Een leeg gegevensblad openen

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een nieuw, leeg gegevensblad opent in Microsoft Office Access 2007. Er wordt ook uitgelegd hoe u ontwerpen in bladermodus gebruikt. Dit is een nieuwe functie waarmee u een groot deel van een gegevensblad visueel kunt ontwerpen zonder de ontwerpfunctie voor tabellen te gebruiken.

In dit artikel

Lege gegevensbladen openen

Een leeg gegevensblad in een nieuwe database maken

Een leeg gegevensblad aan een bestaande database toevoegen

Een sjabloongegevensblad aan een bestaande database toevoegen

Het gegevenstype Bijlage of OLE-object instellen

Een opzoekveld aan een gegevensblad toevoegen

Een nieuw gegevensblad aan de rest van een database koppelen

Het gegevenstype van een veld wijzigen

De velden van een gegevensblad beheren

Hoe in Access gegevenstypen worden toegewezen wanneer u gegevens handmatig invoert

Hoe in Access gegevenstypen worden toegewezen wanneer u gegevens plakt

Lege gegevensbladen openen

Een gegevensblad is een visuele voorstelling van de gegevens uit een tabel of de resultaten van een query. Gegevensbladen lijken op werkbladen van Microsoft Office Excel 2007, maar hebben in bepaalde gevallen een andere functie. Normaal gesproken kunt u bijvoorbeeld niet meer dan één record aan elk veld in een gegevensblad toevoegen en u mag alleen een specifiek type gegevens in een bepaald veld opgeven, zoals datums en tijden of Ja/Nee-waarden. Er kunnen in een veld bovendien grenzen voor de omvang of lengte van gegevens worden opgelegd, iets wat in Office Excel 2007 niet standaard gebeurt. In bepaalde tekstvelden mag u bijvoorbeeld niet meer dan 256 tekens opgeven.

Nieuwe functies voor gegevensbladen

Met Office Access 2007 wordt het maken van een tabel eenvoudiger. U kunt voortaan een leeg gegevensblad (een tabel) openen en de meeste tabelontwerptaken uitvoeren waarvoor u eerder de ontwerpfunctie voor tabellen nodig had. Nadat u bijvoorbeeld een nieuw gegevensblad hebt gemaakt, kunt u het gegevenstype voor de meeste velden in de nieuwe tabel instellen door gegevens handmatig op te geven of gegevens in velden te plakken. Als u bijvoorbeeld in een leeg veld een datum opgeeft, wordt het gegevenstype Datum/tijd voor dat veld ingesteld. Als u tekst opgeeft (bijvoorbeeld een naam), wordt aan het veld het gegevenstype Tekst toegekend, enzovoort.

U kunt veldnamen ook zonder de ontwerpfunctie voor tabellen instellen en u kunt nieuwe velden toevoegen door tekst in de lege kolom rechts of links van het raster (afhankelijk van de taalinstellingen) te typen. U kunt bovendien opmaakopdrachten zoals Vet en Cursief gebruiken om notaties aan velden toe te voegen, iets wat voorheen alleen met de ontwerpfunctie voor tabellen mogelijk was.

Opmerking: Uw tabellen moeten nog wel steeds voldoen aan de regels van het databaseontwerp, ook al gaat het maken van een tabel in Access nu sneller en eenvoudiger.

Zie het artikel beginselen van databaseontwerpvoor meer informatie over deze regels.

Een leeg gegevensblad openen

Wanneer u een leeg gegevensblad opent, voegt u een nieuwe, lege tabel aan uw database toe. Het is niet mogelijk een leeg gegevensblad te openen zonder een nieuwe tabel te maken. Nadat het nieuwe gegevensblad is geladen, voert u de volgende algemene stappen uit:

  • U kunt voor elk veld een naam opgeven, of de vooraf ingevulde standaardnamen accepteren.

  • U kunt zelf gegevens in de velden invoeren of gegevens plakken. Het is niet meer nodig om eerst een gegevenstype voor elk veld in te stellen, omdat het juiste gegevenstype wordt geselecteerd op basis van het soort gegevens dat u invoert. Als u bijvoorbeeld een naam in het eerste veld van een nieuwe tabel opgeeft, wordt het gegevenstype voor het veld ingesteld op Tekst. Als u in het volgende veld een datum opgeeft, wordt het gegevenstype ingesteld op Datum/tijd, enzovoort. Raadpleeg de secties Hoe in Access gegevenstypen worden toegewezen wanneer u gegevens handmatig invoert en Hoe in Access gegevenstypen worden toegewezen wanneer u gegevens plakt verderop in dit artikel voor meer informatie over de gegevenstypen die tijdens het invoeren van gegevens automatisch worden ingesteld.

    Opmerking: Sommige gegevenstypen kunnen niet voor een veld worden ingesteld door gegevens simpelweg te plakken. U kunt bijvoorbeeld het gegevenstype Bijlage of OLE-object niet instellen door gewoon een bestand in een leeg veld te plakken. U kunt evenmin een opzoekveld maken door een lijst met gegevens in een veld te plakken. Zie de secties Het gegevenstype Bijlage of OLE-object instellen en Een opzoekveld aan een gegevensblad toevoegen, verderop in dit artikel, voor meer informatie over het gebruik van deze gegevenstypen.

  • Als u later het gegevenstype van een veld wilt wijzigen, zijn hiervoor functies in Access beschikbaar.

