Een opgeslagen import- of exportspecificatie uitvoeren

Wanneer u in Access een wizard importeren of exporteren uitvoert, kunt u de instellingen die u gebruikt opslaan als een specificatie, zodat u de import- of exportbewerking op elk gewenst moment kunt herhalen.

U moet eerst een import- of exportbewerking uitvoeren als u een specificatie wilt opslaan; u kunt echter een bestaande specificatie gebruiken voor een bewerking die u niet eerder hebt uitgevoerd indien de bewerking aan een van de volgende voorwaarden voldoet:

  • Als het enige verschil tussen de bewerking die u wilt uitvoeren en de bestaande specificatie de naam is van het bronbestand (bij een importbewerking) of het doelbestand (bij een exportbewerking), kunt u de naam van het bron- of doelbestand vermeld in de bestaande specificatie wijzigen en de specificatie uitvoeren.

  • Als u opgemaakte gegevens wilt exporteren en het enige verschil tussen de bewerking die u wilt uitvoeren en een bestaande specificatie de instellingen van de kolom of filter zijn, kunt u de kolom- en filterinstellingen in de specificatie wijzigen. De huidige kolom- en filterinstellingen bepalen altijd wat er wordt geëxporteerd, niet de instellingen die van toepassing waren op het moment van het maken van de specificatie.

Een opgeslagen import- of exportspecificatie uitvoeren in Access

Nadat u de details als een specificatie hebt opgeslagen, voert u de volgende stappen uit als u de bewerking wilt herhalen.

Specificatie uitvoeren

  1. Open de Access-database met de specificatie, als die nog niet is geopend. Wanneer u een importspecificatie uitvoert, is de huidige database de doeldatabase. Wanneer u een exportspecificatie uitvoert, is de huidige database de brondatabase.

  2. Als de specificatie opgemaakte gegevens exporteert naar een Excel-werkmap of een Word-document, opent u het object en controleert u of de velden die u wilt exporteren niet zijn verborgen in de weergave. Bekijk ook de filterinstellingen om ervoor te zorgen dat alle records die u wilt exporteren, zichtbaar zijn in de weergave.

  3. Klik op het tabblad Externe gegevens op Opgeslagen importgegevens of Opgeslagen exportgegevens om het dialoogvenster Gegevenstaken beheren te openen.

  4. In het dialoogvenster Gegevenstaken beheren in het tabblad Opgeslagen importgegevens of Opgeslagen exportgegevens, klikt u op de specificatie die u wilt uitvoeren.

  5. Als u het bronbestand (als u een importbewerking uitvoert) of het doelbestand (als u een exportbewerking uitvoert) wilt wijzigen, klikt u op het pad van het bestand om het te bewerken.

    Het is belangrijk te weten dat u de bron- of doelbestanden kunt wijzigen, maar het nieuwe bestand dat u opgeeft moet voldoen aan de vereisten die essentieel zijn voor het afronden van de bewerking.

  6. Controleer voordat u op Uitvoeren klikt of de bron- en doelbestanden bestaan, de brongegevens klaar zijn voor de importbewerking en dat er met de bewerking niet onbedoeld gegevens worden overschreven in het doelbestand. Doe hetzelfde wat u ook zou doen om het succes van een bewerking op basis van een wizard te waarborgen voordat u een opgeslagen specificatie uitvoert.

  7. Klik op Uitvoeren.

    Access geeft een bericht weer met de status van de bewerking. Als de bewerking is mislukt, los dan de fout op dezelfde manier op als u zou doen als u de wizard had gebruikt.

    Tip: Als de oorzaak van de fout niet wordt aangegeven in het bericht, probeer dan de wizard importeren of exporteren te starten en de dialoogvensters door te lopen om dezelfde bewerking uit te voeren.

Een opgeslagen import- of exportspecificatie uitvoeren in Outlook

Als u de specificatie als taak in Outlook hebt ingesteld, kunt u de bewerking in Outlook starten.

Opmerking: U kunt de naam van het pad of de bestandsnaam van het externe bestand in de specificatie niet wijzigen vóór het begin van de bewerking als u deze vanuit Outlook start. Als u de bestandsnaam in de specificatie wilt wijzigen, start u de bewerking in Access in plaats van als een taak in Outlook.

Voordat u de bewerking in Outlook start, zorg ervoor dat Access op uw computer is geïnstalleerd en dat de bron- en doelbestanden bestaan. Doe hetzelfde wat u ook zou doen om het succes van een bewerking op basis van een wizard te waarborgen voordat u een opgeslagen specificatie uitvoert.

Specificatie uitvoeren

  1. Start Outlook en klik op Taken in het navigatiedeelvenster. Dubbelklik op de taak om deze te openen.

  2. Klik op het tabblad Taak in de groep Microsoft Office Access op Importbewerking uitvoeren of Exportbewerking uitvoeren. Klik op OK in het bevestigingsbericht om te bevestigen.

    Als de bewerking voltooid wordt, wordt er geen bericht weergegeven. Als de bewerking is mislukt, wordt een bericht met de mogelijke oorzaak van de fout weergegeven in Access. Probeer de fout op dezelfde manier op te lossen als u zou doen als u de wizard had gebruikt.

    Tip: Als de oorzaak van de fout niet wordt aangegeven in het bericht, probeer dan de wizard importeren of exporteren te starten en de dialoogvensters door te lopen om dezelfde bewerking uit te voeren.

Wat moet ik nog meer weten?

  • Zie het artikel Een import- of exportbewerking plannenvoor informatie over het plannen van de uitvoer van specificaties op bepaalde momenten.

  • Zie het artikelGegevenstaken beheren voor informatie over het wijzigen van de naam van een specificatie, het verwijderen van specificaties of het bijwerken van de namen van bronbestanden in specificaties.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×