Office
Aanmelden

Een of meer records verwijderen uit een database

Het verwijderen van onjuiste of verouderde gegevens, kan de Access-database sneller maken en eenvoudiger in het gebruik. Als u bijvoorbeeld de gegevens van het afgelopen kalenderjaar of -kwartaal naar een reeks archieftabellen in een andere database verplaatst, kunt u de grootte van de werkdatabase verminderen, zodat deze sneller wordt uitgevoerd. Als u onjuiste of dubbele gegevens verwijdert, kunt u besparen op bedrijfskosten.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u gegevens verwijdert uit een Access-database. Ook wordt uitgelegd hoe u gegevens verwijdert uit afzonderlijke velden (een relatief eenvoudig proces) en hoe u records verwijdert (een proces dat veel ingewikkelder kan zijn).

Opmerking: Voor een goed begrip van de informatie in dit artikel, moet u eerst de concepten primaire en refererende sleutel begrijpen. Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp voor een inleiding over primaire en refererende sleutels.

In dit artikel

Gegevens verwijderen

De gegevens in een veld verwijderen

De gegevens in een lijst verwijderen

Niet-gerelateerde records verwijderen uit een database

Gerelateerde records verwijderen uit een database met behulp van een verwijderquery

Gegevens verwijderen

In Access kunnen gegevens op verschillende wijzen of niveaus worden verwijderd. U kunt gegevens verwijderen uit afzonderlijke gegevenspunten in een record, u kunt hele records verwijderen uit een tabel en u kunt ook hele tabellen verwijderen.

U verwijdert afzonderlijke waarden als u sommige of alle gegevenspunten van een record leeg wilt maken, maar de record zelf (de rij) op zijn plaats in de tabel laten. Een gegevenswaarde verwijderen is relatief eenvoudig: u selecteert de gegevens in het veld geheel of gedeeltelijk en drukt vervolgens op Delete.

Als u een hele record verwijdert, verwijdert u alle gegevens in alle velden, maar ook de sleutelwaarden die de record uniek maken. Bij dit proces wordt de hele rij uit de tabel verwijderd. U kunt afzonderlijke records handmatig verwijderen maar u kunt ook verwijderquery's maken, waardoor een grote hoeveelheid records in één keer wordt verwijderd.

Als de records die u wilt verwijderen, niet gerelateerd zijn aan andere gegevens in de database, is het verwijderproces vrij eenvoudig. U kunt een hele rij selecteren en vervolgens op Delete drukken, of u kunt een verwijderquery maken en uitvoeren. Als de te verwijderen records echter gerelateerd zijn aan andere gegevens, en als ze zich aan de 'één'-zijde van een één-op-veel-relatie bevinden, moet u een aantal aanvullende stappen uitvoeren, omdat het in Access standaard niet is toegestaan om gerelateerde gegevens te verwijderen. U moet ook bedenken dat u het verwijderen van een hele record niet ongedaan kunt maken. Daarom moet u altijd een back-up van de database maken voordat u gegevens verwijdert.

Een hele tabel verwijderen is minder ingewikkeld dan gegevens uit velden verwijderen of hele records verwijderen, maar vergeet niet dat als u een hele tabel verwijdert, dit gevolgen kan hebben voor de werking van een deel van de (en mogelijk de hele) database als u de tabel op onjuiste wijze verwijdert. Daarbij gaan alle gegevens in de verwijderde tabel definitief verloren. Daarom moet u altijd een back-up van de database maken voordat u een tabel verwijdert.

U kunt gegevens sneller en nauwkeuriger verwijderen als u inzicht hebt in relationeel databaseontwerp. Zie Beginselen van databaseontwerp als u voor het eerst werkt met Access of met relationele databases in het algemeen.

In de procedures in de volgende secties wordt uitgelegd hoe u gegevens verwijdert uit afzonderlijke velden, hoe u hele records verwijdert en hoe u hele tabellen verwijdert. In elk sectie wordt achtergrondinformatie gegeven die u nodig hebt om de desbetreffende taak uit te voeren.