De invloed van ontwerpregels op gegevensbladen

Wanneer u een gegevensblad opent en dit begint in te vullen, moet u eraan denken dat relationele databases aan bepaalde ontwerpregels moeten voldoen en dat u deze regels moet respecteren wanneer u gegevensbladen maakt. Deze regels zorgen ervoor dat een database juist functioneert, en waarborgen dat u de juiste gegevens uit een database kunt ophalen. Een beschrijving van de ontwerpregels valt buiten het bestek van dit artikel.

Als u niet bekend met de regels van databaseontwerp bent, raadpleegt u het artikel beginselen van databaseontwerp.

Hoe in Access een primaire sleutel aan nieuwe gegevensbladen wordt toegevoegd

In Access wordt standaard voor alle nieuwe gegevensbladen een primaire-sleutelveld met de naam 'Id' gemaakt, waarvoor het gegevenstype AutoNummering wordt ingesteld. Bovendien is het veld in de gegevensbladweergave standaard verborgen, maar u kunt het op elk gewenst moment weergeven door met de rechtermuisknop op een kolomkop te klikken, Kolommen zichtbaar maken te kiezen en vervolgens het dialoogvenster Kolommen zichtbaar maken te gebruiken om de verborgen velden weer te geven. In de afbeelding hieronder ziet u het dialoogvenster Kolommen zichtbaar maken voor een nieuwe tabel:

het dialoogvenster kolommen zichtbaar maken

U kunt het Id-veld en andere verborgen velden ook weergeven door de tabel in de ontwerpweergave te openen of door de lijst met tabelvelden te openen in het deelvenster Lijst met velden. Raadpleeg de sectie Een nieuw gegevensblad aan de rest van een database koppelen verderop in dit artikel voor meer informatie over het gebruik van het taakdeelvenster.

Naar boven

Een leeg gegevensblad in een nieuwe database maken

Als u een eenvoudige database wilt maken, zoals een lijst met contactpersonen, kunt u een nieuwe database met een leeg gegevensblad maken. In Office Access 2007 verloopt het proces sneller en eenvoudiger dan in eerdere versies omdat u de nieuwe tabel niet in de ontwerpweergave hoeft te maken. De gegevensbladweergave is geschikt voor het uitvoeren van alle ontwerptaken, behalve het maken van een opzoekveld. Als u meer informatie wilt over het toevoegen van een opzoekveld aan een tabel, raadpleegt u de sectie Een opzoekveld aan een gegevensblad toevoegen verderop in dit artikel.

Een nieuwe tabel in een nieuwe database maken

  1. Start Access en klik op de pagina Aan de slag met Microsoft Access, onder Nieuwe, lege database, op Lege database.

  2. Typ onder Lege Database, in het vak Bestandsnaam, een naam voor de nieuwe database. Als u de locatie van de nieuwe database wilt wijzigen, klikt u op het mappictogram. Wanneer u klaar bent, klikt u op Maken.

    De nieuwe database wordt gemaakt en er wordt een tabel met de naam Tabel1 geopend in de gegevensbladweergave, zoals in deze afbeelding:

    Een nieuwe, lege tabel in een nieuwe database

  3. Dubbelklik in het gegevensblad op de eerste kolomkop (de gekleurde cel met Nieuw veld toevoegen) en geef een naam voor het veld op.

  4. Klik op de volgende kolomkop of plaats met de pijltoetsen de focus op de volgende kop en voer een naam in voor dat veld. Herhaal deze procedure tot u alle tabelvelden een naam hebt gegeven.

  5. Geef in de eerste lege cel onder een veldnaam de gewenste gegevens op.

    De ingevoerde gegevens worden gebruikt om het gegevenstype voor het veld in te stellen. Als u bijvoorbeeld een datum invoert, wordt het gegevenstype Datum/tijd aan het veld toegewezen.

    Belangrijk: Houd er rekening mee dat een veld maar één type gegevens kan bevatten. Een datumveld mag bijvoorbeeld geen klantnamen bevatten en een prijsveld mag geen telefoonnummers bevatten.

    Raadpleeg de secties Hoe in Access gegevenstypen worden toegewezen wanneer u gegevens handmatig invoert en Hoe in Access gegevenstypen worden toegewezen wanneer u gegevens plakt verderop in dit artikel voor meer informatie over de gegevenstypen die tijdens het invoeren van gegevens automatisch worden ingesteld.

  6. Klik op Opslaan.

    Sneltoets Druk op Ctrl+S.

    Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergeven.

  7. Typ in het vak Tabelnaam een naam voor de nieuwe tabel en klik op OK.

    Notities: 

    • De tabel wordt gemaakt, inclusief een primaire-sleutelveld met de naam Id. Het gegevenstype wordt ingesteld op AutoNummering. Het veld wordt standaard verborgen. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop, klik op Kolommen zichtbaar maken en gebruik het dialoogvenster Kolommen zichtbaar maken om de kolom weer te geven.

      -of-

      Klik met de rechtermuisknop op het documenttabblad van de tabel en klik op Ontwerpweergave.

    • U kunt de primaire sleutel alleen wijzigen of verwijderen door de tabel in de ontwerpweergave te openen. Zie voor meer informatie hierover het artikel De primaire sleutel toevoegen, instellen, wijzigen of verwijderen.

