Een lijst met namen, adressen en andere gegevens maken

U kunt gegevens samenvoegen tot een enkel document, zoals een ledenlijst, catalogus of onderdelenlijst door de Directory-functie in Word te gebruiken.

  1. Ga naar het tabblad Verzendlijsten, klik op Afdruk samenvoegen starten en klik vervolgens op Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen.

    De wizard Afdruk samenvoegen openen

  2. In het taakvenster Afdruk samenvoegen aan de rechterkant van het scherm, klikt u op Directory onder Selecteer het documenttype.

  3. Klik onderaan het venster Afdruk samenvoegen op Volgende: Begindocument.

    Door de zes stappen van het samenvoegproces klikken

  4. Onder Begindocument selecteren, ziet u de volgende opties:

    • Het huidige document gebruiken: Het huidige document op het scherm gebruiken als uw hoofddocument.

    • Met een sjabloon beginnen: Kies een van de kant-en-klare-samenvoegsjablonen.

    • Met een bestaand document beginnen: Open een bestaand document dat u wilt gebruiken als uw hoofddocument voor het samenvoegen.

      Selecteer de gewenste optie en klik op Volgende: Selecteer de adressen.

  5. Wanneer u een gegevensbron opent of maakt met behulp van de Wizard Afdruk samenvoegen, geeft u aan dat een specifieke set variabele informatie moet worden gebruikt voor het samenvoegen. Gebruik een van de volgende methoden om het hoofddocument aan de gegevensbron te koppelen.

    1. Klik in het taakvenster Afdruk samenvoegen onder Geadresseerden selecteren op Een bestaande lijst gebruiken.

    2. Klik onder Een bestaande lijst gebruiken op Bladeren.

    3. In het dialoogvenster Gegevensbron selecteren selecteert u het bestand met de variabele informatie die u wilt gebruiken en vervolgens klikt u op Openen.

    4. Selecteer in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen de namen die u wilt opnemen.

      Hoe?

      1. Voer een van de volgende handelingen uit:

        Selectievakjes gebruiken om geadresseerden op te geven

        Gebruik deze methode als u werkt met een korte adreslijst. Schakel de selectievakjes in naast de namen die u wilt opnemen en schakel ze uit naast de namen die u wilt uitsluiten.

        Tip: Als u de meeste namen in uw lijst wilt opnemen, is het gemakkelijker eerst op Alles selecteren te klikken en vervolgens selectievakjes voor bepaalde records uit te schakelen. Of als u slechts enkele records in de lijst wilt opnemen, klikt u eerst op Alles wissen en selecteert u vervolgens de gewenste records.

        Items sorteren in de lijst

        Dit is handig als u items in alfabetische of numerieke volgorde wilt weergeven. Klik op de kolomkop van het item waarop u wilt sorteren. Als u de lijst bijvoorbeeld alfabetisch op achternaam wilt weergeven, klikt u op de kolomkop Achternaam.

        Items filteren in de lijst

        Dit is handig als de lijst records bevat die u niet wilt weergeven of in de lijst wilt opnemen. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u records met behulp van selectievakjes opnemen of uitsluiten, zoals in de vorige sectie is beschreven.

        Klik op de pijl naast de kolomkop van het item waarop u wilt filteren en klik vervolgens op een van de volgende opties:

        • (Leeg) geeft alle records weer waarvoor het corresponderende veld leeg is.

        • (Niet leeg) hiermee geeft u alle records weer waarin het overeenkomstige veld gegevens bevat.

        • Als de gegevensbron records bevat waarin dezelfde informatie voorkomt en er tien of minder unieke waarden in de kolom staan, kunt u op specifieke gegevens filteren. Als er bijvoorbeeld meerdere adressen zijn waarin Australië als land/regio wordt genoemd, kunt u op Australië filteren.

          In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen worden alleen de geselecteerde records weergegeven. Als u alle records wilt weergeven, klikt u op (Alles).

          Tips: 

          • Als u geavanceerde sorteer- of filterbewerkingen wilt uitvoeren, klikt u op de pijl naast een kolomnaam en klikt u vervolgens op (Geavanceerd). Gebruik de tabbladen Records filteren en Records sorteren om de gewenste query voor het sorteren of filteren samen te stellen.

