Een vertaalbeheerworkflow gebruiken

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

De workflow Vertaalbeheer maakt kopieën van een brondocument in een vertaalbeheerbibliotheek en verzendt ze ter vertaling naar aangewezen vertalers. De workflow Vertaalbeheer is alleen beschikbaar voor vertaalbeheerbibliotheken.

In dit artikel

Hoe werkt een werkstroom Vertaalbeheer?

Een werkstroom Vertaalbeheer toevoegen aan een vertaalbeheerbibliotheek

Een lijst met vertalers voor gebruik met een werkstroom Vertaalbeheer aanpassen

Een werkstroom voor het beheer van vertaling starten

Een taak van de werkstroom Vertaalbeheer voltooien

Hoe werkt een vertaalbeheerworkflow?

De werkstroom Vertaalbeheer is zo ontworpen dat organisaties die de handmatige vertaling van documenten beheren door te beheren en bijhouden van de toewijzing van vertaling taken. Deze werkstroom is alleen beschikbaar voor bibliotheken Vertaalbeheer. Zie voor meer informatie over Vertaalbeheer bibliotheken, een vertaalbeheerbibliotheek maken.

De vertaalbeheerworkflow werkt met een vertalerslijst waarin de persoon wordt vermeld die verantwoordelijk is voor het vertalen van documenten in een bepaalde taal. De workflow kan zo worden geconfigureerd dat deze handmatig of automatisch wordt gestart voor een brondocument.

Wanneer de workflow Vertaalbeheer wordt gestart voor een brondocument, wordt er een kopie van het brondocument gemaakt voor iedere vertaler die in de vertalerslijst wordt vermeld voor de taal van het brondocument. Door de workflow wordt tevens de juiste taaleigenschap voor elk tijdelijk document ingesteld en wordt een relatie aangebracht tussen het tijdelijke document en het brondocument. Vervolgens wordt door de workflow aan iedere vertaler een vertaaltaak toegewezen, waarna de workflowdeelnemers een e-mailbericht ontvangen over hun specifieke workflowtaken.

Nadat een vertaler een vertaaltaak heeft voltooid, markeert hij of zij de taak als voltooid. Wanneer alle vertaaltaken in een workflow zijn voltooid, wordt de workflow gemarkeerd als voltooid.

De workflow kan zo worden geconfigureerd dat deze automatisch eindigt en alle onvoltooide vertaaltaken annuleert als het brondocument verandert terwijl de workflow wordt uitgevoerd.

Naar boven

Een vertaalbeheerworkflow toevoegen aan een vertaalbeheerbibliotheek

U kunt een vertaalbeheerworkflow toevoegen aan een vertaalbeheerbibliotheek op het moment dat u de bibliotheek maakt. U kunt echter ook op elk moment een vertaalbeheerworkflow toevoegen aan een bestaande vertaalbeheerbibliotheek.

Een nieuwe vertaalbeheerbibliotheek maken met een vertaalbeheerworkflow

Het is mogelijk om een vertaalbeheerbibliotheek te maken en er tegelijkertijd een vertaalbeheerworkflow aan toe te voegen. U hebt de machtiging Lijsten beheren nodig om een vertaalbeheerbibliotheek voor een site te kunnen maken.

Een vertaalbeheerbibliotheek maken

  1. Klik op de werkbalk Snel starten op Alle site-inhoud weergeven en klik vervolgens op Maken.

  2. Klik onder Bibliotheken op Vertaalbeheerbibliotheek.

    1. Typ in het vak Naam een naam voor de bibliotheek. De bibliotheeknaam is vereist.

      De naam die boven aan de bibliotheekpagina wordt weergegeven, gaat deel uitmaken van het adres van de bibliotheekpagina en wordt weergegeven in de navigatiehulpmiddelen waarmee gebruikers de bibliotheek kunnen opzoeken en openen.

    1. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de bibliotheek. De beschrijving is optioneel.

