Office
Aanmelden

Een workflow gebruiken om de goedkeuringen van inhoud te beheren voor een bibliotheek

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

U kunt een werkstroom goedkeuring van inhoud (ook wel toezicht genoemd) in bibliotheken voor welke goedkeuring van inhoud vereist is en primaire en secundaire versies is ingeschakeld. Wanneer u met een werkstroom voor het beheren van het proces voor goedkeuring van inhoud, blijven de secundaire versies van een document status in behandeling totdat ze worden goedgekeurd of geweigerd binnen de werkstroom. Als u een secundaire versie is goedgekeurd door een werkstroom, de status ervan is gewijzigd van in behandeling in goedgekeurden deze wordt gepubliceerd als een primaire versie en wordt weergegeven voor iedereen met machtigingen voor het weergeven van de bibliotheek. Als een secundaire versie is geweigerd door een werkstroom, de status ervan is gewijzigd van in behandeling in geweigerd en een secundaire versie die is alleen zichtbaar voor personen die gemachtigd zijn om weer te geven van secundaire versies in de bibliotheek blijft. Een werkstroom goedkeuring van inhoud worden automatisch gestart wanneer auteurs een secundaire versie als een primaire versie inchecken of wanneer ze de opdracht primaire versie publiceren voor een document selecteren. U kunt er ook voor kiezen om gebruikers met specifieke machtigingen om de werkstroom goedkeuring van inhoud handmatig starten te verlenen.

Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het goedkeuren van inhoud en het bijhouden van versies.

In de volgende secties wordt beschreven welke stappen u moet nemen om een workflow te maken voor de goedkeuring van inhoud in een bibliotheek.

In dit artikel

Stap 1: Goedkeuring van inhoud voor de bibliotheek inschakelen

Stap 2: Primaire en secundaire versies voor de bibliotheek inschakelen

Stap 3: Een werkstroom voor het instellen voor het beheren van goedkeuring van inhoud voor een bibliotheek

Naar boven

Stap 1: Het goedkeuren van inhoud inschakelen en de beveiliging van conceptitems definiëren in een bibliotheek

Bij het opzetten van een bibliotheek kunt u aangeven of de documenten die in de bibliotheek worden opgeslagen eerst moeten worden goedgekeurd.

Wanneer goedkeuring van inhoud vereist voor een bibliotheek is, blijft een document dat is gewijzigd in behandeling, totdat deze is goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe is gemachtigd goed te keuren. Deze status goedgekeurd in de bibliotheek is toegewezen als het bestand is goedgekeurd, en voor iedereen met machtigingen voor het weergeven van de bibliotheek wordt weergegeven. Als het bestand is geweigerd, wordt de status ervan is gewijzigd in geweigerd en blijft alleen zichtbaar voor de auteur van het document en voor mensen die gemachtigd om lijsten te beheren.

Een document in behandeling is standaard alleen zichtbaar voor de auteur en voor personen die zijn gemachtigd lijsten te beheren, maar u kunt aangeven of andere groepen gebruikers het document mogen bekijken.

  1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de werkbalk Snel starten op de naam van de documentbibliotheek.

    Als de naam van de bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en klikt u vervolgens op de naam van de bibliotheek.

    1. Klik in het menu Instellingen menuafbeelding op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versies.

  3. Klik in de sectie Goedkeuring van inhoud onder Goedkeuring van inhoud vereisen voor verzonden items? op Ja.

  4. Selecteer in de sectie Beveiliging van conceptitems onder Wie mogen conceptitems in deze documentbibliotheek zien? de optie Alleen gebruikers die items kunnen goedkeuren (en de maker van het item).

    Opmerking: Als u de instellingen voor het bijhouden van versies in deze bibliotheek nog niet hebt bijgewerkt, wordt deze optie automatisch geselecteerd wanneer u goedkeuring van inhoud verplicht stelt.

  5. Klik op OK.

Naar boven

Stap 2: Primaire en secundaire versies inschakelen voor de bibliotheek

U moet primaire en secundaire versies voor de bibliotheek inschakelen voordat u goedkeuring van inhoud kunt beheren via een workflow.

  1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de werkbalk Snel starten op de naam van de documentbibliotheek.

    Als de naam van de bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en klikt u vervolgens op de naam van de bibliotheek.

    1. Klik in het menu Instellingen menuafbeelding op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versies.

  3. Klik in de sectie Versiegeschiedenis van document op Primaire en secundaire (concept)versies maken.

  4. Klik op OK.

Naar boven

Stap 3: Een workflow instellen om goedkeuring van inhoud voor een bibliotheek te beheren

De vooraf gedefinieerde workflow Goedkeuring die beschikbaar is in Microsoft Office SharePoint Server 2007 kan worden gebruikt om de goedkeuring van inhoud voor een bibliotheek te beheren. Uw organisatie kan ook een aangepaste workflow ontwikkelen en implementeren om de goedkeuring van inhoud te beheren.

