Een formulier aan een groep toewijzen in een werkstroom

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Een werkstroom kan gegevens van een groot aantal mensen verzamelen en opslaan door aan deze mensen een taak toe te wijzen voor het invullen van een aangepast formulier. Deze ingediende waarden worden opgeslagen in de lijst met taken, waarin u ze later kunt bekijken.

Stel u wilt dat elke keer wanneer een document wordt toegevoegd aan uw bibliotheek Gedeelde documenten, dat document door verschillende deelnemers aan de werkstroom wordt bekeken en die deelnemers hun opmerkingen vastleggen in een formulier. Die opmerkingen kunnen vervolgens in de lijst met taken worden weergegeven door de eigenaar van het document.

Formulier toewijzen - voorbeeld

Hiertoe voegt u de actie Een formulier aan een groep toewijzen toe aan uw werkstroom. Met deze actie wordt een taak toegewezen aan een of meer deelnemers of groepen. De deelnemers of groepen wordt gevraagd het nieuwe document te bekijken, antwoorden in te vullen in een aangepast taakformulier en vervolgens op de knop Taak voltooien in hun taakformulier te klikken.

In dit artikel wordt beschreven hoe u een formulier kunt toewijzen aan een of meer werkstroomdeelnemers of groepen, waarbij de werkstroom wordt onderbroken totdat alle deelnemers hun formulier hebben ingevuld.

In dit artikel

Welke actie moet ik gebruiken voor het maken van deze taak?

Wat is een aangepast taakformulier?

Een formulier aan een groep toewijzen

Bekijk de informatie in de formulieren ingediend

Welke actie moet ik gebruiken om deze taak te maken?

Interactie tussen een werkstroom en deelnemers in die werkstroom vindt voornamelijk plaats door middel van taken. Als u wilt dat mensen door een werkstroom wordt gevraagd bepaalde dingen te doen of informatie in te voeren, kunt u door de werkstroom een taak laten maken en toewijzen. Elke keer wanneer een werkstroom een taak toewijst, wordt de werkstroom vervolgens onderbroken totdat die taak is voltooid. De werkstroom wordt pas hervat wanneer een deelnemer in het taakformulier op de knop Taak voltooien klikt.

Er zijn drie verschillende acties waarmee een taak wordt gemaakt en elke actie is bedoeld voor een bepaald soort situatie:

  • Gegevens van een gebruiker verzamelen     Deze actie in een taak toewijst aan een gebruiker of groep en geeft als resultaat de unieke ID van het item van de taak die worden opgeslagen antwoorden van de gebruiker, zodat de werkstroom later deze gegevens opzoeken kunt met behulp van de-ID. Met deze actie, kunt u de Wizard aangepaste taak voor het ontwerpen van een aangepast taakformulier met verzamelt de informatie die u wilt gebruiken. Hiermee maakt u een taak die u kunt alleen worden toegewezen aan een gebruiker of groep. Als u deze taak aan een groep toewijzen, elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak, maar slechts één taakitem wordt gemaakt en de werkstroom wordt onderbroken alleen totdat de eerste persoon reageren de taak is voltooid. Zie het artikel gegevens van een gebruiker in een werkstroom voor het verzamelenvoor meer informatie over deze actie.

  • Een formulier aan een groep toewijzen     Met deze actie wordt een formulier toegewezen aan een of meer gebruikers en worden de antwoorden vervolgens opgeslagen als waarden in de lijst met taken. In tegenstelling tot de vorige actie kan deze actie een taak aan meerdere mensen afzonderlijk toewijzen. De werkstroom wordt dan pas weer hervat wanneer deze door iedereen is voltooid. Bovendien wordt met deze actie niet de id van het taakitem voor de antwoorden geretourneerd. De werkstroom kan die gegevens dus later ook niet opzoeken en gebruiken als basis voor vergelijkingen of beslissingen. Bij deze actie gebruikt u ook de wizard Aangepaste taak om een aangepast taakformulier te maken.

  • Een taakitem toewijzen     In tegenstelling tot de andere twee Taakacties maakt u deze actie in een taakformulier heeft geen formuliervelden invullen, maar in plaats daarvan gebruikt een formulier waar de gebruiker gewoon Voltooid taak op een knop klikt wanneer de taak is voltooid. Deze taak kan worden toegewezen afzonderlijk naar meerdere personen en de werkstroom worden onderbroken totdat alle personen die hun taak als voltooid markeert. Deze actie niet de ID van het taakitem weer, en eigenlijk niet hoeft te omdat de taak verzamelt alle informatie die u mogelijk wilt later verwijzen. Zie het artikel een taakitem toewijzen in een werkstroomvoor meer informatie.

