Een oplossing voor activa beheer maken met InfoPath en Excel

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

In micro soft Office InfoPath kunt u formulier sjablonen maken voor gegevens invoer en verzameling. met Microsoft Office Excel 2007 kunnen gebruikers gegevens berekenen, in kaart brengen en analyseren. Als u deze Program ma's en XML gebruikt, kunt u eenvoudig een eenvoudige, maar efficiënte, gratis zakelijke oplossing maken voor het bijhouden van activa in een bedrijf.

overzicht van oplossing voor het bijhouden van activa

In dit artikel

Inleiding tot het maken van een oplossing voor activa beheer

Stap 1: de formulier sjabloon activa tracering aanpassen

Stap 2: het schema bestand toewijzen en de tabel indeling aanpassen in Excel

Stap 3: een overzichts rapport voor draai tabellen en draai grafieken maken

Stap 4: activa gegevens van gebruikers verzamelen

Stap 5: formulieren importeren in Excel

Definitieve ideeën: overweeg een share point-lijst of-Access-Data Base te gebruiken

Inleiding tot het maken van een oplossing voor activa beheer

U kunt XML-gegevens uitwisselen tussen InfoPath en Excel. Hoewel de InfoPath-opdracht exporteren een eenvoudige, gemakkelijke manier is om formulier gegevens naar Excel te verzenden, kunt u ook een andere manier treffen waardoor u veel flexibiliteit hebt. Door expliciet het InfoPath XML-schema bestand (. XSD) toe te wijzen in Excel en vervolgens InfoPath-formulier bestanden (. XML) in Excel te importeren, kunt u de indeling van uw gegevens aanpassen en de functies in Excel beter benutten om uw gegevens efficiënter te beheren en te analyseren.

In dit artikel gebruiken we de sjabloon voorbeeld formulier van het InfoPath-Asset tracker om te laten zien hoe u InfoPath, XML en Excel samen kunt gebruiken. Stel dat elk jaar, uw organisatie, zaken inventariseert op het kantoor van elke werk nemer. Vervolgens wordt een Excel-rapport uitgevoerd om te bepalen hoe u het budget voor de apparatuur voor het volgende jaar kunt toewijzen. Het volgende diagram bevat een overzicht van hoe u activa gegevens in uw afdeling kunt verzamelen, bijhouden en rapporteren.

a

1. de formulier sjabloon activa vastleggen wordt gemaakt.

2. het schema bestand is toegewezen aan een Excel-tabel en de tabel indeling wordt aangepast.

3. er wordt een leeg overzichts rapport voor draai tabellen en draai grafieken gemaakt.

4. het formulier activa vastleggen wordt gebruikt om gegevens van gebruikers te verzamelen.

5. alle formulier gegevens worden geëxporteerd naar de Excel-tabel en de draai tabel-en draai grafiek rapporten worden vernieuwd.

Deze oplossing omvat de volgende gebruikers rollen en-producten:

Pictogram Volledige ondersteuning = required Pictogram Geen ondersteuning = niet vereist

Software vereisten

Rolconfiguratie

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Oplossings ontwerper

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Beslissing-maker

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Werknemers

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Geen ondersteuning

Naar boven

Stap 1: de formulier sjabloon activa tracering aanpassen

De formulier sjabloon activa vastleggen, die deel uitmaakt van InfoPath, biedt u de mogelijkheid om informatie te verzamelen over elk activum in het Office van een werk nemer, de afdeling waartoe de werk nemer behoort, categorieën van activa en Details over elk activum. In deze oplossing verzendt een formulier ontwerper de formulier sjabloon naar het e-mail account van de beslisser met behulp van Office Outlook 2007.

de activaregistratiesjabloon

Taak 1: de formulier sjabloon activa vastleggen openen en aanpassen

Omdat een formulier sjabloon niet kan worden gepubliceerd naar een lijst met e-mail geadresseerden als deze een koppeling met een RTF-tekstvak bevat die gekoppelde afbeeldingen bevat, moet u een kleine wijziging aanbrengen in het formulier voorbeeld sjabloon activa beheer.

  1. Klik in het menu bestand op formulier sjabloon ontwerpen.

  2. Klik in het dialoog venster een formulier sjabloon ontwerpen onder een formulier sjabloon openen op een voor beeld aanpassen.

