Een tabel of een query exporteren naar een SharePoint-site

Een tabel of een query exporteren naar een SharePoint-site

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Wanneer u bepaalde Access-gegevens tijdelijk of definitief naar een SharePoint-site moet verplaatsen, kunt u deze vanaf uw Access-database exporteren naar de site. Wanneer u gegevens exporteert, wordt in Access een kopie van de geselecteerde tabel of query gemaakt die vervolgens als een lijst wordt opgeslagen. Het is belangrijk te onthouden dat de geëxporteerde lijst geen wijzigingen toont in de brontabel of query die na de exportbewerking zijn gemaakt.

In dit artikel

Gebruikelijke scenario's voor het exporteren van gegevens naar een SharePoint-site

Een tabel of een query exporteren naar een SharePoint-site

Wat moet ik nog meer weten over exporteren?

Hoe de gegevenstypen van Windows SharePoint Services worden toegewezen aan Access-gegevenstypen

Gebruikelijke scenario's voor het exporteren van gegevens naar een SharePoint-site

U exporteert een tabel of query naar een SharePoint-site voor tal van redenen, waaronder:

  • U begint net met Windows SharePoint Services en u realiseert zich dat het voor iedereen eenvoudiger zou zijn als een aantal tabellen in uw database ook aanwezig zijn als SharePoint-lijsten. Als u gegevens met uw team wilt delen, kan werken met SharePoint-lijsten gemakkelijker zijn dan werken in een database. Lijsten kunnen ook gemakkelijker zijn om in te bladeren en te bewerken voor beginnende gebruikers. Bovendien kunt u gebruikmaken van meerdere SharePoint-functies, zoals een melding ontvangen wanneer een lijst is gewijzigd, taken die zijn gekoppeld aan een lijst toewijzen en coördineren en offline werken.

  • U wilt voortdurend gegevens kunnen uitwisselen tussen Access en een SharePoint-site, maar de gegevens zijn momenteel opgeslagen in Access. Als u de meest recente gegevens wilt weergeven en bewerken in Access of in de SharePoint-site, moet u eerst de gegevens exporteren als een lijst en dan vanuit de Access-database een koppeling maken.

  • U gebruikt query's in een Access-database om dagelijkse of wekelijkse statusrapporten te genereren en u wilt de resultaten op gezette tijden op een van uw sites publiceren.

In dit onderwerp vindt u de stappen voor het exporteren van gegevens als een lijst naar SharePoint. Zie Gegevens importeren uit of koppelen aan een SharePoint-lijst voor meer informatie over het koppelen aan een SharePoint-lijst vanuit Access.

Een tabel of een query exporteren naar een SharePoint-site

De eenvoudigste manier om gegevens te exporteren naar een SharePoint-site is om de wizard Exporteren - SharePoint-site uit te voeren. Nadat u de wizard hebt uitgevoerd, kunt u uw instellingen opslaan (de gegevens die u hebt opgegeven toen u de wizard uitvoerde) als een exportspecificatie. U kunt vervolgens de exportbewerking opnieuw uitvoeren zonder de invoer opnieuw op te geven. In de stappen in dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u zich kunt voorbereiden voor de export, uw gegevens kunt exporteren en uw instellingen kunt opslaan als een specificatie.

De bewerking voorbereiden

  1. Ga naar de database met de tabel of query die u wilt exporteren.

    Als u een query exporteert, worden de rijen en kolommen in de queryresultaten geëxporteerd als lijstitems en kolommen. U kunt geen formulier of rapport exporteren naar SharePoint.

    Opmerking: U kunt slechts één object tegelijk exporteren.

  2. Bepaal in welke SharePoint-site u een lijst wilt maken.

    Een geldig adres voor een site begint met http:// of https:// gevolgd door de naam van de server, en eindigt met het pad naar de specifieke site op de server. Hieronder staat als voorbeeld een geldig adres:

    https://contoso/AnalysisTeam

  3. Controleer of u de benodigde machtigingen hebt om een lijst te maken op de SharePoint-site. Neem contact op met de serverbeheerder als u niet zeker bent van uw machtigingen.

    De exportbewerking maakt een nieuwe lijst met dezelfde naam als het bronobject in Access. Als de SharePoint-site al een lijst met die naam heeft, wordt u gevraagd een andere naam op te geven voor de nieuwe lijst.

    Opmerking: U kunt geen gegevens overschrijven of toevoegen aan een bestaande lijst.