      De beschrijving wordt boven aan de bibliotheekpagina onder de naam van de bibliotheek weergegeven. Als u van plan bent de bibliotheek open te stellen voor inhoud die per e-mail wordt verzonden, kunt u het e-mailadres van de bibliotheek aan de beschrijving toevoegen, zodat anderen de bibliotheek gemakkelijk kunnen vinden.

  3. Als u een koppeling naar deze bibliotheek wilt toevoegen aan de werkbalk Snel starten, moet Ja zijn geselecteerd in de sectie Navigatie.

  4. Als u telkens een versie wilt maken als een bestand in de bibliotheek wordt ingecheckt, klikt u bij Versiegeschiedenis van document op Ja.

    U kunt later kiezen of u zowel primaire als secundaire versies wilt opslaan en hoeveel exemplaren u van elk van deze versies wilt bijhouden.

  5. Ga in de sectie Documentsjabloon naar de lijst en klik op het type standaardbestand dat u als sjabloon wilt gebruiken voor bestanden die in de bibliotheek worden gemaakt.

  6. Klik in de sectie Vertaalbeheerworkflow op Ja om een vertaalbeheerworkflow aan de bibliotheek toe te voegen.

  7. Klik op Volgende om de vertaalbeheerworkflow te configureren.

De vertaalbeheerworkflow configureren

  1. Ga op de pagina Workflow toevoegen naar de sectie Naam en typ een unieke naam voor deze workflow als u de standaardwaarde Vertaalbeheer wilt wijzigen.

  2. Selecteer in de sectie Takenlijst de takenlijst die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken.

    • U kunt de standaardtakenlijst gebruiken, maar ook zelf een nieuwe lijst maken. Als u de standaardtakenlijst gebruikt, kunnen deelnemers aan de workflow hun workflowtaken in de weergave Mijn taken in de takenlijst eenvoudig zoeken en bekijken.

    • Maak een nieuwe takenlijst als bij de taken voor deze workflow gevoelige of vertrouwelijke gegevens betrokken zijn die u buiten de algemene takenlijst wilt houden.

    • Maak een nieuwe takenlijst als binnen uw organisatie een groot aantal workflows wordt gebruikt of als de workflows een groot aantal taken omvatten. In dergelijke gevallen wilt u mogelijk voor elke workflow een afzonderlijke takenlijst maken.

  3. Selecteer in de sectie Geschiedenislijst de geschiedenislijst die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken. De geschiedenislijst bevat alle gebeurtenissen die tijdens de diverse workflowinstanties hebben plaatsgevonden.

    U kunt de standaardgeschiedenislijst gebruiken, maar ook zelf een nieuwe lijst maken. Als binnen uw organisatie een groot aantal workflows wordt gebruikt, wilt u mogelijk voor elke workflow een afzonderlijke geschiedenislijst maken.

  4. Geef in de sectie Startopties op hoe, wanneer en door wie een workflow kan worden gestart.

    • Het is mogelijk dat bepaalde opties niet beschikbaar zijn als deze niet worden ondersteund door de workflowsjabloon die u hebt geselecteerd.

    • De optie Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie is uitsluitend beschikbaar als ondersteuning voor primaire en secundaire versies voor de bibliotheek is ingeschakeld en als de geselecteerde workflowsjabloon voor de goedkeuring van inhoud kan worden gebruikt.

  5. Klik op Volgende.

  6. Voer in de sectie Lijst met talen en vertalers een van de volgende handelingen uit:

    • Als u wilt dat vertaaltaken door de workflow op basis van een bestaande lijst met vertalers worden toegewezen, klikt u op Gebruik een bestaande lijst met talen en vertalers van de site en selecteert u de lijst die u wilt gebruiken.

      Opmerking: Deze optie is uitsluitend beschikbaar als er al een lijst met vertalers voor uw site bestaat.