    • Als u met Access, niet vertrouwd met het ontwerp van database en waarom u primaire sleutels nodig hebt, raadpleegt u het artikel beginselen van databaseontwerp.

Naar boven

Een leeg gegevensblad aan een bestaande database toevoegen

Wanneer u een nieuw gegevensblad (een tabel) aan een bestaande database toevoegt, staat de nieuwe tabel op zichzelf totdat u een verband met uw bestaande tabellen aanbrengt. Laten we bij wijze van voorbeeld aannemen dat u de orders moet bijhouden die door een overheidsinstelling zijn geplaatst. U voegt daarvoor de tabel Contactpersonen bij de overheid toe aan een verkoopdatabase. Als u wilt profiteren van de voordelen van een relationele database (bijvoorbeeld om te zoeken naar de orders die door een bepaalde contactpersoon zijn geplaatst), moet u een verband leggen tussen de nieuwe tabel en de tabel(len) waarin de ordergegevens zijn opgenomen.

Zie de artikelen beginselen van databaseontwerp en maken, bewerken of verwijderen van een relatievoor meer informatie over databaserelaties ontwerp en de tabel.

Denk er ook aan dat u velden van het type Bijlage of OLE-object handmatig aan de tabel moet toevoegen met behulp van de lijst Gegevenstype (op het tabblad Gegevensblad, in de groep Gegevenstype en -notatie) of via de ontwerpfunctie voor tabellen. In de stappen van de sectie Het gegevenstype Bijlage of OLE-object instellen, verderop in dit artikel, wordt uitgelegd hoe u deze veldtypen toevoegt.

Een gegevensblad aan een database toevoegen

  1. Open de database die u wilt wijzigen.

  2. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Tabel.

    afbeelding van het access-lint

    Er wordt een nieuwe, lege tabel aan de database toegevoegd, die in de gegevensbladweergave wordt geopend.

    Een nieuw gegevensblad is aan een bestaande database toegevoegd

  3. Dubbelklik in het gegevensblad op de eerste kolomkop (de gekleurde cel met Nieuw veld toevoegen) en geef een naam voor het veld op.

  4. Klik op het volgende veld of plaats met de pijltoetsen de focus op het volgende veld en typ een naam voor dat veld. Herhaal deze procedure tot u alle tabelvelden een naam hebt gegeven.

  5. Geef in de eerste lege cel onder een veldnaam de gewenste gegevens op.

    De ingevoerde gegevens worden gebruikt om het gegevenstype voor het veld in te stellen. Als u bijvoorbeeld een datum invoert, wordt het gegevenstype Datum/tijd aan het veld toegewezen.

    Raadpleeg de sectie Hoe in Access gegevenstypen worden toegewezen wanneer u gegevens handmatig invoert verderop in dit artikel voor meer informatie over de gegevenstypen die tijdens het invoeren van gegevens automatisch worden ingesteld.

  6. Klik op Opslaan.

    Sneltoets Druk op Ctrl+S.

    Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergeven.

  7. Typ in het vak Tabelnaam een naam voor de nieuwe tabel en klik op OK.

Naar boven

Een sjabloongegevensblad aan een bestaande database toevoegen

Behalve lege tabellen, biedt Office Access 2007 ook een aantal sjabloontabellen. Elke sjabloontabel komt overeen met de databasesjablonen die in Office Access 2007 zijn opgenomen. U kunt bijvoorbeeld een tabel toevoegen die is ontworpen voor de gegevens Activa, Contactpersoon of Actie-item. De sjabloontabellen zijn bedoeld om snel kleine databases te maken. Dit kan omdat u de velden geen namen hoeft te geven en geen gegevenstypen hoeft in te stellen.

Denk eraan dat u een sjabloontabel alleen aan een bestaande database kunt toevoegen.

Een sjabloontabel aan een database toevoegen

  1. Open de database die u wilt wijzigen.

  2. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Tabelsjablonen en selecteer een van de beschikbare sjablonen in de lijst.

    afbeelding van het access-lint

    Er wordt een nieuwe tabel geopend in de gegevensbladweergave. Elk veld in de nieuwe tabel bevat een naam en een gegevenstype, en u kunt gegevens zonder extra werk invoeren.

  3. Voer uw gegevens in.

  4. Klik op Opslaan.

    Sneltoets Druk op Ctrl+S.

    Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergeven.

  5. Typ in het vak Tabelnaam een naam voor de nieuwe tabel en klik op OK.

Naar boven

Het gegevenstype Bijlage of OLE-object instellen

Wanneer u een nieuwe tabel in de gegevensbladweergave maakt, kunt u de meeste gegevenstypen instellen door enkele gegevens in de eerste rij van een veld in te voeren. Dit is echter niet mogelijk voor de gegevenstypen Bijlage en OLE-object. Deze gegevenstypen moet u handmatig instellen via de lijst Gegevenstype instellen op het Gegevensblad of u kunt de ontwerpfunctie voor tabellen gebruiken. In deze sectie wordt uitgelegd hoe u op beide manieren deze gegevenstypen instelt.

De lijst Gegevenstype instellen gebruiken

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel die u wilt wijzigen.

    De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  2. Selecteer een nieuw veld.

    Nieuwe velden bevinden zich standaard aan linker- of rechterkant van het gegevensblad (afhankelijk van de land- en taalinstellingen van Windows) en de koptekst is Nieuw veld toevoegen.