          • Als u software voor adresvalidatie hebt geïnstalleerd, kunt u in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Adressen valideren klikken om de vermelde adressen te valideren.

      2. Klik op OK om naar het taakvenster Afdruk samenvoegen terug te keren. De namen die u hebt opgegeven, worden gebruikt voor de lijst.

    1. Klik in het taakvenster Afdruk samenvoegen onder Geadresseerden selecteren op Selecteren uit Outlook-contactpersonen.

    2. Klik onder Selecteren uit Outlook-contactpersonen op Contactpersonenmap kiezen.

    3. Selecteer in het dialoogvenster de map met Outlook-contactpersonen die u wilt en klik op OK.

    4. Selecteer in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen de namen die u wilt opnemen.

      Hoe?

      1. Voer een van de volgende handelingen uit:

        Selectievakjes gebruiken om geadresseerden op te geven

        Gebruik deze methode als u werkt met een korte adreslijst. Schakel de selectievakjes in naast de namen die u wilt opnemen en schakel ze uit naast de namen die u wilt uitsluiten.

        Tip: Als u de meeste namen in uw lijst wilt opnemen, is het gemakkelijker eerst op Alles selecteren te klikken en vervolgens selectievakjes voor bepaalde records uit te schakelen. Of als u slechts enkele records in de lijst wilt opnemen, klikt u eerst op Alles wissen en selecteert u vervolgens de gewenste records.

        Items sorteren in de lijst

        Dit is handig als u items in alfabetische of numerieke volgorde wilt weergeven. Klik op de kolomkop van het item waarop u wilt sorteren. Als u de lijst bijvoorbeeld alfabetisch op achternaam wilt weergeven, klikt u op de kolomkop Achternaam.

        Items filteren in de lijst

        Dit is handig als de lijst records bevat die u niet wilt weergeven of in de lijst wilt opnemen. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u records met behulp van selectievakjes opnemen of uitsluiten, zoals in de vorige sectie is beschreven.

        Klik op de pijl naast de kolomkop van het item waarop u wilt filteren en klik vervolgens op een van de volgende opties:

        • (Leeg) geeft alle records weer waarvoor het corresponderende veld leeg is.

        • (Niet leeg) hiermee geeft u alle records weer waarin het overeenkomstige veld gegevens bevat.

        • Als de gegevensbron records bevat waarin dezelfde informatie voorkomt en er tien of minder unieke waarden in de kolom staan, kunt u op specifieke gegevens filteren. Als er bijvoorbeeld meerdere adressen zijn waarin Australië als land/regio wordt genoemd, kunt u op Australië filteren.

          In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen worden alleen de geselecteerde records weergegeven. Als u alle records wilt weergeven, klikt u op (Alles).

          Tips: 

          • Als u geavanceerde sorteer- of filterbewerkingen wilt uitvoeren, klikt u op de pijl naast een kolomnaam en klikt u vervolgens op (Geavanceerd). Gebruik de tabbladen Records filteren en Records sorteren om de gewenste query voor het sorteren of filteren samen te stellen.

          • Als u software voor adresvalidatie hebt geïnstalleerd, kunt u in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Valideren klikken om de vermelde adressen te valideren.

      2. Klik op OK om naar het taakvenster Afdruk samenvoegen terug te keren. De namen die u hebt opgegeven, worden gebruikt voor de lijst.

    1. Klik in het taakvenster Afdruk samenvoegen onder Geadresseerden selecteren op Een nieuwe lijst typen.

    2. Klik onder Een nieuwe lijst typen op Maken.

    3. Typ in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst de gegevens die u wilt invoegen in het eerste item. Niet alle velden zijn verplichte velden.

    4. Klik op Nieuw item om het eerste item te voltooien en naar het volgende nieuwe item te gaan.

    5. Blijf items toevoegen totdat u klaar bent en klik vervolgens op Sluiten.

    6. Typ een naam voor de adressenlijst in het vak Bestandsnaam in het dialoogvenster Adressenlijst opslaan en selecteer de map waarin u de lijst wilt opslaan.

