dit artikel

Wat is de projectdriehoek?

Wat is de vaste zijde van de driehoek?

Hoe kan ik mijn planning optimaliseren?

Hoe kan ik mijn planning aanpassen aan mijn budget?

Hoe kan ik mijn planning aanpassen aan de bereikvereisten?

Wat heeft kwaliteit te maken met de projectdriehoek?

Wat is de projectdriehoek?

Als er geen limieten zouden bestaan voor tijd, geld en projectbereik, was projectmanagement overbodig. Helaas zijn de meeste projecten gebonden aan een tijdslimiet, een budget en een bereik.

De combinatie van deze drie elementen (tijd, geld en bereik) wordt de projectdriehoek genoemd. (Deze elementen worden ook wel de drie beperkingen van een project genoemd.) Een goed begrip van de projectdriehoek helpt u de juiste keuze te maken wanneer u een compromis moet sluiten.

Projectdriehoek

Als u één zijde van de driehoek aanpast, worden de andere twee hierdoor beïnvloed.

U past bijvoorbeeld het projectplan als volgt aan:

  • Als u de geplande einddatum naar voren haalt, kan dat leiden tot hogere kosten en een beperkter bereik.

  • Als u wijzigingen aanbrengt om binnen het projectbudget te blijven, kan dat leiden tot een langere planning en een beperkter bereik.

  • Als u het bereik uitbreidt, kan het project langer duren en meer geld kosten vanwege extra resources, zoals werknemers.

Wijzigingen in de planning kunnen de driehoek op allerlei manieren beïnvloeden, afhankelijk van de specifieke omstandigheden en de aard van het project. In sommige gevallen kan het verkorten van de planning de kosten verhogen. In andere gevallen kunnen de kosten daardoor juist lager worden.

In de projectdriehoek worden resources als kosten beschouwd. Als u het gebruik van resources aanpast omdat er meer of minder werk moet worden uitgevoerd of omdat sommige resources niet beschikbaar zijn, worden de kosten overeenkomstig hoger of lager. Deze kosten zijn gebaseerd op de resourcetarieven.

U zult echter ook merken dat de planning kan veranderen wanneer u resources aanpast. Als bijvoorbeeld een aantal resourcetoewijzingen hebt overschreden en u het project herverdeelt, kan de planning nu gesplitste taken en vertragingen bevatten waardoor de einddatum wordt opgeschoven.

Meer informatie:    

Wat is de vaste zijde van de driehoek?

Zei u 'vaste zijde'? Bij de meeste projecten zit minstens één zijde van de driehoek vast. Dat wil zeggen dat u vast zit omdat u de zijde niet kunt wijzigen. Bij sommige projecten gaat het om het budget en is het absoluut onmogelijk om het budget te verhogen. Bij andere projecten is het de planning: aan de datums kan absoluut niet worden getornd. Soms gaat het om het bereik en kunnen de te leveren producten niet worden gewijzigd.

De truc bestaat uit het identificeren van de vaste zijde of zijden van de projectdriehoek. Alleen dan weet u welke punten u kunt wijzigen en waar u het project kunt aanpassen in geval van problemen. Als u het probleem beschrijft in termen van een bewering, wordt het soms duidelijk aan welke zijde van de driehoek de problemen liggen.

Als u weet welke zijde van de driehoek niet kan worden gewijzigd, kunt u beter bepalen welke elementen u wel kunt aanpassen. Als u het project gaat optimaliseren, gaat u als volgt te werk:

  • Eerst moet u nagaan welke zijde vastligt. Dit is vaak het element dat doorslaggevend is voor het succes van het project (op tijd eindigen, binnen het budget blijven of het vooraf vastgestelde bereik aanhouden).

  • Vervolgens moet u bepalen aan welke zijde van de driehoek het huidige probleem zich voordoet. Hierna weet u met welke elementen u aan de slag moet om het project weer op de rails te krijgen.

