Een of meer records toevoegen aan een database

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u gegevens in een database Access kunt invoeren en krijgt u achtergrondinformatie nodig voor meer informatie over de verschillende gegevensinvoer. Het artikel is ook wordt uitgelegd hoe u verschillende technieken voor gegevens-vermelding in Access.

In dit artikel

De basisbeginselen van het toevoegen van records

Records rechtstreeks toevoegen aan een tabel in de gegevensbladweergave

Records toevoegen met behulp van een formulier

De items in een opzoekveld bewerken

Tekenreeksen met lengte nul invoeren

Records toevoegen door te importeren of koppelen aan gegevens

Methoden voor het opslaan tijd bij het invoeren van gegevens

Basisprincipes van het toevoegen van records

Als u snel en nauwkeurig gegevens in een Access-database wilt invoeren, is het handig als u iets weet over de werking van een database. In de volgende secties vindt u globale informatie over de basisstructuur en de ontwerpprincipes die bepalen hoe u gegevens kunt invoeren.

De invloed van het ontwerp van een database op de invoer van gegevens

Een Access-database is niet een bestand in dezelfde zin als een Microsoft Word-document of een Microsoft PowerPoint-presentatie. In plaats daarvan een Access-database is een verzameling objecten, tabellen, formulieren, rapporten, query's, enzovoort, die moeten samenwerken voor een database te laten functioneren.

Bovendien moeten die objecten voldoen aan een reeks ontwerpprincipes, anders zal de database niet goed of helemaal niet werken. Deze ontwerpprincipes zijn op hun beurt weer van invloed op hoe u gegevens invoert. Houd deze feiten over databaseobjecten en -ontwerp in het vervolg in uw achterhoofd.

  • In Access worden alle gegevens opgeslagen in een of meer tabellen. Het aantal tabellen dat u gebruikt hangt af van het ontwerp en de complexiteit van de database. U kunt de gegevens weergeven in een formulier, een rapport of in de resultaten van een query, maar de gegevens worden in Access uitsluitend in tabellen opgeslagen. De andere objecten in de database zijn gebaseerd op deze tabellen.

  • In elke tabel mag slechts één type gegevens worden opgeslagen. Een tabel met bedrijfscontactgegevens mag bijvoorbeeld geen omzetgegevens bevatten. Is dat wel het geval, dan wordt het lastig of zelfs onmogelijk om de juiste informatie terug te vinden.

  • In elk veld van een tabel kan gewoonlijk slechts één type gegevens worden opgeslagen. U kunt bijvoorbeeld geen aantekeningen opslaan in een veld dat voor de invoer van getallen is geconfigureerd. Als u in zo'n veld tekst probeert in te voeren, verschijnt een foutbericht. Dit is echter geen vaste regel. U kunt bijvoorbeeld best getallen (zoals postcodes) invoeren in een veld dat is ingesteld op het gegevenstype Tekst, maar in dat geval kunt u geen berekeningen op deze gegevens uitvoeren.

  • Met een paar uitzonderingen, moeten de velden in een record voor slechts één waarde accepteren. U kunt bijvoorbeeld niet meer dan één adres invoeren in het veld. Dit is in tegenstelling tot Microsoft Excel, dat standaard, u een willekeurig aantal namen of adressen of afbeeldingen invoeren in één cel kunt, tenzij u die cel accepteren beperkte typen gegevens hebt ingesteld.

    U kunt echter een gescheiden lijst met items invoeren in de velden instellen voor het gegevenstype tekst of Memo. Daarnaast biedt Access een functie voor het veld met meerdere waarden. U velden met meerdere waarden gebruiken voor meerdere gegevenselementen als bijlage toevoegen aan één record en lijsten waarin meerdere waarden maken. U kunt bijvoorbeeld een Microsoft PowerPoint-presentatie en niet het getal van afbeeldingen aan een record koppelen in uw database. U kunt ook een lijst met namen maken en selecteer zo veel mogelijk namen naar wens. Het gebruik van de velden met meerdere waarden lijkt aan het einde van de regels van databaseontwerp omdat u meer dan één record per tabelveld kunt opslaan, maar dat is wel niet, omdat de regels 'achter de schermen,"doordat de gegevens in een speciale verborgen tabellen worden afgedwongen.

  • In oudere versies van Access (vóór 2007) moest u ontwerpen en ten minste één tabel maken voordat u gegevens kunt invoeren. U moest bepalen welke velden wilt toevoegen aan de tabel en u de gegevenstypen voor elk veld hebt ingesteld. In nieuwere versies van Access, kunt u nu een lege tabel openen en beginnen met het invoeren van gegevens. Access wordt afgeleid van een gegevenstype voor het veld op basis van wat u invoert.

Meer informatie

De informatie in deze sectie raakt op databaseontwerp, tabelontwerp en een functie die velden met meerdere waarden.

Klik op de gewenste koppeling naar het artikel met meer informatie over het onderwerp.

  • Beginselen van databaseontwerp

    In dit artikel worden de basisconcepten uitgelegd, zoals het plannen van een database, het ontwerpen van de gegevens, en normalisatie: het verdelen van gegevens over gerelateerde tabellen en het verwijderen van overtollige gegevens.

  • Tabellen maken in een database

    In dit artikel wordt uitgelegd hoe u tabellen maakt, primaire sleutels toevoegt (velden waardoor elke rij of record in de tabel een unieke identificatie krijgt) en hoe u gegevenstypen en tabeleigenschappen instelt.

  • Bestanden en afbeeldingen toevoegen aan records in uw database

    In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een of meer gegevenselementen toevoegt aan een bijlageveld.

  • Een lijst gebruiken waarin meerdere waarden

    In dit artikel wordt uitgelegd hoe u lijsten met selectievakjes en vervolgkeuzelijsten met selectievakjes kunt gebruiken om meer dan één waarde op te slaan.

