Een goedkeuringsworkflow gebruiken

In dit artikel

• Hoe werkt de werkstroom Goedkeuren?

• Een goedkeuringswerkstroom voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegen of wijzigen

• Een goedkeuringswerkstroom starten voor een document of item

• Taak in een goedkeuringswerkstroom voltooien

Hoe werkt de workflow Goedkeuring?

De workflow Goedkeuring ondersteunt zakelijke processen waarbij een document of item ter goedkeuring naar collega's of managers moet worden gezonden. De workflow Goedkeuring maakt een zakelijk goedkeuringsproces efficiënter door alle menselijke taken binnen dat proces te beheren en te traceren en door het proces vast te leggen nadat dit is voltooid.

Als er workflows beschikbaar zijn, kunt u rechtstreeks vanuit een document of item in een lijst of bibliotheek een workflow Goedkeuring starten. U start een workflow door eerst de gewenste workflow te selecteren. Vervolgens vult u het startformulier van de workflow in door de workflowdeelnemers (goedkeurders), een vervaldatum en eventuele relevante taakinstructies op te geven. Na het starten van een workflow worden door de server aan alle deelnemers taken toegewezen. Als de optie E-mailwaarschuwing is ingeschakeld voor de server, zendt de server aan alle deelnemers tevens een e-mailbericht over hun specifieke taken. Deelnemers kunnen klikken op een koppeling in deze e-mailwaarschuwing om het document of item dat moet worden goedgekeurd, te openen. Deelnemers kunnen hun goedkeuringstaken goedkeuren, weigeren of aan iemand anders toewijzen. Ze kunnen ook vragen om een wijziging in het document of item dat moet worden goedgekeurd. Deelnemers kunnen hun workflowtaken voltooien vanaf de Microsoft Office SharePoint Server 2007-website of rechtstreeks vanuit bepaalde programma's die deel uitmaken van het 2007 Microsoft Office-systeem. Tijdens de uitvoering van de workflow kunnen de workfloweigenaar of de workflowdeelnemers op de pagina Workflowstatus controleren welke deelnemers hun workflowtaken hebben voltooid. Wanneer de workflowdeelnemers hun taken hebben voltooid, eindigt de workflow en krijgt de workfloweigenaar automatisch bericht dat de workflow is voltooid.

De workflow Goedkeuring is standaard gekoppeld aan het inhoudstype Document en is daarom automatisch beschikbaar in documentbibliotheken. De standaardworkflow Goedkeuring voor documentbibliotheken is een seriële workflow waarin taken een voor een aan de deelnemers worden toegewezen. Ook aan de paginabibliotheken van een publicerende site is standaard een versie van de workflow Goedkeuring gekoppeld; via deze workflow kan het goedkeuringsproces voor de publicatie van webpagina's worden beheerd. U kunt deze vooraf gekoppelde versies van de workflow Goedkeuring aanpassen aan de specifieke wensen van uw organisatie, maar u kunt ook een volledig nieuwe versie van de workflow Goedkeuring toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype.

Naar boven

Een goedkeuringsworkflow voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegen of wijzigen

Voordat een workflow kan worden gebruikt, moet deze eerst worden toegevoegd aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, zodat de workflow beschikbaar is voor documenten of items op een specifieke locatie. Om een workflow toe te voegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype dient u te beschikken over de machtiging Lijsten beheren. In de meeste gevallen wordt deze taak uitgevoerd door sitebeheerders of door personen die specifieke lijsten of bibliotheken beheren.

De beschikbaarheid van een werkstroom binnen een site varieert, afhankelijk van de locatie waar de werkstroom is toegevoegd:

• Als u een werkstroom rechtstreeks aan een lijst of bibliotheek toevoegt, is de werkstroom alleen beschikbaar voor de items in de betreffende lijst of bibliotheek.

• Als u een workflow aan een lijst-inhoudstype (een exemplaar met een site-inhoudstype dat aan een specifieke lijst of bibliotheek is toegevoegd) toevoegt, is deze alleen beschikbaar voor items van dat type inhoud in de specifieke lijst of bibliotheek waaraan dat inhoudstype is gekoppeld.

• Als u een workflow toevoegt aan een site-inhoudstype, is die workflow beschikbaar voor alle items met dat inhoudstype in elke lijst en bibliotheek waaraan een exemplaar met dat site-inhoudstype is toegevoegd. Als u wilt dat een workflow beschikbaar is in meerdere lijsten en bibliotheken in een siteverzameling voor items met een specifiek inhoudstype, kunt u dit het beste doen door die workflow rechtstreeks aan de inhoud van een site toe te voegen.