In de volgende tabel wordt deze informatie samengevat.

Actie

Hiermee wordt de taak-id voor werkstroomzoekacties geretourneerd.

Hiermee worden meerdere taken gemaakt.

Hiermee kunt u velden definiëren op het taakformulier.

Gegevens verzamelen van een gebruiker

Ja

Nee

Ja

Een formulier aan een groep toewijzen

Nee

Ja

Ja

Een taakitem toewijzen

Nee

Ja

Nee

Bovendien gelden verschillende beperkingen voor alle drie de taakacties:

  • Wanneer door een werkstroom een taak wordt toegewezen aan een groep die door één alias of adres wordt geïdentificeerd, wordt door de werkstroom slechts één taakitem gemaakt, dat vervolgens door de hele groep wordt gedeeld. Ieder lid van de groep kan het taakformulier bewerken en op de knop Taak voltooid klikken. Als u aan meerdere gebruikers individuele taken wilt toewijzen (alleen mogelijk met de actie Een formulier aan een groep toewijzen of Een taakitem toewijzen), geeft u elke gebruiker afzonderlijk op in het dialoogvenster Gebruikers selecteren.

  • Alle taken die door een afzonderlijke werkstroomactie zijn toegewezen, moeten zijn voltooid voordat de werkstroom kan worden hervat. Als door de werkstroom bijvoorbeeld aan zes deelnemers individuele taken worden toegewezen, kunt u niet instellen dat de werkstroom moet worden hervat nadat slechts drie van de zes taken zijn voltooid.

  • Nadat een taak door de werkstroom aan een deelnemer is toegewezen, kan die taak niet worden overgedragen aan een andere deelnemer (bijvoorbeeld door taakoverdracht, doorsturen, enzovoort). Iedereen met het standaardmachtigingsniveau Bijdragen voor de lijst met taken kan het taakitem echter bewerken en er op die manier voor zorgen dat de werkstroom wordt hervat.

  • Elke taak kan slechts eenmaal worden gebruikt door een werkstroom. Nadat u een taak hebt gemaakt met de wizard Aangepaste taak, kan die taak later niet opnieuw worden gebruikt in de werkstroom. U kunt een andere taak maken die dezelfde functie heeft, maar de naam van die taak moet dan verschillend en uniek zijn.

Naar boven

Wat is een aangepast taakformulier?

Telkens wanneer u een van de drie taakacties gebruikt om een taak te maken, wordt door Microsoft Office SharePoint Designer 2007 automatisch een aangepast taakformulier voor die taak gegenereerd. Het aangepaste taakformulier is de pagina die aan de werkstroomdeelnemer wordt gepresenteerd wanneer deze de taak in de browser bewerkt.

Wanneer u een taak maakt met behulp van de actie Een formulier aan een groep toewijzen of Gegevens verzamelen van een gebruiker, kan het aangepaste taakformulier zoveel velden bevatten als u maar wilt. In dit voorbeeld wordt de deelnemer gevraagd antwoord te geven op twee vragen.

Aangepast taakformulier voor toewijzing aan een groep

Het aangepaste taakformulier wordt in Office SharePoint Designer 2007 als een ASPX-pagina weergegeven in de map voor die werkstroom. De bestandsnaam van het aangepaste taakformulier correspondeert met de naam die u in de wizard Aangepast formulier hebt opgegeven voor de taak.

Aangepast taakformulier in mappenlijst

Aangepaste taakformulieren worden gekoppeld aan de standaardbasispagina van de site en bevatten een webonderdeel Gegevensformulier voor interactie met de werkstroom. De lay-out en het uiterlijk van het aangepaste taakformulier kunnen worden aangepast. U kunt bijvoorbeeld een andere basispagina toevoegen of de stijlen wijzigen. Als u echter wilt wijzigen welke velden op het formulier worden weergegeven, moet u de wizard Aangepaste taak in de werkstroomontwerper gebruiken. U kunt de formuliervelden niet wijzigen door het webonderdeel Gegevensformulier rechtstreeks te bewerken. Andere wijzigingen die u aanbrengt in het webonderdeel Gegevensformulier (met betrekking tot de presentatie, niet de functionaliteit), gaan verloren wanneer de werkstroom opnieuw wordt gecompileerd. Aanpassingen aan de rest van de pagina blijven behouden.