De gegevens in een veld verwijderen

U kunt de gegevens in afzonderlijke velden verwijderen wanneer u tabellen of query's hebt geopend in de gegevensbladweergave Bijschrift 4 , en wanneer u invoerformulieren hebt geopend in de formulierweergave Bijschrift 4 en de indelingsweergave Knopafbeelding .

Gegevens verwijderen uit een gegevensblad

  1. Dubbelklik in het navigatievenster op de gewenste tabel of query. De tabel of query wordt vervolgens in de gegevensbladweergave geopend.

  2. Selecteer de gegevens die u wilt verwijderen.

    U kunt een gedeelte van of alle gegevens markeren, of alleen de cursor in het veld plaatsen.

  3. Als u alle gegevens in het veld hebt geselecteerd, drukt u op Delete.

    -of-

    Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Records op Verwijderen.

    -of-

    Als u de cursor in het veld hebt geplaatst, drukt u op Delete of op Backspace.

Gegevens verwijderen uit een formulier

  1. Dubbelklik in het navigatievenster op het formulier dat u wilt wijzigen. Het formulier wordt in de formulierweergave geopend.

    -of-

    Selecteer het gewenste formulier in het navigatiedeelvenster, selecteer het tabblad Start, klik in de groep Weergaven op Weergave en klik op Indelingsweergave.

  2. Selecteer de gegevens die u wilt verwijderen.

    U kunt een gedeelte van of alle gegevens markeren, of alleen de cursor in het veld plaatsen.

  3. Als u alle gegevens in het veld hebt geselecteerd, drukt u op Delete.

    -of-

    Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Records op Verwijderen.

    -of-

    Als u de cursor in het veld hebt geplaatst, drukt u op Delete of op Backspace.

    Notities: Het kan dat u een foutbericht krijgt en de gegevens niet kunt verwijderen. Diverse factoren kunnen het verwijderen tegengaan:

    • Het is standaard niet mogelijk om gegevens uit sommige querytypen te verwijderen    U kunt bijvoorbeeld de resultaten van een kruistabelquery niet bewerken en u kunt berekende velden niet bewerken of verwijderen. Berekende velden zijn waarden die tijdens het gebruik van de database met een formule worden berekend, maar die niet als zodanig in een tabel zijn opgeslagen. Als het formulier is gebaseerd op een query waarmee geen gegevens kunnen worden verwijderd, kunt u de gegevens dus niet uit het formulier verwijderen.

    • U hebt niet de nodige machtigingen om gegevens te verwijderen    Neem contact op met uw systeembeheerder of databaseontwerper.

    • Het veld accepteert geen lege of null-waarden    Als u de benodigde machtigingen hebt, opent u de tabel in de ontwerpweergave en wijzigt u de eigenschap Vereist van Ja in Nee.

    • U probeert informatie uit een lijst te verwijderen    In een gegevensblad voor een formulier kunt u een lijst altijd herkennen aan de pijl-omlaag aan een van de uiteinden, bijvoorbeeld: Een lege opzoeklijst . Zie de volgende sectie in dit artikel voor informatie over het verwijderen van de waarden in een lijst.

Naar boven

De gegevens in een lijst verwijderen

U kunt de gegevens in twee soorten lijsten verwijderen: lijsten met waarden en opzoeklijsten. Lijsten met waarden geven een reeks vooraf gedefinieerde waarden weer. Dit zijn waarden die u of de databaseontwerper handmatig invoert. De waarden in een opzoeklijst worden echter uit een andere tabel of een andere query opgehaald met behulp van een query. De resulterende waarden worden vervolgens in de lijst geplaatst.

De items in een lijst met waarden bevinden zich in dezelfde tabel als de andere waarden in een record. De gegevens in een opzoeklijst bevinden zich daarentegen in een of meer andere tabellen. Als u gegevens uit een lijst met waarden wilt verwijderen, opent u de tabel en bewerkt u de items.