Als het probleem optreedt aan de vaste zijde, kunt u de twee resterende zijden van de driehoek aanpassen. Als uw project bijvoorbeeld op tijd af moet zijn en het probleem is dat het project te lang duurt, kunt u wijzigingen aanbrengen in de resources of het bereik om het project weer in goede banen te leiden.

Als het probleem zich niet voordoet aan de vaste zijde, kunt u de planning optimaliseren door de andere zijde aan te passen. Als het project bijvoorbeeld op tijd af moet zijn en het bereik is uitgebreid, kunt u alleen de kosten aanpassen, bijvoorbeeld door resources toe te voegen.

Bedenk dat wanneer u de tijd-, geld- of bereikzijde van de driehoek aanpast, dit waarschijnlijk invloed heeft op de andere twee zijden. Deze invloed kan positief of negatief zijn, afhankelijk van de aard van het project.

Opmerking: Nadat u de projectplanning hebt aangepast, moet u de andere twee elementen in de planning nogmaals controleren, zodat u zeker weet dat alles werkbaar blijft. Als u bijvoorbeeld de planning hebt aangepast in verband met de kosten, controleert u of de einddatum nog acceptabel is.

Hoe kan ik mijn planning optimaliseren?

Als u de planning hebt geanalyseerd, kan blijken dat de deadline van het project niet wordt gehaald. Er zijn diverse manieren waarop u de lengte van de planning kunt aanpassen. Welke methoden u kiest, is afhankelijk van de beperkingen die gelden voor het gehele project, zoals het budget, de beschikbaarheid van de resources, het bereik en de flexibiliteit van de taken.

De meest efficiënte manier om de planning te verkorten, is het wijzigen van de taken die op het kritieke pad liggen. Het kritieke pad is een reeks afhankelijke taken waarvan de laatste taak eindigt op de einddatum van het project. Als een van de taken in de reeks verschuift, zal de einddatum van het project hierdoor ook verschuiven. Het wijzigen van taken die niet op het kritieke pad liggen, heeft meestal geen invloed op de planning. U kunt:

  • De duur van taken verkorten (gewoonlijk een gevolg van een beperkter bereik of meer of efficiëntere resources).

  • Taken elkaar laten overlappen zodat er gelijktijdig aan kan worden gewerkt.

  • Taken verwijderen om de einddatum te halen (gewoonlijk een gevolg van een beperkter bereik).

  • Extra resources toewijzen.

  • De toegewezen hoeveelheid werk verkleinen (gewoonlijk een gevolg van een beperkter bereik of efficiëntere resources).

Als u de planning aanpast, kunnen de kosten stijgen, resources overbezet raken en het bereik veranderen. Als u bijvoorbeeld de duur van taken op het kritieke pad verkort, wordt het project waarschijnlijk eerder voltooid, maar kan het bereik van die taken en mogelijk van het gehele project beperkter worden. Als u extra resources toewijst aan taken op het kritieke pad, zodat deze sneller kunnen worden voltooid, kan het zijn dat deze resources nu overbezet zijn en u overuren moet betalen waardoor de kosten stijgen.

Meer informatie over het optimaliseren van de planning met behulp van het projectstappenplan.

Hoe kan ik mijn planning aanpassen aan mijn budget?

Het kan gebeuren dat het budget wordt overschreden door de planning die u in Project hebt opgesteld. Projectkosten worden op de eerste plaats beïnvloed door de resources die zijn toegewezen aan de taken in het project: de op tarieven gebaseerde kosten en de vaste kosten van personeel, apparatuur en materialen. Als u de kosten wilt verlagen, kunt u daarom het bereik van het project beperken, zodat het aantal taken waarvoor u resources nodig hebt, kleiner is of deze taken korter duren.

Als u het bereik niet wilt beperken, kunt u de resources aanpassen en zorgen dat de instellingen voor tarieven, lonen en overuren juist zijn. U kunt verifiëren of de toegewezen resources het geschiktst zijn voor de taak. U kunt wellicht een duurdere resource door een goedkopere vervangen en de duurdere resource op een meer rendabele manier gebruiken.

