Een vergadering plannen met anderen

Een vergadering plannen met anderen

U kunt een vergaderverzoek verzenden naar een of meer personen. Outlook spoort in welke de aanvraag wordt geaccepteerd en reserveert de tijd in uw agenda voor de vergadering. Wanneer u een vergaderverzoek maakt, kunt u bijlagen toevoegen, een locatie instellen en de planningsassistent gebruiken om de beste tijd voor de vergadering te kiezen.

Een vergadering plannen

  1. Maak een vergaderverzoek op een van de volgende manieren:

    • Selecteer in het postvak in nieuwe Items > vergadering of gebruik de sneltoets CTRL + SHIFT + Q.

      Als u een vergadering wilt plannen, kiest u op het tabblad Start in de groep Nieuw achtereenvolgens Nieuwe items en Vergadering.

    • Selecteer in de agenda nieuwe vergadering of gebruik de sneltoets CTRL + SHIFT + Q.

      Opdracht Nieuwe vergadering op het lint

    • Selecteer in een e-mailbericht in het postvak in de knop beantwoorden met vergadering .

      Selecteer in een e-mailbericht de optie beantwoorden met vergadering.
  2. Deelnemers toevoegen op een van de volgende twee manieren:

    • Voeg de deelnemers toe aan de regel aan van het vergaderverzoek en ga verder met stap 4.

    • Als u een Office 365-of een Exchange-account gebruikt, kunt u de Planningsassistent gebruiken om planningen van deelnemers te zien.

  3. Klik in de Planningsassistentop het vak onder uw naam en typ de naam of het e-mailadres van een genodigde of klik op de knop deelnemers toevoegen om uw adresboek te openen.

    Klik op het pictogram naast de naam van de deelnemer in de Planningsassistent om een specifieke deelnemer te markeren als een vereiste attendee ,optionele deelnemerof een resource. Wanneer u de naam van een attendee begint te typen, krijgt Outlook suggesties voor u op basis van de personen met wie u bent ontmoet of onlangs een e-mail verzonden. Kies een naam in de lijst om een deelnemer toe te voegen.

    U kunt deelnemers als vereist of optioneel markeren.
  4. Voeg een onderwerp toe voor de vergadering, de begintijd en de eindtijd en de locatie.

    In Outlook 2016 en Outlook voor Office 365 kunt u de naam van een locatie typen, bijvoorbeeld Fourth café of vergaderruimte 23, en in Outlook wordt gezocht naar locatie overeenkomsten. Selecteer een van de suggesties om deze locatie te kiezen of ga door met typen om een andere locatie in te voeren.

    Tip: Als u een Microsoft Exchange-account of een Office 365-e-mailaccount gebruikt, klikt u op Planningsassistenten vervolgens op ruimte zoeken om de beschikbaarheid te controleren en ruimten te reserveren. Zie voor meer informatie de planningsassistent en ruimte zoeken gebruiken voor vergaderingen in Outlook.

  5. Als u een bestand wilt toevoegen aan een vergaderverzoek, selecteert u in het menu Invoegen de optie bestandbijvoegen en kiest u vervolgens het bestand dat u wilt toevoegen.

  6. Als u de vergadering niet wilt instellen als terugkerende vergadering, klikt u op Verzenden. Zie anders een vergadering terugkerend maken.

Outlook Mobile samen met Outlook voor PC gebruiken voor extra functies. Als u Outlook voor IOSgebruikt, kan uw mobiele apparaat u herinneren wanneer u de afspraak moet afmaken.

Tijd inschakelen om te laten staan

  1. Selecteer in Outlook voor iOS de optie instellingen > tijd om af te sluiten.

  2. Selecteer een ondersteund account en gebruik vervolgens de schuifregelaar om tijd in te schakelen.

Opmerking: Te laat tijd is nog niet beschikbaar voor Outlook voor Android. Alleen Office 365, Outlook.com en bepaalde Gmail-accounts worden ondersteund.

Voorkomen dat deelnemers een vergadering doorsturen

Als u Office 365 gebruikt, kunt u voorkomen dat deelnemers aan een vergadering het vergaderverzoek doorsturen naar andere personen als u een vergaderverzoek gaat maken. Deze nieuwe optie is beschikbaar voor klanten met een maandelijks kanaal na een upgrade naar versie 1808.

  • Voordat u het vergaderverzoek verzendt, selecteert u antwoordopties > doorsturen toestaan om de mogelijkheid te schakelen dat deelnemers een vergaderverzoek doorsturen.

Zie doorsturen van een vergadering voorkomen voor meer informatie.

  1. Klik op Vergadering > Terugkeerpatroon.

    Opdracht Terugkeerpatroon op het lint

    Opmerking: Gebruik de sneltoets Ctrl+G als u de vergadering zo wilt plannen dat deze regelmatig wordt herhaald.

  2. Kies de opties voor het gewenste terugkeerpatroon en klik op OK.

    Opmerking: Wanneer u een terugkeerpatroon toevoegt aan een vergaderverzoek, verandert de naam van het tabblad Vergadering in Reeks vergaderingen.

  3. Verzend het vergaderverzoek door op Verzenden te klikken.

Iemand toevoegen aan een bestaande vergadering

U kunt een andere deelnemer toevoegen aan een bestaande vergadering.

Als u de eigenaar van de vergadering bent:

  1. Dubbelklik op de vergadering om deze te openen en gebruik de regel aan of de Planningsassistent om een of meer personen aan de vergadering toe te voegen.

  2. Klik op verzenden en selecteer een van de volgende opties:

    • Verstuur updates alleen naar toegevoegde of verwijderde deelnemers.

    • Stuur updates naar alle deelnemers.

Als u niet de eigenaar van de vergadering bent

  1. Open het vergaderverzoek. Selecteer in de groep reageren op het lint de optie reagerenen vervolgens doorsturen. Voeg een of meer geadresseerden toe aan het vergaderverzoek.

  2. Klik op Verzenden. De eigenaar van de vergadering ontvangt een melding dat u het vergaderverzoek naar een andere persoon hebt doorgestuurd. Zie een vergadering doorsturenvoor meer informatie.

Vergaderingen eerder beëindigen

Als u Outlook voor Office 365 gebruikt, kunt u nu een paar minuten de vergaderingen in Outlook beëindigen. Dit kan u helpen bij het maken van reistijd tussen vergaderingen. U kunt een andere duur voor vergaderingen onder een uur en vergaderingen gedurende één uur kiezen.

  1. Opties voor bestand > > agenda > agenda selecteren

  2. Schakel het selectievakje afspraken en vergaderingen eerder beëindigen in.

    Dialoogvenster Agendaopties met het selectievakje Afspraken en vergaderingen eerder beëindigen ingeschakeld
  3. Gebruik de vervolgkeuzelijsten om het aantal minuten voor vergaderingen van minder dan één uur en één uur of langer te selecteren en klik vervolgens op OK.

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×