Wanneer u een werkstroom voor het beheren van goedkeuring van inhoud in een bibliotheek gebruikt, wordt de werkstroom goedkeuring van inhoud gestart wanneer gebruikers een document als een primaire versie inchecken, of wanneer ze de opdracht primaire versie publiceren voor een document selecteren. Terwijl de werkstroom uitgevoerd wordt, blijft het document een secundaire versie met de status in behandeling. Als het document is goedgekeurd via de werkstroom goedkeuring van inhoud, de status ervan is gewijzigd in goedgekeurden het document wordt gepubliceerd als een primaire versie, waardoor u deze zichtbaar voor iedereen met machtigingen voor het weergeven van documenten in de bibliotheek. Als het document is geweigerd door de werkstroom goedkeuring van inhoud, de status ervan is gewijzigd in geweigerden een secundaire versie die is alleen zichtbaar voor de auteur van het document en gebruikers die gemachtigd zijn voor het beheren van lijsten blijft.

Opmerking: Aan een bibliotheek kan slechts één workflow voor het goedkeuren van inhoud worden toegewezen, die automatisch wordt gestart wanneer een auteur een document incheckt als primaire versie of wanneer deze auteur de opdracht Primaire versie publiceren voor een document selecteert.

  1. Open de bibliotheek waaraan u een workflow wilt toevoegen.

    1. Klik in het menu Instellingen menuafbeelding op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      In een documentbibliotheek klikt u bijvoorbeeld op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

    Notities: 

    • De opdracht Workflowinstellingen wordt alleen weergegeven als er workflows zijn geactiveerd voor de siteverzameling.

    • Als er al workflows zijn toegevoegd aan deze bibliotheek, gaat u verder met de pagina Workflowinstellingen wijzigen, waar u op Workflow toevoegen klikt om naar de pagina Workflow toevoegen te gaan. Als er nog geen workflows zijn toegevoegd aan de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype, gaat u direct naar de pagina Workflow toevoegen.

  3. Op de pagina Workflow toevoegen klikt u in de sectie Workflow op de naam van de workflowsjabloon die u wilt gebruiken om de goedkeuring van inhoud te beheren.

    Als u gebruik wilt maken van de vooraf gedefinieerde workflow Goedkeuring die beschikbaar is in Office SharePoint Server 2007, klikt u op de workflowsjabloon Goedkeuring.

  4. Typ een unieke naam voor de workflow in de sectie Naam.

    1. Geef in de sectie Takenlijst een takenlijst voor gebruik bij deze workflow op.

      Notities: 

      • U kunt de standaardlijst, Taken, gebruiken of een nieuwe lijst maken. Als u de standaardlijst Taken gebruikt, kunnen deelnemers van de workflow hun workflowtaken moeiteloos terugvinden en weergeven via de weergave Mijn taken van de lijst Taken.

      • Als geheime of vertrouwelijke gegevens deel uitmaken van de taken voor deze workflow en u deze niet in de algemene lijst Taken wilt opslaan, maakt u een nieuwe takenlijst.

      • Als in uw organisatie een groot aantal workflows wordt uitgevoerd of als de workflows uit een groot aantal taken bestaan, doet u er goed aan een nieuwe takenlijst te maken. In dit geval kan het verstandig zijn voor elke workflow een takenlijst te maken.

  5. Selecteer in de sectie Geschiedenisoverzicht het geschiedenisoverzicht dat bij deze workflow moet worden gebruikt. Het geschiedenisoverzicht geeft alle gebeurtenissen weer die zich voordoen tijdens elk exemplaar van de workflow.

    Opmerking: U kunt het standaardgeschiedenisoverzicht (Overzicht) gebruiken of een nieuw overzicht maken. Als uw organisatie veel workflows heeft, is het handig om een afzonderlijk geschiedenisoverzicht te maken voor elke workflow.

  6. Schakel in de sectie Startopties het selectievakje Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie in.

    Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar als het bijhouden van primaire en secundaire versies is ingeschakeld voor de bibliotheek en als de geselecteerde workflowsjabloon kan worden gebruikt voor het goedkeuren van inhoud.

  7. Als u toestaan dat de werkstroom handmatig wordt gestart wilt, schakelt u het selectievakje van de werkstroom handmatig wordt gestart wanneer een geverifieerde gebruiker met de machtiging Items bewerken toestaan . Selecteer de Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om de werkstroom te starten selectievakje in als u wilt vereisen extra machtigingen om de werkstroom te starten.

  8. Als er nog andere aanpassingsopties beschikbaar zijn voor de workflow, klikt u op Volgende en geeft u op de pagina Aanpassen aan welke opties u wilt gebruiken voor de workflow.

    Als u de vooraf gedefinieerde goedkeuringswerkstroom die beschikbaar is in Office SharePoint Server 2007gebruikt, raadpleegt u een goedkeuringswerkstroom gebruiken voor meer informatie over het aanpassen van de werkstroom.

  9. Klik op OK als er geen aanvullende aanpassingsopties beschikbaar zijn voor de workflow.

    Notities: 

    • De workflow voor de goedkeuring van inhoud wordt automatisch gestart zodra een auteur een concept incheckt als primaire versie, of wanneer de opdracht Primaire versie publiceren wordt gebruikt voor een document.

    • Personen die zijn gemachtigd om een document direct goed te keuren kunnen de eigenschappen van dat document direct bewerken in de bibliotheek. Als een document op deze manier wordt goedgekeurd of afgekeurd, wordt de workflow automatisch beëindigd.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×