    Een nieuw veld in een gegevensblad

    Opmerking: U moet een nieuw veld selecteren. U kunt het gegevenstype van een bestaand veld niet wijzigen in het type Bijlage of OLE-object.

  3. Als u een veld voor OLE-objecten toevoegt, dubbelklikt u op de veldnamenrij en voert u een naam voor het veld in. Anders gaat u verder met de volgende stap omdat de veldnamenrij in een pictogram van een paperclip verandert wanneer u een bijlageveld toevoegt.

  4. Klik op de eerste lege gegevensrij onder de kop.

  5. Klik op het tabblad Gegevensblad, in de groep Gegevenstype en -notatie op de pijl-omlaag naast Gegevenstype (de lijst aan de bovenkant van de groep) en selecteer OLE-object of Bijlage.

    De lijst met gegevenstypen

    Als u het gegevenstype Bijlage selecteert, wordt de veldnamenrij zo ingesteld dat het pictogram van een paperclip wordt weergegeven, zoals hier: Een nieuw tabelveld ingesteld voor het gegevenstype Bijlage

  6. Sla uw wijzigingen op.

  7. Als u gegevens aan het nieuwe veld wilt toevoegen, dubbelklikt u op de eerste lege rij en gebruikt u het dialoogvenster Bijlagen om de gegevens te vinden.

    Raadpleeg het artikel Bestanden en afbeeldingen toevoegen aan records in de database voor meer informatie over het toevoegen van bestanden aan uw database.

De ontwerpweergave voor tabellen gebruiken

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  2. Selecteer een lege rij in de kolom Veldnaam en voer een naam voor het nieuwe veld in.

    Opmerking: U moet een nieuw veld selecteren. U kunt het gegevenstype van een bestaand veld niet wijzigen in het type Bijlage of OLE-object.

  3. Klik in de kolom Gegevenstype op de pijl-omlaag naast de nieuwe veldnaam en selecteer OLE-object of Bijlage in de lijst.

  4. Sla uw wijzigingen op.

Zie voor informatie over het toevoegen van bestanden aan de records van een gegevensblad het artikel Bestanden en afbeeldingen toevoegen aan records in de database.

Naar boven

Een opzoekveld aan een gegevensblad toevoegen

Het opzoekveld is de andere functie die u handmatig moet instellen voor een nieuw gegevensblad. In een opzoekveld wordt een reeks waarden in de vorm van een lijst weergegeven. Telkens wanneer u een item uit een vervolgkeuzelijst in een Access-database opzoekt, doet u dit meestal in een opzoeklijst. U kunt twee soorten opzoeklijsten maken.

  • Lijsten die op een tabel zijn gebaseerd   : Hiermee kunt u met query's waarden uit andere tabellen ophalen. De query is opgeslagen in de tabel die aan uw nieuwe gegevensblad ten grondslag ligt. U maakt een lijst die op een tabel is gebaseerd wanneer u waarden nodig hebt die ergens anders in uw database zijn opgeslagen. Stel dat u een database met ondersteuningsproblemen onderhoudt. De probleeminformatie is in één tabel opgeslagen, maar de lijst met personen die de problemen oplossen zit in een andere tabel. De gegevens in deze laatste tabel worden vaak gewijzigd. Als u een lijst gebruikt die op een tabel is gebaseerd, hoeft u niet een lange lijst met namen handmatig in te voeren en beschikt u over de meest recente gegevens. U kunt een lijst die op een tabel is gebaseerd, vullen met gegevens uit een andere tabel of met de gegevens die een met andere query worden gevonden.

  • Lijsten die op een waarde zijn gebaseerd   : Dit zijn betrekkelijk korte lijsten met items die u op slechts één plaats in een database gebruikt. Stel bijvoorbeeld dat u Access gebruikt om gegevens over bedrijfsactiva op te slaan en te beheren. U kunt dan een opzoekveld met de naam Conditie (of iets dergelijks) maken en gebruikers toestaan in die lijst een waarde te kiezen zoals Goed, Redelijk, Slecht, enzovoort. U maakt waardenlijsten door een lijst met items direct in te voeren in de tabel waarop uw nieuwe gegevensblad is gebaseerd.

Wanneer u een opzoeklijst op basis van een tabel aan een nieuw gegevensblad toevoegt, wordt een relatie tussen de tabel waarop uw nieuwe gegevensblad en de tabel waaruit de gegevens voor het opzoekveld worden gehaald door Access gemaakt. De resulterende opzoekveld wordt een refererende sleutel, een kolom waarvan u de waarden overeenkomen met de primaire-sleutelwaarden in een andere tabel. Als u nog niet eerder met Access en meer informatie over relaties, primaire sleutels en refererende sleutels nodig hebt, raadpleegt u het artikel beginselen van databaseontwerp.

U kunt ook een opzoeklijst aan uw database toevoegen die is gebaseerd op een waarde of tabel. Dit kan met behulp van de wizard of u kunt de lijst zelf maken met de ontwerpfunctie voor tabellen. Aangezien u een opzoekveld het snelst en eenvoudigst maakt met de wizard, wordt in dit gedeelte uitgelegd hoe u de wizard gebruikt.

Een opzoekveld toevoegen in de gegevensbladweergave

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel die u wilt wijzigen.

    Access opent de tabel in de gegevensbladweergave.