Voor het verwijderen van gegevens uit een opzoeklijst zijn extra stappen vereist. Deze stappen zijn afhankelijk van het feit of de query voor de opzoeklijsten de gegevens uit een tabel of uit een andere query haalt. Als de query voor de opzoeklijst op een tabel is gebaseerd, zoekt u de betreffende tabel en het veld dat de gegevens bevat die in de lijst worden weergegeven. Vervolgens opent u de brontabel en bewerkt u de gegevens in dat veld.

Als de query voor de opzoeklijst op een andere query is gebaseerd, moet u de tweede query openen, de brontabel en het veld zoeken waaruit de tweede query de gegevens haalt, en de waarden in die tabel wijzigen.

In de volgende procedures wordt uitgelegd hoe u de gegevens in een lijst met waarden en in een opzoeklijst verwijdert.

Gegevens verwijderen uit een lijst met waarden

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  2. Selecteer in het bovenste gedeelte van het ontwerpraster het tabelveld dat de lijst met waarden bevat.

  3. Klik in het onderste gedeelte van het raster op het tabblad Opzoeken en zoek vervolgens de eigenschap Rijbron.

    De items in een lijst met waarden staan standaard tussen dubbele aanhalingstekens en zijn van elkaar gescheiden door puntkomma's: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Verwijder de zo nodig items uit de lijst. Denk eraan dat u ook de aanhalingstekens van elk verwijderd item verwijdert. Laat ook aan het begin van de regel geen puntkomma staan en laat geen dubbele puntkomma's (;;) achter, en als u het laatste item uit de lijst verwijdert, verwijder dan ook de laatste puntkomma.

    Opmerking: Als u een item uit een lijst met waarden verwijdert terwijl records in de tabel het verwijderde item al gebruiken, blijft het verwijderde item deel uitmaken van de record totdat u het wijzigt. Stel dat uw bedrijf een magazijn heeft in stad A, maar het gebouw vervolgens verkoopt. Als u 'stad A' uit de lijst met magazijnen verwijdert, blijft 'stad A' in de tabel staan totdat u deze waarden wijzigt.

Gegevens verwijderen uit een opzoeklijst

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  2. Selecteer in het bovenste gedeelte van het ontwerpraster het opzoekveld.

  3. Klik in het onderste gedeelte van het ontwerpraster op het tabblad Opzoeken en zoek de eigenschappen Type rijbron en Rijbron.

    Als het goed is, wordt in de eigenschap Type rijbron het type Tabel/query weergegeven en bevat de eigenschap Rijbron een query die naar een tabel of een andere query verwijst.

    Opmerking: Query's voor opzoekvelden beginnen altijd met het woord SELECT.

    Meestal (maar niet altijd), gebruikt een selectiequery deze eenvoudige syntaxis: SELECT [naam_tabel_of_query]. [veldnaam] FROM [naam_tabel_of_query].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel en naar een veld in die tabel; de tweede component verwijst alleen naar de tabel. Een punt om te onthouden: de FROM-component bevat altijd de naam van de brontabel of -query. SELECT-componenten bevatten niet altijd de naam van een tabel of query, maar wel altijd de naam van ten minste één veld. Een FROM-component moet echter altijd naar een tabel of query verwijzen.

  4. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de query in het opzoekveld naar een andere query verwijst, klikt u op de knop Opbouwen (klik op het tabblad Gegevens van het eigenschappenvenster op Knop Opbouwfunctie volgende) om de query in de ontwerpweergave te openen. Noteer de naam van de tabel die boven in de ontwerpweergave voor query's wordt weergegeven en ga verder met stap 5.

    • Als de query in het opzoekveld verwijst naar een tabel, noteert u de naam van die tabel en gaat u verder met stap 5.

  5. Dubbelklik in het navigatievenster op de brontabel, zodat deze wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  6. Zoek het veld dat de gegevens bevat die worden gebruikt in de opzoeklijst en bewerk vervolgens zo nodig de gegevens.