  3. Klik in het dialoog venster aan de slag op voor beeld-Asset tracker en klik vervolgens onder formulier taken op dit formulier ontwerpen.

  4. Klik met de rechter muisknop op het assetNotes-besturings element, wijs Eigenschappen van RTF-vak aan, klik op het tabblad weer gave en schakel onder beschik bare opmaak het selectie vakje gekoppelde afbeeldingen uit.

Taak 2: de opties voor indienen definiëren

De volgende taak is het definiëren van de opties voor indienen, zodat de werk nemers een uniek benoemd formulier bestand (. XML) kunnen indienen bij het e-mail account van de beslisser als bijgevoegd bestand.

  1. Klik in het menu extra op Opties voor indienen.

  2. Schakel in het dialoog venster Opties voor indienen het selectie vakje gebruikers mogen dit formulier indienen in.

  3. Klik op formulier gegevens naar één bestemming verzenden en klik vervolgens in de lijst op E-mail.

  4. Klik op Toevoegen.

    De wizard gegevens verbinding wordt weer gegeven.

  5. Typ in het vak aan de alias van de beslisser die alle verzonden formulieren zal ontvangen.

  6. Als u een unieke onderwerpregel wilt opgeven in het vak onderwerp, doet u het volgende:

    • Klik op formule Afbeelding van knop invoegen.

    • Typ de volgende formule:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Klik op Formule controleren en klik twee maal op OK.

  • Typ in het vak Inleiding het juiste bericht of Voeg belang rijke instructies toe voor deze oplossing.

  • Klik op Volgende.

  • Klik op de volgende pagina van de wizard op de formulier gegevens als bijlage verzenden en selecteer vervolgens de formulier sjabloon bijvoegen om ervoor te zorgen dat gebruikers het formulier kunnen openen.

    Dit helpt ervoor te zorgen dat werk nemers toegang hebben tot het formulier sjabloon bestand (. XSN) voor het geval ze deze niet kunnen openen vanaf de netwerk locatie.

  • U kunt als volgt een unieke bestands naam voor elk formulier bestand (. XML) in het vak naam van bijlage opgeven:

    1. Klik op formule Afbeelding van knop invoegen.

    2. Typ dezelfde formule als de formule op de regel onderwerp:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Klik op Formule controleren en klik twee maal op OK.

  • Klik op Volgende.

  • Typ op de volgende pagina van de wizard in het vak Geef een naam op voor deze gegevens verbinding een beschrijvende naam voor de gegevens verbinding voor indienen.

  • Controleer of de gegevens juist zijn in de sectie overzicht en klik vervolgens op volt ooien.

  • Sla het formulier op in een open bare netwerkmap die toegankelijk is voor de beslisser en voor alle werk nemers.

Naar boven

Stap 2: het schema bestand toewijzen en de tabel indeling aanpassen in Excel

Het instellen van de verbinding tussen InfoPath en Excel vereist drie taken: het schema bestand voor de formulier sjabloon activa beheer uitpakken, dit schema bestand toewijzen in Excel en de standaard indeling aanpassen van de Excel-tabel die alle geïmporteerde XML bevat formulier gegevens bestanden.

Taak 1: het schema bestand uit InfoPath ophalen

  1. Open in InfoPath het bestand met de formulier sjabloon van activa beheer.

  2. Klik in het menu extra op dit formulier ontwerpen.

  3. Klik in het menu bestand op Opslaan als bron bestanden.

  4. Selecteer in het dialoog venster map selecteren een map of maak een nieuwe map waar u het schema bestand wilt opslaan.

Noteer de locatie van de map waarin alle bron bestanden zijn opgeslagen en de naam van het schema bestand, in dit geval myschema. XSD, dat de schema definitie van de XML-formulier gegevens bevat.

Taak 2: het InfoPath-schema bestand toewijzen in Excel

  1. Maak een nieuw Excel-bestand en sla het op in een locatie die toegankelijk is voor de beslisser.

  2. Als het tabblad ontwikkel aars niet zichtbaar is in Excel, gaat u als volgt te werk:

    1. Klik op de Microsoft Office-knop afbeelding office-knop en klik vervolgens op Opties voor Excel.

    2. Ga naar de categorie Populair en schakel onder De belangrijkste opties voor het werken met Excel het selectievakje Tabblad Ontwikkelaars op het lint weergeven in en klik op OK.

      Opmerking: Het lint maakt deel uit van de Microsoft Office Fluent-gebruikersinterface.