  4. Bekijk de velden in de brontabel of -query.

    In de volgende tabel wordt uitgelegd hoe bepaalde elementen worden geëxporteerd en of u in bepaalde gevallen extra actie moet ondernemen.

    Element

    Oplossing

    Velden en records

    Alle velden en records in de tabel of query worden geëxporteerd, inclusief verborgen velden in het gegevensblad. Filterinstellingen worden tijdens de exportbewerking genegeerd.

    Bijlagen

    Als het bronobject meer dan één bijlagekolom heeft, moet u alle bijlagekolommen op één na verwijderen. Dit komt omdat een SharePoint-lijst slechts één bijlagekolom ondersteunt. Als het bronobject meer dan één van die kolommen bevat, wordt in Access een melding weergegeven waarin u wordt gevraagd alle bijlagekolommen op één na te verwijderen voordat u de bewerking start. Om dit probleem te voorkomen, kunt u extra bijlagekolommen kopiëren naar andere Access-objecten en ze vervolgens exporteren naar andere SharePoint-lijsten.

    Opzoekvelden met één of meerdere waarden

    Weergavewaarden in opzoekvelden met één waarde worden geëxporteerd als keuzevelden van de vervolgkeuzelijst in de SharePoint-lijst. Als het veld van de gegevensbron meerdere waarden ondersteunt, wordt in de SharePoint-lijst een keuzeveld gemaakt waarmee meerdere selecties mogelijk zijn.

    Opmerking: Een keuzeveld in een SharePoint-lijst kan niet meer dan één kolom bevatten. Als het opzoekveld in de bron meerdere kolommen bevat, worden de waarden van alle kolommen gecombineerd in één kolom.

    Berekende queryvelden

    De resultaten in berekende kolommen worden gekopieerd naar een veld waarvan het gegevenstype afhankelijk is van het gegevenstype van het berekende resultaat. De expressie achter de berekening wordt niet gekopieerd.

    OLE-objectvelden

    OLE-objectvelden worden tijdens de exportbewerking genegeerd.

  5. Als de Access-brondatabase nog niet is geopend, opent u die nu en gaat u vervolgens verder met de volgende stappen.

De gegevens exporteren

  1. De locatie van de wizard Exporteren - SharePoint-site verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:

    • Als u Access 2016, Access 2013 of Access 2010 gebruikt, gaat u op het tabblad Externe gegevens naar de groep Exporteren, klikt u op de knop Meer om een lijst met opties weer te geven en klikt u vervolgens op SharePoint-lijst.

    • Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren op SharePoint-lijst.

  2. De wizard Exporteren - SharePoint-site wordt geopend.

    Geef een SharePoint-site op voor de export van uw Access-tabel of -query.

  3. Voer in het vakSharePoint-site opgeven het adres van de doelsite in.

  4. Voer in het vakEen naam voor de nieuwe lijst opgeven een naam voor de nieuwe lijst in.

    Als het bronobject in uw database al dezelfde naam heeft als een lijst op de SharePoint-site, geeft u een andere naam op.

  5. Voer desgewenst een beschrijving voor de nieuwe lijst in het vak Beschrijving in en selecteer vervolgens het selectievakje De lijst openen na voltooiing.

  6. Klik op OK om het exportproces te starten.

  7. In Access wordt een lijst op de SharePoint-site gemaakt en wordt vervolgens de status van de bewerking op de laatste pagina van de wizard weergegeven. Aan het eind van de exportbewerking kunt u de wizard sluiten of uw exportstappen opslaan als een specificatie.

    Tijdens het importeren wordt in SharePoint ook het juiste gegevenstype voor elke kolom geselecteerd, op basis van het corresponderende bronveld. Raadpleeg de sectie Hoe Windows SharePoint Services gegevenstypen worden toegewezen aan Access-gegevenstypenverderop in dit artikel voor een overzicht hoe de gegevenstypen van Windows SharePoint Services worden toegewezen aan Access-gegevenstypen wanneer u gegevens exporteert en welke veldinstellingen voor elk gegevenstype worden geëxporteerd.

Wat moet ik nog meer weten over exporteren?

Hoe de gegevenstypen van Windows SharePoint Services worden toegewezen aan Access-gegevenstypen

In de volgende tabel ziet u hoe in Access het gegevenstype van de kolommen in de geëxporteerde lijst wordt geïdentificeerd wanneer u een tabel of query exporteert.

Gegevenstype in Access

Windows SharePoint Services-gegevenstype

Standaardinstellingen voor veldeigenschappen

Opmerkingen

Tekst

Een regel tekst

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access.

