U kunt gegevens synchroniseren tussen een externe lijst en Microsoft Excel, en beide gegevenssets up-to-date houden. U kunt bijvoorbeeld een productvoorraad bijhouden in een lijst, zodat u deze gemakkelijk kunt delen en bijwerken, maar ook periodieke voorraad analyses kunt uitvoeren met behulp van Microsoft Excel.
Opmerking: U kunt een externe lijst niet synchroniseren met oudere Excel-versies dan Excel 2013. Als u dit probeert, wordt er een dialoogvenster met de melding dat er geen verbinding kan worden gemaakt met de lijst.
Zie inhoud zoeken over externe gegevensvoor meer informatie.
Voor het werken met externe gegevens zijn voor het uitvoeren van een veilige toegang tot de gegevens verschillende vereiste taken vereist. De volgende informatie kan u helpen uw vervolgstappen te plannen. Als u problemen ondervindt bij het werken met externe gegevens, kunt u deze informatie gebruiken om het probleem op te lossen. Voor toegang tot externe gegevens doet u het volgende:
De externe gegevensbron voorbereiden Een beheerder moet mogelijk een account maken en machtigingen verlenen voor de gegevensbron, zodat de juiste personen toegang hebben tot de gegevens en de gegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. In een externe database kan de beheerder ook specifieke tabellen, weergaven, query's en dergelijke maken om de resultaten te beperken tot het hoognodige en om de prestaties te verbeteren.
SharePoint-services en accounts configureren Een beheerder moet de Business Data Connectivity-services en de Secure Store-service activeren. Voor informatie over het gebruik van deze services raadpleegt u oplossingen voor Business Connectivity Services voor SharePoint 2013 en een externe lijst maken van een SQL Azure-tabel met Business Connectivity Services en Secure Store.
Secure Store-services configureren Een beheerder moet het volgende doen: de beste toegangsmethode voor de externe gegevensbron bepalen, een doeltoepassing maken en de referenties voor de doeltoepassing instellen. Zie een Secure Store-doeltoepassing maken of bewerkenvoor informatie over het gebruik van deze services.
Business Data Connectivity-services configureren Een beheerder moet ervoor zorgen dat de gebruiker die het externe inhoudstype maakt, machtigingen heeft voor de BDC-metagegevensopslag en dat de juiste gebruikers toegang hebben tot het externe inhoudstype waarop de externe lijst is gebaseerd. Zie Business Connectivity Services-oplossingen voor SharePoint 2013 configurerenvoor informatie over het gebruik van deze services.
Een extern inhoudstype maken Een gebruiker moet een extern inhoudstype definiëren dat informatie bevat over verbindingen, toegang, werking, kolommen, filters en andere metagegevens die worden gebruikt om gegevens op te halen uit de externe gegevensbron.
Een externe lijst maken Een gebruiker moet een externe lijst maken op basis van het externe inhoudstype en indien nodig een of meer weergaven van de externe lijst maken.
Controleren of de Office-producten gereed zijn voor gebruik Als u externe gegevens wilt synchroniseren met Office-producten, moet u ten minste beschikken over Windows 7 en de volgende gratis softwareproducten op elke clientcomputer: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 en WCF Data Services 5,0 voor OData v3 (indien nodig) wordt er gevraagd om de software te downloaden). Zorg er ook voor dat de Office-installatieoptie, Business Connectivity Services , is ingeschakeld (dit is de standaardinstelling). Met deze optie wordt de Business Connectivity Services client runtime voor Business Connectivity Services geïnstalleerd, wat het volgende doet: de Business Connectivity Services client runtime-service wordt gebruikt voor het opslaan van en synchroniseren van externe gegevens, het toewijzen van zakelijke gegevens aan externe inhoudstypen, het weergeven van de externe itemkiezer in Office-producten oplossingen binnen Office-producten.
Voor het downloaden van de vereiste softwareproducten raadpleegt u de vereiste Software voor het werken met externe gegevens in Office 2013.
Zie inhoud zoeken over externe gegevensvoor meer algemene informatie over het gebruik van externe gegevens.
De externe lijst naar Excel exporteren
-
Navigeer naar de SharePoint-site met de lijst.
-
Selecteer op de werkbalk Snel starten de naam van de SharePoint-lijst of selecteer instellingen
-
Selecteer lijst en selecteer vervolgens exporteren naar Excel.
Deze functie is standaard ingeschakeld op externe lijsten, maar kan door een systeembeheerder worden uitgeschakeld.
-
Selecteer OKals u wordt gevraagd de bewerking te bevestigen.
-
Selecteer in het dialoogvenster bestand downloaden de optie openen.
-
Als u wordt gevraagd of u gegevensverbindingen op uw computer wilt inschakelen, selecteert u inschakelen als u denkt dat de verbinding met de gegevens op de SharePoint-site veilig is.
Een Excel-tabel wordt gemaakt met een gegevensverbinding die is gebaseerd op een webquerybestand. De kolommen in de geëxporteerde tabel worden bepaald door de huidige weergave van de externe lijst. De externe gegevens die worden geëxporteerd, worden bepaald door de filters die zijn gedefinieerd voor het externe inhoudstype en in de weergave voor de externe lijst en de taalinstellingen voor de SharePoint-site. Paginalimieten worden genegeerd.
