Een of meer records toevoegen aan een database

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u gegevens invoeren in een database Access en kunt u meer informatie over de verschillende gegevensinvoer. Het artikel is ook wordt uitgelegd hoe u verschillende technieken voor gegevens-vermelding in Access.

In dit artikel

De basisbeginselen van het toevoegen van records

Records rechtstreeks toevoegen aan een tabel in de gegevensbladweergave

Records toevoegen met behulp van een formulier

De items in een opzoekveld bewerken

Tekenreeksen met lengte nul invoeren

Records toevoegen door te importeren of koppelen aan gegevens

Methoden voor het opslaan tijd bij het invoeren van gegevens

De basisbeginselen van het toevoegen van records

Als u wilt gegevens snel en nauwkeurig invoeren in een Access-database, is het handig voor meer informatie over een paar basisbegrippen over de werking van een database. De gegevens in de volgende secties wordt uitgelegd enkele van de structuur en een ontwerp basisprincipes die bepalen hoe u gegevens invoeren.

De invloed van databaseontwerp op gegevensinvoer

Een Access-database is niet een bestand in dezelfde zin als een Microsoft Word-document of een Microsoft PowerPoint-presentatie. In plaats daarvan een Access-database is een verzameling objecten, tabellen, formulieren, rapporten, query's, enzovoort, die moeten samenwerken voor een database te laten functioneren.

Daarnaast deze objecten moeten voldoen aan een set ontwerpprincipes voor het of de database wordt niet goed werkt of helemaal. Deze beginselen ontwerpen op zijn beurt invloed op hoe u gegevens invoert. Het zou handiger om te onthouden deze feiten over databaseobjecten en hierbij ontwerpen.

  • Toegang tot alle gegevens worden opgeslagen in een of meer tabellen. Het aantal tabellen die u gebruikt, is afhankelijk van het ontwerp en de complexiteit van de database. Hoewel u gegevens in een formulier, een rapport weergeven kunt of in de resultaten van een query, Access worden opgeslagen de gegevens alleen in tabellen en andere objecten in de database zijn gebouwd deze tabellen.

  • Elke tabel moet slechts één type gegevens accepteren. Een tabel met informatie over zakelijke contactpersonen moet bijvoorbeeld geen verkoopgegevens. Als dat zo is, dan kunt u de juiste gegevens vinden wordt het lastig als niet waardoor.

  • Meestal kan elk van de velden in een tabel slechts één type gegevens. U kunt bijvoorbeeld aantekeningen opslaan in een veld dat getallen accepteren. Als u probeert tekst invoeren in een veld bestaat, wordt er een foutbericht wordt weergegeven. Dat is echter niet een vaste regel. Bijvoorbeeld, kunt u getallen (zoals postcodes) opslaan in een veld naar het gegevenstype korte tekst, maar u niet kunt berekeningen uitvoeren op die gegevens omdat Access een stuk acht tekst.

  • Met een paar uitzonderingen, moeten de velden in een record voor slechts één waarde accepteren. U kunt bijvoorbeeld niet meer dan één adres invoeren in het veld. Dit is in tegenstelling tot Microsoft Excel, dat standaard, u een willekeurig aantal namen of adressen of afbeeldingen invoeren in één cel kunt, tenzij u die cel accepteren beperkte typen gegevens hebt ingesteld.

    U kunt echter een gescheiden lijst met items invoeren in de velden die zijn ingesteld op de korte tekst (tekst) of het gegevenstype lange tekst (Memo). Daarnaast biedt Access een functie voor het veld met meerdere waarden. U velden met meerdere waarden gebruiken voor meerdere gegevenselementen als bijlage toevoegen aan één record en lijsten waarin meerdere waarden maken. U kunt bijvoorbeeld een Microsoft PowerPoint-presentatie en niet het getal van afbeeldingen aan een record koppelen in uw database. U kunt ook een lijst met namen maken en selecteer zo veel mogelijk namen naar wens. Het gebruik van de velden met meerdere waarden lijkt aan het einde van de regels van databaseontwerp omdat u meer dan één record per tabelveld kunt opslaan, maar dat is wel niet, omdat de regels 'achter de schermen,"doordat de gegevens in een speciale verborgen tabellen worden afgedwongen.

  • In oudere versies van Access (vóór 2007) moest u ontwerpen en ten minste één tabel maken voordat u gegevens kunt invoeren. U moest bepalen welke velden wilt toevoegen aan de tabel en u de gegevenstypen voor elk veld hebt ingesteld. In nieuwere versies van Access, kunt u nu een lege tabel openen en beginnen met het invoeren van gegevens. Access wordt afgeleid van een gegevenstype voor het veld op basis van wat u invoert.

Meer informatie

De informatie in deze sectie raakt op databaseontwerp, tabelontwerp en een functie die velden met meerdere waarden.

De volgende koppelingen gaat u naar artikelen met meer informatie over het onderwerp.

  • Beginselen van databaseontwerp

    In dit artikel worden de basisconcepten, zoals het plannen van een database, het ontwerpen van de gegevens en normaliseren uitgelegd, het proces van het splitsen van uw gegevens in gerelateerde tabellen en verwijderen van overtollige gegevens.

  • Tabellen maken in een database

    In dit artikel wordt uitgelegd hoe u tabellen maken, voegt u primaire sleutels (velden die elke rij of record in de tabel een unieke aanduiding) en hoe u gegevenstypen en tabeleigenschappen instellen.

  • Bestanden en afbeeldingen toevoegen aan records in uw database

    In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een of meer gegevenselementen koppelt aan een bijlageveld.

  • Een lijst gebruiken waarin meerdere waarden

    In dit artikel wordt uitgelegd hoe u het selectievakje en het selectievakje vervolgkeuzelijst lijsten meer dan één waarde op te slaan.