De instellingBeschrijving    komt overeen met Beschrijving in Access.

De instellingVereist    komt overeen met Vereist in Access.

De instellingMaximum aantal tekens    komt overeen met Veldlengte in Access.

De instellingStandaardwaarde    komt overeen met Standaardwaarde in Access, tenzij het een expressie is. Dan blijft de instelling leeg.

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

Memo/lange tekst

Meerdere regels tekst

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access.

De instellingBeschrijving    komt overeen met Beschrijving in Access.

De instellingVereist    komt overeen met Vereist in Access.

Aantal weer te geven regels    5

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

Getal

Getal

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access.

De instellingBeschrijving    komt overeen met Beschrijving in Access.

De instellingVereist    komt overeen met Vereist in Access.

Min    Leeg

Max    Leeg

In de volgende tabel ziet u hoe de eigenschap Aantal decimale posities is ingesteld op basis van de instelling Decimalen in Access.

Access-instelling    

Windows SharePoint Services-instelling    

Auto

Automatisch

0-5

0-5

6-15

5

De instellingStandaardwaarde    komt overeen met Standaardwaarde in Access, tenzij het een expressie is. Dan blijft de instelling leeg.

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

Weergeven als percentage    Ja als de eigenschap Indeling is ingesteld op Percentage.

Datum/tijd

Datum of tijd

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access

De instellingBeschrijving    komt overeen met beschrijving in Access

De instellingVereist    komt overeen met Vereist in Access

Datum-en tijdnotatie    is ingesteld op Alleen datum als de eigenschap Indeling is ingesteld op Korte datumnotatie. Anders is die ingesteld op Datum en tijd.

Agendatype    is ingesteld op Hijri als de optie Hijri-kalender gebruiken is ingeschakeld. Anders is die ingesteld op Gregoriaans.

In de volgende tabel ziet u hoe de eigenschap Standaardwaarde is ingesteld op basis van de instelling Standaardwaarde in Access.

Access-instelling    

Windows SharePoint Services-instelling    

=Date()

De datum van vandaag

Veld ingesteld op een bepaalde datum

Veld ingesteld op een bepaalde datum

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

Valuta

Valuta

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access.

De instellingBeschrijving    komt overeen met Beschrijving in Access.

De instellingVereist    komt overeen met Vereist in Access.

Min    Leeg

Max    Leeg

In de volgende tabel ziet u hoe de eigenschap Aantal decimale posities is ingesteld op basis van de instelling Decimalen in Access.

Access-instelling    

Windows SharePoint Services-instelling    

Auto

Automatisch

0-5

0-5

6-15

5

De instellingStandaardwaarde    komt overeen met Standaardwaarde in Access, tenzij het een expressie is. Dan blijft de instelling leeg.

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

De instellingValutatype    komt overeen met Indeling in Access.

AutoNummering

Getal

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access.

De instellingBeschrijving    komt overeen met Beschrijving in Access.

De instellingVereist    komt overeen met Vereist in Access.

Min    Leeg

Max    Leeg

Aantal decimalen    Automatisch

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

AutoNummering waarvan de eigenschap Veldlengte is ingesteld op Replicatie-ID

Een regel tekst

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access.

De instellingBeschrijving    komt overeen met Beschrijving in Access.

De instellingVereist    komt overeen met Vereist in Access.

Maximum aantal tekens    38

Standaardwaarde    Leeg

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

Ja/nee

Ja/nee

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access.

De instellingBeschrijving    komt overeen met Beschrijving in Access.

De instellingStandaardwaarde    komt overeen met Standaardwaarde in Access, tenzij het een expressie is. Dan blijft de instelling leeg.

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

OLE-object

Het veld wordt niet geëxporteerd

Hyperlink

Hyperlink

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access.

De instellingBeschrijving    komt overeen met Beschrijving in Access.

De instellingVereist    komt overeen met Vereist in Access.

URL opmaken als    Hyperlink

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

Bijlage

Bijlage

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access.

De instellingBeschrijving    komt overeen met Beschrijving in Access.

De instellingVereist    komt overeen met Vereist in Access.

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

Velden met meerdere waarden

Keuze

De instelling Kolomnaam    komt overeen met Veldnaam in Access.

De instellingBeschrijving    komt overeen met Beschrijving in Access.

De instellingVereist    komt overeen met Vereist in Access.

Toevoegen aan standaardweergave    Ja

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×