  3. Klik op het tabblad Ontwikkelaars in de groep XML op Bron.

    XML-groep op het lint

    Het taak venster XML-bron wordt weer gegeven.

  4. Klik op XML-toewijzingen en klik vervolgens in het dialoog venster XML-toewijzingen op toevoegen.

  5. Op een computer waarop Windows Vista wordt uitgevoerd   

    1. Klik in de adres balk op het station of de map met het myschema. XSD -bestand dat u hebt gemaakt in stap 2 van de sectie, taak 1: het schema bestand uit InfoPath ophalen.

      Op een computer waarop micro soft Windows XP wordt uitgevoerd   

    2. Klik in de lijst Zoeken in op het station of de map met het myschema. XSD -bestand dat u hebt gemaakt in stap 2 van de sectie, taak 1: het schema bestand uit InfoPath ophalen.

  6. Klik op het bestand en klik op Openen.

  7. Wanneer het dialoog venster meerdere wortels wordt weer gegeven, klikt u op het assetTracking-basis knooppunt dat is gedefinieerd in het myschema. XSD-bestand en klikt u vervolgens op OK.

    De XML-toewijzing wordt weergegeven in het taakvenster XML-bron.

  8. Sleep het element ns1: element activa-knoop punt, een herhalend XML-element, naar de locatie waar u de Excel-tabel wilt weer geven.

    het infopath-schemabestand toewijzen in excel

Taak 3: de indeling van de Excel-tabel aanpassen

Standaard gebruikt Excel de namen van de XML-elementen als kolom koppen voor de tabel. U kunt de kolom koppen echter wijzigen door de cellen van de kolomkop te bewerken.

  1. Als u de standaard kolom koppen wilt wijzigen, laat u de Excel-tabel geselecteerd, zoekt u het volgende teken reeks voorvoegsel, ns1: activum en verwijdert u het. U kunt bijvoorbeeld ns1:/launchtraininghelp wijzigen in id.

    de excel-tabelkoppen aanpassen

  2. Als u de kolom breedte wilt aanpassen, klikt u op de knop Alles selecteren en dubbelklikt u vervolgens op de rand van een kolomkop.

Naar boven

Stap 3: een overzichts rapport voor draai tabellen en draai grafieken maken

Besluit vormers gebruiken draai tabel-en draai grafiek rapporten om samenvattings gegevens te analyseren, te verkennen en te visualiseren. Door de draai tabel-en draai grafiek rapporten in te stellen die u wilt gebruiken in dit scenario, is het een eenvoudige bewerking voor een beslissings Maker om het rapport uit te voeren met de voltooide gegevens later.

  1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.

  2. Ga naar het tabblad Invoegen, klik in de groep tabellen op draai tabel en klik vervolgens op draai tabel.

    afbeelding van excel-lint

    Het dialoogvenster Draaitabel maken wordt weergegeven.

  3. Als u het draai tabel rapport in een nieuw werk blad wilt plaatsen, beginnend bij cel a1, klikt u op nieuw werk blad en klikt u vervolgens op OK.

    Er wordt een leeg draai tabel rapport aan de opgegeven locatie toegevoegd en de lijst met velden van de draai tabel wordt weer gegeven, zodat u velden kunt toevoegen, een indeling kunt maken en het draai tabel rapport kunt aanpassen.

  4. Als u een rapport over de gegevens in een tabel wilt maken, sleept u het veld id naar het gebied waarden, het veld afdeling naar het gebied kolomlabels, het veld categorie naar het gebied Rijlabels en het veld ToegewezenAan naar het rapport filter gebied.

  5. Klik op het draaitabelrapport.

  6. Klik op het tabblad Invoegen in de groep grafieken op het staafdiagram type.

    Afbeelding van Excel-lint

  7. Selecteer onder 2D-staaf de optie gegroepeerde staaf.

  8. U kunt de grootte en de locatie van het draai grafiek rapport aanpassen aan uw voor keuren.

de lege draaitabel- en draaigrafiekrapporten

Naar boven

Stap 4: activa gegevens van gebruikers verzamelen

De formulier sjabloon kan nu worden ingevuld door alle werk nemers, u moet het formulier publiceren en naar iedere werk nemer verzenden. Wanneer elke werk nemer het ingevulde formulier indient, wordt het verzonden als een XML-gegevens bestand (. XML) dat in een e-mail bericht is gekoppeld aan het e-mail account van de beslissings Maker. De beslissing-maker kan alle berichten vervolgens verplaatsen naar een specifieke InfoPath-map in Outlook. In dit scenario is het raadzaam een specifieke periode voor alle gebruikers toe te wijzen om de formulieren te volt ooien, zodat de beslissings Maker het rapport kan uitvoeren met alle voltooide formulieren wanneer de deadline voor het verzamelen van gegevens is bereikt.