De invloed van gegevenstypen op de manier waarop invoeren u gegevens

Wanneer u een databasetabel ontwerpt, selecteert u een gegevenstype voor elk veld dat in die tabel, een proces dat u helpt nauwkeurige gegevens worden ingevoerd. Stel dat u een lege tabel openen en voert u een reeks verkoopcijfers. Access vervolgens het gegevenstype getal voor het veld. Als iemand probeert tekst invoeren in dat veld, wordt een foutbericht bericht en won't dat die gebruiker die de gewijzigde record opslaat, een stap die helpt bij de bescherming van uw gegevens.

Laat zien hoe gegevenstypen weergeven

Voer een van de volgende opties in het navigatiedeelvenster:

  • Dubbelklik op de tabel die u onderzoeken wilt om te openen in de tabel in de gegevensbladweergave. Klik op het tabblad velden in de groep Opmaak , kijkt u naar de waarde in de lijst gegevenstype. Notitie als u gebruikmaakt van Access 2007, vindt u deze lijst op het tabblad gegevensblad in de groep gegevenstype en opmaak . De waarde verandert wanneer u plaats de cursor in de verschillende velden in de tabel. Deze afbeelding ziet de lijst:

    De lijst Gegevenstype

  • Met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt onderzoeken en klik vervolgens op Ontwerpweergave.

    Access opent de tabel in het ontwerpraster en de naam en het gegevenstype van een veld voor elke tabel ziet u het bovenste gedeelte van het raster. Deze afbeelding ziet een tabel in het ontwerpraster.

    Velden in de ontwerpweergave

Het gegevenstype dat u hebt ingesteld voor een veld voor elke tabel vindt u het eerste niveau van de controle over welk type gegevens in een veld is toegestaan. In sommige gevallen, zoals tijdens het werken met een veld lange tekst, kunt u alle gegevens die u wilt invoeren. In andere gevallen, zoals wanneer u werkt met een AutoNummering-veld, typt u de gegevens voorkomt instellen voor het veld u helemaal geen informatie worden ingevoerd. De volgende tabel staan de gegevenstypen die Access biedt en wordt beschreven hoe deze gegevensinvoer beïnvloeden.

Gegevenstype

Gevolgen voor gegevensinvoer

Korte tekst

Houd er rekening mee, begin in Access 2013 en tekstgegevens Korte teksttypen hebt gekregen.

Korte tekstvelden accepteren tekst of numerieke tekens, inclusief gescheiden lijsten met items. Een tekstveld een kleinere aantal tekens dan een veld lange tekst, van 0 tot 255 tekens. In sommige gevallen kunt u functies voor typeconversie berekeningen van de gegevens in een veld korte tekst.

Lange tekst

Houd er rekening mee, begin in Access 2013 en memogegevens typen hebt gekregen: Lange tekst.

U kunt grote hoeveelheden tekst en numerieke gegevens invoeren in dit type veld. Als de ontwerpfunctie voor databases Hiermee stelt u het veld toe aan de tekst met opmaak, kunt u ook de soorten opmaak die u normaal gesproken in tekstverwerkingsprogramma's, zoals Word toepassen. U kunt bijvoorbeeld verschillende lettertypen en tekengrootten toepassen op specifieke tekens in de tekst en zodat ze vet of cursief, enzovoort. U kunt ook Hypertext Markup Language (HTML) labels toevoegen aan de gegevens.

Bovendien hebben lange tekst velden een eigenschap die Alleen toevoegenwordt genoemd. Wanneer u deze eigenschap inschakelt, kunt u nieuwe gegevens toevoegen aan een lang tekstveld, maar u kunt bestaande gegevens niet wijzigen. De functie is bedoeld voor gebruik in toepassingen zoals bijhouden-databases, waar mogelijk moet u een permanente bijhouden dat nog niet te wijzigen. Wanneer u de cursor in een veld lange tekst met de eigenschap Alleen toevoegen is ingeschakeld plaatsen, al dan niet standaard, wordt de tekst in het veld verdwijnt. U kunt geen opmaak of andere wijzigingen toepassen op de tekst.

U kunt ook conversiefuncties ten opzichte van de gegevens in een veld lange tekst zoals korte-tekstvelden uitvoeren.

Getal

U kunt alleen getallen invoeren in dit type veld en kunt u berekeningen uitvoeren op de waarden in een numeriek veld.

Groot getal

Houd er rekening mee veel gegevenstypen zijn alleen beschikbaar in de Office 365-abonnement-versie van Access.

U kunt alleen getallen invoeren in dit type veld en kunt u berekeningen uitvoeren op de waarden in een veel-veld.

Datum/tijd

U kunt alleen datums en tijden invoeren in dit type veld. Afhankelijk van hoe het veld wordt ingesteld in de ontwerpfunctie voor databases, kunt u ondervinden deze voorwaarden:

  • Als de ontwerper van de database instellen een invoermasker voor het veld (een reeks letterlijke en tijdelijke tekens die worden weergegeven wanneer u het veld selecteert), moet u gegevens invoeren in de ruimte en de notatie die het masker bevat. Als u een invoermasker DD_MMM_JJJJ ziet, moet u bijvoorbeeld okt 11 2017 typen in de ruimte. U kunt een volledige maandnaam weer, of een jaartal van twee cijfers invoeren.

  • Als de ontwerpfunctie voor een invoermasker om te bepalen hoe u een datum of tijd invoeren niet hebt gemaakt, kunt u de waarde aan de hand van een ongeldige datum- of tijdnotatie. U kunt bijvoorbeeld 11 okt 2017 typen, 11-10-17, 11 oktober 2017, enzovoort.

  • De ontwerpfunctie voor databases mogelijk een weergave-indeling toepassen op het veld. In dat geval als er geen invoermasker aanwezig is, kunt u een waarde invoert in vrijwel elke notatie, maar Access worden de datums volgens de weergave-indeling weergegeven. Bijvoorbeeld, kunt u 10-11/2017, maar de weergave-indeling kan worden ingesteld zodat de waarde wordt weergegeven als 11-okt-2017.

