Een rapport distribueren

U hebt toegang tot rapporten en ze ver en breed verdelen. Als u bijvoorbeeld een e-mail naar een of meer gebruikers wilt verzenden, exporteert u deze naar SharePoint-documentbibliotheken en archiveert u ze op netwerkmappen. Wanneer u een Access-rapport distribueert, maakt u op een bepaald moment een statisch rapport met gegevens, zoals dagelijks, wekelijks of maandelijks. Op dit moment hebt u één waarheid die informatiewerkers kunnen gebruiken voor het maken van goede zakelijke beslissingen, het beantwoorden van vragen, het zoeken van oplossingen, het bepalen van de beste abonnementen, het beoordelen van Risico's en het verbeteren van de kwaliteit.

Rapporten verdelen

Tip    Wanneer u het rapport maakt, voegt u een publicatiedatum toe. Dit helpt gebruikers bij het maken van het juiste tijdstip waarop het rapport is gemaakt. Zie voor meer informatie de datum en tijd in een rapport of formulier invoegen.

Wat wilt u doen?

Een rapport verzenden met de opdracht E-mail

Een van de snelste manieren om een rapport te distribueren is met behulp van de opdracht E-mail. Met slechts een paar muisklikken wordt het rapport geëxporteerd en wordt een nieuw e-mailbericht gemaakt met het bestand dat is gekoppeld aan het bestand.

  1. Selecteer in het navigatiedeelvenster het rapport dat u wilt verzenden.

  2. Selecteer externe gegevens > e-mail.

  3. Selecteer in het dialoogvenster object verzenden als de uitvoerindeling die u wilt gebruiken, zoals PDF, en klik vervolgens op OK.

    Opmerking    Hoewel er verschillende indelingen zijn die u kunt selecteren, kunt u overwegen om PDF-bestanden (Portable Document Format) te gebruiken die een vertraagde indeling hebben, waarbij de indeling en opmaak van het oorspronkelijke Access-rapport behouden blijven, en er ingebouwde manieren zijn om de pagina's aan te passen voor weergave en afdrukken. Zie Adobe Reader installeren en PDF afdrukkenvoor meer informatie.

    In Access wordt een nieuw e-mailbericht geopend in Outlook met het bijgevoegde bestand.

  4. Typ de e-mailadressen van de ontvangers in de vakken aan en CC , een beschrijving in het vak onderwerp en een bericht in het berichtgebied.

    Tip    Het bestand dat u met deze methode verzendt, wordt standaard niet opgeslagen op uw computer. Als u een kopie van het bestand op uw computer wilt opslaan, klikt u met de rechtermuisknop op de bijlage in het bijgevoegde vak en selecteert u Opslaan als.

  5. Selecteer Verzenden.

Opmerking    Als u het proces wilt automatiseren, kunt u de macro actie databaseobjectverzendenviaemailgebruiken. U kunt bijvoorbeeld een macro maken met een reeks van deze acties om verschillende rapporten te e-mailen naar verschillende gebruikers.

Naar boven

Een rapport exporteren naar een map of een SharePoint-documentbibliotheek

  1. Selecteer het rapport dat u wilt exporteren in het navigatiedeelvenster.

  2. Selecteer externe gegevens > PDF of XPS om het dialoogvenster publiceren als PDF of XPS te openen.

  3. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Zoek de map met behulp van het navigatiedeelvenster.

    • Zoek de SharePoint-site door in het navigatiedeelvenster te klikken op SharePoint of door de URL van de site in het vak Adres bovenaan te typen. Bijvoorbeeld:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Zie inhoud ontdekken met de startpagina van SharePointvoor meer informatie.

  4. Zorg ervoor dat in de vervolgkeuzelijst Opslaan als de optie PDF- bestandstype is geselecteerd.

  5. Als u de standaardnaam van het rapport wilt wijzigen, typt u een nieuwe bestandsnaam in het vak bestandsnaam .

  6. Als u het rapport direct wilt openen nadat u het hebt geëxporteerd, schakelt u het selectievakje bestand openen na publiceren in.

  7. Ga op een van de volgende manieren te werk onder optimaliseren voor:

    • Als u het rapport wilt optimaliseren voor een groter bestand met een hogere resolutie (aanbevolen voor afdrukken), selecteert u standaard.

    • Als u het rapport wilt optimaliseren voor een kleiner bestand met een lagere resolutie (aanbevolen voor online publiceren), selecteert u minimale grootte.

  8. Selecteer Publiceren. Het bestand wordt gemaakt. Als u ervoor kiest om het bestand te openen nadat u het hebt gepubliceerd, wordt het bestand in de Adobe Reader weergegeven.

  9. Als u de stappen voor de bewerking wilt opslaan, zodat u dezelfde bewerkingen kunt uitvoeren en plannen, klikt u op het selectievakje Exportstappen opslaan :

    • Voer een naam en beschrijving in voor de stappen.

    • Als u een Outlook-taak wilt maken waarmee de exportbewerking op een toekomstige datum wordt gepland, schakelt u het selectievakje Outlook-taak maken in.