gegevens invoeren in de formulieren voor het bijhouden van activa

  1. Open in InfoPath de formulier sjabloon (. XSN) die u hebt opgeslagen in stap 1: de voorbeeld formulier sjabloon voor activa beheer ontwerpen

  2. Klik in het menu extra op dit formulier ontwerpen.

  3. Klik in het menu bestand op publiceren.

  4. Klik in de wizard Publiceren op een lijst met e-mail adressen en klik vervolgens op volgende.

  5. Typ op de volgende pagina van de wizard in het vak naam van formulier sjabloon een naam voor de formulier sjabloon en klik op volgende. De naam van de formulier sjabloon wordt weer gegeven in de kop van het bericht dat wordt verzonden naar de geadresseerden van uw e-mail bericht.

  6. U kunt desgewenst op de volgende pagina van de wizard kolommen maken die worden weer gegeven in uw Outlook-mappen, zodat u uw e-mail berichten kunt indelen.

  7. Klik op Volgende.

  8. Klik op Publiceren.

  9. Nadat de wizard Publiceren de formulier sjabloon heeft gepubliceerd, wordt een e-mail bericht met het formulier geopend.

  10. Vul het bericht in, typ de namen van de werk nemers of gebruik een distributie lijst en verzend het bericht.

In Outlook kan de beslissings Maker alle verzonden XML-formulieren op een van de volgende twee manieren ordenen:

  • Als het bericht in InfoPath-formulier mappen wordt weer gegeven wanneer het bericht de eerste keer wordt geopend, klikt u op formuliermap maken.

  • Maak een regel in Outlook om alle bijbehorende InfoPath-formulieren te verplaatsen naar een InfoPath-map.

    Zie berichten beherenmet behulp van regels voor meer informatie.

Naar boven

Stap 5: formulieren importeren in Excel

Omdat u de Excel-werkmap stappen 2 en 3 al hebt gemaakt, is het een eenvoudige zaak voor de beslisser om de formulier gegevens te exporteren en te controleren. De beslisser hoeft alleen de XML-bestanden (. XML) te exporteren vanuit Outlook, de formulier bestanden (. XML) in de Excel-werkmap te importeren en de gegevens vervolgens te vernieuwen.

Taak 1: de formulieren van Outlook exporteren naar een Windows-map

  1. Selecteer in Outlook de map die alle formulieren bevat die u van werk nemers hebt ontvangen en druk op CTRL + A om alle e-mail berichten van het formulier te selecteren.

  2. Klik met de rechter muisknop op de selectie, wijs InfoPath-acties aan en klik vervolgens op formulieren exporteren.

  3. Selecteer een map in het dialoog venster formulieren exporteren en druk op OK.

Taak 2: de formulieren importeren in Excel

  1. In de Excel-werkmap die u hebt gemaakt in stap 2: wijs het schema bestand toe en pas de tabel indeling aan in Excel, selecteer een van de toegewezen cellen in de Excel-tabel.

  2. Klik op het tabblad ontwikkel aars in de groep XML op importeren.

    XML-groep op het lint

    Het dialoog venster XML importeren wordt weer gegeven.

  3. Op een computer waarop Windows Vista wordt uitgevoerd   

  4. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de bestanden aaneengesloten zijn, houdt u SHIFT ingedrukt en klikt u op het eerste en het laatste bestand in de lijst.

    • Als de bestanden niet aaneengesloten zijn, houdt u CTRL ingedrukt en klikt u op elk bestand dat u in de lijst wilt importeren.

  5. Klik op Importeren .

    Excel-tabel van geïmporteerde gegevens

Standaard worden alle bestaande gegevens in de toegewezen cellen overschreven, wat het gewenste uiteindelijke resultaat is voor deze zakelijke oplossing. Een beslissings Maker kan echter bijvoorbeeld de gegevens meerdere keren importeren om de voortgang van de geplande deadline te meten.