Valuta

U kunt alleen valutawaarden invoeren in dit type veld. Bovendien hoeft u niet handmatig invoeren valutasymbool. Standaard wordt het valutasymbool (¥, £, $, enzovoort) opgegeven in de landinstellingen van Windows. U kunt deze valutasymbool zodat een andere valuta, wijzig zo nodig.

AutoNummering

U kunt geen invoeren of de gegevens in dit type veld op elk gewenst moment wijzigen. De waarden in een AutoNummering-veld wordt verhoogd wanneer u een nieuwe record aan een tabel toevoegen.

Berekend

Houd er rekening mee berekeningsmethode gegevenstypen zijn toegevoegd aan Access begin in Access 2010

U kunt geen invoeren of de gegevens in dit type veld op elk gewenst moment wijzigen. De resultaten van dit veld wordt bepaald door een expressie die u definieert. Access bijgewerkt via de waarden in een berekend veld wanneer u een nieuwe record aan een tabel bewerken of toevoegen.

Ja/Nee

Als u een veld dat is ingesteld op dit type klikt, wordt er een selectievakje of een vervolgkeuzelijst, afhankelijk van hoe u het veld opmaken. Als u het veld om weer te geven van een lijst opmaken, kunt u op Ja of Nee, waar of Onwaar, of in - of uitschakelen in de lijst opnieuw afhankelijk van de indeling toegepast op het veld. U geen waarden invoeren in de lijst of het wijzigen van de waarden in de lijst rechtstreeks vanuit een formulier of tabel.

OLE-object

U kunt dit type veld gebruiken als u wilt weergeven van gegevens uit een bestand dat met een ander programma is gemaakt. U kunt bijvoorbeeld een tekstbestand, een Excel-grafiek of een PowerPoint-presentatie weergeven in een veld OLE-Object.

Bijlagen bieden een snellere, gemakkelijker en flexibeler manier om gegevens uit andere programma's te bekijken. Zie de vermelding van de bijlage, verderop in deze tabel voor meer informatie.

Hyperlink

U kunt alle gegevens invoeren in dit type veld en Access terugloopt deze in een webadres. Bijvoorbeeld als u een waarde typt in het veld, Access rondom de tekst met http://www. your_text.com. Als u een geldig webadres invoert, werkt de koppeling. De koppeling, anders resulteert in een foutbericht wordt weergegeven. Ook, bestaande hyperlinks te bewerken kan lastig te klikken op een hyperlinkveld bevat met de muis Hiermee start u de browser en gaat u naar de site die is opgegeven in de koppeling. Als u wilt bewerken een hyperlinkveld bevat, selecteert u een aangrenzende veld, het tabblad of pijltoetsen gebruiken om de focus te verplaatsen naar het hyperlinkveld en druk op F2 om te bewerken inschakelen.

Bijlage

U kunt gegevens uit andere programma's toevoegen aan dit type veld, maar u kunt geen typt of anderszins tekst- of numerieke gegevens invoeren.

Zie het artikel bestanden toevoegen en afbeeldingen aan records in uw databasevoor informatie over het gebruik van een bijlageveld.

Wizard Opzoeken

De Wizard Opzoeken is niet een gegevenstype. In plaats daarvan de wizard maakt u twee soorten vervolgkeuzelijsten: lijsten met waarden en opzoekvelden. Een lijst met waarden gebruikt een gescheiden lijst met items die u handmatig invoeren wanneer u de Wizard Opzoeken gebruiken. Deze waarden kunnen zijn onafhankelijk van eventuele andere gegevens of het object in uw database.

Een opzoekveld gebruikt daarentegen een query gegevens ophalen uit een of meer van de andere tabellen in een database, of op een andere locatie, zoals een SharePoint-server. Het opzoekveld geeft vervolgens de gegevens in een vervolgkeuzelijst. Standaard wordt met de Wizard Opzoeken het tabelveld ingesteld naar het gegevenstype Numeriek.

U kunt werken met opzoekvelden rechtstreeks in tabellen en ook in formulieren en rapporten. De waarden in een opzoekveld worden standaard weergegeven in een type lijstbesturingselement een keuzelijst met invoervak genoemd, een lijst met een vervolgkeuzepijl: Een lege opzoeklijst . Afhankelijk van hoe de ontwerpfunctie voor het opzoekveld en de keuzelijst met invoervak heeft instellen, kunt u de items in de lijst bewerken en items toevoegen aan de lijst. Daarvoor ontwerper van de database moet een eigenschap instellen voor het opzoekveld (de eigenschap Alleen lijstwordt genoemd, en de ontwerper uit te schakelen).

Als u niet de waarden in een opzoeklijst rechtstreeks bewerken, die u moet toevoegen of wijzigen van de gegevens in de vooraf gedefinieerde lijst met waarden of in de tabel die fungeert als bron voor het opzoekveld. Zie de items in een opzoekveld bewerken, verderop in dit artikel voor informatie over doet.

Tot slot wanneer u een opzoekveld maakt, kunt u desgewenst instellen voor de ondersteuning van meerdere waarden. Als u dit doet, wordt de resulterende lijst ziet u een selectievakje in naast elk lijstitem, en u kunt in- of uitschakelen als veel van de items naar wens. Deze afbeelding ziet u een standaardlijst met meerdere waarden:

Een lijst met selectievakjes.

Zie de artikelen handleiding velden met meerdere waardenen een lijst die worden opgeslagen met meerdere waarden gebruiken voor informatie over het maken van opzoekvelden en het gebruik van de resulterende lijsten.

Opmerking: Bijlage, berekend en veel gegevenstypen zijn niet beschikbaar in mdb-bestandsindelingen.

De invloed van tabelveldeigenschappen op de manier waarop invoeren u gegevens

Naast de principes waarmee wordt bepaald van de structuur van een database en de gegevenstypen die bepalen wat u kunt invoeren in een bepaald veld, verschillende veldeigenschappen kunnen ook invloed op hoe u gegevens in een Access-database invoeren.

Weergave-eigenschappen voor een tabelveld invoeren

Access biedt twee manieren om de eigenschappen voor een veld van een tabel te bekijken. U kunt de besturingselementen op het tabblad gegevensblad , of u kunt de tabel opent in de ontwerpweergave. De volgende stappen wordt uitgelegd hoe u beide technieken.