Als u een goedkeuringswerkstroom wilt toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, of als u de goedkeuringswerkstroom die al aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype is gekoppeld wilt wijzigen, voert u dezelfde stappen uit.

1. U kunt de pagina Workflow toevoegen of Workflow wijzigen op een van de volgende manieren openen voor de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen:

   • Voor een lijst of bibliotheek:

     1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen.

     2. Klik op het menu Instellingen , op Lijstinstellingenof klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

        In een documentbibliotheek klikt u bijvoorbeeld op Instellingen van documentbibliotheek.

     3. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

   • Voor een lijstinhoudstype:

     1. Open de lijst of bibliotheek die het exemplaar van het lijst-inhoudstype bevat waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen.

     2. Klik op het menu Instellingen , op Lijstinstellingenof klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

        Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

     3. Klik onder Inhoudstypen op de naam van het inhoudstype.

        Opmerking: Als de lijst of bibliotheek het gebruik van meerdere inhoudstypen niet toestaat, wordt de sectie Inhoudstypen niet weergegeven op de pagina Aanpassen voor de lijst of bibliotheek.

     4. Klik onder Instellingen op Workflowinstellingen.

   • Voor een site-inhoudstype:

     1. Klik op de introductiepagina van de siteverzameling op het menu Siteacties , wijst u Site-instellingenen klik vervolgens op Alle Site-instellingen wijzigen.

     2. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

     3. Klik op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen, en klik vervolgens op Workflowinstellingen.

        Opmerking: Als er al werkstromen aan deze lijst, deze bibliotheek of dit inhoudstype zijn toegevoegd, gaat u in deze stap direct naar de pagina Werkstroominstellingen wijzigen en moet u op Werkstroom toevoegen klikken om naar de pagina Werkstroom toevoegen te gaan. Als er geen werkstromen zijn toegevoegd aan deze lijst, deze bibliotheek of dit inhoudstype, gaat u in deze stap direct naar de pagina Werkstroom toevoegen.

1. Klik op de pagina Workflowinstellingen wijzigen op Workflow toevoegen of klik op de naam van de workflow waarvoor u de instellingen wilt wijzigen.

2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Klik op de goedkeuringswerkstroomsjabloon als u een werkstroom, klik op de werkstroompagina van een, in het gedeelte werkstroom toevoegen toevoegt.

   • Als u de instellingen voor een workflow wijzigt, voert u op de pagina Workflow wijzigen de volgende stappen uit om de gewenste instellingen te wijzigen.

3. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de workflow.

   1. Geef in de sectie Takenlijst de takenlijst op die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken.

      Notities: 

      • U kunt de standaardlijst, Taken, gebruiken of een nieuwe lijst maken. Als u de standaardlijst Taken gebruikt, kunnen deelnemers van de workflow hun workflowtaken moeiteloos terugvinden en weergeven via de weergave Mijn taken van de lijst Taken.

      • Als geheime of vertrouwelijke gegevens deel uitmaken van de taken voor deze workflow en u deze niet in de algemene lijst Taken wilt opslaan, maakt u een nieuwe takenlijst.

      • Als in uw organisatie een groot aantal workflows wordt uitgevoerd of als de workflows uit een groot aantal taken bestaan, doet u er goed aan een nieuwe takenlijst te maken. In dit geval kan het verstandig zijn voor elke workflow een takenlijst te maken.

4. Selecteer in de sectie Geschiedenisoverzicht het geschiedenisoverzicht dat bij deze workflow moet worden gebruikt. Het geschiedenisoverzicht geeft alle gebeurtenissen weer die zich voordoen tijdens elk exemplaar van de workflow.

   Opmerking: U kunt het standaard Geschiedenisoverzicht gebruiken of een nieuw geschiedenisoverzicht maken. Als uw organisatie meerdere workflows heeft, kunt u voor elke workflow een afzonderlijk geschiedenisoverzicht maken.

5. Geef in de sectie Startopties op hoe, wanneer en door wie een workflow kan worden gestart.

   Als u deze goedkeuringswerkstroom gebruiken wilt voor het beheren van goedkeuring van inhoud voor een bibliotheek, selecteert u het selectievakje Start deze werkstroom om een primaire versie van een item te keuren . Zie voor meer informatie over het gebruik van een werkstroom voor het beheren van goedkeuring van inhoud gebruiken een werkstroom voor het beheren van goedkeuring van inhoud voor een bibliotheek.