Als u de velden op het aangepaste taakformulier wilt wijzigen, moet u de werkstroom openen in Office SharePoint Designer 2007 (menu Bestand, opdracht Werkstroom openen). Wanneer u de werkstroom opent en de taak bewerkt met behulp van de wizard Aangepaste taak, ziet u de volgende waarschuwing.

Waarschuwingsbericht

Als u het aangepaste taakformulier wijzigt en de werkstroom opnieuw compileert, wordt het nieuwe formulier gebruikt door alle exemplaren van de werkstroom die op dat moment worden uitgevoerd. Als u velden verwijdert of wijzigt (bijvoorbeeld door het type of de naam te wijzigen), treedt er een werkstroomfout op als de actieve exemplaren van de werkstroom verwijzen naar gegevens die anders zijn dan verwacht. Een actieve werkstroom kan bijvoorbeeld een opzoekactie uitvoeren en verwachten dat een veld gegevens bevat (niet leeg is), terwijl dat veld nu leeg is, of het type van het veld is gewijzigd. Het is daarom belangrijk geen wijzigingen aan te brengen waarmee formuliervelden waarnaar mogelijk wordt verwezen door actieve werkstroomexemplaren, worden verwijderd, worden hernoemd of anderszins worden veranderd.

Elke keer wanneer u een van de drie taakacties gebruikt om een taak te maken, wordt door Office SharePoint Designer 2007 behalve het aangepaste taakformulier automatisch een inhoudstype voor die taak gemaakt in de lijst met taken. Het inhoudstype bepaalt de beschikbare velden en de notatie die door deze velden wordt gebruikt, zoals u die hebt opgegeven in de wizard Aangepaste taak. De naam van het inhoudstype komt overeen met de naam die u voor de taak hebt opgegeven in de wizard Aangepast formulier. Als u bijvoorbeeld een taak met de naam 'Document bekijken' maakt, ziet u een inhoudstype met die naam op de pagina Instellingen van de lijst met taken.

Inhoudstype van taak in de browser

We raden u aan inhoudstypen in een werkstroom alleen te wijzigen door de werkstroom te openen in Office SharePoint Designer 2007 en niet door de kolommen of andere instellingen voor het inhoudstype in de browser te wijzigen. Wanneer het inhoudstype in de browser wordt gewijzigd, kan de koppeling met het bijbehorende taakformulier worden verbroken.

Naar boven

Een formulier aan een groep toewijzen

Met de actie Een formulier aan een groep toewijzen maakt u het aangepaste taakformulier en wijst u de taak toe aan een of meer deelnemers.

In dit voorbeeld bestaat de taak uit het bekijken van een document in de bibliotheek Gedeelde documenten en het invoeren van antwoorden in het aangepaste taakformulier.

  1. Plaats de aanwijzer op Nieuw in het menu Bestand en klik vervolgens op Werkstroom.

  2. Geef op de eerste pagina van de werkstroomontwerpereen naam op voor de werkstroom, kies de lijst of bibliotheek waaraan de werkstroom wordt gekoppeld en schakel vervolgens de selectievakjes in voor de gewenste startopties.

    eerste pagina van de workflowontwerper

  3. Klik op Volgende.

  4. Klik op Acties en klik vervolgens op Een formulier aan een groep toewijzen.

    Als deze actie niet wordt weergegeven in de lijst, klikt u op Meer acties om de volledige lijst weer te geven.

  5. Klik in de actie op aangepast formulier.

    pagina van werkstroomontwerper met cursor die een aangepast formulier selecteert

  6. Klik op de eerste pagina van de wizard Aangepaste taak op Volgende.

  7. Typ op de volgende pagina een naam voor deze taak in het vak Naam.

    Opmerking : De naam van de taak moet uniek zijn in de huidige site.

  8. Typ in het vak Beschrijving algemene instructies voor de ontvanger van de taak.

    Deze beschrijving wordt boven aan het aangepaste taakformulier weergegeven. Geef hier de instructies op die door de werkstroomdeelnemer moeten worden gelezen, niet alleen een algemene beschrijving.

    Tweede pagina van de wizard Aangepaste taak

  9. Klik op Volgende.

  10. Klik op Toevoegen om een aangepast formulierveld te definiëren voor deze taak.

  11. Typ een naam voor dit veld in het vak Veldnaam.

  12. Typ in het vak Beschrijving de vraag waarvoor het antwoord wordt opgeslagen in dit formulierveld.

  13. Kies in de lijst Type informatie een optie waarmee het veld op de juiste wijze wordt opgemaakt voor het type informatie dat u verzamelt.