Tabeleigenschappen weergave op het tabblad gegevensblad

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel die u wilt gebruiken.

  2. Klik op het tabblad velden en gebruik de besturingselementen in de groep Opmaak de eigenschappen voor een veld voor elke tabel weergeven. Notitie als u gebruikmaakt van Access 2007, vindt u deze lijst op het tabblad gegevensblad in de groep gegevenstype en opmaak .

Tabeleigenschappen weergeven in de ontwerpweergave

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de gewenste tabel en klik op Ontwerpweergave knopafbeelding in het snelmenu.

    De tabel wordt geopend in het ontwerpraster.

  2. In het onderste gedeelte van het raster, klikt u op het tabblad Algemeen als dit nog niet geselecteerd.

    –of–

    Als u wilt de eigenschappen voor een opzoekveld wordt weergegeven, klikt u op het tabblad Opzoeken .

    Een opzoekveld is een tabelveld invoeren die een query wordt gebruikt voor het ophalen van de waarden uit een of meer tabellen in een database. Standaard worden deze waarden in het opzoekveld weergegeven voor u in de vorm van een lijst. Afhankelijk van hoe de databaseontwerper van een Hiermee stelt u het opzoekveld, kunt u een of meer items selecteren in die lijst.

De volgende tabel bevat de eigenschappen die de meeste invloed op gegevensinvoer hebben en wordt uitgelegd hoe ze gegevensinvoer beïnvloeden.

Eigenschap

Locatie in het tabelontwerpraster

Mogelijke waarden

Gedrag wanneer u probeert om gegevens te voeren

Veldlengte

Het tabblad Algemeen

0-255

Het aantal tekens geldt alleen voor velden die zijn ingesteld voor het gegevenstype tekst. Als u probeert om in te voeren meer dan het opgegeven aantal tekens, het veld afgekapt ze.

Vereist

Het tabblad Algemeen

Ja/Nee

Als ingeschakeld, deze eigenschap forceert u een waarde invoeren in een veld en kunt u nieuwe gegevens opslaan wanneer u een vereist veld hebt voltooid. Als uitgeschakeld, is het veld accepteert null-waarden, waarbij dat het veld leeg mag blijven.

Opmerking: Een null-waarde is niet hetzelfde als de waarde nul. Nul is een cijfer en 'null' is een waarde ontbreekt, onbekend of ongedefinieerd.

Tekenreeksen met lengte nul toestaan

Het tabblad Algemeen

Ja/Nee

Als ingeschakeld, kunt u tekenreeksen met lengte nul, tekenreeksen die geen tekens bevatten. Als u wilt maken van een tekenreeks met lengte nul, typt u een paar dubbele aanhalingstekens in het veld ("").

Geïndexeerde

Het tabblad Algemeen

Ja/Nee

Wanneer u een tabelveld indexeert, voorkomt Access u dubbele waarden toe te voegen. U kunt ook een index maken uit meer dan één veld. Als u dit doet, kunt u de waarden in één veld, maar niet in beide velden dupliceren.

Invoermasker

Het tabblad Algemeen

Vooraf gedefinieerd of aangepast sets met letterlijke en tijdelijke tekens

Een invoermasker dwingt u gegevens invoeren in een vooraf gedefinieerde notatie. De maskers weergegeven wanneer u een veld in een tabel of een besturingselement op een formulier selecteert. Stel dat u een Date-veld op en deze reeks tekens: MMM-DD-YYYY. Dit is een invoermasker. Dit zorgt ervoor dat u maandwaarden als afkorting van drie letters, zoals okt, en het jaartal van vier cijfers invoeren, bijvoorbeeld okt-15-2017.

Opmerking: Houd er rekening mee dat invoermaskers alleen bepalen hoe u gegevens invoeren, hoe Access niet worden opgeslagen of worden deze gegevens weergegeven.

Zie het artikel besturingselement gegevensindelingen vermelding met invoermaskersvoor meer informatie over het maken en gebruiken van invoermaskers. Zie het artikel een datum of tijd invoerenvoor meer informatie over hoe Access worden opgeslagen en datum/tijd worden weergegeven.

Alleen lijst

Tabblad Opzoeken

Ja/Nee

Hiermee schakelt wijzigingen in de items in een opzoekveld of. Nieuwe gebruikers van Access proberen soms de items in een opzoekveld handmatig wijzigen. Als Access niet kunt wijzigen van de items in een veld, wordt deze eigenschap is ingesteld op Ja. Als deze eigenschap is ingeschakeld en moet u de items in een lijst wijzigen, moet u de lijst (als u bewerken van een lijst met waarden wilt) of de tabel met de brongegevens voor de lijst (als u bewerken van een opzoekveld wilt) openen en daar de waarden wijzigen. Zie de items in een opzoekveld bewerken, verderop in dit artikel voor meer informatie over het gebruik van opzoekvelden.

Bewerken lijst met waarden toestaan

Tabblad Opzoeken

Ja/Nee

Hiermee schakelt de opdracht Lijstitems bewerken voor lijsten met waarden, maar niet voor opzoekvelden of. Als u wilt dat de opdracht voor opzoekvelden inschakelt, voert u een geldige formuliernaam in de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems . De opdracht Bewerken lijst met waarden toestaan wordt weergegeven in een snelmenu dat u opent door met de rechtermuisknop op een keuzelijst of keuzelijst met invoervak. Wanneer u de opdracht uitvoert, wordt het dialoogvenster Lijstitems bewerken wordt weergegeven. U kunt ook als u de naam van een formulier in de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems opgeeft, wordt dat formulier in plaats van het dialoogvenster weergeven.

Opmerking: U kunt de Lijstitems bewerken -opdracht uitvoeren in de lijst en keuzelijsten met invoervak zich bevindt in formulieren en sets van keuzelijsten met invoervak bevinden in tabellen en de queryresultaten. Formulieren moeten worden geopend in de ontwerpweergave of weergave bladeren. tabellen en queryresultaten moet openen in de gegevensbladweergave.