    Zie Details van een import- of exportbewerking als specificatie opslaan voor meer informatie.

    Opmerking    Een andere manier om het proces te automatiseren, is door gebruik te maken van de macro actie ExportWithFormatting. U kunt bijvoorbeeld een betekenisvolle bestandsnaam maken op basis van de rapporttitel en de exportdatum. Dit helpt gebruikers bij het vinden van het juiste rapport in een SharePoint-bibliotheek of-map met veel rapporten. U doet dit door de volgende expressie in het argument uitvoerbestand op te geven:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Waarbij RptQC5 de naam van het rapportobject is, Auto_Header0 de koptekstsectie van het rapport en de eigenschap Bijschrift de naam van het rapport.

Naar boven

Meer informatie over het maken van een Rapportcentrum in SharePoint

U kunt een specifiek Rapportcentrum maken in een SharePoint-documentbibliotheek, zodat gebruikers de gewenste rapporten makkelijker kunnen vinden en bekijken. Door kolommen toe te voegen, een koppeling te maken naar de bibliotheek vanuit Access en de documentbibliotheek aan te passen met weergaven, kunt u de eerste klas ervaring voor uw gebruikers bieden. Hier volgen de basisstappen die u kunt uitvoeren.

Een documentbibliotheek maken    Een documentbibliotheek is een beveiligde bestandslocatie waarmee samenwerking eenvoudiger wordt. U kunt kolommen toevoegen aan een bibliotheek, zoals categorieën, personen, groepen en berekende kolommen, die u vervolgens kunt gebruiken om weergaven en filters te maken.

Een miniatuurweergave van een documentbibliotheek waarbij niets is geselecteerd.

Zie Wat is een documentbibliotheek? voor meer informatie.

Bibliotheek kolommen bijwerken vanuit Access    Als u de bibliotheek aan Access koppelt, kunt u de kolommen in de documentbibliotheek bijwerken vanuit Access, zodat gebruikers de gewenste rapporten kunnen vinden en aanvullende informatie kan geven.

Zie gegevens importeren, koppelen of verplaatsen naar SharePointvoor meer informatie.

Gesorteerde en gefilterde weergaven maken    In plaats van e-mail via e-mail te verzenden, verzendt u een koppeling naar de relevante weergave van de documentbibliotheek. Bijvoorbeeld:

  • De weergave in oplopende volgorde sorteren op de kolom gewijzigd zodat het meest recente rapport eerst wordt weergegeven. Zie sorteren gebruiken om een SharePoint-weergave te wijzigenvoor meer informatie.

  • Als u een keuzekolom hebt in de bibliotheek genaamd JobFunction met drie waarden: Lineworker, voorraden en supervisor, maakt u afzonderlijke weergaven op basis van een filterexpressie voor elke functie:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Wanneer u een koppeling naar de weergave supervisor verzendt en de gebruiker erop klikt, worden de specifieke rapporten voor leidinggevenden weergegeven. Als u een koppeling wilt ophalen voor de bibliotheek weergave, geeft u de weergave weer en kopieert u de URL van de adresbalk.

  • Als u een kolom persoon hebt in de bibliotheek genaamd OurEmployees, maakt u een weergave op basis van een filterexpressie waarin de functie ik wordt gebruikt om alleen rapporten weer te geven voor de huidige gebruiker:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Wanneer u een koppeling naar de weergave verzendt en de gebruiker hierop klikt, worden de specifieke rapporten voor die gebruiker weergegeven.

Zie filters gebruiken om een SharePoint-weergave te wijzigen en een lijstweergave te bewerken in SharePointvoor meer informatie.

Webonderdelen verbinden op een moderne pagina   U kunt ook een moderne pagina maken om een bestand weer te geven op basis van wat een gebruiker in een documentbibliotheek selecteert door een webonderdeel bestands viewer te verbinden met een webonderdeel documentbibliotheek. Gebruikers kunnen in de rapporten bladeren om de gewenste persoon te vinden.

Voorbeeld van een lijst die is gekoppeld aan een webonderdeel Lijsteigenschappen

Zie webonderdelen gebruiken op SharePoint-pagina's en webonderdelen koppelen in SharePoint Onlinevoor meer informatie.

Microsoft flow inzetten    U kunt het gebruik en het beheer van de bibliotheek automatiseren met behulp van een Microsoft-flow. U kunt bijvoorbeeld pushmeldingen verzenden, dagelijkse herinneringen verzenden, een planner-taak maken en verlopen bestanden archiveren in een map.

Een planner-taak maken met een koppeling naar het SharePoint-item voor een geselecteerd item in SharePoint.

Microsoft-flow sjabloon voor SharePoint en planner

Zie een stroom voor een lijst of bibliotheek maken in SharePoint Online of OneDrive voor bedrijvenvoor meer informatie.

Naar boven

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Zie ook

Inleiding tot rapporten in Access

Handleiding voor het ontwerpen van rapporten

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×