Een eDiscovery-centrum instellen in SharePoint Online

Stap 1: Maak een eDiscovery-centrum.

In SharePoint Online wordt een eDiscovery-centrum gemaakt als een siteverzameling en het centrum is de hoofdsite van de siteverzameling. eDiscovery-zaken worden gemaakt als subsites in deze siteverzameling.

Volg deze stappen om een eDiscovery-centrumsiteverzameling te maken.

1. Log in bij Microsoft 365 als globale beheerder of SharePoint-beheerder.

2. Selecteer het pictogram voor het startprogramma voor apps in de linkerbovenhoek en kies Beheerder om het Microsoft 365-beheercentrum te openen. (Als u de tegel Beheerder niet ziet, hebt u geen beheerdersmachtigingen voor Microsoft 365 in uw organisatie.)

3. Kies in het linkerdeelvenster Beheercentra > SharePoint.

4. Klik op het tabblad Siteverzamelingen op Nieuw en klik vervolgens op Persoonlijke siteverzameling.

5. Vul op de pagina Nieuwe siteverzameling de volgende vakken of secties in:

   • Titel: Typ een naam voor de eDiscovery-siteverzameling; bijvoorbeeld Contoso eDiscovery-centrum.

   • Adres van website: Voer het volgende uit om het websiteadres voor het eDiscovery-centrum te maken:

     • Selecteer een domeinnaam in de vervolgkeuzelijst voor de domeinnaam.

     • In de vervolgkeuzelijst voor het URL-pad kunt u /sites/ gebruiken of een beheerd pad opgeven.

     • Typ in het URL-naamvak een URL-naam voor het eDiscovery-centrum; bijvoorbeeld eDiscovery.

   • Sjabloonselectie: Ga in deze sectie als volgt te werk:

     • Selecteer een taal voor de siteverzameling.

     • Klik onder Selecteer een sjabloon op Enterprise en klik vervolgens op eDiscovery-centrum.

   • Tijdzone: Selecteer een tijdzone in de vervolgkeuzelijst.

   • Beheerder: Typ de naam van een persoon die de beheerder van de siteverzameling voor het eDiscovery-centrum wordt. U kunt klikken op Namen controleren of Bladeren om een persoon te zoeken. Selecteer een persoon in uw organisatie die verantwoordelijk zal zijn voor het beheren van eDiscovery-bewaringen en zoekquery’s.

   • Opslagquota: Typ het aantal megabytes (MB) dat u wilt toewijzen aan deze siteverzameling. Alleen de opslag van metagegevens over eDiscovery-zaken, zoekquery's en bewaringen wordt meegeteld voor de opslagquota van de siteverzameling. De werkelijke zoekresultaten worden niet opgeslagen in de eDiscovery-centrumsiteverzameling. Er wordt 1 GB aan opslagruimte (ongeveer 1024 MB) aanbevolen.

   • Quotum voor serverbronnen: Behoud de standaardwaarde van 300 voor de eDiscovery-centrumsiteverzameling.

6. Klik op OK om de nieuwe siteverzameling te maken.

Na een paar seconden wordt de nieuwe eDiscovery-centrumsiteverzameling weergegeven in de lijst met siteverzamelingen.

Naar boven

Stap 2: Configureer Exchange Online als resultatenbron

Als u wilt zoeken in Exchange Online-postvakken vanuit een eDiscovery-centrum, moet u Zoeken zo configureren dat Exchange Online wordt opgenomen als resultatenbron voor de eDiscovery-centrumsiteverzameling. Zie Resultatenbronnen beheren voor meer informatie.

Volg deze stappen om Exchange Online te configureren als resultatenbron voor het eDiscovery-centrum dat u instelt.

1. Ga naar het nieuwe eDiscovery-centrum dat u in stap 1 hebt gemaakt. Gebruik het websiteadres dat u hebt opgegeven; bijvoorbeeld https://contoso.com/sites/eDiscovery.

2. Ga naar Instellingen > Site-instellingen.

3. Klik op de pagina Site-instellingen, onder Beheer van de siteverzameling, op Bronnen van het zoekresultaat.

4. Klik op de pagina Resultatenbronnen beheren op Nieuwe resultatenbron.

5. Typ in de sectie Algemene informatie, in het vak Naam, Exchange Online en typ desgewenst een beschrijving.

6. Selecteer in de sectie Protocol de optie Exchange.

7. Klik in de sectie Bron-URL voor Exchange op het selectievakje Automatisch opsporen gebruiken.

8. Klik op Opslaan.

Nadat u Exchange Online hebt geconfigureerd als resultatenbron voor het eDiscovery-centrum, kunnen eDiscovery-beheerders in Exchange Online-postvakken zoeken met behulp van het eDiscovery-centrum.