Bewerkingsformulier lijstitems

Tabblad Opzoeken

Naam van een formulier voor gegevensinvoer

Als u de naam van een formulier voor gegevensinvoer als de waarde in deze tabeleigenschap invoert, wordt dat formulier geopend wanneer een gebruiker wordt uitgevoerd voor de opdracht Lijstitems bewerken . Anders, wordt het dialoogvenster Lijstitems bewerken weergegeven wanneer gebruikers de opdracht uitvoeren.

Naar boven

Records rechtstreeks toevoegen aan een tabel in de gegevensbladweergave

Een tabel openen in de gegevensbladweergave lijkt op een Excel-werkblad en u kunt typen of gegevens in een of meer velden plakt, het equivalent van een cel in een werkblad.

Let hierbij.

  • U hoeft niet te expliciet Sla uw gegevens. Uw wijzigingen worden doorgevoerd in de tabel wanneer u de cursor verplaatsen naar een nieuw veld in dezelfde rij, of wanneer u de cursor verplaatsen naar een andere rij.

  • De velden in een Access-database zijn standaard ingesteld op een bepaalde soort gegevens, zoals tekst of getallen accepteren. Moet u het type gegevens dat het veld is ingesteld om te accepteren. Als u dat niet wordt een foutbericht weergegeven:

    Het foutbericht dat wordt weergegeven bij een ongeldige waarde

  • Een veld wellicht een invoermasker is toegepast. Een invoermasker is een reeks letterlijke en tijdelijke tekens die u gegevens invoeren in een specifieke notatie dwingen.

    Zie het artikel besturingselement gegevensindelingen vermelding met invoermaskersvoor meer informatie over invoermaskers.

  • Met uitzondering van bijlagen en lijsten met meerdere waarden, kunt u slechts één record in de meeste velden. Als u niet weet of een veld bijlagen accepteert, kunt u de eigenschappen van het veld controleren. Zie hiervoor de stappen in de weergave-eigenschappen voor een tabelveldeerder in dit artikel. Omdat een selectievakje in naast elk item in de lijst wordt weergegeven, kunt u altijd een lijst met meerdere waarden identificeren.

Gegevens invoeren in een tabel

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel die u wilt gebruiken.

    Standaard de tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave, een raster dat lijkt op een Excel-werkblad.

  2. Klik op of anders de focus naar het eerste veld dat u wilt gebruiken en voer vervolgens uw gegevens.

  3. Als u wilt verplaatsen naar het volgende veld in dezelfde rij, drukt u op TAB, gebruik de pijltoetsen naar links of rechts of klik op de cel in het veld next.

    Als u op TAB, al dan niet standaard drukt, wordt de landinstellingen van Windows gebruikt om te bepalen of de cursor naar links of naar rechts wordt verplaatst. Als de computer een taal die van links naar rechts wordt gebruikt, wordt de cursor naar rechts verplaatst wanneer u op de TAB-toets drukt. Als de computer een taal die van rechts naar links wordt gelezen, wordt de cursor naar links verplaatst.

    Als u wilt verplaatsen naar de volgende cel in een kolom, met de pijl-omhoog of pijl-omlaag of klikt u op de gewenste cel.

RTF-opmaak toepassen op gegevens in een veld lange tekst (Memo)

  1. Selecteer de tabel openen in de gegevensbladweergave, selecteert u een veld lange tekst. Als u Access 2007 of Access 2010 dat een memoveld wordt gebruikt.

    Meestal bevatten lange tekst velden opmerkingen of notities, zodat u naar een veld met de naam 'Opmerkingen zoeken kunt' of 'Notities'. Als u het veld lange tekst nog steeds niet kunt vinden, raadpleegt u de stappen in de weergave-eigenschappen voor een tabelveldeerder in dit artikel.

  2. Gebruik de knoppen en menu's op het tabblad Start in de groep lettertype om de tekst.

    Opdrachten die beschikbaar zijn in de groep lettertype in Access

    U kunt verschillende lettertypen en grootten toepassen, tekst vet of cursief maken, wijzigen van kleuren, enzovoort.

Naar boven

Records toevoegen met behulp van een formulier

Formulieren voor gegevensinvoer kunnen bieden een eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger manier om gegevens te voeren. Formulieren maakt u gewoonlijk wanneer u moet gegevens invoeren in meerdere tabellen tegelijk. U ook maken formulieren als u enkele van de velden in een tabel wilt, als u wilt een database gemakkelijker te gebruiken (een stap die u kunt kosten voor training verkleinen), en wanneer u om ervoor te zorgen dat gebruikers gegevens nauwkeurig invoeren wilt verbergen.

Hoe u een formulier gebruiken om gegevens te bewerken, is afhankelijk van het ontwerp van het formulier. Formulieren kunnen een willekeurig aantal besturingselementen, zoals lijsten, tekstvakken, knoppen en gegevensbladen bevatten, rasters die lijken op Excel-werkbladen. Om elk van de besturingselementen op het formulier op gegevens ophaalt uit of schrijft gegevens naar een onderliggende tabelveld. Wat u doen met een bepaald besturingselement afhankelijk van het gegevenstype dat u hebt ingesteld voor het onderliggende tabelveld, een eigenschappen instellen voor dat veld, en mogelijk verschillende eigenschappen die de ontwerpfunctie voor databases die zijn ingesteld voor elk besturingselement. Zie de sectie de invloed van gegevenstypen op de manier waarop u gegevens invoeren en de invloed van tabelveldeigenschappen op de manier waarop die u gegevens invoert, eerder in dit artikel voor meer informatie over de gegevenstypen en veldeigenschappen invloed gegevensinvoer.

De volgende secties wordt uitgelegd hoe u de meest voorkomende besturingselementen voor gegevensinvoer gebruikt. Als u vragen over uw specifieke database hebt, neemt u contact op met uw systeembeheerder of de ontwerpfunctie voor databases.

