Een workflow gebruiken om de goedkeuringen van inhoud te beheren voor een bibliotheek

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

U kunt een workflow gebruiken om de goedkeuringen van inhoud (ook wel toezicht genoemd) te beheren in bibliotheken waar de goedkeuring van inhoud verplicht is en waar het bijhouden van primaire en secundaire versies is ingeschakeld. Wanneer u een workflow gebruikt om het proces van goedkeuring van inhoud te beheren, krijgen de secundaire versies van een document de status in behandeling binnen de workflow, totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd. Zodra een secundaire versie wordt goedgekeurd, wordt de status in de workflow gewijzigd van In behandeling in Goedgekeurd. Deze versie wordt dan gepubliceerd als primaire versie die zichtbaar is voor iedereen die is gemachtigd de bibliotheek te raadplegen. Als een secundaire versie wordt afgekeurd, wordt de status in de workflow gewijzigd van In behandeling in Afgekeurd. Deze versie blijft dan een secundaire versie die alleen zichtbaar is voor degenen die zijn gemachtigd secundaire versies te bekijken in de bibliotheek. Een workflow voor de goedkeuring van inhoud wordt automatisch gestart, zodra een auteur een secundaire versie incheckt als primaire versie, of wanneer de opdracht Primaire versie publiceren wordt gebruikt voor een document. U kunt ook aangeven dat bepaalde gebruikers met specifieke machtigingen de workflow voor de goedkeuring van inhoud handmatig mogen starten.

Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het goedkeuren van inhoud en het bijhouden van versies.

In de volgende secties wordt beschreven welke stappen u moet nemen om een workflow te maken voor de goedkeuring van inhoud in een bibliotheek.

In dit artikel

Stap 1: Goedkeuring van inhoud inschakelen en beveiliging van conceptitems voor de bibliotheek instellen

Stap 2: Primaire en secundaire versies voor de bibliotheek inschakelen

Stap 3: Een werkstroom voor het instellen voor het beheren van goedkeuring van inhoud voor een bibliotheek

Naar boven

Stap 1: Het goedkeuren van inhoud inschakelen en de beveiliging van conceptitems definiëren in een bibliotheek

Bij het opzetten van een bibliotheek kunt u aangeven of de documenten die in de bibliotheek worden opgeslagen eerst moeten worden goedgekeurd.

Wanneer goedkeuring van inhoud is vereist voor een bibliotheek, moet een gewijzigd document eerst worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand met de juiste machtiging. Zolang dit niet het geval is, heeft het document de status in behandeling. Zodra het bestand is goedgekeurd, krijgt het de status Goedgekeurd in de bibliotheek en kan het worden bekeken door iedereen die is gemachtigd om de bibliotheek te raadplegen. Als het bestand wordt geweigerd, krijgt het de status Afgekeurd. Het is dan alleen zichtbaar voor de auteur van het document en degenen die zijn gemachtigd lijsten te beheren.

Een document in behandeling is standaard alleen zichtbaar voor de auteur en voor personen die zijn gemachtigd lijsten te beheren, maar u kunt aangeven of andere groepen gebruikers het document mogen bekijken.

  1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de werkbalk Snel starten op de naam van de documentbibliotheek.

    Als de naam van de bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en klikt u vervolgens op de naam van de bibliotheek.

    1. Klik in het menu Instellingen menuafbeelding op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versies.

  3. Ga naar de sectie Goedkeuring van inhoud en klik onder Goedkeuring van inhoud vereisen voor verzonden items op Ja.

  4. Selecteer in de sectie Beveiliging van conceptitems onder Wie mogen conceptitems in deze documentbibliotheek zien? de optie Alleen gebruikers die items kunnen goedkeuren (en de maker van het item).

    Opmerking: Als u de instellingen voor het bijhouden van versies in deze bibliotheek nog niet hebt bijgewerkt, wordt deze optie automatisch geselecteerd wanneer u goedkeuring van inhoud verplicht stelt.

  5. Klik op OK.

Naar boven

Stap 2: Het bijhouden van primaire en secundaire versies inschakelen in een bibliotheek

U kunt een workflow voor de goedkeuring van inhoud alleen opzetten als het bijhouden van primaire en secundaire versies in de bibliotheek is ingeschakeld.

  1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de werkbalk Snel starten op de naam van de documentbibliotheek.

    Als de naam van de bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en klikt u vervolgens op de naam van de bibliotheek.

    1. Klik in het menu Instellingen menuafbeelding op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versies.

  3. Klik in de sectie Versiegeschiedenis van document op Primaire en secundaire (concept)versies maken.

  4. Klik op OK.

Naar boven

Stap 3: Een workflow voor de goedkeuring van inhoud opzetten in een bibliotheek

De sites van Windows SharePoint Services 3.0 bevatten geen van te voren gedefinieerde workflows voor het beheer van goedkeuringen voor inhoud. Als u toch workflows wilt gebruiken om de goedkeuringen van inhoud in een bibliotheek te beheren, moet uw organisatie een specifieke, aangepaste workflow opzetten en implementeren.