Naar boven

Stap 3: Maak een beveiligingsgroep voor eDiscovery-beheerders

eDiscovery-managers moeten de benodigde machtigingen hebben om te zoeken naar inhoud in SharePoint Online-sites en Exchange Online-postvakken, om inhoud in bewaring te plaatsen en de zoekresultaten te exporteren. Een goede manier om machtigingen aan een groep personen toe te wijzen, is het maken van een beveiligingsgroep in Exchange Online, leden aan de beveiligingsgroep toe te voegen en vervolgens eDiscovery-gerelateerde machtigingen aan de beveiligingsgroep toe te wijzen in SharePoint Online en in Exchange Online.

Volg deze stappen om een beveiligingsgroep in Exchange Online te maken.

1. Meld u aan bij Microsoft 365 met uw account voor globale beheerder.

2. Selecteer het pictogram voor het startprogramma voor apps in de linkerbovenhoek en kies Beheerder om het Microsoft 365-beheercentrum te openen. (Als u de tegel Beheerder niet ziet, hebt u geen beheerdersmachtigingen voor Microsoft 365 in uw organisatie.)

3. Kies in het Microsoft 365-Beheercentrum de optie beheer > Exchange.

4. Ga in het Exchange-beheercentrum (EAC) naar Ontvangers > Groepen.

5. Klik op Nieuw > Beveiligingsgroep.

6. Vul op de pagina Nieuwe beveiligingsgroep de volgende vakken in:

   • Weergavenaam: Deze naam wordt weergegeven in het gedeelde adresboek en in de lijst Groepen in het Exchange-beheercentrum. Gebruik een naam die het doel van de groep aangeeft; bijvoorbeeld eDiscovery-beheerders.

   • Alias: Typ de alias voor de beveiligingsgroep. De alias moet uniek zijn in uw Microsoft 365-organisatie.

   • E-mailadres: De naam die u hebt opgegeven in het veld Alias wordt gebruikt om het deel van het e-mailadres dat links van het @-symbool wordt weergegeven automatisch te genereren. U kunt het aliasgedeelte van het e-mailadres zo nodig wijzigen.

   • Beschrijving: U kunt dit vak gebruiken om het eDiscovery-gerelateerde doel van de beveiligingsgroep te beschrijven.

7. Klik onder Leden op Toevoegen.

8. Selecteer personen van wie u wilt dat ze lid zijn van deze groep en klik op Toevoegen. Wanneer u klaar bent met het toevoegen van leden, klikt u op OK om terug te gaan naar de pagina Nieuwe beveiligingsgroep.

9. Klik op het selectievakje Goedkeuring van eigenaar is vereist zodat u het lidmaatschap van deze groep kunt beheren en kunt bepalen wie het eDiscovery-centrum kan gebruiken.

10. Klik op Opslaan.

Naar boven

Stap 4: Wijs eDiscovery-machtigingen toe in SharePoint Online

De volgende stap is het toewijzen van machtigingen aan de leden van de beveiligingsgroep die u hebt gemaakt in stap 3, zodat deze het eDiscovery-centrum kunnen gebruiken en inhoud kunnen zoeken op SharePoint-sites. Hiervoor is het toewijzen van drie verschillende machtigingen vereist:

• Machtigingen voor eigenaar toewijzen aan de beveiligingsgroep van eDiscovery-beheerders voor het eDiscovery-centrum dat in stap 1 is gemaakt. Als eigenaren van siteverzamelingen kunnen eDiscovery-managers zaken maken, inhoudsbronnen in bewaring plaatsen en zoekresultaten exporteren. Eigenaren van siteverzamelingen kunnen ook andere gebruikers toegang geven tot specifieke eDiscovery-zaken.

• Maak de beveiligingsgroep van eDiscovery-beheerders de siteverzamelingsbeheerders voor alle siteverzamelingen in uw SharePoint Online-organisatie die inhoud bevatten waarin kan worden gezocht. Hiermee hebben eDiscovery-beheerders toegang tot alle inhoud in uw SharePoint Online-organisatie en kunnen ze de zoekresultaten in het eDiscovery-centrum bekijken.