Opmerking: In Excel kunt u de gegevens ook toevoegen met de optie nieuwe gegevens toevoegen aan bestaande XML-tabellen (Klik op het tabblad ontwikkel aars in de groep XML op Eigenschappen toewijzen ) die mogelijk geschikt zijn voor andere oplossingen.

Zie XML-gegevens importerenvoor meer informatie.

Taak 3: de draai tabel-en draai grafiek rapporten vernieuwen

  • Klik op een cel in het draai tabel rapport.

  • Ga naar het tabblad Opties en klik in de groep gegevens op de pijl naast Alles vernieuwen en klik vervolgens op vernieuwen.

    Groep Grootte op Excel-lint

definitief draaitabel- en draaigrafiekrapport

De Excel-werkmap bevat nu alle gegevens-en overzichts rapporten die u nodig hebt om het budget voor de apparatuur van het volgende jaar te kunnen toewijzen. U kunt natuurlijk ook verder analyses maken in uw Excel-werkmap, zoals sorteren, filteren of voorwaardelijke opmaak van de gegevens.

Naar boven

Definitieve ideeën: overweeg een share point-lijst of-Access-Data Base te gebruiken

U kunt ook een share point-lijst of Access-Data Base gebruiken in plaats van XML om gegevens over te brengen tussen InfoPath en Excel.

Een share point-lijst gebruiken

Vanuit InfoPath kunt u eenvoudig een share point-lijst als alleen-lezen gegevens bron gebruiken. U kunt een van de volgende twee dingen doen:

  • Vanuit de share point-lijst exporteert u de gegevens naar Excel, waar automatisch een gegevens verbinding in Excel wordt gemaakt.

  • In Excel kunt u expliciet een gegevens verbinding maken met de share point-lijst.

Wanneer er een gegevens verbinding is gemaakt, kunt u de gegevens in Excel vernieuwen om de meest recente gegevens op te halen.

U kunt een share point-lijst gebruiken om de gegevens toe te voegen en bij te werken, een InfoPath-formulier gebruiken om een item weer te geven in de lijst (bijvoorbeeld een complex of lang item dat verticaal het beste wordt weer gegeven) en vervolgens Excel gebruiken om de gegevens verder te analyseren.

infopath, een sharepoint-lijst en excel combineren

1. Eén item weer geven, zodat u het eenvoudig kunt controleren in InfoPath.

2. gegevens in een share point-lijst toevoegen en bijwerken.

3. Vernieuw en Rapporteer het met Excel.

Zie een gegevens verbinding toevoegen aan een share point-document bibliotheek of-lijst voor meer informatie.

Een Access-Data Base gebruiken

Vanuit InfoPath kunt u een lees-/schrijftoegangs verbinding maken met een Access-Data Base. Vanuit Excel kunt u expliciet een gegevens verbinding maken met de Access-Data Base die u kunt vernieuwen om de meest recente gegevens op te halen. U kunt zelfs de verbinding definiëren die automatisch moet worden vernieuwd wanneer de werkmap wordt geopend of periodiek wordt vernieuwd, bijvoorbeeld elke 5 minuten.

U kunt een Access-Data Base als intermediair gebruiken tussen InfoPath en Excel. Wanneer u een InfoPath-formulier verzendt naar Access, werkt u de Access-Data Base bij. Wanneer u de gegevens verbinding vernieuwt in Excel, haalt u bijgewerkte gegevens op uit Access. In feite verzendt u indirect gegevens vanuit InfoPath naar een Excel-werkmap.

Infopath, Access en Excel combineren

1. een formulier weer geven en verzenden naar een Access-Data Base.

2. gegevens opslaan in een Access-Data Base.

3. Vernieuw en Rapporteer het met Excel.

Zie een formulier sjabloon ontwerpen die is gebaseerd op een micro soft Access-Data Basevoor meer informatie.

Tip: Wist u dat u een InfoPath-formulier rechtstreeks vanuit Access kunt maken? Als uw gebruikers beschikken over Outlook 2007 of 2010 en InfoPath 2007 of 2010 op hun computer, kunt u rechtstreeks vanuit Access gegevens verzamelen uit verschillende gebruikers met behulp van de wizard gegevens verzamelen uit e-mail berichten. Zie voor meer informatie het onderwerp Access Help, de gegevens die zijn verzameld via e-mail berichten toevoegen aan uw Access-Data Base.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×