Als u een workflow voor de goedkeuring van inhoud gebruikt in een bibliotheek, wordt deze automatisch gestart zodra een gebruiker een document incheckt als primaire versie, of wanneer de opdracht Primaire versie publiceren wordt gebruikt voor een document. Tijdens de workflow blijft een document een secundaire versie met de status In behandeling totdat het wordt goedgekeurd of afgekeurd. Zodra het document wordt goedgekeurd, wordt de status in de workflow gewijzigd in Goedgekeurd, waarna deze versie als primaire versie wordt gepubliceerd en zichtbaar is voor iedereen die is gemachtigd de documenten in de bibliotheek te raadplegen. Als het document wordt afgekeurd, wordt de status in de workflow gewijzigd in Afgekeurd en blijft het een secundaire versie die alleen zichtbaar is voor de auteur en gebruikers die zijn gemachtigd lijsten te beheren.

Opmerking: Er kan slechts één workflow voor de goedkeuring van inhoud zijn die automatisch wordt gestart wanneer auteurs documenten als primaire versie inchecken in de bibliotheek of wanneer ze de opdracht Primaire versie publiceren selecteren voor een document.

  1. Open de bibliotheek waaraan u een workflow wilt toevoegen

    1. Klik in het menu Instellingen menuafbeelding op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      In een documentbibliotheek klikt u bijvoorbeeld op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

    Notities: 

    • De opdracht Workflowinstellingen wordt alleen weergegeven als er workflows zijn geactiveerd voor de siteverzameling.

    • Als er al workflows zijn toegevoegd aan deze bibliotheek, gaat u verder met de pagina Workflowinstellingen wijzigen, waar u op Workflow toevoegen klikt om naar de pagina Workflow toevoegen te gaan. Als er nog geen workflows zijn toegevoegd aan de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype, gaat u direct naar de pagina Workflow toevoegen.

  3. Klik op de pagina Workflow toevoegen in de sectie Workflow op de naam van de workflowsjabloon die u wilt gebruiken om de goedkeuringen van inhoud te beheren.

  4. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de workflow

  5. Geef in de sectie Lijst met taken een lijst met taken op die u in deze workflow wilt gebruiken.

    Notities: 

    • U kunt de standaardlijst, Taken, gebruiken of een nieuwe lijst maken. Als u de standaardlijst Taken gebruikt, kunnen deelnemers van de workflow hun workflowtaken moeiteloos terugvinden en weergeven via de weergave Mijn taken van de lijst Taken.

    • U kunt een nieuwe takenlijst maken als voor de taken van deze workflow gevoelige of vertrouwelijke gegevens nodig zijn die u niet in de algemene lijst met Taken wilt opnemen.

    • U kunt een nieuwe takenlijst maken als uw organisatie talrijke workflows heeft of als de workflows velerlei taken omvatten. In dat geval kunt u een afzonderlijke takenlijst maken voor elke workflow.

  6. Selecteer in de sectie Geschiedenisoverzicht een geschiedenisoverzicht dat u voor deze workflow wilt gebruiken. In het geschiedenisoverzicht worden alle gebeurtenissen weergegeven die plaatsvinden tijdens elke instantie van de workflow.

    Opmerking: U kunt het standaardgeschiedenisoverzicht (Overzicht) gebruiken of een nieuw overzicht maken. Als uw organisatie veel workflows heeft, is het handig om een afzonderlijk geschiedenisoverzicht te maken voor elke workflow.

  7. Schakel in de sectie Startopties het selectievakje Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie in.

    Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar als het bijhouden van primaire en secundaire versies is ingeschakeld voor de bibliotheek en als de geselecteerde workflowsjabloon kan worden gebruikt voor het goedkeuren van inhoud.

  8. Als u wilt toestaan dat de workflow handmatig wordt gestart, schakelt u het selectievakje Deze workflow mag handmatig worden gestart door een geverifieerde gebruiker met machtigingen voor het bewerken van items in. Schakel het vakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om de workflow te starten als u aanvullende machtigingen wilt vereisen om de workflow te starten.

  9. Als er nog andere aanpassingsopties beschikbaar zijn voor de workflow, klikt u op Volgende en geeft u op de pagina Aanpassen aan welke opties u wilt gebruiken voor de workflow.

  10. Klik op OK als er geen aanvullende aanpassingsopties beschikbaar zijn voor de workflow.

    Notities: 

    • De workflow voor de goedkeuring van inhoud wordt automatisch gestart zodra een auteur een concept incheckt als primaire versie, of wanneer de opdracht Primaire versie publiceren wordt gebruikt voor een document.

    • Personen die zijn gemachtigd om een document direct goed te keuren kunnen de eigenschappen van dat document direct bewerken in de bibliotheek. Als een document op deze manier wordt goedgekeurd of afgekeurd, wordt de workflow automatisch beëindigd.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×