• Geef de beveiligingsgroep van eDiscovery-beheerders leesmachtigingen voor de verkenningslogboeken voor uw SharePoint Online-organisatie. Hiermee kunnen eDiscovery-beheerders fouten in verkenningslogboeken bekijken, die worden opgenomen in een rapport, wanneer eDiscovery-zoekresultaten worden geëxporteerd.

Volg deze stappen om de leden van een beveiligingsgroep siteverzamelingseigenaren van het eDiscovery-centrum te maken.

1. Ga in het eDiscovery-centrum naar Instellingen > Site-instellingen.

2. Klik op de pagina Site-instellingen onder Gebruikers en machtigingen op Sitemachtigingen.

3. Klik op de <naam van de siteverzameling> groep Eigenaren voor de siteverzameling.

4. Klik in de vervolgkeuzelijst Nieuw op Gebruikers toevoegen.

5. Typ in het vak Personen uitnodigen de naam van de beveiligingsgroep van eDiscovery-beheerders en klik vervolgens op Delen.

Volg deze stappen om leden van de beveiligingsgroep van eDiscovery-managers siteverzamelingsbeheerders te maken voor een siteverzameling. Herhaal deze stappen voor elke siteverzameling in uw SharePoint Online-organisatie.

1. Ga naar het bovenste niveau in de siteverzameling en klik vervolgens op Instellingen > Site-instellingen.

2. Klik op de pagina Site-instellingen onder Gebruikers en machtigingen op Beheerders van siteverzamelingen.

3. Typ de naam van de beveiligingsgroep van eDiscovery-beheerders in het vak Beheerders van siteverzamelingen en klik vervolgens op OK.

Volg deze stappen om leden van de beveiligingsgroep van eDiscovery-beheerders leesmachtigingen te geven voor verkenningslogboekinformatie voor uw organisatie.

1. Log in bij Microsoft 365 als globale beheerder of SharePoint-beheerder.

2. Selecteer het pictogram voor het startprogramma voor apps in de linkerbovenhoek en kies Beheerder om het Microsoft 365-beheercentrum te openen. (Als u de tegel Beheerder niet ziet, hebt u geen beheerdersmachtigingen voor Microsoft 365 in uw organisatie.)

3. Kies in het linkerdeelvenster Beheercentra > SharePoint.

4. Klik in het SharePoint-beheercentrum op Zoeken.

5. Klik op de pagina Zoekbeheer op Machtigingen voor verkenningslogboek.

6. Typ in het vak Machtigingen voor verkenningslogboek de naam van de beveiligingsgroep van eDiscovery-beheerders en klik vervolgens op OK.

Naar boven

Stap 5: Wijs eDiscovery-machtigingen toe in Exchange Online

De laatste stap is het toewijzen van eDiscovery-machtigingen in Exchange Online aan de beveiligingsgroep die u in stap 3 hebt gemaakt. U doet dit door de beveiligingsgroep toe te voegen aan de beheerdersrolgroep Discovery-beheer in Exchange Online. Hiermee kunnen leden van de beveiligingsgroep het eDiscovery-centrum gebruiken om in postvakken te zoeken, deze in bewaring te plaatsen en zoekresultaten van postvakken te exporteren.

Volg deze stappen om eDiscovery-machtigingen toe te wijzen in Exchange Online aan de beveiligingsgroep van de eDiscovery-beheerders.

1. Meld u aan bij Microsoft 365 met uw account voor globale beheerder.

2. Selecteer het pictogram voor het startprogramma voor apps in de linkerbovenhoek en kies Beheerder om het Microsoft 365-beheercentrum te openen. (Als u de tegel Beheerder niet ziet, hebt u geen beheerdersmachtigingen voor Microsoft 365 in uw organisatie.)

3. Kies in het Microsoft 365-Beheercentrum de optie beheer > Exchange.

4. Ga in het Exchange-beheercentrum naar Machtigingen > Beheerdersrollen.

5. Klik op Discovery-beheer en klik vervolgens op Bewerken.

6. Klik onder Leden op Toevoegen.

7. Selecteer de beveiligingsgroep die u hebt gemaakt voor eDiscovery-beheerders, klik op Toevoegen en klik vervolgens op OK.

8. Klik op Opslaan.

De beveiligingsgroep van eDiscovery-beheerders wordt vermeld onder Leden in het detailvenster.