De invloed van gegevenstypen op de manier waarop u gegevens invoert

Bij het ontwerpen van een databasetabel selecteert u een gegevenstype voor elk van de velden in die tabel, waardoor de invoer van gegevens nauwkeuriger kan verlopen. U opent bijvoorbeeld een lege tabel en voert een reeks omzetcijfers in. In dat geval wordt het gegevenstype Numeriek ingesteld voor het betreffende veld. Als iemand probeert om tekst in te voeren in dat veld, wordt een foutbericht weergegeven en kan de gebruiker de gewijzigde record niet opslaan, zodat uw gegevens beschermd worden.

Laat zien hoe gegevenstypen weergeven

Voer in het navigatiedeelvenster een van de volgende handelingen uit:

  • Dubbelklik op de tabel die u onderzoeken wilt om te openen in de tabel in de gegevensbladweergave. Klik op het tabblad velden in de groep Opmaak , kijkt u naar de waarde in de lijst gegevenstype. Notitie als u gebruikmaakt van Access 2007, vindt u deze lijst op het tabblad gegevensblad in de groep gegevenstype en opmaak . De waarde verandert wanneer u plaats de cursor in de verschillende velden in de tabel. Deze afbeelding ziet de lijst:

    De lijst Gegevenstype

  • Klik met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt onderzoeken en klik op Ontwerpweergave.

    De tabel wordt geopend in het ontwerpraster, en in de bovenste gedeelte van de sectie worden de naam en het gegevenstype van elk veld in de tabel weergegeven. In deze afbeelding ziet u een voorbeeld van een tabel in het ontwerpraster.

    Velden in ontwerpweergave

Het gegevenstype dat u hebt ingesteld voor een veld voor elke tabel vindt u het eerste niveau van de controle over wat u wel en niet kunt invoeren in een veld. In sommige gevallen, zoals tijdens het werken met een memoveld, kunt u alle gegevens die u wilt invoeren. In andere gevallen, zoals wanneer u werkt met een AutoNummering-veld, typt u de gegevens voorkomt instellen voor het veld u helemaal geen informatie worden ingevoerd. De volgende tabel staan de gegevenstypen die Access biedt en wordt beschreven hoe deze gegevensinvoer beïnvloeden.

Gegevenstype

Gevolgen voor de gegevensinvoer

Tekst

Tekstvelden accepteren tekst of numerieke tekens, inclusief scheidingstekens lijsten met items. Een tekstveld een kleinere aantal tekens dan een memoveld, van 0 tot 255 tekens. In sommige gevallen kunt u functies voor typeconversie berekeningen van de gegevens in een tekstveld. Houd er rekening mee, begin in Access 2013 en tekstgegevens Korte teksttypen hebt gekregen.

Memo

In een veld van dit type kunt u grote hoeveelheden tekst en getallen invoeren. Verder kunt u als de databaseontwerper het veld instelt op tekst met opmaak, alle opmaak toepassen die u gewoonlijk aantreft in tekstverwerkers zoals Word. U kunt bijvoorbeeld verschillende lettertypen en tekengrootten toepassen op bepaalde tekens in uw tekst en de tekst vet maken of cursief, enzovoort. U kunt tevens HTML-codes (Hypertext Markup Language) aan de gegevens toevoegen.

Bovendien hebben memovelden een eigenschap die Alleen toevoegenwordt genoemd. Wanneer u deze eigenschap inschakelt, kunt u nieuwe gegevens toevoegen aan een memoveld, maar u kunt bestaande gegevens niet wijzigen. De functie is bedoeld voor gebruik in toepassingen zoals bijhouden-databases, waar mogelijk moet u een permanente bijhouden dat nog niet te wijzigen. Wanneer u de cursor in een memoveld met de eigenschap Alleen toevoegen is ingeschakeld plaatsen, al dan niet standaard, wordt de tekst in het veld verdwijnt. U kunt geen opmaak of andere wijzigingen toepassen op de tekst.

Houd er rekening mee, begin in Access 2013 en memogegevens typen hebt gekregen: Lange tekst.

Net als bij tekstvelden kunt u conversiefuncties gebruiken om berekeningen uit te voeren op de gegevens in een memoveld.

Getal

In een veld van dit type kunt u alleen getallen invoeren. U kunt berekeningen uitvoeren op de waarden in een numeriek veld.

Groot getal

U kunt alleen getallen invoeren in dit type veld en kunt u berekeningen uitvoeren op de waarden in een veel-veld. Houd er rekening mee veel gegevenstypen zijn alleen beschikbaar in de Office 365-abonnement-versie van Access.

Datum/tijd

In dit type veld kunt u alleen datums en tijden invoeren. Afhankelijk van de instellingen die de databaseontwerper aan het veld heeft gegeven, kunnen de volgende voorwaarden voorkomen:

  • Als de ontwerper van de database instellen een invoermasker voor het veld (een reeks letterlijke en tijdelijke tekens die worden weergegeven wanneer u het veld selecteert), moet u gegevens invoeren in de ruimte en de notatie die het masker bevat. Als u een invoermasker DD_MMM_JJJJ ziet, moet u bijvoorbeeld okt 11 2017 typen in de ruimte. U kunt een volledige maandnaam weer, of een jaartal van twee cijfers invoeren.

  • Als de ontwerpfunctie voor een invoermasker om te bepalen hoe u een datum of tijd invoeren niet hebt gemaakt, kunt u de waarde aan de hand van een ongeldige datum- of tijdnotatie. U kunt bijvoorbeeld 11 okt 2017 typen, 11-10-17, 11 oktober 2017, enzovoort.

  • De ontwerpfunctie voor databases mogelijk een weergave-indeling toepassen op het veld. In dat geval als er geen invoermasker aanwezig is, kunt u een waarde invoert in vrijwel elke notatie, maar Access worden de datums volgens de weergave-indeling weergegeven. Bijvoorbeeld, kunt u 10-11/2017, maar de weergave-indeling kan worden ingesteld zodat de waarde wordt weergegeven als 11-okt-2017.

Valuta

In een veld van dit type kunt u alleen geldwaarden invoeren. Verder hoeft u niet handmatig een valutasymbool in te voeren. Standaard wordt het valutasymbool ( €, £, $, enzovoort) gebruikt dat is opgegeven in de Landinstellingen van Windows.