      De adressenlijst wordt standaard opgeslagen in de map Mijn gegevensbronnen. U kunt de lijsten het beste in deze map houden, omdat dit ook de standaardmap is waar Word naar gegevensbronnen zoekt. Als u deze adressenlijst dus later bij een samenvoegbewerking wilt gebruiken, hoeft u niet eerst in de bestanden en mappen naar de adressenlijst te zoeken.

    7. Klik op Opslaan.

    8. Selecteer in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen de namen die u wilt opnemen.

      Hoe?

      1. Voer een van de volgende handelingen uit:

        Selectievakjes gebruiken om geadresseerden op te geven

        Gebruik deze methode als u werkt met een korte adreslijst. Schakel de selectievakjes in naast de namen die u wilt opnemen en schakel ze uit naast de namen die u wilt uitsluiten.

        Tip: Als u de meeste namen in uw lijst wilt opnemen, is het gemakkelijker eerst op Alles selecteren te klikken en vervolgens selectievakjes voor bepaalde records uit te schakelen. Of als u slechts enkele records in de lijst wilt opnemen, klikt u eerst op Alles wissen en selecteert u vervolgens de gewenste records.

        Items sorteren in de lijst

        Dit is handig als u items in alfabetische of numerieke volgorde wilt weergeven. Klik op de kolomkop van het item waarop u wilt sorteren. Als u de lijst bijvoorbeeld alfabetisch op achternaam wilt weergeven, klikt u op de kolomkop Achternaam.

        Items filteren in de lijst

        Dit is handig als de lijst records bevat die u niet wilt weergeven of in de lijst wilt opnemen. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u records met behulp van selectievakjes opnemen of uitsluiten, zoals in de vorige sectie is beschreven.

        Klik op de pijl naast de kolomkop van het item waarop u wilt filteren en klik vervolgens op een van de volgende opties:

        • (Leeg) geeft alle records weer waarvoor het corresponderende veld leeg is.

        • (Niet leeg) hiermee geeft u alle records weer waarin het overeenkomstige veld gegevens bevat.

        • Als de gegevensbron records bevat waarin dezelfde informatie voorkomt en er tien of minder unieke waarden in de kolom staan, kunt u op specifieke gegevens filteren. Als er bijvoorbeeld meerdere adressen zijn waarin Australië als land/regio wordt genoemd, kunt u op Australië filteren.

          In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen worden alleen de geselecteerde records weergegeven. Als u alle records wilt weergeven, klikt u op (Alles).

          Tips: 

          • Als u geavanceerde sorteer- of filterbewerkingen wilt uitvoeren, klikt u op de pijl naast een kolomnaam en klikt u vervolgens op (Geavanceerd). Gebruik de tabbladen Records filteren en Records sorteren om de gewenste query voor het sorteren of filteren samen te stellen.

          • Als u software voor adresvalidatie hebt geïnstalleerd, kunt u in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Valideren klikken om de vermelde adressen te valideren.

      2. Klik op OK om naar het taakvenster Afdruk samenvoegen terug te keren. De namen die u hebt opgegeven, worden gebruikt voor de lijst.

  6. Klik op Volgende: de lijst ordenen.

  7. Typ in het documentvenster de tekst die voor elk item in de lijst moet worden herhaald, bijvoorbeeld de labels Naam en Adres.

    Opmerking: Neem nu nog geen tekst op die slechts eenmaal in het uiteindelijke lijstdocument voorkomt.

  8. Voeg samenvoegvelden in op de posities waar u namen, adressen en andere gegevens uit de gegevensbron wilt samenvoegen. Voeg bijvoorbeeld een samenvoegveld in na een itemlabel, zoals Bedrijf: «Bedrijf».

    Hoe?

    1. Klik in het hoofddocument op de plaats waar u het veld wilt invoegen.

    2. Voeg een van de volgende opties in:

      Adresblok met naam, adres en andere gegevens

      1. Klik op Adresblok.

      2. Selecteer de gewenste adreselementen en opmaak in het dialoogvenster Adresblok invoegen en klik op OK.

        Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, worden mogelijk bepaalde gegevens niet gevonden die nodig zijn voor het adresblok. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar) en selecteer vervolgens het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

      Overige gegevensvelden

      1. Klik op Meer items en ga op een van de volgende manieren te werk:

        • Als u adresvelden wilt selecteren die automatisch corresponderen met velden in de gegevensbron, zelfs al hebben de velden in de gegevensbron niet dezelfde naam als uw velden, klikt u op Adresvelden.