Tekst in een tekstvak toevoegen of bewerken

Als u tekst toevoegen of in een tekstvak bewerken, werkt u met de gegevens in een korte tekst of een lange tekst. Als u verder gaat, houd er rekening mee dat u een veld lange tekst (of het besturingselement afhankelijk van het veld lange tekst) instellen kunt op ondersteuning voor tekst met opmaak en u kunt pas verschillende lettertypen, tekengrootten, stijlen en kleuren op uw tekst.

Tekst bewerken in een tekstvak

  • Plaats de cursor in het tekstvak en uw gegevens wijzigen. Houd er rekening mee dat niet kunt u berekeningen met getallen in een veld korte tekst of lange tekst uitvoeren.

Tekst met opmaak toepassen

Opmerking: U kunt deze stappen alleen wanneer een tekstvak is gebonden aan een veld lange tekst (Memo). Zie de stappen in de weergave-eigenschappen voor een tabelveldeerder in dit artikel.

  1. Met het formulier in een formulier of indelingsweergave of open de tabel in de gegevensbladweergave, selecteer het veld lange tekst (Memo).

  2. Gebruik de knoppen en menu's op het tabblad Start in de groep lettertype om de tekst.

    Opdrachten die beschikbaar zijn in de groep lettertype in Access

    U kunt verschillende lettertypen en grootten toepassen, tekst vet of cursief maken, wijzigen van kleuren, enzovoort.

Gegevens invoeren met behulp van een lijst

U kunt lijsten gebruiken in formulieren en in tabellen en query resultaat ingesteld openen in de gegevensbladweergave, een raster dat lijkt op een Excel-werkblad.

Wanneer u een lijst op een formulier gebruikt, ziet u mogelijk een keuzelijst met invoervak of een keuzelijst. Deze waarden weer van een keuzelijst met invoervak met invoervak respectievelijk lijst.

Een lege opzoeklijst

Een basisbesturingselement voor een keuzelijst op een formulier

Als u een lijst in een tabel of query resultatenset gebruikt, wordt een keuzelijst met invoervak al dan niet standaard.

Daarnaast kunnen lijsten bieden ondersteuning voor meerdere waarden. Als u een lijst met een selectievakje in naast elk item ziet, kunt u maximaal 100 items uit deze lijst selecteren. Lijsten met meerdere waarden die u zonder hoeft te programmeren maken kunt kunnen een algemene business-probleem oplossen. Stel dat u een Access-database gebruiken om te vragen van klanten bijhouden. Als u moet meerdere personen toewijzen aan een probleem, kunt u een lijst met meerdere waarden. Deze afbeeldingen ziet typische lijsten met meerdere waarden.

Een vervolgkeuzelijst met selectievakjes in de open stand.   Een lijst met selectievakjes.

U kunt ook de items in een lijst bewerken. Als u of de databaseontwerper van de inschakelt de opdracht, kunt u toevoegen, wijzigen en verwijderen van lijstitems rechtstreeks vanuit de lijst. Databaseontwerpers kunnen echter kiezen voor het uitschakelen van de opdracht, zodat deze mogelijk niet beschikbaar voor alle databases.

De stappen in de volgende secties wordt uitgelegd hoe gebruiken en lijsten bewerken.

Items selecteren uit een vervolgkeuzelijst

  1. Open het formulier, tabel of queryresultatenset die de lijst bevat.

    Opmerking: U moet formulieren openen in de formulierweergave of indelingsweergave. Tabellen en queryresultaat Hiermee stelt u in de gegevensbladweergave.

  2. Klik op de pijl-omlaag naast de lijst en selecteer vervolgens het gewenste item.

  3. Als u wilt doorvoeren uw keuze in uw database, door de cursor te verplaatsen naar een ander veld.

Items selecteren in een keuzelijst met invoervak

  1. Open het formulier waarin de lijst.

  2. Schuif omlaag in de lijst met items in de keuzelijst en selecteer het gewenste item.

  3. Als u wilt doorvoeren uw keuze in uw database, door de cursor te verplaatsen naar een ander veld.

Items selecteren in de vervolgkeuzelijst van een selectievakje

  1. Open het formulier, tabel of queryresultatenset die de lijst bevat.

    Opmerking: U kunt het selectievakje vervolgkeuzelijsten in formulieren, tabellen en query resultatensets gebruiken. Hiervoor moet u formulieren openen in de formulierweergave of de weergave van de bladeren, en moet u tabellen openen en de queryresultaten Hiermee stelt u in de gegevensbladweergave.

  2. Klik op de pijl-omlaag naast de lijst.

  3. Schakel maximaal 100 selectievakjes en klik vervolgens op OK.

Items selecteren uit een lijst met selectievakjes

  1. Open het formulier waarin de lijst.

    Opmerking: U moet open het formulier in de formulierweergave of blader weergave.

  2. Klik op de pijl-omlaag naast de lijst.

  3. Schakel dan 100 selectievakjes en klik vervolgens op OK.

De items in een lijst bewerken

Opmerking: U kunt elk gewenst type lijst in een formulier, tabel of queryresultatenset bewerken. Denk eraan dat u formulieren in de formulierweergave of de weergave van de bladeren openen moet, en u tabellen openen moet en de queryresultaten Hiermee stelt u in de gegevensbladweergave. Denk eraan dat de ontwerpfunctie voor databases of de IT-afdeling deze opdracht kunt uitschakelen, zodat deze mogelijk niet beschikbaar te allen tijde.

  1. Open het formulier, tabel of queryresultatenset die de lijst bevat.

  2. Met de rechtermuisknop op de lijst die u wilt bewerken en klik vervolgens op Lijstitems bewerken.

    Er verschijnt een dialoogvenster of een formulier voor gegevensinvoer. Het scherm dat u ziet, is afhankelijk van het type lijst dat u wilt bewerken. Access maakt gebruik van twee soorten lijsten, waarde en opzoeklijsten met. Lijsten worden weergegeven op de waarde een reeks items dat u handmatig invoeren en opzoeklijsten een query gebruiken om op te halen hun gegevens uit een of meer tabellen. Een van de volgende handelingen uit.

