Een kolom voor externe gegevens maken en bijwerken in een lijst of bibliotheek

Een kolom voor externe gegevens maken en bijwerken in een lijst of bibliotheek

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

U kunt een speciaal type kolom toevoegen aan een interne lijst of bibliotheek. In deze kolom voor externe gegevens kunt u een kolom met gegevens uit een externe gegevensbron combineren met andere kolommen in een interne lijst of bibliotheek. Aangezien een kolom voor externe gegevens wordt toegevoegd aan de interne lijst of bibliotheek, werken alle lijst- of bibliotheekfuncties, zoals versiebeheer, goedkeuringen, in- en uitchecken en bestandsbijlagen.

Zie inhoud over externe gegevens zoekenvoor meer informatie.

Wat wilt u doen?

Voordat u begint

Voorbeelden van het gebruik van kolommen met externe gegevens

Een kolom voor externe gegevens in een lijst of bibliotheek maken

Een kolom voor externe gegevens bijwerken

Een kolom voor externe gegevens vernieuwen

Voordat u begint

Voor het werken met externe gegevens moet u een paar dingen doen, zodat u veilig toegang hebt tot de gegevens. De volgende informatie kan u helpen uw vervolgstappen te plannen. Als u problemen ondervindt bij het werken met externe gegevens, kunt u deze mogelijk achterhalen aan de hand van deze informatie. Voor toegang tot externe gegevens doet u het volgende:

De externe gegevensbron voorbereiden    Een beheerder moet mogelijk een account maken en machtigingen verlenen voor de gegevensbron, zodat de juiste personen toegang hebben tot de gegevens en de gegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. In een externe database kan de beheerder ook specifieke tabellen, weergaven, query's en dergelijke maken om de resultaten te beperken tot het hoognodige en om de prestaties te verbeteren.

SharePoint-services en accounts configureren    Een beheerder moet de Business Data Connectivity-services en de Secure Store-service activeren.

Secure Store-services configureren    Een beheerder moet het volgende doen: de beste toegangsmethode voor de externe gegevensbron bepalen, een doeltoepassing maken en de referenties voor de doeltoepassing instellen.

Business Data Connectivity-services configureren    Een beheerder moet ervoor zorgen dat de gebruiker die het externe inhoudstype maakt, machtigingen heeft voor de BDC-metagegevensopslag en dat de juiste gebruikers toegang hebben tot het externe inhoudstype waarop de externe lijst is gebaseerd.

Een extern inhoudstype maken    Een gebruiker moet een extern inhoudstype definiëren dat informatie bevat over verbindingen, toegang, werking, kolommen, filters en andere metagegevens die worden gebruikt om gegevens op te halen uit de externe gegevensbron.

Naar boven

Voorbeelden van het gebruik van kolommen voor externe gegevens

In de volgende gedeelten worden enkele praktische toepassingen beschreven van het toevoegen van een kolom voor externe gegevens aan een lijst of bibliotheek.

Contracten en contactgegevens van klanten    U hebt een documentbibliotheek die contracten van klanten bevat. Alle klantgegevens worden echter bijgehouden in een Line-of-Business-toepassing (zoals SAP of Microsoft CRM) die een gegevensbron bevat die extern is voor SharePoint-producten. U wilt de contracten van de klanten bijhouden in de documentbibliotheek, maar ervoor zorgen dat gerelateerde klantgegevens up-to-date zijn en niet onnodig worden gedupliceerd. U kunt dit doen door een of meer kolommen voor externe gegevens toe te voegen aan de bibliotheek, waarbij u de naam en het telefoonnummer van elke klant koppelt aan elk contract dat is opgeslagen in de bibliotheek. Dankzij de kolom voor externe gegevens kunt u gemakkelijk de juiste gegevens invoeren of bijwerken, waarbij de klantgegevens automatisch worden opgehaald uit de externe gegevensbron. In dit scenario kunt u ook een gestructureerd Word-document maken waarin de waarden van de kolommen voor externe gegevens worden weergegeven, zodat u de waarden kunt bewerken in the documentinformatiepaneel of met de inhoudsbesturingselementen van Word.

Basisproductgegevens met foto's    U hebt een fotobibliotheek gemaakt die foto's bevat van de producten die uw organisatie verkoopt. U voegt een kolom voor externe gegevens toe aan de bibliotheek die de productnaam, productcode en huidige prijs ophaalt uit een externe database. Wanneer het externe inhoudstype wordt gemaakt, zorgt u er echter voor dat de externe gegevens alleen-lezen zijn. De regels en processen van uw bedrijf vereisen dat wijzigingen in de productgegevens plaatsvinden via het databasesysteem. Maar nu kunnen meer personen in uw organisatie gemakkelijk alle productgegevens bij elkaar zien in één bibliotheekweergave.