    • Als u een nieuwe lijst met talen en vertalers wilt maken die u in combinatie met instanties van de workflow gebruikt, klikt u op Een nieuwe lijst met talen en vertalers voor deze workflow maken. Typ een unieke naam voor de lijst in het vak Lijstnaam en schakel het selectievakje De nieuwe lijst met vertalers in een apart venster openen in als u namen aan de nieuwe lijst met vertalers wilt gaan toevoegen zodra u de aanpassing van de workflow hebt voltooid.

  7. Geef in de sectie Einddatum het bereik met dagen op waarin workflowtaken moeten zijn voltooid voor workflows die automatisch worden gestart.

    De optie waarmee u een einddatum instelt, is uitsluitend beschikbaar als de workflow automatisch wordt gestart zodra er documenten in de bibliotheek worden gemaakt of gewijzigd.

  8. Schakel in de sectie De workflow voltooien het selectievakje Als het brondocument is gewijzigd in als u wilt dat de workflow wordt voltooid zodra alle taken zijn voltooid of zodra het brondocument voor de vertaling wordt gewijzigd.

    Als u dit selectievakje niet inschakelt, wordt de workflow voltooid zodra alle vertaaltaken zijn voltooid.

  9. Klik op OK.

  10. Als u voor deze workflow een nieuwe lijst met vertalers wilt maken en deze lijst in een nieuw venster wilt openen, wordt er een afzonderlijk venster geopend en kunt u namen aan de lijst toevoegen.

Naar boven

Een vertaalbeheerworkflow toevoegen aan een bestaande vertaalbeheerbibliotheek

U kunt op elk gewenst moment een vertaalbeheerworkflow toevoegen aan een bestaande vertaalbeheerbibliotheek. U zou meerdere vertaalbeheerworkflows aan één bibliotheek kunnen toevoegen als u verschillende vertalerslijsten voor verschillende brondocumenten in dezelfde bibliotheek wilt gebruiken of verschillende vertaalregels wilt toepassen voor verschillende brondocumenten.

  1. Open de vertaalbeheerbibliotheek waaraan u een nieuwe vertaalbeheerworkflow wilt toevoegen.

    1. Klik in het menu Instellingen menuafbeelding op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      In een documentbibliotheek klikt u bijvoorbeeld op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Machtigingen en beheer op Workflowinstellingen.

    Als er al workflows zijn toegevoegd aan deze lijst, deze bibliotheek of dit inhoudstype, leidt deze stap u rechtstreeks naar de pagina Workflowinstellingen wijzigen. Vervolgens moet u klikken op Workflow toevoegen om de pagina Workflow toevoegen te openen. Als er geen workflows zijn toegevoegd aan deze lijst, deze bibliotheek of dit inhoudstype, leidt deze stap u meteen naar de pagina Workflow toevoegen.

  3. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor deze workflow als u de standaardnaam Vertaalbeheer wilt wijzigen.

  4. Selecteer in de sectie Takenlijst de takenlijst die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken.

    • U kunt de standaardtakenlijst gebruiken, maar ook zelf een nieuwe lijst maken. Als u de standaardtakenlijst gebruikt, kunnen deelnemers aan de workflow hun workflowtaken in de weergave Mijn taken in de takenlijst eenvoudig zoeken en bekijken.

    • Maak een nieuwe takenlijst als bij de taken voor deze workflow gevoelige of vertrouwelijke gegevens betrokken zijn die u buiten de algemene takenlijst wilt houden.

    • Maak een nieuwe takenlijst als binnen uw organisatie een groot aantal workflows wordt gebruikt of als de workflows een groot aantal taken omvatten. In dergelijke gevallen wilt u mogelijk voor elke workflow een afzonderlijke takenlijst maken.

  5. Selecteer in de sectie Geschiedenislijst de geschiedenislijst die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken. De geschiedenislijst bevat alle gebeurtenissen die tijdens de diverse workflowinstanties hebben plaatsgevonden.

    U kunt de standaardgeschiedenislijst gebruiken, maar ook zelf een nieuwe lijst maken. Als binnen uw organisatie een groot aantal workflows wordt gebruikt, wilt u mogelijk voor elke workflow een afzonderlijke geschiedenislijst maken.