    • Als u een lijst met waarden bewerken nog, het dialoogvenster Lijstitems bewerken gebruiken om te bewerken, gegevens in de lijst en klik vervolgens op OK als u klaar bent.

    • Als u een opzoeklijst bewerkt, wordt een formulier voor gegevensinvoer weergegeven. Gebruik deze formulier gegevens in de lijst bewerken.

Naar boven

De items in een opzoekveld bewerken

Een opzoekveld vindt u een overzicht van gegevens die gebruikers gebruiken kunnen om een of meer items te selecteren. U kunt twee typen opzoeklijst maken.

  • Lijsten met waarden    Deze bevatten een set hard gecodeerde waarden die u handmatig invoeren. De waarden bevinden zich in de eigenschap Rijbron van het opzoekveld.

  • Lookup-lijsten    Deze een query gebruiken voor het ophalen van waarden in een andere tabel. De eigenschap Rijbron van het veld bevat een query in plaats van een hard gecodeerde lijst met waarden.

Standaard worden opzoekgegevens weergegeven in een vervolgkeuzelijst, maar u kunt een keuzelijst kiezen. Een vervolgkeuzelijst wordt geopend met de lijst en klik vervolgens gesloten nadat u een selectie maken. Een keuzelijst daarentegen blijft openen te allen tijde.

U kunt de opdracht Lijstitems bewerken uitvoeren of u de gegevens rechtstreeks in de eigenschap Rijbron of de brontabel kunt bewerken. Zie gegevens invoeren met behulp van een lijst, eerder in dit artikel voor informatie over het gebruik van de opdracht Lijstitems bewerken . De stappen in deze sectie wordt uitgelegd hoe u de items die u rechtstreeks in de eigenschap Rijbron of de brontabel bewerken. De verschillende verloopt globaal volgens stappen.

  • Geef aan dat het opzoekveld. Werken met een formulier dan met een tabel voert u een iets ander proces.

  • Het type opzoekveld identificeren, een lijst met waarden of een opzoeklijst. Als u een opzoeklijst gebruikt, kunt u de brontabel waarmee de gegevens voor het opzoekveld identificeren.

  • De items in de lijst met waarden bewerken.

    -of-

    De brontabel voor de opzoeklijst openen en bewerken van de gegevens in die tabel.

Een opzoekveld uit een formulier identificeren

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier en klik vervolgens op Ontwerpweergave.

    -of-

    Als het formulier nog is geopend, kunt u met de rechtermuisknop op het formuliertabblad en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

    –of–

    Klik op het tabblad Start in de groep weergave op de knop weergave om te schakelen tussen beschikbare weergaven. U kunt ook op de pijl onder weergave, en selecteer een van de beschikbare weergaven in het menu.

    Afbeelding van het Access-lint

  2. Met de rechtermuisknop op de keuzelijst of keuzelijst met invoervak en klik op Eigenschappen.

  3. Klik op het tabblad Alles en zoek de eigenschappen Type rijbron en Rijbron in het eigenschappenvenster. De eigenschap Type rijbron inLijst met waarden of Tabel/Querymoet bevatten, en de eigenschap Rijbron moet bevatten beide een lijst met items die zijn gescheiden door puntkomma's of een query. Indien nodig, vergroten van het eigenschappenvenster, zodat u de lijst met items of de query kunt lezen.

    Lijsten met waarden gebruikt meestal deze eenvoudige syntaxis: "item";" item";" item"

    In dit geval is de lijst een reeks items tussen dubbele aanhalingstekens en gescheiden door puntkomma's.

    Selectiequery Gebruik deze eenvoudige syntaxis: Selecteer [naam_tabel_of_query]. [ veldnaam] FROM [naam_tabel_of_query].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel of query en een veld in die tabel of query. De tweede component verwijst alleen naar de tabel of query. Hier is een belangrijk punt te onthouden: SELECT-component niet hoeft te bevatten de naam van een tabel of query, maar het wordt aanbevolen en de naam van ten minste één veld moet bevatten. Alle uit componenten moeten echter verwijzen naar een tabel of query. U kunt zo is, altijd de brontabel of bronquery voor een opzoekveld vinden door te lezen van de FROM-component.

  4. Ga op een van de volgende manieren te werk.

    • Als u een lijst met waarden gebruikt, kunt u de items in de lijst bewerken. Controleer of u elk item tussen dubbele aanhalingstekens staan, en een puntkomma als scheidingsteken tussen elk item.

    • Als de query in de opzoeklijst verwijst naar een andere query in het navigatiedeelvenster, opent u die tweede query in de ontwerpweergave (met de rechtermuisknop op de query en klik vervolgens op Ontwerpweergave). Noteer de naam van de tabel die wordt weergegeven in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's en ga vervolgens naar de volgende stap.

      -of-

      Als de query in het opzoekveld verwijst naar een tabel, noteer de naam van de tabel en Ga naar de volgende stap.

  5. Dubbelklik op de tabel in het navigatiedeelvenster om dit te openen in de gegevensbladweergave en klikt u vervolgens de lijstitems naar wens te bewerken.

Een opzoekveld uit een tabel identificeren

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel en klik vervolgens op Ontwerpweergave.

  2. Klik in het bovenste gedeelte van het queryontwerpraster, in de kolom Gegevenstype op of anders de focus naar tekst, getal, of Ja/Nee-veld.

  3. In het onderste gedeelte van het tabelontwerpraster, klikt u op het tabblad Opzoeken en kijkt u naar de eigenschappen Type rijbron en Rijbron .

    De eigenschap Type rijbron moet lezen Lijst met waarden of Tabel/Query. De eigenschap Rijbron moet bevatten een lijst met waarden of een query.

    Lijsten met waarden Gebruik deze eenvoudige syntaxis: "item";" item";" item"

    In dit geval is de lijst een reeks items tussen dubbele aanhalingstekens en gescheiden door puntkomma's.