AutoNummering

U kunt in een veld van dit type nooit gegevens invullen of de waarde ervan wijzigen. De waarde in een AutoNummering-veld loopt telkens één stap op als u een nieuwe record toevoegt aan een tabel.

Berekend

U kunt niet invoeren of de gegevens in dit type veld op elk gewenst moment wijzigen. De resultaten van dit veld wordt bepaald door een expressie die u definieert. Access bijgewerkt via de waarden in een berekend veld wanneer u een nieuwe record aan een tabel bewerken of toevoegen. Houd er rekening mee berekeningsmethode gegevenstypen zijn toegevoegd aan Access begin in Access 2010.

Ja/Nee

Wanneer u op een veld klikt dat is ingesteld op dit gegevenstype, wordt in Access een selectievakje of een vervolgkeuzelijst weergegeven. Als u het veld opmaakt zodat een lijst wordt weergegeven, kunt u in de lijst Ja of Nee selecteren, Waar of Onwaar, dan wel Aan of Uit, alweer afhankelijk van de toegepaste opmaak op het veld. U kunt geen waarden invoeren in de lijst of de waarden in de lijst rechtstreeks vanuit een formulier of tabel wijzigen.

OLE-object

U gebruikt een veld van dit type wanneer u gegevens wilt weergeven uit een bestand dat met een ander programma is gemaakt. U kunt bijvoorbeeld een tekstbestand, een Excel-grafiek of een PowerPoint-diavoorstelling in een OLE-objectveld weergeven.

Bijlagen zijn een snelle, gemakkelijke en flexibele manier om gegevens uit andere programma's weer te geven. Zie het onderwerp Bijlage verderop in deze tabel voor meer informatie.

Hyperlink

U kunt alle gegevens invoeren in dit type veld en Access terugloopt deze in een webadres. Bijvoorbeeld als u een waarde typt in het veld, Access rondom de tekst met http://www. your_text.com. Als u een geldig webadres invoert, werkt de koppeling. De koppeling, anders resulteert in een foutbericht wordt weergegeven. Ook, bestaande hyperlinks te bewerken kan lastig te klikken op een hyperlinkveld bevat met de muis Hiermee start u de browser en gaat u naar de site die is opgegeven in de koppeling. Als u wilt bewerken een hyperlinkveld bevat, selecteert u een aangrenzende veld, het tabblad of pijltoetsen gebruiken om de focus te verplaatsen naar het hyperlinkveld en druk op F2 om te bewerken inschakelen.

Bijlage

U kunt aan een veld van dit type gegevens uit andere programma's toevoegen als bijlage, maar u kunt niet door typen of op een andere manier tekst- of cijfergegevens invoeren.

Zie het artikel bestanden toevoegen en afbeeldingen aan records in uw databasevoor informatie over het gebruik van een bijlageveld.

Wizard Opzoeken

De wizard Opzoeken is geen gegevenstype. U gebruikt de wizard om twee typen vervolgkeuzelijsten te maken: waardenlijsten en opzoekvelden. In een waardenlijst wordt een lijst met items (die door lijstscheidingstekens van elkaar zijn gescheiden) gebruikt. U voert deze items handmatig in wanneer u de wizard Opzoeken gebruikt. Deze waarden kunnen onafhankelijk van alle andere waarden of elk ander object in uw database zijn.

Een opzoekveld gebruikt daarentegen een query gegevens ophalen uit een of meer van de andere tabellen in een database, of op een andere locatie, zoals een SharePoint-server. Het opzoekveld geeft vervolgens de gegevens in een vervolgkeuzelijst. Standaard wordt met de Wizard Opzoeken het tabelveld ingesteld naar het gegevenstype Numeriek.

U kunt werken met opzoekvelden rechtstreeks in tabellen en ook in formulieren en rapporten. De waarden in een opzoekveld worden standaard weergegeven in een type lijstbesturingselement een keuzelijst met invoervak genoemd, een lijst met een vervolgkeuzepijl: Een lege opzoeklijst . Afhankelijk van hoe de ontwerpfunctie voor het opzoekveld en de keuzelijst met invoervak heeft instellen, kunt u de items in de lijst bewerken en items toevoegen aan de lijst. Daarvoor ontwerper van de database moet een eigenschap instellen voor het opzoekveld (de eigenschap Alleen lijstwordt genoemd, en de ontwerper uit te schakelen).

Als u niet de waarden in een opzoeklijst rechtstreeks bewerken, die u moet toevoegen of wijzigen van de gegevens in de vooraf gedefinieerde lijst met waarden of in de tabel die fungeert als bron voor het opzoekveld. Zie de items in een opzoekveld bewerken, verderop in dit artikel voor informatie over doet.

Verder hebt u bij het maken van een opzoekveld de keuze om ondersteuning van meerdere waarden in te stellen. Als u dit doet, wordt in de resulterende lijst naast elk item een selectievakje weergegeven en kunt u zoveel items als u wilt selecteren of de selectie ervan ongedaan maken. In de volgende afbeelding wordt een typische lijst met meerdere waarden weergegeven:

een lijst met selectievakjes.

Zie de artikelen handleiding velden met meerdere waardenen een lijst die worden opgeslagen met meerdere waarden gebruiken voor informatie over het maken van opzoekvelden en het gebruik van de resulterende lijsten.

Opmerking : Bijlage, berekend en veel gegevenstypen zijn niet beschikbaar in mdb-bestandsindelingen.

De invloed van tabelveldeigenschappen op de manier waarop u gegevens invoert

Naast de ontwerpprincipes, die de structuur van een database bepalen, en de gegevenstypen, die bepalen wat in een bepaald veld kan worden ingevoerd, zijn ook diverse veldeigenschappen van invloed op de invoer van gegevens in een Access-database.

Weergave-eigenschappen voor een tabelveld invoeren

Access biedt twee manieren om de eigenschappen voor een veld van een tabel te bekijken. U kunt de besturingselementen op het tabblad gegevensblad , of u kunt de tabel opent in de ontwerpweergave. De volgende stappen wordt uitgelegd hoe u beide technieken.