   Notities: 

   • Misschien zijn bepaalde opties niet beschikbaar als deze niet worden ondersteund door de geselecteerde workflowsjabloon.

   • De optie Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie is alleen beschikbaar als ondersteuning voor primaire als secundaire versies is ingeschakeld voor de bibliotheek en als de geselecteerde workflowsjabloon geschikt is voor het goedkeuren van inhoud.

6. Als u deze workflow aan een site-inhoudstype toevoegt, geeft u in de sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken op of u deze workflow wilt toevoegen aan alle inhoudstypen die informatie van dit inhoudstype overnemen.

   Opmerking: De sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken wordt op de pagina Workflow toevoegen alleen weergegeven voor site-inhoudstypen.

7. Klik op Volgende.

8. Geef op de pagina Workflow aanpassen de opties op die u wilt gebruiken voor de standaardwaarden waarmee de workflow wordt gestart, de manier waarop taken worden gecirculeerd en de workflow wordt voltooid, en de acties die plaatsvinden nadat de workflow is voltooid.

   Selecteer de gewenste opties in een of meer van de volgende secties. U bent niet verplicht in elke sectie opties op te geven:

   Werkstroomtaken

   Handeling	Actie
   Taken aan alle deelnemers tegelijkertijd toewijzen (parallelle workflow)	Selecteer de optie Alle deelnemers tegelijk (parallel).
   Taken aan telkens één deelnemer tegelijk toewijzen (seriële workflow) Als u van de workflow een seriële workflow maakt, moet de ene deelnemer een taak voltooien voordat de volgende deelnemer een taak ontvangt.	Selecteer de optie Een deelnemer tegelijk (serieel).
   Workflowdeelnemers toestaan hun taken aan anderen opnieuw toe te wijzen	Schakel het selectievakje De taak opnieuw toewijzen, aan een andere persoon in
   Workflowdeelnemers toestaan voorafgaand aan de voltooiing van een taak een wijziging aan te vragen voor het goed te keuren document of item	Schakel het selectievakje Een wijziging aanvragen voordat de taak is voltooid in.

   Standaardwaarden werkstroom starten

   Handeling	Actie
   Een standaardlijst met deelnemers opgeven voor alle instanties van deze workflow	Typ de namen van de personen die moeten deelnemen wanneer deze workflow wordt gestart of klik op Goedkeurders om personen en groepen te selecteren via de adreslijstservice. Opmerking: Als u deze workflow als seriële workflow hebt ingesteld, voegt u de naam van de workflowdeelnemers toe in de volgorde waarin u de taken wilt toewijzen.
   Eén taak toewijzen aan groepen	Schakel het selectievakje Een enkele taak aan elke opgegeven groep toewijzen. (Groepen niet uitbreiden.) in. Selecteer deze optie als u workflowdeelnemers in de vorm van groepen wilt opgeven en u slechts één taak aan de groep wilt toewijzen in plaats van afzonderlijke taken aan elk groepslid.
   Gebruikers die de workflow starten, toestaan deelnemers te wijzigen of toe te voegen	Schakel het selectievakje Wijzigingen in de lijst met deelnemers toestaan nadat deze workflow is gestart in. Deze optie is standaard ingeschakeld. Als u niet wilt dat gebruikers die de workflow starten in staat zijn deelnemers te wijzigen of toe te voegen, schakelt u dit selectievakje uit.
   Een standaardbericht opgeven dat voor elke taak wordt weergegeven	Typ een bericht of instructies in het tekstvak.
   Een einddatum voor parallelle workflows opgeven	Typ of selecteer een datum onder Einddatum voor taken (parallel).
   De tijd opgeven waarbinnen deelnemers van seriële workflows workflowtaken moeten hebben voltooid	Typ onder Elke persoon krijgt de volgende hoeveelheid tijd om de taak te voltooien (serieel) een getal en selecteer vervolgens Dag/dagen of Week/weken als oplopende waarde.
   Een lijst met gebruikers opgeven die waarschuwingen (geen taaktoewijzingen) moeten ontvangen nadat de workflow is gestart	Typ onder Anderen waarschuwen de naam van gebruikers die u wilt waarschuwen of klik op CC om personen en groepen in de adreslijstservice te selecteren.