  6. Geef in de sectie Startopties op hoe, wanneer en door wie een workflow kan worden gestart.

    • Het is mogelijk dat bepaalde opties niet beschikbaar zijn als deze niet worden ondersteund door de workflowsjabloon die u hebt geselecteerd.

    • De optie Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie is uitsluitend beschikbaar als ondersteuning voor primaire en secundaire versies voor de bibliotheek is ingeschakeld en als de geselecteerde workflowsjabloon voor de goedkeuring van inhoud kan worden gebruikt.

  7. Klik op Volgende.

  8. Voer in de sectie Lijst met talen en vertalers een van de volgende handelingen uit:

    • Als u wilt dat vertaaltaken door de workflow op basis van een bestaande lijst met vertalers worden toegewezen, klikt u op Gebruik een bestaande lijst met talen en vertalers van de site en selecteert u de lijst die u wilt gebruiken.

    • Als u een nieuwe lijst met talen en vertalers wilt maken die u in combinatie met instanties van de workflow gebruikt, klikt u op Een nieuwe lijst met talen en vertalers voor deze workflow maken. Typ een unieke naam voor de lijst in het vak Lijstnaam en schakel het selectievakje De nieuwe lijst met vertalers in een apart venster openen in als u namen aan de nieuwe lijst met vertalers wilt gaan toevoegen zodra u de aanpassing van de workflow hebt voltooid.

  9. Geef in de sectie Einddatum het bereik met dagen op waarin workflowtaken moeten zijn voltooid voor workflows die automatisch worden gestart.

    De optie waarmee u een einddatum instelt, is uitsluitend beschikbaar als de workflow automatisch wordt gestart zodra er documenten in de bibliotheek worden gemaakt of gewijzigd.

  10. Schakel in de sectie De workflow voltooien het selectievakje Als het brondocument is gewijzigd in als u wilt dat de workflow wordt voltooid zodra alle taken zijn voltooid of zodra het brondocument voor de vertaling wordt gewijzigd.

    Als u dit selectievakje niet inschakelt, wordt de workflow voltooid zodra alle vertaaltaken zijn voltooid.

  11. Klik op OK.

  12. Als u voor deze workflow een nieuwe lijst met vertalers wilt maken en deze lijst in een nieuw venster wilt openen, wordt er een afzonderlijk venster geopend en kunt u namen aan de lijst toevoegen.

Naar boven

Een vertalerslijst aanpassen voor gebruik met een vertaalbeheerworkflow

Als u een vertaalworkflow start, maakt de workflow een kopie van het brondocument voor elk van de doeltalen die zijn opgegeven in de vertalerslijst voor de workflow. Vervolgens worden de vertaaltaken toegewezen aan de vertalers die voor die talen zijn opgegeven in de vertalerslijst. Als er meer dan één vertaler is opgegeven voor een bepaald type vertaling (bijvoorbeeld een vertaling van Engels naar Spaans), ontvangt elk van die vertalers een vertaaltaak.

  1. Open de vertalerslijst voor de workflow als deze nog niet is geopend.

    Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst.

  2. Klik op het menu Nieuw Menu Nieuw , op Nieuw Item.

  3. Selecteer in de sectie Vertaalt uit de oorspronkelijke taal van het brondocument van waaruit deze vertaler documenten uit de lijst vertaalt of klik op Geef uw eigen waarde op en typ de taal in het vak.

  4. Selecteer in de sectie Vertaalt naar de taal waarin deze vertaler documenten uit de lijst vertaalt of klik op Geef uw eigen waarde op en typ de taal in het vak.

  5. Typ in de sectie Vertaler de naam van de vertaler die dit type vertaling uitvoert of klik op de knop Bladeren om een naam te selecteren via de adreslijstservice.