Als u de planning aanpast in verband met het budget, kan de einddatum worden verschoven of het bereik worden beperkt. Als u bijvoorbeeld overuren verwijdert van taken waaraan overbezette resources zijn toegewezen, kan de planning zodanig worden verlengd dat de einddatum een maand later valt. Als u het bereik beperkt om binnen het budget te blijven, kan het gebeuren dat de einddatum juist eerder valt.

Informatie over het optimaliseren van de planning met behulp van het projectstappenplan.

Hoe kan ik mijn planning aanpassen aan de bereikvereisten?

Bij het bereik kunnen we twee aspecten onderscheiden: het productbereik en het projectbereik.

  • In het productbereik wordt het uiteindelijke gewenste resultaat van het project beschreven, gewoonlijk zeer gedetailleerd. Voorbeelden van het productbereik zijn productspecificaties of blauwdrukken. Als projectmanager hebt u mogelijk weinig controle over het productbereik.

  • Het projectbereik omvat al het projectwerk dat wordt uitgevoerd om het gewenste resultaat te produceren dat in het productbereik wordt beschreven. Als projectmanager hebt u gewoonlijk ten minste enige controle over het projectbereik. U kunt bijvoorbeeld de codes voor een aantal gewenste resultaten niet controleren.

Gewoonlijk past u het bereik aan wanneer het een probleem is de einddatum te halen of binnen het budget te blijven. U kunt het bereik beperken om de einddatum te halen of om de kosten te verlagen. U kunt het bereik ook uitbreiden als er extra tijd of geld beschikbaar is.

Het wijzigen van het bereik betreft gewoonlijk het wijzigen van het aantal taken of de duur van taken. Het bereik is nauw gerelateerd aan kwaliteit. Wanneer u het bereik uitbreidt, hebt u de mogelijkheid de kwaliteit te vergroten. Wanneer u het bereik beperkt, moet u misschien de kwaliteitsstandaard verlagen.

Een beperkter bereik kan resulteren in lagere kosten en een vroegere einddatum. Een uitbreiding van het bereik kan resulteren in hogere kosten en een latere einddatum. Als u bijvoorbeeld een reeks taken verwijdert die als optioneel werden beschouwd, hebt u niet zoveel resources nodig, wat leidt tot kostenbesparingen. Als u echter het bereik uitbreidt door meer tijd aan een reeks taken toe te voegen, kan het zijn dat het gewijzigde bereik van invloed is op de planning van taken op het kritieke pad en dat de einddatum nu twee weken later valt.

Meer informatie over het optimaliseren van de planning met behulp van het projectstappenplan.

Wat heeft kwaliteit te maken met de projectdriehoek?

Kwaliteit bevindt zich in het midden van de projectdriehoek. Kwaliteit beïnvloedt elke zijde van de driehoek en elke wijziging die u in een van de zijden van de driehoek aanbrengt, heeft waarschijnlijk invloed op de kwaliteit. Kwaliteit vormt geen direct onderdeel van de driehoek, maar is het resultaat van wat u doet met tijd, geld en bereik.

Projectdriehoek met kwaliteit

Als u bijvoorbeeld extra tijd in de planning hebt, kunt u misschien het bereik uitbreiden door taken toe te voegen en de duur van taken te verlengen. Met deze extra tijd en het uitgebreide bereik kunt u een hoger kwaliteitsniveau bereiken in het project en de eindproducten.

Of als u kosten moet besparen om binnen het budget te blijven, moet u misschien het bereik beperken door taken te schrappen en de duur van taken te verkorten. Met een beperkt bereik kunnen er minder mogelijkheden zijn om een bepaald kwaliteitsniveau te bereiken, zodat de noodzakelijke kostenbesparing leidt tot mindere kwaliteit.

Meer informatie over het beheren van de projectdriehoek:    

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×