Naar boven

Volgende stappen

Nadat u eDiscovery hebt ingesteld in uw Microsoft 365-organisatie kunnen eDiscovery-beheerders het eDiscovery-centrum gebruiken om eDiscovery-zaken te maken, inhoud en postvakken in bewaring te plaatsen, eDiscovery-zoekopdrachten uit te voeren en zoekresultaten te exporteren. Voor meer informatie over het uitvoeren van deze taken raadpleegt u:

EDiscovery-zaken plannen en beheren

Inhoud toevoegen aan een eDiscovery-zaak en inhoudsbronnen in de wachtstand plaatsen

Trefwoorden zoeken en gebruiken in eDiscovery

EDiscovery-Query's maken en uitvoeren

EDiscovery-inhoud exporteren en rapporten maken

Meer informatie

• Er zijn geen extra stappen nodig om Lync Online in te stellen voor eDiscovery. Lync-gesprekken worden standaard opgeslagen in de map Gesprekgeschiedenis in het Exchange Online-postvak van een persoon en worden geretourneerd in eDiscovery-zoekresultaten als aan de zoekcriteria wordt voldaan. Gebruikers kunnen echter items in de map Gespreksgeschiedenis verwijderen of de instelling uitschakelen waarmee Lync-gesprekken in hun postvak worden opgeslagen. Als u wilt dat Lync-gesprekken bewaard blijven voor eDiscovery, moet u een in-place bewaring of bewaring van postvakgegevens vanwege een juridische procedure plaatsen op postvakken van gebruikers. Zie een in-place bewaring maken of verwijderen.

• Een SharePoint Online-beheerder kan resultatenbronnen configureren voor alle siteverzamelingen en sites in de SharePoint Online-organisatie. Een beheerder van een siteverzameling of een site-eigenaar kan resultatenbronnen beheren voor respectievelijk een siteverzameling of een site.

• Waarom een beveiligingsgroep gebruiken in Exchange Online? Als u een beveiligingsgroep maakt in Exchange Online, kunt u deze zelfde groep gebruiken om machtigingen toe te wijzen in zowel SharePoint Online als Exchange Online. Ook kunt u door machtigingen toe te wijzen aan een groep in plaats van aan afzonderlijke gebruikers toegang tot het eDiscovery-centrum eenvoudig beheren. Als u bijvoorbeeld een nieuwe werknemer toegang wilt geven tot het eDiscovery-centrum, hoeft u deze persoon alleen maar toe te voegen als lid van de beveiligingsgroep van eDiscovery-beheerders.

• Als u wilt dat inhoud kan worden gedetecteerd, moet inhoud op SharePoint-sites of op andere websites worden verkend via een zoekservice die aan een eDiscovery-centrum is gekoppeld. Inhoud die niet kan worden verkend, wordt niet opgenomen in de resultaten van een eDiscovery-zoekopdracht.

• Waarom eDiscovery-beheerders leesmachtigingen geven voor SharePoint Online-verkenningslogboekinformatie, zoals hiervoor beschreven in stap 4? In het verkenningslogboek wordt informatie bijgehouden over de status van verkende inhoud. Verkenningslogboekfouten worden gedownload als onderdeel van de zoekresultaten, naar een Excel-bestand met de naam SharePoint Index Errors, dat zich in de map Rapporten bevindt. Hiermee kunnen eDiscovery-beheerders informatie over mislukte indexering bekijken.

• Eigenaren van siteverzamelingen hebben volledige controle over het eDiscovery-centrum en alle subsites van de eDiscovery-zaak. Ze kunnen ook subsites van de eDiscovery-zaak maken. Daarom kunnen eigenaren van het eDiscovery-centrum eDiscovery-zaken maken en ervoor kiezen om unieke machtigingen aan elke zaak toe te wijzen. Hiermee kan een eigenaar een specifieke eDiscovery-beheerder of beveiligingsgroep volledige controle over een specifieke eDiscovery-zaak geven door deze beheerder of groep eigenaarsmachtigingen toe te wijzen.

• Als het primaire doel van de beveiligingsgroep die u hebt gemaakt in stap 3 is om eDiscovery-machtigingen toe te wijzen aan een groep gebruikers, wilt u mogelijk deze groep verbergen in het adresboek van uw organisatie. U doet dit door de groep te selecteren in het Exchange-beheercentrum en op Bewerken te klikken. Klik op de pagina Algemeen op het selectievakje Deze groep verbergen in de adressenlijsten en sla de wijziging vervolgens op. Personen kunnen nog altijd e-mailberichten naar de groep sturen door het e-mailadres van de groep in het vak Aan: te typen, maar de groep wordt niet weergegeven in het adresboek.

Naar boven