Een vergaderruimte zoeken

Wanneer u een vergaderverzoek maakt, is het handig de locatie voor de vergadering of gebeurtenis op te nemen. Met het adresboek kunt u een vergaderruimte zoeken.

Opmerking: Voor deze functie moet u gebruikmaken van een Microsoft Exchange Server 2007-account. De meeste privé-accounts maken geen gebruik van Microsoft Exchange. Zie de koppelingen in het gedeelte 'Zie ook' voor meer informatie over Microsoft Exchange-accounts en over het vaststellen met welke versie van Exchange uw account verbinding kan maken.

  1. Wijs Nieuw aan in het menu Bestand en klik op Vergaderverzoek.

    Sneltoets  Druk op Ctrl+Shift+Q om een nieuw vergaderverzoek te maken.

  2. Typ een beschrijving van de vergadering of gebeurtenis in het vak Onderwerp.

  3. Als u het adresboek wilt openen om de beschikbare ruimten te bekijken, klikt u naast het vak Locatie op Kamers. De knop Kamers in een vergaderverzoek

    Als de knop Kamers niet wordt weergegeven, hebt u mogelijk:

    • Een afspraak in plaats van een vergaderverzoek geopend.

    • Op Nieuw geklikt op de werkbalk in plaats van een vergaderverzoek te openen in het menu Bestand. Als u in de Agenda op Nieuw klikt in het menu Bestand, wordt standaard een afspraak geopend.

      In beide gevallen wordt de knop Kamers pas weergegeven als u minimaal één andere persoon toevoegt. Hierdoor wordt de afspraak omgezet in een vergaderverzoek. Als u een afspraak wilt wijzigen in een vergaderverzoek, klikt u op het tabblad Afspraak in de groep Weergeven op Planningsassistent.

  4. Voltooi het vergaderverzoek en verzend het.

    Hoe?

    1. Klik in de lijsten Begintijd en Eindtijd op de begin- en eindtijd voor de vergadering. Schakel het selectievakje Duurt hele dag in als de vergadering de hele dag duurt.

      Een gebeurtenis die de hele dag duurt, is een gebeurtenis van 24 uur van middernacht tot middernacht.

      Opmerking: Standaard wordt de huidige tijdzone-instelling op uw computer gebruikt om vergaderingen te plannen. Als u vergaderingen wilt plannen op basis van een andere tijdzone, klikt u op het tabblad Vergadering in de groep Opties op Tijdzones.

    2. Typ de informatie die u wilt delen met de geadresseerden, voeg bestanden bij of maak een site met vergaderwerkruimten.

      Zie Inleiding tot vergaderwerkruimten voor meer informatie over vergaderwerkruimten.

    3. Klik op het tabblad Vergadering in de groep Weergeven op Planningsassistent.

      Met de planningsassistent kunt u de geschikste tijd voor de vergadering zoeken.

    4. Klik op Deelnemers toevoegen.

    5. Typ in het dialoogvenster Genodigden en resources selecteren in het vak Zoeken de naam van de persoon of resource die u voor de vergadering wilt uitnodigen en klik op Ga naar.

    6. Selecteer de naam in de lijst met zoekresultaten. Klik op Vereist, Optioneel of Resources en klik op OK.

      Deelnemers die Vereist en Optioneel zijn, worden weergegeven in het vak Aan op het tabblad Vergadering en Resources worden weergegeven in het vak Locatie.

      In de planningsassistent wordt een raster met de beschikbaarheidsinfo van de genodigden weergegeven. Een groene verticale lijn geeft het begin van de vergadering aan. Een verticale rode lijn geeft het einde van de vergadering aan.

      Beschikbaarheidsoverzicht

      In het deelvenster Voorgestelde tijden vindt u de beste tijd voor de vergadering. Dit is de tijd waarop de meeste genodigden beschikbaar zijn. De beste tijd voor de vergadering wordt boven in het deelvenster weergegeven. Als u een van de voorgestelde tijden wilt selecteren, klikt u op de voorgestelde tijd in het deelvenster Voorgestelde tijden. U kunt ook handmatig een tijd selecteren in het raster met beschikbaarheidsinfo.

      Het deelvenster Voorgestelde tijden

    7. Als u de vergadering wilt herhalen, klikt u op het tabblad Vergadering in de groep Opties op Terugkeerpatroon, selecteert u het terugkeerpatroon en klikt u op OK.

      Wanneer u een terugkeerpatroon aan een vergaderverzoek toevoegt, verandert het tabblad Vergadering in Terugkerende vergadering.

    8. Klik op het tabblad Vergadering in de groep Weergeven op Afspraak.

    9. Klik op Verzenden.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×