   De werkstroom

   Handeling	Actie
   Opgeven dat een parallelle workflow is voltooid zodra een bepaald aantal deelnemers de bijbehorende taken heeft voltooid	Schakel het selectievakje De volgende taken zijn voltooid in en typ het gewenste getal. Opmerking: Deze optie is niet beschikbaar voor seriële workflows.
   Opgeven dat een workflow is voltooid zodra het document of item wordt afgekeurd	Schakel het selectievakje Document wordt afgekeurd in.
   Opgeven dat een workflow is voltooid zodra het document of item wordt gewijzigd	Schakel het selectievakje Document wordt gewijzigd in.

   Werkstroomactiviteiten na voltooiing

   Handeling

   Actie

   De goedkeuringsstatus voor een document of item bijwerken nadat de workflow is voltooid

   Schakel het selectievakje De goedkeuringsstatus bijwerken (gebruik deze workflow om goedkeuring van inhoud te beheren) in. Als u deze workflow Goedkeuring gebruikt om goedkeuring van inhoud (toezicht) voor een bibliotheek te beheren en u het selectievakje Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie op de pagina Workflow toevoegen hebt ingeschakeld, is deze optie standaard geselecteerd. Als u het selectievakje Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie op de pagina Workflow toevoegen niet hebt ingeschakeld omdat u deze workflow niet standaard wilt instellen voor het goedkeuren van de inhoud van een bibliotheek, kunt u het selectievakje De goedkeuringsstatus bijwerken (gebruik deze workflow om goedkeuring van inhoud te beheren) inschakelen. Op die manier maakt u van deze workflow een secundaire workflow voor het goedkeuren van inhoud, die door specifieke gebruikers handmatig kan worden gestart.

9. Klik op OK.

Naar boven

Een goedkeuringswerkstroom voor een document of item starten

U kunt een goedkeuringswerkstroom voor een document of item handmatig rechtstreeks starten vanuit de lijst of bibliotheek waarin dit document of item is opgeslagen. Welke opties beschikbaar zijn wanneer u de werkstroom start, hangt af van de manier waarop de werkstroom is aangepast toen deze aan de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype voor het item werd toegevoegd. U moet ten minste over de machtiging Items bewerken beschikken om een werkstroom te kunnen starten. Voor sommige werkstromen moet u ook over de machtiging Lijsten beheren beschikken om de werkstroom te kunnen starten voor een document of item.

1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de betreffende naam op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

2. Wijs de naam aan van het document of item waarvoor u een workflow wilt starten, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Workflows.

3. Klik onder Nieuwe workflow starten op de naam van de workflow Goedkeuring die u wilt starten.

4. Typ de namen van de personen die het document of item moeten goedkeuren op de regel Goedkeurders of klik op Goedkeurders om personen en groepen te selecteren via de adreslijstservice.

   Opmerking: Als u met een seriële workflow werkt, typt of selecteert u de naam van de workflowdeelnemers in de volgorde waarin u de taken wilt toewijzen.

5. Als u workflowdeelnemers wilt opnemen in de vorm van groepen, schakelt u het selectievakje Een enkele taak aan elke opgegeven groep toewijzen. (Groepen niet uitbreiden.) in als u slechts één taakmelding aan de groep wilt toewijzen in plaats van afzonderlijke meldingen aan elk groepslid.

6. Als u een bericht of specifieke taakinstructies wilt opnemen, typt u deze informatie in het tekstvak onder Typ een bericht dat u bij uw vraag wilt opnemen.

7. Als u het moment wilt opgeven waarop een taak moet zijn voltooid, gaat u onder Einddatum op een van de volgende manieren te werk:

   • Voor een seriële workflow typt u een nummer en selecteert u Dag/dagen of Week/weken als tijdsperiode.

   • Typ of selecteer voor een parallelle workflow een datum onder Einddatum voor taken.

   • Als u wilt dat andere gebruikers meldingen (geen taaktoewijzingen) ontvangen nadat de workflow is gestart, typt u hun naam op de regel CC of klikt u op CC om personen en groepen in de adreslijstservice te selecteren.

8. Klik op Start.

Naar boven

Een taak in een goedkeuringsworkflow voltooien

Deelnemers aan een goedkeuringsworkflow kunnen hun workflowtaken voltooien vanuit de lijst of bibliotheek waarin het item of document zich bevindt of rechtstreeks vanuit bepaalde programma's die deel uitmaken van Office 2007-versie. Raadpleeg de Help van het desbetreffende clientprogramma voor informatie over hoe u een workflowtaak voltooit in een clientprogramma.