Een gegevensbron maken voor het samenvoegen van afdrukken

Als uw informatie nog niet is geordend in een gegevensbron met een bestandsindeling die geschikt is voor Microsoft Office Publisher, kunt u een gegevensbron maken voor het samenvoegen van afdrukken of e-mails. Een gegevensbron kan alleen een lijst met namen en adressen bevatten, maar kan ook paden naar afbeeldingen, artikelnummers, streepjescodes voor postadressen, gegevens over eerdere aankopen en diverse aanvullende gegevens bevatten die u wilt gebruiken bij het samenvoegen van afdrukken of e-mails.

In dit artikel

De structuur van een gegevensbron

Een gegevensbron met een adressenlijst maken voor een samenvoegbewerking

De structuur van een gegevensbron

Voordat u de gegevensbron maakt, moet u nadenken over de soorten gegevens die u in de uiteindelijke samengevoegde publicatie wilt opnemen. Het is van belang dat u de gegevensbron zo indeelt dat deze alle gegevens bevat die u nodig hebt voor de samenvoeging.

De eerste rij in de gegevensbron, de koprij in de onderstaande tabel, bevat de kolomnamen. Deze kolomnamen zijn de namen van de gegevensvelden die u in de samenvoegpublicatie invoegt als tijdelijke aanduidingen voor de tekst- of afbeeldingsgegevens.

De kolommen met gegevens, of gegevensvelden, onder de koprij bevatten de specifieke gegevens die worden weergegeven op de plaats van het bijbehorende samenvoegveld. Elke rij, of record, in de tabel onder de koprij bevat een volledige reeks gegevens voor elke record.

Kolommen in een Excel-rekenblad stemmen overeen met velden op een briefkaartpublicatie

Naar boven

Een gegevensbron met een adressenlijst maken voor een samenvoegbewerking

U kunt met Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook of Microsoft Office Outlook met Business Contact Manager een gegevensbron maken voor een samenvoegbewerking, Nadat u een adressenlijst hebt gemaakt en opgeslagen, kunt u deze opnieuw gebruiken voor toekomstige samenvoegprojecten.

Mail Merge Recipients dialog box

Een adressenlijst maken met Publisher

  1. Open een publicatie.

  2. Wijs in het menu Extra de optie Mailings en catalogussen aan en klik op Adreslijst maken.

  3. Als u de kolommen in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst wilt aanpassen, klikt u op Kolommen aanpassen en gaat u op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u een veld wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen. Typ in het dialoogvenster Veld toevoegen een naam voor het nieuwe veld en klik vervolgens op OK.

    • Als u een veld wilt verwijderen, selecteert u een veldnaam onder Veldnamen en klikt u op Verwijderen.

    • Als u de naam van een veld wilt wijzigen, selecteert u een veldnaam onder Veldnamen en klikt u op Naam wijzigen. Typ in het dialoogvenster Veldnaam wijzigen een nieuwe naam in het vak In: en klik op OK.

      Klik op OK nadat u alle gewenste velden hebt aangepast.

  4. Typ in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst de informatie voor het eerste item in de desbetreffende velden op de eerste lege regel.

    Als u in de definitieve publicatie foto's wilt samenvoegen, typt u de bestandsnaam of het pad voor elk afbeeldingsbestand dat u in de desbetreffende kolom of het desbetreffende gegevensveld voor elke record wilt gebruiken. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u de afbeeldingsbestanden en de gegevensbron in dezelfde map hebt opgeslagen, typt u de bestandsnaam van de desbetreffende afbeelding, bijvoorbeeld: eerstefoto.jpg.

    • Als de afbeeldingsbestanden in een andere map zijn opgeslagen dan de gegevensbron, typt u het volledige pad naar de desbetreffende afbeelding, bijvoorbeeld: C:\Documents and Settings\gebruikersnaam\Mijn documenten\Mijn afbeeldingen\Catalogusproject\eerstefoto.jpg.

    • Als de afbeeldingsbestanden zijn opgeslagen in een submap van de map waarin de gegevensbron is opgeslagen, typt u het gedeeltelijke pad naar de desbetreffende afbeelding. Als de map met de gegevensbron bijvoorbeeld de submap Afbeeldingen bevat, typt u \Afbeeldingen\eerstefoto.jpg.

  5. Wanneer u klaar bent met het invoeren van de informatie voor het eerste item, klikt u op Nieuw item of drukt u op TAB.

  6. Herhaal de stappen 4 en 5 totdat u alle items hebt toegevoegd.

  7. Klik op OK.

  8. Typ in het dialoogvenster Adreslijst opslaan een naam voor de adressenlijst in het vak Bestandsnaam en klik op Opslaan.

    Standaard wordt de adressenlijst opgeslagen in de map Mijn gegevensbronnen. U kunt de adressenlijst het beste in deze map laten staan omdat in deze standaardmap het eerst door Publisher wordt gezocht naar gegevensbronnen. Als u het gegevensbronbestand op een andere locatie opslaat dan de map Mijn gegevensbronnen, zult u moeten bladeren om het bestand te zoeken wanneer u tijdens het samenvoegen verbinding maakt met een gegevensbron.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×