Naar boven

Een kolom voor externe gegevens maken in een lijst of bibliotheek

Opmerking:  Om een kolom voor externe gegevens te maken, hebt u de machtiging Bijdragen of hoger nodig voor de lijst of bibliotheek.

  1. Ga naar de SharePoint-site en ga naar de lijst of bibliotheek.

    Opmerking:  U kunt geen kolom voor externe gegevens toevoegen aan een externe lijst.

  2. Klik op Lijst of Bibliotheek > Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen.

  3. Klik in het gedeelte Kolommen op Kolom maken.

  4. Voer de naam van de kolom in, bijvoorbeeld Klant, en klik onder Kolomtypen op Externe gegevens.

  5. Klik onder Extern inhoudstype op Typekiezer voor externe inhoud en selecteer het gewenste item in de lijst met typen externe inhoud, bijvoorbeeld KlantCRM.

  6. Bepaal hoe u acties die voor het type externe inhoud zijn gedefinieerd, wilt afhandelen. Voer een of meer van de volgende handelingen uit:

    • Klik op Het menu met acties weergeven om een menu met een of meer acties weer te geven.

    • Als u de standaardactie wilt laten uitvoeren wanneer de kolom met externe gegevens wordt geselecteerd, klikt u op Deze kolom koppelen aan de standaardactie van het externe inhoudstype.

  7. Klik onder Voeg een kolom toe om elk van deze extra velden weer te geven op Alle velden selecteren of selecteer een of meer specifieke veldnamen, zoals CustomerName en PhoneNumber.

Tip:  De standaardinstelling is dat elke kolomnaam een voorvoegsel krijgt, gebaseerd op de naam van de kolom voor externe gegevens. Het is een goed idee om een korte kolomnaam te kiezen, zoals KlantID, zeker als u veel extra kolommen gaat toevoegen. Als Snel bewerken is ingeschakeld voor de lijst of bibliotheek, kunt u Snel bewerken gebruiken om de kolomnamen te wijzigen.

Naar boven

Een kolom voor externe gegevens bijwerken

Opmerking:  Om een kolom voor externe gegevens bij te werken, hebt u de machtiging Bijdragen of hoger nodig voor de lijst of bibliotheek.

  1. Ga naar de SharePoint-site en ga naar de lijst of bibliotheek.

  2. Voeg een item in de lijst of de eigenschappen van de documentbibliotheek toe of bewerk deze.

  3. Klik in het tekstvak van de kolom voor externe gegevens, bijvoorbeeld klantnaam, op Itemkiezer voor externe gegevens.

    De auteur van het externe inhoudstype moet instellen hoe de Itemkiezer voor externe gegevens werkt door een geschikt id-veld te selecteren en een of meer filters te maken, zodat u snel de juiste waarde kunt vinden. Als dit niet is gebeurd, neemt u contact op met de auteur van het externe inhoudstype of met de beheerder.

  4. Selecteer in het dialoogvenster de gewenste vermelding, bijvoorbeeld Nancy Davolio en klik op OK.

De gegevens worden bijgewerkt in de externe lijst en in de externe gegevensbron.

Naar boven

Een kolom voor externe gegevens vernieuwen

Uit prestatie-overwegingen worden de gegevens in een kolom voor externe gegevens opgeslagen in een cache op een server of service, waardoor mogelijk niet de meest recente waarden uit het externe gegevenssysteem worden weergegeven. U kunt ervoor zorgen dat de meest recente externe gegevens worden weergegeven door de kolom voor externe gegevens te vernieuwen. Ga hier echter zorgvuldig mee om. Afhankelijk van de manier waarop de externe gegevens zijn ingesteld, kan deze bewerking namelijk heel wat tijd in beslag nemen.

Opmerking:  Om een kolom voor externe gegevens te vernieuwen, hebt u de machtiging Bijdragen of hoger nodig voor de lijst of bibliotheek.

  1. Ga naar de SharePoint-site en ga naar de lijst of bibliotheek.

  2. Klik op Vernieuwen in de kolomkop van de kolom voor externe gegevens.

  3. Geef op de pagina Vernieuwen aan of u alleen de huidige map wilt vernieuwen, of de huidige map en alle bijbehorende submappen.

  4. Klik op OK.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×