Een openbare map maken en delen

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Voor deze functie moet u een Microsoft Exchange Server 2000-, Exchange Server 2003- of Exchange Server 2007-account gebruiken. De meeste persoonlijke en privéaccounts gebruiken geen Microsoft Exchange. Voor meer informatie over Microsoft Exchange-accounts en hoe u kunt bepalen met welke versie van Exchange uw account verbinding maakt, gebruikt u de koppelingen in de sectie Zie ook.

Openbare mappen zijn mappen waarmee u met andere personen binnen een organisatie informatie kunt delen, verzamelen en ordenen. Doorgaans worden openbare mappen gebruikt door projectteams of gebruikersgroepen die informatie over een bepaald interessegebied met elkaar delen. U kunt deze mappen beheren vanuit Microsoft Outlook. U kunt alle items van Outlook in openbare mappen plaatsen, zoals berichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, formulieren, bestanden en posten.

Voor het maken en delen van gegevens in een openbare map moet u een aantal stapsgewijze handelingen uitvoeren.

Wat wilt u doen?

Een openbare map maken en Geef machtigingen, weergaven, formulieren en regels

Een die onder toezicht staat openbare map maken

Een openbare map maken en machtigingen, weergaven, formulieren en regels opgeven

U kunt een openbare map maken als u gemachtigd bent om mappen in een bestaande openbare map te maken. Neem contact op met de systeembeheerder voor informatie over het verkrijgen van een machtiging.

  1. De openbare map maken

    1. Wijs in het menu Bestand de optie Nieuw aan en klik op Map.

    2. Voer in het vak Naam een naam voor de map in.

    3. Klik op het type map dat u wilt maken in het vak Map bevat.

    4. Klik in de lijst Selecteren waar u de map wilt opslaan op de gewenste locatie voor de map.

      Een openbare map met bestaande items snel starten.

      1. In de mappenlijst, in het navigatiedeelvenster, klik op de map die u wilt kopiëren.

      2. In het menu bestand , wijs mapen klik vervolgens op de naam van de map kopiëren.

      3. Klik in de lijst op de locatie waarnaar u de map wilt kopiëren.

  2. Machtigingsniveaus instellen

    1. Klik in de mappenlijst in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de openbare map die u wilt delen en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

      U hebt de machtiging Eigenaar voor een openbare map nodig om machtigingen voor het delen van de map te kunnen instellen. U kunt per keer de machtigingen voor maar één map instellen.

    2. Klik op het tabblad Machtigingen.

    3. Klik op Toevoegen.

    4. Geef in het vak Zoeken de naam op van de persoon waaraan u machtigingen voor het delen wilt toewijzen.

    5. Klik op Toevoegen en vervolgens op OK.

    6. Klik in de lijst Naam op de naam van de persoon die u net hebt toegevoegd.

    7. Kies de gewenste instellingen onder Machtigingen.

      Opmerking: U kunt aan iedereen die toegang heeft tot de map dezelfde machtigingen toewijzen door in de lijst Naam op Standaard te klikken.

  3. Weergaven maken voor het ordenen en zoeken van informatie

    Ga op een van de volgende manieren te werk:

    1. Maak een weergave maken   

      1. Wijs Huidige weergave aan in het menu Beeld en klik op Weergaven bepalen.

      2. Klik op Nieuw.

      3. Typ een naam in het vak Naam van nieuwe weergave.

      4. Kies in het vak Type weergave het gewenste weergavetype.

      5. Als u wilt instellen waar de weergave beschikbaar moet zijn, klikt u op een optie onder Kan worden gebruikt voor.

      6. Klik op OK.

      7. Als u de weergave verder wilt aanpassen, klikt u onder Beschrijving op de gewenste knop en selecteert u de gewenste opties.

      8. Klik op OK als u de gewenste opties hebt geselecteerd.

      9. Als u de weergave onmiddellijk wilt gebruiken, klikt u op Weergave toepassen.

    2. Een weergave op basis van een standaardweergave maken   

      1. Ga naar de weergave waarmee u de nieuwe weergave wilt maken.

      2. Wijs Huidige weergave aan in het menu Beeld en klik vervolgens op Huidige weergave aanpassen.

      3. Klik voor elk type wijziging dat u wilt aanbrengen onder Beschrijving op de gewenste knop en selecteer de gewenste opties.

      4. Nadat u de gewenste wijzigingen hebt aangebracht, sluit u het dialoogvenster Weergave aanpassen.

      5. Wijs Huidige weergave aan in het menu Beeld en klik vervolgens op Weergaven bepalen.

      6. Klik in het vak weergaven voor de map mapnaam op huidige weergave-instellingen.

      7. Klik op Kopiëren.

      8. Typ een naam in het vak Naam van nieuwe weergave.

      9. Als u wilt instellen waar de weergave beschikbaar moet zijn, klikt u op een optie onder Kan worden gebruikt voor.

        Opmerking: Nieuwe weergaven worden toegevoegd aan de Huidige weergave  submenu (in het menu Beeld , wijs Rangschikken op).

  4. De standaardweergave voor de map wijzigen

    Als u de standaardweergave voor een openbare map wilt wijzigen, hebt u voor die map de machtiging Eigenaar nodig en moet er voor deze map ten minste één aangepaste weergave zijn gedefinieerd die voor iedereen zichtbaar is.

    1. Klik in de mappenlijst in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de openbare map en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

    2. Klik op het tabblad Beheer

      Als het tabblad Beheer niet wordt weergegeven, hebt u geen eigenaarsmachtiging.