Naar boven

Niet-gerelateerde records verwijderen uit een database

Als u een hele record uit een database verwijdert, verwijdert u de gegevens in alle velden en ook de sleutelwaarde (de waarde die de record uniek maakt). Als de record niet is gerelateerd aan een andere record (dat wil zeggen, als de sleutelwaarde niet is opgenomen in een van de andere records of tabellen in de database), kunt u de record verwijderen door deze te selecteren en op Delete te drukken. Als u een grote hoeveelheid niet-gerelateerde records wilt verwijderen (meer dan handmatig praktisch is), kunt u ze verwijderen met een verwijderquery. In de procedures in het volgende secties wordt uitgelegd hoe u die twee taken uitvoert.

Een niet-gerelateerde record handmatig verwijderen

  1. Open in de gegevensbladweergave de tabel of query met de gegevens die u wilt verwijderen.

  2. Zoek de record (de rij) op die u wilt verwijderen en klik vervolgens op de knop Alles selecteren (het vierkantje aan het linker- of rechteruiteinde van de record). U kunt afzonderlijke rijen selecteren of klikken en slepen om een aaneengesloten reeks rijen te selecteren. U kunt ook CTRL ingedrukt houden terwijl u op meerdere niet-aaneengesloten rijen klikt om deze te selecteren.

    Er wordt een kader rond de hele record (de hele rij) of het blok met geselecteerde records geplaatst.

  3. Druk op Delete.

    -of-

    Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Records op Verwijderen.

    -of-

    Klik met de rechtermuisknop op de knop Alles selecteren en klik op Record verwijderen.

    Als u niet op de knop Alles selecteren kunt klikken, plaatst u de cursor in een veld in de record. Ga naar het tabblad Start, klik in de groep Records op de pijl-omlaag naast Verwijderen en klik op Record verwijderen.

    Opmerking: Het kan gebeuren dat u nu een foutbericht krijgt waarin wordt aangegeven dat u de record niet kunt verwijderen omdat deze gerelateerd is aan andere gegevens. Als u dit bericht krijgt, klikt u op OK en gaat u naar Gerelateerde records verwijderen uit een database, verderop in dit artikel.

  4. Als u wordt gevraagd om het verwijderen te bevestigen, klikt u op Ja.

Niet-gerelateerde records verwijderen met een verwijderquery

Als u gegevens wilt verwijderen met een verwijderquery, volgt u voor zowel gerelateerde als niet-gerelateerde records dezelfde procedure: u maakt eerst een selectiequery en controleert of die alleen de records als resultaat geeft die u wilt verwijderen, vervolgens zet u de selectiequery om in een verwijderquery. In de achtergrondinformatie en stappen in de volgende sectie wordt uitgelegd hoe u niet-gerelateerde records verwijdert.

Gerelateerde records verwijderen uit een database met behulp van een verwijderquery

Het proces om gerelateerde records te verwijderen bestaat uit de volgende basisstappen.

  • Maak een verwijderplan. Zorg dat u de juiste machtigingen hebt om de gegevens te verwijderen, zorg dat alle andere gebruikers objecten die gebruikmaken van de desbetreffende tabellen sluiten en maak vervolgens een back-up van de database.

  • Wijzig de relatie tussen de tabellen die betrokken zijn bij de verwijdering. In het bijzonder moet u de opties Referentiële integriteit afdwingen en Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen inschakelen. Hierdoor wordt de verwijdering trapsgewijs uitgevoerd in alle betrokken tabellen en worden alle gerelateerde gegevens verwijderd.

  • Maak een selectiequery en blijf vervolgens criteria toevoegen tot de query de juiste set records retourneert.

  • Zet de selectiequery om in een verwijderquery en verwijder vervolgens daarmee de gegevens.

Zie Verwijderquery maken en uitvoeren voor volledige informatie over dit proces.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×