    Meestal selectiequery Gebruik deze eenvoudige syntaxis: Selecteer [naam_tabel_of_query]. [ veldnaam] FROM [naam_tabel_of_query].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel of query en een veld in die tabel of query. De tweede component verwijst alleen naar de tabel of query. Hier is een belangrijk punt te onthouden: SELECT-component niet hoeft te bevatten de naam van een tabel of query, maar het wordt aanbevolen en de naam van ten minste één veld moet bevatten. Alle uit componenten moeten echter verwijzen naar een tabel of query. U kunt zo is, altijd de brontabel of bronquery voor een opzoekveld vinden door te lezen van de FROM-component.

  4. Ga op een van de volgende manieren te werk.

    • Als u een lijst met waarden gebruikt, kunt u de items in de lijst bewerken. Controleer of u elk item tussen dubbele aanhalingstekens staan, en een puntkomma als scheidingsteken tussen elk item.

    • Als de query in het zoekveld verwijst naar een andere query in het navigatiedeelvenster, opent u die tweede query in de ontwerpweergave (met de rechtermuisknop op de query en klik vervolgens op Ontwerpweergave). Noteer de naam van de tabel die wordt weergegeven in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's en ga vervolgens naar de volgende stap.

      -of-

      Als de query in het opzoekveld verwijst naar een tabel, noteer de naam van de tabel en Ga naar de volgende stap.

  5. Dubbelklik op de tabel in het navigatiedeelvenster om dit te openen in de gegevensbladweergave en klikt u vervolgens de lijstitems naar wens te bewerken.

Naar boven

Tekenreeksen met lengte nul invoeren

Access kunt u onderscheid maken tussen twee soorten lege waarden: Null-waarden en tekenreeksen met lengte nul. Null-waarden geven aan een onbekende waarde en tekenreeksen met lengte nul geven velden met een spatie. Bijvoorbeeld: Stel dat u de tabel met klantgegevens hebt en die tabel een numeriek veld fax bevat. U kunt het veld leeg laten als u niet zeker van faxnummer van een klant. In dat geval het veld leeg laat, wordt een null-waarde, wat betekent dat u niet weet wat de waarde is ingevoerd. Als u later constateert dat de klant een faxapparaat niet hebt, kunt u een tekenreeks met lengte nul invoeren in het veld om aan te geven dat u weet dat er is geen waarde.

Opmerking: Vergeet niet dat u een eigenschap die null-waarden voorkomen dat in velden kunt instellen. Zie voor meer informatie over het instellen van deze eigenschap, de invloed van gegevenstypen op de manier waarop u gegevens invoert, eerder in dit artikel.

  1. Een tabel openen in de gegevensbladweergave of een formulier in de formulierweergave of bladerweergave.

  2. Selecteer het gewenste veld en typ twee dubbele aanhalingstekens zonder spatie ertussen ("").

  3. De cursor verplaatsen naar een andere record uw wijzigingen doorvoeren in de database. Al dan niet standaard verdwijnen de aanhalingstekens.

Naar boven

Records toevoegen door te importeren of koppelen aan gegevens

U kunt importeren of koppelen aan gegevens zich in een verscheidenheid aan bronnen, waaronder andere Access-databases, Excel-werkmappen, tekstbestanden en Word-documenten en lijsten op servers met Microsoft SharePoint Services.

Waarin wordt uitgelegd hoe u wilt importeren en koppelen aan die gegevensbronnen valt buiten het bereik van dit artikel. Deze koppelingen gaat u naar informatie over het importeren en koppelen aan gegevens.

Methoden voor het opslaan tijd bij het invoeren van gegevens

Access biedt een aantal manieren sneller maken van de procedure voor het invoeren van gegevens. Procedures in de volgende secties wordt uitgelegd hoe u een standaardwaarde instellen voor velden en lijsten in formulieren en het gebruik van sneltoetsen waarden opnieuw kunt gebruiken wanneer u gegevens sorteert.

Een standaardwaarde voor een veld of besturingselement instellen

Als een groot aantal records dezelfde waarde voor een bepaald veld, zoals een plaats of land/regio delen, kunt u tijd besparen door in te stellen van een standaardwaarde voor het besturingselement afhankelijk van dat veld. Wanneer u het formulier open of maak een nieuwe record, de standaardwaarde in dat besturingselement, wordt standaard weergegeven.

Een standaardwaarde voor een besturingselement instellen

  1. Open het formulier in de ontwerpweergave.

  2. Met de rechtermuisknop op het besturingselement dat u wilt werken met en klik vervolgens op Eigenschappen.

  3. Stel de eigenschap Standaardwaarde naar de gewenste waarde op het tabblad gegevens .

  4. Herhaal stap 1-3 voor het instellen van een nieuwe standaardwaarde.

Een andere waarde opgeven

  • Voor een waarde in een tekstvak, nieuwe gegevens wilt invoeren. U kunt een standaardwaarde overschrijven op elk gewenst moment.

    –of–

  • Voor een waarde in een lijst, selecteert u een nieuwe waarde in de lijst.

Waarden opnieuw kunt gebruiken bij het sorteren

Als u records doorlopen, moet u mogelijk elke record sorteren met behulp van hetzelfde resultaat. Wanneer u dat doet, kunt u tijd besparen met sneltoetsen bovenaan elke pagina die waarde sorteren. Bijvoorbeeld: Stel dat u lijsten met orders producttype sorteren. In de eerste record typt u vloeiende dranken weer om te sorteren op orders waar klanten vloeiende dranken hebt gekocht. Wanneer u naar de volgende record gaat, kunt u deze kunt kopiëren en opnieuw gebruiken die waarde sorteren.

Opmerking: Deze stappen wordt ervan uitgegaan dat er een formulier openen in de formulierweergave.

  1. Naar het veld dat wordt gebruikgemaakt van de waarde uit het overeenkomende veld in de vorige record gaan

  2. Druk op CTRL +' (enkel aanhalingsteken).

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×