  2. Klik op het tabblad Gegevensblad in de groep Velden en kolommen op Opzoekkolom.

    De wizard Opzoeken wordt gestart.

  3. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Een lijst maken die op een tabel is gebaseerd    

      1. Selecteer De waarden voor de opzoekkolom moeten worden opgezocht in een tabel of query en klik vervolgens op Volgende.

      2. Selecteer een optie onder Weergave, selecteer een tabel of query in de resulterende lijst en klik vervolgens op Volgende.

        Als u bijvoorbeeld waarden uit een tabel in het opzoekveld wilt gebruiken, klikt u op Tabellen. Als u een query wilt gebruiken, klikt u op Query's. Als u een lijst met alle tabellen en query's in de database wilt weergeven, klikt u op Beide.

      3. Verplaats de velden die u in de lijst Opzoeken wilt weergeven vanuit het deelvenster Beschikbare velden naar het deelvenster Geselecteerde velden en klik vervolgens op Volgende.

      4. U kunt desgewenst een of meer sorteerkeuzen kiezen voor de velden die u in de vorige stap hebt geselecteerd. Klik vervolgens op Volgende.

      5. Pas indien nodig de breedte van de kolommen in de opzoeklijst aan en klik vervolgens op Volgende.

      6. Typ eventueel een naam in het tekstvak onder Welk label wilt u bij de opzoekkolom plaatsen.

      7. Schakel desgewenst het selectievakje Meerdere waarden toestaan in.

        Als u deze optie selecteert, kunt u meer dan één item uit de lijst selecteren en opslaan.

      8. Klik op Voltooien. Als u wordt gevraagd of u de tabel wilt opslaan, klikt u op Ja.

        De opzoekquery wordt aan de nieuwe tabel toegevoegd. Standaard worden met de query de door u opgegeven velden opgehaald, plus de primaire-sleutelwaarden voor de brontabel. Vervolgens wordt het gegevenstype voor het opzoekveld zo ingesteld dat het overeenkomt met het gegevenstype dat voor het primaire-sleutelveld in de brontabel is ingesteld. Als in het primaire-sleutelveld in de brontabel bijvoorbeeld het gegevenstype AutoNummering wordt gebruikt, wordt het gegevenstype van het opzoekveld automatisch ook ingesteld op AutoNummering.

      9. Ga terug naar de gegevensbladweergave, ga naar het opzoekveld en selecteer een item in de lijst.

    • Een lijst maken die op waarden is gebaseerd    

      1. Selecteer De waarden zullen worden getypt en klik op Volgende.

      2. Geef in het vak Aantal kolommen het gewenste aantal kolommen voor de lijst op. Ga vervolgens naar de eerste lege cel en voer een waarde in.

        Wanneer u de eerste waarde invoert, wordt er onder de huidige cel een volgende lege cel weergegeven.

      3. Wanneer u de eerste waarde hebt ingevoerd, gaat u met de tabtoets of de pijl-omlaag naar de volgende cel en voert u een tweede waarde in.

      4. Herhaal stappen 2 en 3 totdat de lijst gereed is. Klik daarna op Volgende.

      5. Geef desgewenst een naam voor het nieuwe veld op en klik vervolgens op Voltooien.

Een opzoekveld toevoegen in de ontwerpweergave

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waarop uw nieuwe gegevensblad is gebaseerd en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  2. Selecteer het veld dat u wilt omzetten.

    -of-

    Selecteer een lege rij en typ in de kolom Veldnaam een naam voor het nieuwe veld.

  3. Klik in de kolom Gegevenstype op de pijl-omlaag en selecteer Wizard Opzoeken.

    De wizard Opzoeken wordt gestart.

  4. Volg de stappen in de vorige sectie als u de wizard wilt gebruiken.

Wanneer u een opzoekveld maakt, kunt u de nieuwe functie voor lijsten met meerdere waarden gebruiken. Als u meer informatie wilt over lijsten met meerdere waarden en de achterliggende technologie (een functie aangeduid als 'velden met meerdere waarden'), raadpleegt u de artikelen Een opzoekveld toevoegen of wijzigen waarin meerdere waarden kunnen worden opgeslagen, Velden met meerdere waarden gebruiken en Een lijst gebruiken waarin meerdere waarden worden opgeslagen.

Naar boven

Een nieuw gegevensblad aan de rest van een database koppelen

De gegevens op een nieuw gegevensblad blijven geïsoleerd van de andere gegevens in een database totdat u ten minste één relatie aanbrengt tussen de tabel die aan het gegevensblad ten grondslag ligt en de andere tabellen in de database. In Office Access 2007 is het proces om relaties te maken vereenvoudigd, omdat u velden voortaan met slepen en neerzetten naar een open gegevensblad kunt verplaatsen.

U kunt met de nieuwe techniek twee typen relaties maken.

  • Een refererende-sleutelveld toevoegen aan de database die aan het nieuwe gegevensblad ten grondslag ligt. Hiermee wordt het nieuwe gegevensblad aan de 'veel'-kant van een één-op-veel-relatie geplaatst.

  • De primaire-sleutelwaarden van het nieuwe gegevensblad delen met een andere tabel. Hiermee wordt het nieuwe gegevensblad aan de 'één'-kant van een één-op-veel-relatie geplaatst.

Voor beide relatietypen gebruikt u de wizard Opzoeken om een opzoekveld te maken dat op een tabel is gebaseerd. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u beide typen relaties maakt.