  6. Klik op OK.

  7. Herhaal de stappen 2 tot en met 6 om aanvullende vertalers aan de lijst toe te voegen.

Naar boven

Een vertaalbeheerworkflow starten

Als een vertaalworkflow zo is geconfigureerd dat deze handmatig kan worden gestart, kunt u de workflow handmatig starten voor documenten in een vertaalbeheerworkflow. U moet ten minste over de machtiging Items bewerken beschikken om een workflow te kunnen starten. Voor sommige workflows moet u ook over de machtiging Lijsten beheren beschikken om de workflow voor een document te kunnen starten.

Opmerking: Als u er zeker van wilt zijn dat de deelnemers aan de werkstroom nadat u een werkstroom hebt gestart, e-mailmeldingen en herinneringen ontvangen omtrent hun werkstroomtaken, vraagt u uw serverbeheerder te controleren of e-mailmeldingen voor uw site zijn ingeschakeld.

  1. Open de vertaalbeheerbibliotheek met het document waarvoor u een workflow wilt starten.

  2. Wijs het document aan waarvoor u een workflow wilt starten, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Workflows.

  3. Klik onder Nieuwe workflow starten op de naam van de workflow die u wilt starten.

  4. Typ of selecteer onder Vertaling aanvragen in het vak Einddatum de datum waarop vertalingen moeten zijn voltooid.

  5. Typ het bericht dat u wilt toevoegen aan het vertaalverzoek.

  6. Klik op Verzenden.

    De workflow start direct. Er wordt een kopie van het brondocument gemaakt in elk van de doeltalen die in de vertalerslijst van de workflow zijn opgegeven. Tevens worden voor iedere vertaler in de vertalerslijst vertaaltaken gemaakt. Deze taken vereisen dat het brondocument wordt vertaald in de opgegeven taal. Als er meerdere vertalers zijn opgegeven voor een bepaald type vertaling (bijvoorbeeld een vertaling van Engels naar Spaans), ontvangt ieder van deze vertalers een vertaaltaak. Als de e-mailfunctionaliteit is ingeschakeld voor de desbetreffende site, ontvangen de workflowdeelnemers tevens een e-mailbericht over hun specifieke vertaaltaak.

Naar boven

Een taak in een vertaalbeheerworkflow voltooien

U moet twee dingen doen om een vertaalbeheerworkflow volledig te voltooien:

  • De vertaalde kopie van het brondocument opslaan in de vertaalbeheerbibliotheek.

  • De workflowtaak bewerken om aan te geven dat de status Voltooid is.

Aangezien het enige tijd kan duren om een document te vertalen, zou u het formulier voor de workflowtaak kunnen bewerken om uw voortgang met de vertaaltaak door te geven voordat u de taak helemaal voltooit.

  1. Open de takenlijst voor de site en selecteer de optie Mijn taken in het menu Weergave om de workflowtaak te zoeken.

    Als de workflow geen gebruik maakt van de standaardtakenlijst, is het mogelijk dat uw workflowtaak niet in de takenlijst is opgenomen. Als u uw workflowtaak wilt zoeken, gaat u naar de lijst of de bibliotheek waarin het workflowitem is opgeslagen. Wijs het gewenste item aan, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Workflows. Klik op de pagina Workflowstatus onder Actieve workflows op de naam van de workflow waarvan u een deelnemer bent. Klik onder Taken op uw workflowtaak.

  2. Wijs de naam aan van de taak die u wilt voltooien, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Item bewerken.

  3. Klik op de koppeling naar het document dat moet worden vertaald en klik op Openen.

  4. Het is aan te raden het document uit te checken terwijl u dit vertaalt. Klik op de Microsoft Office-knop, wijs Servertaken aan en klik op Uitchecken.

  5. Vertaal het document.

  6. Wanneer u het document hebt vertaald, klikt u op de Microsoft Office-knop en vervolgens op Opslaan.

  7. Klik op de Microsoft Office-knop, wijs Servertaken aan en klik op Inchecken.

  8. Selecteer de gewenste statuswaarde naast Wijzig de vertaalstatus in op het formulier voor de workflowtaak. Selecteer bijvoorbeeld In uitvoering of Voltooid.

  9. Klik op OK.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×