Tabeleigenschappen op het tabblad Gegevensblad bekijken

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel die u wilt gebruiken.

  2. Klik op het tabblad velden en gebruik de besturingselementen in de groep Opmaak de eigenschappen voor een veld voor elke tabel weergeven. Notitie als u gebruikmaakt van Access 2007, vindt u deze lijst op het tabblad gegevensblad in de groep gegevenstype en opmaak .

Tabeleigenschappen weergeven in de ontwerpweergave

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de gewenste tabel en klik op Ontwerpweergave knopafbeelding in het snelmenu.

    De tabel wordt geopend in het ontwerpraster.

  2. Klik in het onderste gedeelte van het raster op het tabblad Algemeen, als het niet al geselecteerd is.

    – of –

    Als u de eigenschappen voor een opzoekveld wilt bekijken, klikt u op het tabblad Opzoeken.

    Een opzoekveld is een tabelveld waarin met behulp van een query waarden worden opgehaald uit een of meer tabellen in een database. De waarden in het opzoekveld worden standaard gepresenteerd in de vorm van een lijst. Afhankelijk van de instelling van het opzoekveld door de databaseontwerper kunt u een of meer items uit die lijst selecteren.

In de onderstaande tabel staan de eigenschappen beschreven die de grootste invloed hebben op de invoer van gegevens. Bovendien wordt uitgelegd wat die invloed is.

Eigenschap

Plaats in tabelontwerpraster

Mogelijke waarden

Wat er gebeurt als u probeert gegevens te typen

Veldlengte

Tabblad Algemeen

0-255

Het maximumaantal tekens geldt alleen voor velden die zijn ingesteld op het gegevenstype Tekst. Als u probeert meer dan het opgegeven aantal tekens te typen, vallen de overtollige tekens weg uit het veld.

Vereist

Tabblad Algemeen

Ja/nee

Als deze eigenschap is ingeschakeld, bent u gedwongen om een waarde in een veld te typen en kunt u de nieuwe gegevens niet opslaan tot u het vereiste veld hebt ingevuld. Als de eigenschap is uitgeschakeld, kan het veld null-waarden bevatten, hetgeen inhoudt dat het veld leeg mag blijven.

Opmerking : Een null-waarde is niet hetzelfde als de waarde nul. Nul is een cijfer, 'null' is een ontbrekende, niet gedefinieerde of onbekende waarde.

Lengte nul toestaan

Tabblad Algemeen

Ja/nee

Als deze eigenschap is ingeschakeld kunt u tekenreeksen met lengte nul invoeren: tekenreeksen die geen tekens bevatten. Als u een tekenreeks met lengte nul wilt maken, typt u een paar dubbele aanhalingstekens in het veld ("").

Geïndexeerd

Tabblad Algemeen

Ja/nee

Bij het indexeren van een tabelveld in Access wordt het toevoegen van dubbele waarden voorkomen. Het is tevens mogelijk een index te maken op basis van meerdere velden. In dat geval kunt u de waarden in één veld dupliceren, maar niet in beide velden.

Invoermasker

Tabblad Algemeen

Vooraf gedefinieerde of aangepaste sets letterlijke tekens of tekens voor tijdelijke aanduiding

Een invoermasker dwingt u gegevens invoeren in een vooraf gedefinieerde notatie. De maskers weergegeven wanneer u een veld in een tabel of een besturingselement op een formulier selecteert. Stel dat u een Date-veld op en deze reeks tekens: MMM-DD-YYYY. Dit is een invoermasker. Dit zorgt ervoor dat u maandwaarden als afkorting van drie letters, zoals okt, en het jaartal van vier cijfers invoeren, bijvoorbeeld okt-15-2017.

Opmerking : Onthoud dat invoermaskers alleen regelen hoe u de gegevens invoert, niet hoe ze in Access worden opgeslagen of weergegeven.

Zie het artikel besturingselement gegevensindelingen vermelding met invoermaskersvoor meer informatie over het maken en gebruiken van invoermaskers. Zie het artikel een datum of tijd invoerenvoor meer informatie over hoe Access worden opgeslagen en datum/tijd worden weergegeven.

Alleen lijst

Tabblad Opzoeken

Ja/Nee

Hiermee schakelt wijzigingen in de items in een opzoekveld of. Nieuwe gebruikers van Access proberen soms de items in een opzoekveld handmatig wijzigen. Als Access niet kunt wijzigen van de items in een veld, wordt deze eigenschap is ingesteld op Ja. Als deze eigenschap is ingeschakeld en moet u de items in een lijst wijzigen, moet u de lijst (als u een lijst met waarden bewerken) of de tabel met de brongegevens voor de lijst (als u bewerken van een opzoekveld wilt) openen en daar de waarden wijzigen. Zie de items in een opzoekveld bewerken, verderop in dit artikel voor meer informatie over het gebruik van opzoekvelden.

Bewerken lijst met waarden toestaan

Tabblad Opzoeken

Ja/nee

Met deze eigenschap wordt de opdracht Lijstitems bewerken in- of uitgeschakeld voor lijsten met waarden, maar niet voor opzoekvelden. Als u deze opdracht wilt inschakelen voor opzoekvelden, moet u een geldige formuliernaam invoeren in de eigenschapBewerkingsformulier lijstitems. De opdracht Bewerken lijst met waarden toestaan verschijnt in een snelmenu dat u opent door met de rechtermuisknop te klikken op een keuzelijst of een keuzelijst met invoervak. Als u de opdracht uitvoert, verschijnt het dialoogvenster Lijstitems bewerken. U kunt ook de naam van een formulier opgeven in de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems. In dat geval wordt in plaats van de weergave van het dialoogvenster het desbetreffende formulier geopend.

Opmerking : U kunt de opdracht Lijstitems bewerken uitvoeren vanuit keuzelijsten en keuzelijsten met invoervak op een formulier en vanuit keuzelijsten met invoervak in een tabel of een queryresultaatset. Een formulier moet openstaan in de ontwerpweergave of de bladerweergave, een tabel of queryresultaatset in de gegevensbladweergave.

