Wanneer u de gegevens in een Access-tabel, query, formulier of rapport sorteert, kunt u de sorteervolgorde opslaan met het object. Als u de gegevens in een van deze objecten sorteert en het object vervolgens opslaat, wordt de sorteervolgorde die van kracht is wanneer u het object opslaat automatisch opgeslagen met het object. U kunt opgeven of de opgeslagen sorteervolgorde van kracht is wanneer het object de volgende wordt geopend.
Voor query's en rapporten kunt u ook een standaardsorteerdervolgorde definiëren. De standaardsorteerdervolgorde wordt toegepast op de gegevens in de query of het rapport wanneer er geen andere sorteervolgorde is opgegeven.
Wat wilt u doen?
Opgeslagen sorteerorders begrijpen
Er zijn twee soorten opgeslagen sorteervolgordes:
-
Laatst toegepast Een laatst toegepaste sorteervolgorde is de sorteervolgorde die van kracht was toen het object voor het laatst werd opgeslagen. Tabellen, query's, formulieren en rapporten kunnen allemaal laatst toegepaste sorteervolgordes hebben.
-
Standaard Een standaardsorteerdvolgorde is ingebouwd in het ontwerp van een query of een rapport. Er wordt een standaardsorteerdvolgorde toegepast wanneer er geen andere sorteervolgorde is opgegeven.
Laatst toegepaste sorteervolgordes
Wanneer u een tabel, query, formulier of rapport opslaat terwijl de gegevens worden gesorteerd, wordt de sorteervolgorde automatisch opgeslagen wanneer u het object opslaat. Dit wordt een laatst toegepaste sorteervolgorde genoemd. Wanneer u een sorteervolgorde maakt, wijzigt u eigenlijk het ontwerp van het object.
Als u wilt dat de laatst toegepaste sorteervolgorde automatisch wordt toegepast wanneer u het object de volgende keer opent, stelt u de eigenschap Volgorde bij laden van het object in op Ja. Als u deze eigenschap wilt instellen, voert u de volgende stappen uit terwijl het object is geopend in de ontwerpweergave.
-
Druk op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven.
Deze stap is niet nodig als het eigenschappenvenster al wordt weergegeven.
-
Ga op een van de volgende manieren te werk:
-
Als het object een tabel of query is, stelt u op het tabblad Algemeen van het eigenschappenvenster de eigenschap Volgorde bij laden in op Ja.
-
Als het object een formulier of rapport is, stelt u op het tabblad Gegevens van het eigenschappenvenster de eigenschap Volgorde bij laden in op Ja.
-
Opmerking: U kunt voorkomen dat de laatst toegepaste sorteervolgorde wordt toegepast door de eigenschap Order by On Load in te stellen op Nee.
Standaardsorteerdorders
Omdat de laatst toegepaste sorteervolgorde kan worden gewijzigd wanneer iemand een object sorteert en vervolgens opslaat, kunt u een standaardsorteerdervolgorde definiëren. Een standaardsortatievolgorde maakt deel uit van het ontwerp van het object en verandert niet wanneer een andere sorteervolgorde wordt toegepast.
U kunt alleen een standaardsorteervolgorde opgeven voor een query of rapport. Hoewel de standaardsorteringsvolgorde niet wordt overschreven door de huidige of laatst toegepaste sorteervolgorde, wordt deze pas van kracht wanneer de huidige of laatst toegepaste sorteervolgorde wordt verwijderd.
De standaardsorteringsvolgorde voor een query definiëren
-
Open de query in de ontwerpweergave.
-
Dubbelklik op het veld dat u wilt gebruiken om te sorteren.
Het veld wordt weergegeven in het ontwerpraster.
-
Schakel in het ontwerpraster het vak in de rij Weergeven uit van het veld dat u hebt toegevoegd.
-
Geef in de rij Sorteren op of u het veld in oplopende volgorde wilt sorteren (de kleinste waarden eerst; A-tot-Z) of in aflopende volgorde (grootste waarden eerst; Z-naar-A).
-
Als u wilt sorteren op meer dan één veld, voegt u extra sorteervelden toe door stap 2 tot en met 4 te herhalen.
Opmerking: Wanneer u sorteert op meer dan één veld, worden de resultaten eerst gesorteerd op het eerste veld dat u hebt opgegeven, vervolgens op het volgende veld dat u hebt opgegeven, enzovoort. Als u bijvoorbeeld sorteert op Achternaam en vervolgens op Geboortedatum, worden alle records met de waarde achternaam Dow weergegeven vóór records met de waarde Voornaam stevens, ongeacht de waarde geboortedatum. Records in elk achternaamveld worden vervolgens gesorteerd op basis van de waarde in het veld Geboortedatum.
-
Druk op Ctrl+S om de query op te slaan.
Opmerking: Als u een standaardsorteringsvolgorde uit een query wilt verwijderen, verwijdert u de sorteervelden uit het queryontwerpraster.
De standaardsorteringsvolgorde voor een rapport definiëren
-
Open het rapport in de rapportweergave of indelingsweergave.
-
Klik op het tabblad Start, in de groep Sorteren en filteren, op Geavanceerd en klik vervolgens op Geavanceerde filter-/sorteeropties in het snelmenu.
Er wordt een nieuw documenttabblad weergegeven met een ontwerpraster en een venster waarin u een veld kunt selecteren waarop u wilt sorteren.
-
Dubbelklik in het venster op het veld dat u wilt gebruiken om te sorteren.
Het veld wordt weergegeven in het ontwerpraster.
-
Geef in het ontwerpraster in de rij Sorteren op of u het veld in oplopende volgorde wilt sorteren (de kleinste waarden eerst; A-tot-Z) of in aflopende volgorde (grootste waarden eerst; Z-naar-A).
-
Als u wilt sorteren op meer dan één veld, voegt u extra sorteervelden toe door stap 2 tot en met 4 te herhalen.
Opmerking: Wanneer u sorteert op meer dan één veld, worden de resultaten eerst gesorteerd op het eerste veld dat u hebt opgegeven, vervolgens op het volgende veld dat u hebt opgegeven, enzovoort. Als u bijvoorbeeld sorteert op Achternaam en vervolgens op Geboortedatum, worden alle records met de waarde achternaam Dow weergegeven vóór records met de waarde Voornaam stevens, ongeacht de waarde geboortedatum. Records in elk achternaamveld worden vervolgens gesorteerd op basis van de waarde in het veld Geboortedatum.
-
Klik op het tabblad Start, in de groep Sorteren en filteren, op Filter in-/uitschakelen.
Opmerking: Als u een standaardsorteringsvolgorde uit een rapport wilt verwijderen, verwijdert u de sorteervelden uit het ontwerpraster.