Belangrijk    U moet bekend zijn met het ontwerpen van databases om relaties tussen tabellen te maken.

Zie de artikelen beginselen van databaseontwerp, toevoegen, instellen, wijzigen of verwijderen van de primaire sleutel, tabelrelaties en maken, bewerken of verwijderen van een relatievoor meer informatie over databaseontwerp en relaties.

Een refererende-sleutelveld aan een nieuw gegevensblad toevoegen

  1. Open het nieuwe gegevensblad in de gegevensbladweergave als dit nog niet is gebeurd. Dit doet u door in het navigatiedeelvenster te dubbelklikken op de tabel.

  2. Klik op het tabblad Gegevensblad in de groep Velden en kolommen op Bestaande velden toevoegen.

    Het taakdeelvenster Lijst met velden, met daarin de andere tabellen in de database.

  3. Klik op het plusteken bij de naam van de tabel die u wilt gebruiken.

  4. Sleep het nieuwe primaire-sleutelveld van de Lijst met velden naar uw geopende gegevensblad en plak deze tussen twee bestaande velden op het gegevensblad. De muiscursor verandert in een I-balkje als u een geldig neerzetpunt selecteert.

    een veld uit de lijst met velden slepen en tussen twee kolommen neerzetten

    Als u het nieuwe veld hebt neergezet, wordt de wizard Opzoeken gestart.

  5. Ga naar de volgende reeks stappen om het proces te voltooien.

De relatie maken met de wizard Opzoeken

  1. Verplaats de velden die u in de lijst Opzoeken wilt weergeven vanuit het deelvenster Beschikbare velden naar het deelvenster Geselecteerde velden en klik vervolgens op Volgende.

  2. U kunt desgewenst een of meer sorteerkeuzen kiezen voor de velden die u in de vorige stap hebt geselecteerd. Klik vervolgens op Volgende.

  3. Pas indien nodig de breedte van de kolommen in de opzoeklijst aan en klik vervolgens op Volgende.

  4. Typ eventueel een naam in het tekstvak onder Welk label wilt u bij de opzoekkolom plaatsen.

  5. Schakel desgewenst het selectievakje Meerdere waarden toestaan in.

    Als u deze optie selecteert, kunt u meer dan één item uit de lijst selecteren en opslaan.

  6. Klik op Voltooien. Als u wordt gevraagd of u de tabel wilt opslaan, klikt u op Ja.

    De opzoekquery wordt aan de nieuwe tabel toegevoegd. Standaard worden met de query de door u opgegeven velden opgehaald, plus de primaire-sleutelwaarden voor de brontabel. Vervolgens wordt het gegevenstype voor het opzoekveld zo ingesteld dat het overeenkomt met het gegevenstype dat voor het primaire-sleutelveld in de brontabel is ingesteld. Als in het primaire-sleutelveld in de brontabel bijvoorbeeld het gegevenstype AutoNummering wordt gebruikt, wordt het gegevenstype van het opzoekveld automatisch ook ingesteld op AutoNummering.

De primaire sleutel uit het nieuwe gegevensblad aan een andere tabel toevoegen

  1. Als het nieuwe gegevensblad is geopend, sluit u dit.

  2. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel waaraan u de nieuwe externe sleutel wilt toevoegen.

  3. Klik op het tabblad Gegevensblad in de groep Velden en kolommen op Bestaande velden toevoegen.

    Het taakdeelvenster Lijst met velden wordt weergegeven en geeft aan welke andere tabellen deel uitmaken van de database, inclusief het nieuwe gegevensblad.

  4. Klik in het taakdeelvenster op het plusteken bij de naam van het nieuwe gegevensblad, sleep het primaire-sleutelveld (de standaardnaam voor het veld is Id) uit het taakvenster naar het geopende gegevensblad en zet het neer op een geschikte plaats.

    Standaard moet u het nieuwe veld neerzetten tussen twee bestaande velden op het gegevensblad. De muiscursor verandert in een I-balkje als u een geldig neerzetpunt selecteert.

    een veld uit de lijst met velden slepen en tussen twee kolommen neerzetten

    Als u het nieuwe veld hebt neergezet, wordt de wizard Opzoeken gestart.

  5. Volg de vorige reeks stappen om de wizard Opzoeken te voltooien.

Naar boven

Het gegevenstype van een veld wijzigen

Wanneer u een tabel maakt in de gegevensbladweergave, kan het gebeuren dat u gegevens zodanig invoert dat in Access een onjuist gegevenstype wordt geselecteerd. Als u bijvoorbeeld alleen de eerste vijf cijfers van een Amerikaanse postcode invoert, wordt het gegevenstype Numeriek aan het veld toegewezen en kunt u geen postcodes uit andere landen invoeren. Als u dat soort problemen wilt corrigeren, kunt u het gegevenstype van het veld wijzigen.

Er zijn twee manieren om een gegevenstype te wijzigen. U kunt de opdrachten op het tabblad Gegevensblad of de ontwerpfunctie voor tabellen gebruiken. In de volgende stappen worden beide technieken uitgelegd.

Belangrijk    Als u een gegevenstype wijzigt, kunnen bestaande gegevens worden verwijderd. Als u bijvoorbeeld een tekstveld instelt op het gegevenstype Numeriek en het veld bevat zowel letters als cijfers, worden de bestaande gegevens verwijderd omdat er geen berekeningen op teksttekens kunnen worden uitgevoerd.