Formulier voor het bewerken van lijstitems

Tabblad Opzoeken

Naam van een invoerformulier

Als u de naam van een invoerformulier typt als de waarde van deze tabeleigenschap wordt het desbetreffende formulier geopend wanneer een gebruiker de opdracht Lijstitems bewerken uitvoert. Anders wordt bij uitvoering van deze opdracht het dialoogvenster Lijstitems bewerken weergegeven.

Naar boven

Records direct aan een tabel toevoegen in de gegevensbladweergave

Een tabel die open is in de gegevensbladweergave lijkt op een Excel-werkblad: u kunt gegevens typen of plakken in een of meer velden. Deze velden zijn het equivalent van een cel op een werkblad.

Let bij uitvoering op het volgende.

  • U hoeft niet uitdrukkelijk opdracht te geven om de gegevens op te slaan. Uw wijzigingen worden doorgevoerd in de tabel wanneer u de cursor naar een ander veld in dezelfde rij verplaatst of wanneer u de cursor naar een andere rij verplaatst.

  • De velden in een Access-database zijn standaard ingesteld voor de invoer van een bepaald type gegevens, zoals tekst of getallen. U moet het type gegevens invoeren waarop het veld is ingesteld. Anders wordt in Access een foutbericht weergegeven.

    Het foutbericht dat wordt weergegeven bij een ongeldige waarde

  • Het kan zijn dat het veld een invoermasker heeft. Een invoermasker is een verzameling letterlijke tekens of tijdelijke aanduidingen voor tekens waardoor u bent genoodzaakt om gegevens in een specifieke notatie in te voeren.

    Zie het artikel besturingselement gegevensindelingen vermelding met invoermaskersvoor meer informatie over invoermaskers.

  • Met uitzondering van bijlagen en lijsten met meerdere waarden, kunt u slechts één record in de meeste velden. Als u niet weet of een veld bijlagen accepteert, kunt u de eigenschappen van het veld controleren. Zie hiervoor de stappen in de weergave-eigenschappen voor een tabelveldeerder in dit artikel. Omdat een selectievakje in naast elk item in de lijst wordt weergegeven, kunt u altijd een lijst met meerdere waarden identificeren.

Gegevens invoeren in een tabel

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel die u wilt gebruiken.

    De tabel wordt in Access standaard geopend in de gegevensbladweergave: een raster dat doet denken aan een Excel-werkblad.

  2. Klik op het eerste veld dat u wilt bewerken of plaats er op een andere manier de focus op en typ vervolgens de gegevens.

  3. Als u naar het volgende veld in dezelfde rij wilt gaan, drukt u op TAB, gebruikt u de toets PIJL-RECHTS of PIJL-LINKS of klikt u op de cel in het volgende veld.

    Als u op TAB drukt, wordt standaard aan de hand van de landinstellingen van Windows bepaald of de cursor naar links of naar rechts wordt verplaatst. Als de computer op een taal is ingesteld die van links naar rechts wordt gelezen, wordt de cursor naar rechts verplaatst wanneer u op TAB drukt. Als de computer op een taal is ingesteld die van rechts naar links wordt gelezen, wordt de cursor naar links verplaatst.

    Als u naar de volgende cel in een kolom wilt gaan, gebruikt u de toetsen PIJL-OMHOOG of PIJL-OMLAAG, of klikt u op de gewenste cel.

RTF-opmaak toepassen op gegevens in een veld lange tekst (Memo)

  1. Selecteer de tabel openen in de gegevensbladweergave, selecteert u een veld lange tekst. Als u Access 2007 of Access 2010 dat een memoveld wordt gebruikt.

    Meestal bevatten lange tekst velden opmerkingen of notities, zodat u naar een veld met de naam 'Opmerkingen zoeken kunt' of 'Notities'. Als u het veld lange tekst nog steeds niet kunt vinden, raadpleegt u de stappen in de weergave-eigenschappen voor een tabelveldeerder in dit artikel.

  2. Gebruik de knoppen en menu's op het tabblad Start, in de groep Lettertype, om de tekst op te maken.

    Afbeelding van Access-lint

    U kunt verschillende lettertypen en tekengrootten toepassen, de tekst vet of cursief maken, de kleur wijzigen, enzovoort.

Naar boven

Records toevoegen met behulp van een formulier

Invoerformulieren kunnen een gemakkelijke, snelle en precieze manier zijn om gegevens in te voeren. Formulieren maakt u gewoonlijk als u gegevens in meerdere tabellen tegelijk moet invoeren. Formulieren maakt u ook wanneer u sommige velden in een tabel wilt verbergen, wanneer u de database gebruiksvriendelijker wilt maken (en zo de trainingskosten wilt terugbrengen), en wanneer u de correcte invoer van gegevens door de gebruikers wilt bevorderen.

Hoe u een formulier gebruiken om gegevens te bewerken, is afhankelijk van het ontwerp van het formulier. Formulieren kunnen een willekeurig aantal besturingselementen, zoals lijsten, tekstvakken, knoppen en gegevensbladen bevatten, rasters die lijken op Excel-werkbladen. Om elk van de besturingselementen op het formulier op gegevens ophaalt uit of schrijft gegevens naar een onderliggende tabelveld. Wat u doen met een bepaald besturingselement afhankelijk van het gegevenstype dat u hebt ingesteld voor het onderliggende tabelveld, een eigenschappen instellen voor dat veld, en mogelijk verschillende eigenschappen die de ontwerpfunctie voor databases die zijn ingesteld voor elk besturingselement. Zie de sectie de invloed van gegevenstypen op de manier waarop u gegevens invoeren en de invloed van tabelveldeigenschappen op de manier waarop die u gegevens invoert, eerder in dit artikel voor meer informatie over de gegevenstypen en veldeigenschappen invloed gegevensinvoer.