    Het dialoogvenster Veld toevoegen

  14. Klik op Volgende.

  15. De volgende pagina van de wizard is afhankelijk van de optie die u op de vorige pagina hebt gekozen voor Type informatie. Geef de gewenste instellingen op.

  16. Herhaal de stappen 10–15 voor elke veld dat u wilt weergeven op het formulier.

  17. Wanneer alle velden zijn gedefinieerd, klikt op Voltooien in de wizard Aangepaste taak.

    In de volgende afbeelding ziet u hoe deze taak in de browser wordt weergegeven aan de werkstroomdeelnemer wanneer deze de taak bewerkt. Dit is het aangepaste taakformulier, Document bekijken.aspx, dat u zojuist hebt ontworpen met behulp van de wizard Aangepaste taak.

    Aangepast taakformulier voor toewijzing aan een groep

    In de werkstroomontwerper moet u nu nog de andere parameter in de actie Een formulier aan een groep toewijzen instellen.

  18. Klik in de actie op deze gebruikers.

    pagina van werkstroomontwerper met cursor die deze gebruikers selecteert

  19. Typ in het dialoogvenster Gebruikers selecteren een naam of e-mailadres, of klik op een bestaande gebruiker of groep in de lijst en klik vervolgens op Toevoegen.

    Herhaal deze stap om alle andere deelnemers toe te voegen aan wie u deze taak wilt toewijzen.

    Notities : 

    • De actie een formulier aan een groep toewijzen Hiermee maakt u één taak voor elke persoon en de groep die u hier opnemen. De actie niet de groep uitvouwen en een afzonderlijke taak toewijzen aan elke persoon in de groep. Zie voor meer informatie de eerdere sectie welke actie moet ik gebruiken voor een taak maken?

    • In plaats van specifieke gebruikersnamen, groepsnamen of e-mailadressen in te voeren, kunt u deze gegevens in een afzonderlijke lijst opgeven en vervolgens een werkstroomzoekactie gebruiken om deze gegevens op te halen. Op deze manier kunnen verschillende gebruikers en groepen als werkstroomdeelnemers worden geconfigureerd zonder dat u de werkstroom zelf hoeft aan te passen.

  20. Als alle gewenste deelnemers worden weergegeven in het vak Geselecteerde gebruikers, klikt u op OK.

Met de werkstroom in dit voorbeeld wordt nu elke keer dat er een nieuw document wordt toegevoegd aan de bibliotheek Gedeelde documenten, een taak gemaakt en toegewezen. De werkstroom wordt dan onderbroken totdat elke taak als voltooid is gemarkeerd. De volgende actie of stap kunt u zelf bepalen. U kunt de werkstroom bijvoorbeeld zo configureren dat er via e-mail een melding wordt gestuurd wanneer alle deelnemers het document hebben bekeken.

Naar boven

De gegevens weergeven die zijn ingediend in de formulieren

De gegevens die via het aangepaste taakformulier worden ingediend, worden verzameld door de werkstroom. De eenvoudigste manier om deze gegevens te bekijken, is via de pagina Werkstroomstatus voor dit exemplaar van de werkstroom.

  1. Klik in de lijst of bibliotheek waarin het item zicht bevindt op basis waarvan de werkstroom is gestart, op de statusvermelding voor dat item in de kolom voor de desbetreffende werkstroom.

    Kolom met werkstroomstatus in bibliotheek Gedeelde documenten

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus in de sectie Taken op de koppeling in de kolom Titel voor een deelnemer om de antwoorden van die deelnemer in dat taakitem te bekijken.

    Koppeling naar werkstroomtaak op pagina Werkstroomstatus

In tegenstelling tot de actie Gegevens verzamelen van een gebruiker wordt door de actie Een formulier aan een groep toewijzen geen id geretourneerd van de taken die door de actie worden gemaakt. U kunt dan ook geen werkstroomzoekactie gebruiken om de antwoorden op te halen en deze in een e-mailbericht te verzenden.

Bovendien kan de exemplaar-id voor de werkstroom die op dat moment wordt uitgevoerd, niet worden opgezocht door een werkstroom. Deze id is nodig om het querytekenreeksgedeelte samen te stellen van de URL voor de pagina Werkstroomstatus. Daarom kan een e-mailbericht van een werkstroom geen koppeling bevatten naar de pagina Werkstroomstatus voor de huidige werkstroom.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×