Een gegevenstype wijzigen met de opdrachten op het lint

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel die u wilt wijzigen.

    De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  2. Selecteer het veld dat u wilt wijzigen.

  3. Ga naar het tabblad Gegevensblad in de groep Gegevenstype en -notatie en selecteer een optie in de lijst Gegevenstype instellen boven in de groep.

    Het lint is een onderdeel van de Microsoft Office Fluent-gebruikersinterface

  4. Als u in Access wordt verzocht de wijziging te bevestigen, klikt u alleen op Ja als u zeker weet dat u wilt doorgaan.

  5. Sla uw wijzigingen op.

Een gegevenstype wijzigen met de ontwerpfunctie voor tabellen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  2. Klik op de kolom Gegevenstype en selecteer een nieuw gegevenstype.

  3. Als u in Access wordt verzocht de wijziging te bevestigen, klikt u alleen op Ja als u zeker weet dat u wilt doorgaan.

  4. Sla uw wijzigingen op.

Naar boven

De velden van een gegevensblad beheren

U kunt een aantal beheertaken voor tabellen uitvoeren door met de rechtermuisknop op de veldnamenrij te klikken en een opdracht in het weergegeven snelmenu te selecteren. U kunt bijvoorbeeld een veld op een specifieke plaats invoegen, een veld verwijderen of de naam ervan wijzigen, een kolom weergeven of verbergen, en de wizard Opzoeken starten om een kolom in een opzoekveld om te zetten.

Opdrachten in het snelmenu gebruiken

  • Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop en selecteer een opdracht in het snelmenu.

    In deze afbeelding ziet u het snelmenu:

    Het snelmenu voor het tabelveld

Naar boven

Hoe in Access gegevenstypen worden toegewezen wanneer u gegevens handmatig invoert

Wanneer u een leeg gegevensblad maakt, wordt aan elk veld een gegevenstype toegewezen wanneer u voor het eerst gegevens in het veld invoert. In de volgende tabel wordt aangegeven welke typen gegevens u kunt invoeren en welk gegevenstype automatisch op elk type gegevens wordt toegepast.

Opmerking: De gegevenstypen Bijlage en OLE-object worden niet automatisch ingesteld wanneer u gegevens in een leeg veld invoert. Zie voor meer informatie over het instellen van deze gegevenstypen Het gegevenstypen Bijlage of OLE-object instellen eerder in dit document.

Als u het volgende typt:

Office Access 2007 wordt er in een veld gemaakt met het gegevenstype:

John

Tekst

Een blok tekst of tekst en cijfers van meer dan 256 tekens

Memo

Opmerking: Het is niet mogelijk om met ontwerpen in bladermodus tekst met opmaak in te schakelen. Zie het artikel Gegevens invoeren of bewerken in een besturingselement of kolom met ondersteuning voor tekst met opmaak voor meer informatie over tekst met opmaak.

http://www.contoso.com

In Access worden de volgende internetprotocollen herkend: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Opmerking: Als u wilt dat het protocol wordt herkend en het gegevenstype Hyperlink wordt toegewezen, moet u het protocol met een niet-spatieteken volgen.

Hyperlink

50000

Numeriek, lange integer

50.000

Numeriek, lange integer

50.000,99

Numeriek, dubbel

50000,389

Numeriek, dubbel

12/31/2006

De datum- en tijdnotatie in de landinstellingen van Windows bepalen hoe datum- en tijdgegevens in Access worden weergegeven.

Laat zien hoe deze instellingen worden ingesteld of gewijzigd

In Windows Vista    

  1. Klik op de knop Start knopafbeelding en klik vervolgens op Configuratiescherm.

  2. Als u in het Configuratiescherm de standaardweergave gebruikt, dubbelklikt u op Klok, taal en regio.

    -of-

    Als u de klassieke weergave gebruikt, dubbelklikt u op

    Landinstellingen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen wordt geopend.

  3. Klik onder Standaarden en notaties op Aanpassen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen aanpassen wordt geopend.

  4. Klik op het tabblad met de instellingen die u wilt wijzigen en breng de wijzigingen aan. Als u bijvoorbeeld een getalnotatie geheel of gedeeltelijk wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Getal en wijzigt u de betreffende instelling. Voor hulp bij een optie klikt u op de knop Help (?) en vervolgens op de betreffende optie.

In Microsoft Windows XP (klassieke weergave)    

  1. Klik in de taakbalk van Windows op Start en klik vervolgens op Configuratiescherm.

  2. Dubbelklik in het Configuratiescherm op Landinstellingen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen wordt geopend.

  3. Klik onder Standaarden en notaties op Aanpassen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen aanpassen wordt geopend.

  4. Klik op het tabblad met de instellingen die u wilt wijzigen en breng de wijzigingen aan. Als u bijvoorbeeld een getalnotatie geheel of gedeeltelijk wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Getal en wijzigt u de betreffende instelling. Voor hulp bij een optie klikt u op de knop Help (?) en vervolgens op de betreffende optie.

In Microsoft Windows XP (categorieweergave)

  1. Klik in de taakbalk van Windows op Start en klik vervolgens op Configuratiescherm.

    Het Configuratiescherm wordt weergegeven.