In de volgende gedeelten wordt uitgelegd hoe u de besturingselementen kunt gebruiken die het vaakst voor gegevensinvoer gebruikt worden. Als u vragen hebt over uw specifieke database, neemt u contact op met uw systeembeheerder of databaseontwerper.

Tekst in een tekstvak toevoegen of bewerken

Als u tekst toevoegen of in een tekstvak bewerken, werkt u met de gegevens in een tekst of een lang (Memo) tekstveld. Als u verder gaat, houd er rekening mee dat u een veld lange tekst (of het besturingselement afhankelijk van het veld lange tekst) instellen kunt op ondersteuning voor tekst met opmaak en u kunt pas verschillende lettertypen, tekengrootten, stijlen en kleuren op uw tekst.

Tekst in een tekstvak bewerken

  • Plaats de cursor in het tekstvak en uw gegevens wijzigen. Houd er rekening mee dat niet kunt u berekeningen met getallen in een tekst of lange tekst (Memo uitvoeren) veld.

Tekst met opmaak toepassen

Opmerking : U kunt deze stappen alleen wanneer een tekstvak is gebonden aan een veld lange tekst (Memo). Zie de stappen in de weergave-eigenschappen voor een tabelveldeerder in dit artikel.

  1. Met het formulier in een formulier of indelingsweergave of open de tabel in de gegevensbladweergave, selecteer het veld lange tekst (Memo).

  2. Gebruik de knoppen en menu's op het tabblad Start, in de groep Lettertype, om de tekst op te maken.

    Afbeelding van Access-lint

    U kunt verschillende lettertypen en tekengrootten toepassen, de tekst vet of cursief maken, de kleur wijzigen, enzovoort.

Gegevens invoeren met behulp van een lijst

U kunt lijsten gebruiken in formulieren en in tabellen en queryresultaatsets die openstaan in de gegevensbladweergave, een raster dat lijkt op een Excel-werkblad.

Als u een lijst gebruikt in een formulier krijgt u een keuzelijst met invoervak te zien of een gewone keuzelijst. In deze afbeeldingen wordt respectievelijk een keuzelijst met invoervak en een keuzelijst getoond.

Een lege opzoeklijst

Een basisbesturingselement voor een keuzelijst op een formulier

Als u een lijst gebruikt in een tabel of een queryresultaatset wordt standaard een keuzelijst met invoervak gebruikt.

Daarnaast kunnen lijsten bieden ondersteuning voor meerdere waarden. Als u een lijst met een selectievakje in naast elk item ziet, kunt u maximaal 100 items uit deze lijst selecteren. Lijsten met meerdere waarden die u zonder hoeft te programmeren maken kunt kunnen een algemene business-probleem oplossen. Stel dat u een Access-database gebruiken om te vragen van klanten bijhouden. Als u moet meerdere personen toewijzen aan een probleem, kunt u een lijst met meerdere waarden. Deze afbeeldingen ziet typische lijsten met meerdere waarden.

Een vervolgkeuzelijst met selectievakjes in de open stand.   een lijst met selectievakjes.

U kunt bovendien de items in een lijst bewerken. Als de opdracht door u of uw databaseontwerper wordt ingeschakeld, kunt u lijstitems rechtstreeks uit de lijst toevoegen, wijzigen of verwijderen. Databaseontwerpers kunnen deze opdracht echter uitschakelen zodat de opdracht niet voor alle databases beschikbaar is.

In de volgende gedeelten wordt stap voor stap uitgelegd hoe u lijsten kunt gebruiken en bewerken.

Items selecteren uit een vervolgkeuzelijst

  1. Open het formulier, de tabel of de queryresultaatset die de lijst bevat.

    Opmerking : Formulieren moet u openen in de formulier- of indelingsweergave. Tabellen en queryresultaatsets moet u openen in de gegevensbladweergave.

  2. Klik op de pijl omlaag naast de lijst en selecteer vervolgens het gewenste item.

  3. Als u uw keuze in de database wilt doorvoeren, verplaatst u de cursor naar een ander veld.

Items uit een keuzelijst selecteren

  1. Open het formulier dat de lijst bevat.

  2. Blader omlaag in de lijst met items in de keuzelijst en selecteer het gewenste item.

  3. Als u uw keuze in de database wilt doorvoeren, verplaatst u de cursor naar een ander veld.

Items selecteren uit een vervolgkeuzelijst met selectievakjes

  1. Open het formulier, de tabel of de queryresultaatset die de lijst bevat.

    Opmerking : U kunt vervolgkeuzelijsten met selectievakjes gebruiken in formulieren, tabellen en queryresultaatsets. Hiervoor moet u formulieren openen in de formulier- of de bladerweergave en tabellen en queryresultaatsets in de gegevensbladweergave.

  2. Klik op de pijl omlaag naast de lijst.

  3. Schakel tot 100 selectievakjes in en klik vervolgens op OK.

Items uit een lijst met selectievakjes selecteren

  1. Open het formulier dat de lijst bevat.

    Opmerking : U moet het formulier openen in de formulier- of de bladerweergave.

  2. Klik op de pijl omlaag naast de lijst.

  3. Schakel tot wel 100 selectievakjes in en klik vervolgens op OK.

De items in een lijst bewerken

Opmerking : U kunt elk type lijst bewerken in een formulier, tabel of queryresultaatset. Denk erom dat u formulieren hiervoor moet openen in de formulier- of de bladerweergave en tabellen en queryresultaatsets in de gegevensbladweergave. Denk er ook om dat de databaseontwerper of de IT-afdeling deze opdracht kan hebben uitgeschakeld: de opdracht is dus misschien niet altijd beschikbaar.

  1. Open het formulier, de tabel of de queryresultaatset die de lijst bevat.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de lijst die u wilt bewerken en klik vervolgens op Lijstitems bewerken.

    Er verschijnt een dialoogvenster of een invoerformulier. Het scherm dat u ziet is afhankelijk van het type lijst dat u wilt bewerken. In Access wordt gebruikgemaakt van lijsten van twee basistypen: lijsten met waarden en opzoeklijsten. In een lijst met waarden wordt een reeks items weergegeven die u handmatig invoert; de gegevens voor een opzoeklijst worden door middel van een query opgehaald uit een of meer tabellen. Ga op een van de volgende manieren te werk.