    3. Klik in de lijst Beginweergave van map op de weergave die u elke keer dat de map wordt geopend, wilt gebruiken.

      In de weergave Normaal wordt de standaardweergave van Microsoft Outlook voor het type item in de map gebruikt.

  5. De formulieren opgeven waarmee anderen informatie in de openbare map kunnen posten

    U moet de machtiging Redacteur, Publicerend redacteur of Eigenaar hebben als u formulieren wilt toevoegen aan een gedeelde persoonlijke map of een openbare map. Als de map een openbare map is en u de machtiging Eigenaar hebt, kunt u bepalen welke formulieren beschikbaar zijn voor andere personen die de map gebruiken.

    1. Klik in de mappenlijst in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de map en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

    2. Klik op het tabblad Formulieren.

    3. Als u een map aan de lijst Formulieren die aan deze map zijn gekoppeld wilt toevoegen, klikt u op Beheren en geeft u het gewenste formulier op.

    4. Klik op Sluiten.

    5. Als u wilt bepalen welke formulieren beschikbaar zijn voor andere personen die de map gebruiken, klikt u op een optie onder Formulieren die in deze map zijn toegestaan.

  6. Regels maken voor het verwerken van items die in de map zijn gepost

    U kunt de machtiging eigenaar voor een openbare map wilt maken of wijzigen van regels voor deze moet hebben.

    1. Klik in de mappenlijst in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de openbare map waarvoor u regels wilt maken of wijzigen en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

    2. Klik op het tabblad Beheer

    3. Klik op Mapassistent.

    4. Ga op een van de volgende manieren te werk:

      • Klik op Toevoegen om een regel te maken.

      • Als u een bestaande regel wilt wijzigen, klikt u op een regel in de lijst en klikt u op Regel bewerken.

    5. Voer de criteria in waaraan het item moet voldoen opdat de actie wordt uitgevoerd. Klik op Geavanceerd als u meer criteria wilt opgeven.

    6. Selecteer de gewenste opties onder Voer dan de volgende acties uit.

      Opmerking: Wanneer u een regel maakt, is deze standaard actief.

  7. Gegevens aan een openbare map toevoegen

    Ga op een van de volgende manieren te werk:

Een agenda delen

Een lijst met contactpersonen delen

Delen van een takenlijst

Gegevens naar een openbare map posten

Een agenda delen

  1. Maak een nieuwe map en kies Agenda-items in de lijst Map bevat.

  2. Klik in de lijst Selecteer waar u de map wilt opslaan op Agenda en klik vervolgens op OK.

  3. Voeg vergaderingen en gebeurtenissen toe aan de map.

Een lijst met contactpersonen delen

  1. Maak een nieuwe map en kies Contactpersonen-items in de lijst Map bevat.

  2. Klik in de lijst Selecteer waar u de map wilt opslaan op Contactpersonen-items en klik vervolgens op OK.

  3. Voeg contactpersonen toe aan de map.

    Opmerking: De gedeelde lijst met contactpersonen wordt weergegeven in het Outlook-adresboek of in de map Contactpersonen.

Een takenlijst delen

  1. Maak een nieuwe map en kies Taakitems in de lijst Map bevat.

  2. Klik in de lijst Selecteer waar u de map wilt opslaan op Taken en klik vervolgens op OK.

  3. Voeg taken toe aan de map.

    Opmerking: U kunt wel een takenlijst naar een openbare map kopiëren, maar kunt geen taakverzoek naar een openbare map kopiëren of een taakverzoek vanuit een openbare map maken.

Informatie naar een openbare map posten

  1. Open de openbare map waarin u informatie wilt posten.

  2. Wijs Nieuw aan in het menu Bestand en klik vervolgens op Posten naar deze map om het standaardformulier voor het posten van informatie te gebruiken.

  3. Voer op het formulier de informatie in die u wilt posten.

  4. Klik op Posten.

Naar boven

Een openbare map met controle maken

U moet de machtiging eigenaar voor een openbare map hebben om te worden aangewezen als een map die onder toezicht staat.

  1. Klik in de mappenlijst in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de openbare map en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

  2. Klik op Map met controle op het tabblad Beheer.

  3. Schakel het selectievakje Map als map met controle installeren in.

  4. Typ in het vak Nieuwe items doorsturen naar de naam van de persoon die binnenkomende berichten zal controleren of de naam van een andere openbare map waarin de berichten voor evaluatie worden opgeslagen. In stap 6 geeft u de beheerder op die de controle uitvoert.

  5. Optioneel: selecteer een optie onder Nieuwe items beantwoorden met als u automatisch een antwoord wilt sturen wanneer een nieuw bericht door de mapbeheerder wordt ontvangen.

    Kies een van de volgende opties:

    • Standaardantwoord   

      • Dank u voor uw bijdrage. Bijdragen voor sommige mappen of discussiegroepen worden herzien om te bepalen of ze algemeen beschikbaar gemaakt moeten worden. In die gevallen zal er een vertraging zijn voordat anderen de goedgekeurde bijdragen kunnen zien.

    • Aangepaste antwoord   

      • Klik op Aangepast antwoord en vervolgens op Sjabloon. Typ de tekst van uw aangepaste antwoord.

        Deze berichten worden niet naar beheerders gestuurd wanneer zij berichten posten.

  6. Klik op Toevoegen of Verwijderen om namen van mensen die als mapbeheerder fungeren toe te voegen of te verwijderen.

  7. Optioneel: klik op Eigenschappen om de eigenschappen van een geselecteerde beheerder weer te geven.

Naar boven

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×