  2. Klik op Datum, tijd, taal en landinstellingen.

    Het dialoogvenster Datum, tijd, taal en landinstellingen wordt weergegeven.

  3. Klik op De notatie van getallen, datums en tijden wijzigen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen wordt geopend.

  4. Klik onder Standaarden en notaties op Aanpassen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen aanpassen wordt geopend.

  5. Klik op het tabblad met de instellingen die u wilt wijzigen en breng de wijzigingen aan. Als u bijvoorbeeld een getalnotatie geheel of gedeeltelijk wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Getal en wijzigt u de betreffende instelling. Voor hulp bij een optie klikt u op de knop Help (?) en vervolgens op de betreffende optie.

Datum/tijd

31 december 2006

Opmerking: Namen van dagen (maandag, dinsdag, enzovoort) worden niet herkend als geldige invoer om het gegevenstype Datum/tijd te selecteren. U moet de naam van een maand opgeven.

Datum/tijd

10:50:23

Datum/tijd

10:50 am

Datum/tijd

17:50

Datum/tijd

€ 12,50

Het valutasymbool dat in de landinstellingen van Windows is opgegeven, wordt herkend in Access.

Laat zien hoe deze instellingen worden ingesteld of gewijzigd

In Windows Vista    

  1. Klik op de knop Start knopafbeelding en klik vervolgens op Configuratiescherm.

  2. Als u in het Configuratiescherm de standaardweergave gebruikt, dubbelklikt u op Klok, taal en regio.

    -of-

    Als u de klassieke weergave gebruikt, dubbelklikt u op

    Landinstellingen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen wordt geopend.

  3. Klik op het tabblad Indelingen onder Huidige indeling op Aanpassen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen aanpassen wordt geopend.

  4. Klik op het tabblad Valuta en selecteer in de lijst Valutasymbool het symbool dat u wilt gebruiken. Voor hulp bij een optie klikt u op de knop Help (?) en vervolgens op de betreffende optie.

In Microsoft Windows XP (klassieke weergave)    

  1. Klik in de taakbalk van Windows op Start en klik vervolgens op Configuratiescherm.

    Het Configuratiescherm wordt weergegeven.

  2. Dubbelklik in het Configuratiescherm op Landinstellingen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen wordt geopend.

  3. Klik onder Standaarden en notaties op Aanpassen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen aanpassen wordt geopend.

  4. Klik op het tabblad Valuta en selecteer in de lijst Valutasymbool het symbool dat u wilt gebruiken. Voor hulp bij een optie klikt u op de knop Help (?) en vervolgens op de betreffende optie.

In Microsoft Windows XP (categorieweergave)    

  1. Klik in de taakbalk van Windows op Start en klik vervolgens op Configuratiescherm.

    Het Configuratiescherm wordt weergegeven.

  2. Klik op Datum, tijd, taal en landinstellingen.

    Het dialoogvenster Datum, tijd, taal en landinstellingen wordt weergegeven.

  3. Klik op De notatie van getallen, datums en tijden wijzigen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen wordt geopend.

  4. Klik onder Standaarden en notaties op Aanpassen.

    Het dialoogvenster Landinstellingen aanpassen wordt geopend.

  5. Klik op het tabblad Valuta en selecteer in de lijst Valutasymbool het symbool dat u wilt gebruiken. Voor hulp bij een optie klikt u op de knop Help (?) en vervolgens op de betreffende optie.

Valuta

21,75

Numeriek, dubbel

123,00%

Numeriek, dubbel

3,46E+03

Numeriek, dubbel

Naar boven

Hoe in Access gegevenstypen worden toegewezen wanneer u gegevens plakt

Wanneer u gegevens in een nieuw werkblad plakt, kunt u gemengde of niet-overeenkomende typen gegevens in een of meer velden plakken. Stel dat u een aantal kolommen met adresgegevens plakt en dat in deze gegevens postcodes uit de hele wereld voorkomen, die allemaal bestaan uit een combinatie van letters en cijfers.

Wanneer u de gegevens plakt, wordt elke record (elke rij in de kolom) verwerkt en wordt het gegevenstype van elke record bepaald. Vervolgens wordt geprobeerd om een gegevenstype te selecteren waarmee alle informatie kan worden opgeslagen zonder dat er records verloren gaan of worden afgekapt. Soms wordt daarom een tamelijk algemeen gegevenstype aan een veld toegewezen.

De volgende lijst bevat een paar voorbeelden van de manier waarop gegevenstypen in Access worden gekozen.

  • Wanneer gemengde gegevenstypen worden aangetroffen, wordt het veld meestal ingesteld op het gegevenstype Tekst omdat tekstvelden het flexibelst zijn.

  • Wanneer getallen met één valutateken worden aangetroffen, wordt het gegevenstype Numeriek toegewezen en wordt het valutasymbool verwijderd. Dit vergroot de sorteer- en filtermogelijkheden en waarborgt een groter aantal statistische functies. Als u een valutasymbool wilt gebruiken, kunt u een valutanotatie op het veld Getal toepassen of het veld omzetten in een gegevenstype Valuta.

  • Als u gegevens met verschillende valutasymbolen plakt, wordt het gegevenstype Tekst op het veld toegepast en blijven de valutasymbolen behouden.

  • Als u gegevens met verschillende notaties (zoals 14/12/2005 en 14.12.2005) plakt, worden het gegevenstype Datum/tijd en de algemene datumnotatie toegepast.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×