    • Als u een lijst met waarden bewerkt, bewerkt u de gegevens in de lijst via het dialoogvenster Lijstitems bewerken en klikt u als u klaar bent op OK.

    • Als u een opzoeklijst bewerkt, wordt een invoerformulier weergegeven. Bewerk de gegevens in de lijst via dat formulier.

Naar boven

De items in een opzoekveld bewerken

In een opzoeklijst wordt een lijst met gegevens weergegeven aan de hand waarvan gebruikers een of meer items kunnen selecteren. U kunt twee typen opzoeklijst maken.

  • Lijsten met waarden    Deze lijsten bevatten een concrete set met waarden die u handmatig invoert. De waarden worden opgeslagen in de eigenschap Rijbron van het opzoekveld.

  • Opzoeklijsten    De waarden voor deze lijsten worden met een query opgehaald uit een andere tabel. De eigenschap Rijbron van het veld bevat een query in plaats van een concrete lijst met waarden.

Standaard worden opzoekgegevens weergegeven in een vervolgkeuzelijst, maar u kunt kiezen voor een keuzelijst. Een vervolgkeuzelijst wordt geopend met de lijst en wordt weer gesloten als u uw keuze hebt gemaakt. Een keuzelijst blijft daarentegen altijd openstaan.

U kunt de opdracht Lijstitems bewerken uitvoeren of u de gegevens rechtstreeks in de eigenschap Rijbron of de brontabel kunt bewerken. Zie gegevens invoeren met behulp van een lijst, eerder in dit artikel voor informatie over het gebruik van de opdracht Lijstitems bewerken . De stappen in deze sectie wordt uitgelegd hoe u de items die u rechtstreeks in de eigenschap Rijbron of de brontabel bewerken. De verschillende verloopt globaal volgens stappen.

  • Identificeer het opzoekveld. Dit werkt bij een formulier net iets anders dan bij een tabel.

  • Identificeer het type opzoekveld: een lijst met waarden of een opzoeklijst. Als u een opzoeklijst gebruikt, stelt u vast welke brontabel de gegevens levert voor het opzoekveld.

  • Bewerk de items in de lijst met waarden.

    -of-

    Open de brontabel van de opzoeklijst en bewerk de gegevens in die tabel.

Een opzoekveld identificeren vanaf een formulier

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier en klik vervolgens op Ontwerpweergave.

    -of-

    Als het formulier al is geopend, klikt u met de rechtermuisknop op het formuliertabblad en vervolgens klikt u op Ontwerpweergave in het snelmenu.

    – of –

    Klik op het tabblad Start in de groep weergave op de knop weergave om te schakelen tussen beschikbare weergaven. U kunt ook op de pijl onder weergave, en selecteer een van de beschikbare weergaven in het menu...

    Afbeelding van Access-lint

  2. Klik met de rechtermuisknop op de keuzelijst of keuzelijst met invoervak en klik op Eigenschappen.

  3. Klik in het eigenschappenvenster op het tabblad Alle en zoek de eigenschappen Type rijbron en Rijbron op. De eigenschap Type rijbron moet Lijst met waarden of Tabel/query aangeven en de eigenschap Rijbron moet een lijst bevatten met puntkomma's tussen de items, of een query. Vergroot het eigenschappenvenster zo nodig om de lijst met items of de query te kunnen lezen.

    Lijsten met waarden gebruikt meestal deze eenvoudige syntaxis: "item";" item";" item"

    In dit geval bestaat de lijst uit een reeks items omgeven door dubbele aanhalingstekens en van elkaar gescheiden door puntkomma's.

    Selectiequery Gebruik deze eenvoudige syntaxis: Selecteer [naam_tabel_of_query]. [ veldnaam] FROM [naam_tabel_of_query].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel of query en een veld in die tabel of query. De tweede component verwijst alleen naar de tabel of query. Dit is een belangrijk punt om te onthouden: een SELECT-component bevat niet altijd de naam van een tabel of query, maar wel altijd de naam van ten minste één veld. Een FROM-component moet echter altijd naar een tabel of query verwijzen. U kunt dus altijd de brontabel of bronquery van een opzoekveld vinden door de FROM-component uit te lezen.

  4. Ga op een van de volgende manieren te werk.

    • Bewerk de items in de lijst als u een lijst met waarden gebruikt. Zorg dat u elk item tussen dubbele aanhalingstekens plaatst en de items van elkaar scheidt met puntkomma's.

    • Als de query in de opzoeklijst verwijst naar een andere query opent u die tweede query in het navigatiedeelvenster in de ontwerpweergave (klik met de rechtermuisknop op de query en klik vervolgens op Ontwerpweergave). U ziet dat de naam van de tabel wordt weergegeven in het bovengedeelte van de ontwerpweergave voor query's. Ga door naar de volgende stap.

      -of-

      Als de query in het opzoekveld verwijst naar een tabel noteert u de naam van die tabel en gaat u door naar de volgende stap.

  5. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel. De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave en u kunt de lijstitems naar behoefte bewerken.

Een opzoekveld identificeren vanuit een tabel

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel en klik vervolgens op Ontwerpweergave.

  2. U klikt in het bovenste gedeelte van het queryontwerpraster in de kolom Gegevenstype op een Tekst-, Numeriek- of Ja/nee-veld of plaatst er op een andere wijze de focus op.

  3. U klikt in het onderste gedeelte van het tabelontwerpraster op het tabblad Opzoeken en kijkt vervolgens naar de eigenschappen Type rijbron en Rijbron.

    De eigenschap Type rijbron moet Lijst met waarden of Tabel/query vermelden. De eigenschap Rijbron moet een lijst met waarden bevatten of een query.

    Lijsten met waarden Gebruik deze eenvoudige syntaxis: "item";" item";" item"

    In dit geval bestaat de lijst uit een reeks items omgeven door dubbele aanhalingstekens en van elkaar gescheiden door puntkomma's.