        • Als u velden wilt selecteren die gegevens altijd rechtstreeks uit een kolom in een database halen, klikt u op Databasevelden.

      2. Klik op het gewenste veld in het vak Velden.

      3. Klik op Invoegen en vervolgens op Sluiten.

        Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, worden mogelijk bepaalde gegevens niet gevonden die nodig zijn om het veld in te voegen. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar) en selecteer vervolgens het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het veld dat nodig is voor de samenvoegbewerking.

        Opmerking: Als u een veld uit de lijst Databasevelden invoegt en daarna overschakelt naar een gegevensbron die geen kolom met dezelfde naam bevat, kunnen de gegevens van dat veld niet in het samengevoegde document worden ingevoegd.

    3. Herhaal stap a en b voor alle velden die u wilt invoegen.

      Notities: 

      • U kunt de tekens voor samenvoegvelden (« ») niet handmatig typen of de opdracht Symbool in het menu Invoegen gebruiken. U moet het taakvenster Afdruk samenvoegen gebruiken.

      • Als de samenvoegvelden tussen accolades worden weergegeven, zoals { MERGEFIELD Plaats }, worden veldcodes weergegeven in plaats van veldresultaten. Dit is niet van invloed op de samenvoegbewerking. Als u veldresultaten in plaats van veldcodes wilt weergeven, klikt u met de rechtermuisknop op de veldcode en klikt u vervolgens op Andere veldweergave in het snelmenu.

    4. Desgewenst kunt u de opmaak van de samengevoegde gegevens wijzigen.

      Hoe?

      Als u samengevoegde gegevens wilt opmaken, moet u de samenvoegvelden in het hoofddocument opmaken. Maak de gegevens niet op in het gegevensbestand, want deze opmaak wordt niet behouden wanneer u de gegevens in het document samenvoegt.

      1. Selecteer in het hoofddocument het veld dat de gegevens bevat die u wilt opmaken, inclusief de tekens voor en achter het samenvoegveld (« »).

      2. Wijzig het lettertype of andere opmaak als u wilt.

  9. Nadat u het hoofddocument hebt voltooid en alle samenvoegvelden hebt ingevoegd, klikt u op Opslaan als in het menu Bestand. Geef een naam op voor het document en klik op Opslaan.

  10. Klik op Volgende: afdrukvoorbeeld van lijst weergeven.

  11. Als u de items op volgorde wilt zien, klikt u op de pijlknoppen Terug en Vooruit. Als u een bepaald item wilt zoeken en hiervan een voorbeeld wilt bekijken, klikt u op Een geadresseerde zoeken en vervolgens voert u de zoekcriteria in het dialoogvenster Item zoeken in.

  12. Werk zo nodig de lijst met geadresseerden bij. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Klik op Geadresseerde uitsluiten als u een bepaalde geadresseerde uit de samenvoegbewerking wilt uitsluiten.

    • Klik op Adressenlijst bewerken als u de lijst met geadresseerden wilt wijzigen en breng de gewenste wijzigingen in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen aan.

  13. Klik op Volgende: Samenvoeging voltooien.

  14. Klik onder Samenvoegen op Naar nieuw document.

  15. Ga in het dialoogvenster Samenvoegen naar nieuw document op een van de volgende manieren te werk en klik vervolgens op OK.

    • Klik op Alles om alle records samen te voegen.

    • Als u alleen de record wilt samenvoegen die in het documentvenster wordt weergegeven, klikt u op Huidige record.

    • Als u een bereik van records wilt samenvoegen, klikt u op Van en typt u de nummers van de records in de vakken Van en Tot en met.

      Er wordt een nieuw document geopend dat alle afzonderlijke records bevat.

  16. Voeg naar keuze kopteksten, voetteksten en eventuele andere tekst toe.

    Als de samengevoegde gegevens bijvoorbeeld als tabel zijn opgemaakt, voegt u pas kolomkoppen aan de tabel toe nadat de gegevens zijn samengevoegd.

  17. Sla de lijst op of druk deze af net zoals u dit met gewone documenten doet.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×