    Meestal selectiequery Gebruik deze eenvoudige syntaxis: Selecteer [naam_tabel_of_query]. [ veldnaam] FROM [naam_tabel_of_query].

    In dit geval bevat de query twee componenten (SELECT en FROM). De eerste component verwijst naar een tabel of query en een veld in die tabel of query. De tweede component verwijst alleen naar de tabel of query. Dit is een belangrijk punt om te onthouden: een SELECT-component bevat niet altijd de naam van een tabel of query, maar wel altijd de naam van ten minste één veld. Een FROM-component moet echter altijd naar een tabel of query verwijzen. U kunt dus altijd de brontabel of bronquery van een opzoekveld vinden door de FROM-component uit te lezen.

  4. Ga op een van de volgende manieren te werk.

    • Bewerk de items in de lijst als u een lijst met waarden gebruikt. Zorg dat u elk item tussen dubbele aanhalingstekens plaatst en de items van elkaar scheidt met puntkomma's.

    • Als de query in het opzoekveld verwijst naar een andere query opent u die tweede query in het navigatiedeelvenster in de ontwerpweergave (klik met de rechtermuisknop op de query en klik vervolgens op Ontwerpweergave). U ziet dat de naam van de tabel wordt weergegeven in het bovengedeelte van de ontwerpweergave voor query's. Ga door naar de volgende stap.

      -of-

      Als de query in het opzoekveld verwijst naar een tabel noteert u de naam van die tabel en gaat u door naar de volgende stap.

  5. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel. De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave en u kunt de lijstitems naar behoefte bewerken.

Naar boven

Tekenreeksen met lengte nul invoeren

U kunt in Access onderscheid maken tussen twee soorten lege waarde: Null-waarden en tekenreeksen met lengte nul. Null-waarden duiden op een onbekende waarde, tekenreeksen met lengte nul duiden erop dat het veld lege ruimte bevat. U hebt bijvoorbeeld een tabel met klantgegevens en die tabel bevat een veld met faxnummers. U kunt het veld leeg laten als u niet zeker weet wat het faxnummer van een bepaalde klant is. Als u in dat geval niets in het veld typt, wordt een null-waarde ingevoerd, die aangeeft dat u niet weet wat de waarde is. Als u later te weten komt dat de klant geen faxapparaat heeft, kunt u een reeks met lengte nul invoeren om aan te geven dat er geen waarde is.

Opmerking : Vergeet niet dat u een eigenschap die null-waarden voorkomen dat in velden kunt instellen. Zie voor meer informatie over het instellen van deze eigenschap, de invloed van gegevenstypen op de manier waarop u gegevens invoert, eerder in dit artikel.

  1. Open een tabel in de gegevensbladweergave of een formulier in de formulier- of bladerweergave.

  2. Selecteer het gewenste veld en typ twee dubbele aanhalingstekens zonder spatie ertussen ("").

  3. Als u de cursor naar een andere record verplaatst, worden uw wijzigingen in de database opgenomen. Onder de standaardinstelling ziet u nu de aanhalingstekens niet meer.

Naar boven

Records toevoegen door importeren of door een koppeling naar gegevens

U kunt importeren of koppelen aan gegevens zich in een verscheidenheid aan bronnen, waaronder andere Access-databases, Excel-werkmappen, tekstbestanden en Word-documenten en lijsten op servers met Microsoft SharePoint Services.

We kunnen in dit artikel niet ingaan op hoe u importeert uit of koppelingen legt naar dergelijke gegevensbronnen. Via de volgende koppelingen komt u bij informatie over het importeren van en het leggen van koppelingen naar gegevens.

Naar boven

Manieren om tijd te besparen bij het invoeren van gegevens

U kunt het gegevensinvoerwerk in Access op verschillende manieren versnellen. In de volgende gedeelten wordt uitgelegd hoe u een standaardwaarde kunt instellen voor velden en lijsten op formulieren en hoe u met sneltoetsen waarden opnieuw kunt gebruiken bij het sorteren van gegevens.

Een standaardwaarde instellen voor een veld of besturingselement

Als voor een groot aantal records voor een bepaald veld dezelfde waarde geldt, bijvoorbeeld voor de stad of voor het land, kunt u tijd besparen door een standaardwaarde in te stellen voor het besturingselement dat verbonden is met dat veld. Wanneer u dan het formulier opent of een nieuwe record maakt, wordt die standaardwaarde standaard weergegeven in dat besturingselement.

Een standaardwaarde instellen voor een besturingselement

  1. Open het formulier in de ontwerpweergave.

  2. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste besturingselement en klik vervolgens op Eigenschappen.

  3. Stel op het tabblad Gegevens de eigenschap Standaardwaarde in op de gewenste waarde.

  4. Herhaal stap 1 t/m 3 om een andere standaardwaarde in te stellen.

Een andere waarde opgeven

  • Voor een waarde in een tekstvak typt u de nieuwe gegevens in. U kunt een standaardwaarde altijd overschrijven.

    – of –

  • Voor een waarde in een lijst selecteert u een nieuwe waarde uit de lijst.

Waarden opnieuw gebruiken bij het sorteren

Als u records doorlopen, moet u mogelijk elke record sorteren met behulp van hetzelfde resultaat. Wanneer u dat doet, kunt u tijd besparen met sneltoetsen bovenaan elke pagina die waarde sorteren. Bijvoorbeeld: Stel dat u lijsten met orders producttype sorteren. In de eerste record typt u vloeiende dranken weer om te sorteren op orders waar klanten vloeiende dranken hebt gekocht. Wanneer u naar de volgende record gaat, kunt u deze kunt kopiëren en opnieuw gebruiken die waarde sorteren.

Opmerking : Bij deze aanwijzingen wordt ervan uitgegaan dat u het formulier hebt geopend in de formulierweergave.

  1. Ga naar het veld waarvoor de waarde van het overeenkomstige veld in de vorige record opnieuw wordt gebruikt.

  2. Druk op CTRL+' (apostrof).

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×