Een documentcentrumsite gebruiken

Een documentcentrumsite gebruiken

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

SharePoint biedt een groot aantal functies voor het beheren van inhoud en de schaal ervan kan goed worden aangepast. Als u honderden of duizenden documenten, video's en dergelijke moet beheren, kunt u overwegen de sitesjabloon Documentcentrum te gebruiken (die standaard deel uitmaakt van SharePoint). Deze sjabloon is geoptimaliseerd voor grootschalig documentbeheer. Hiermee kunt u tijd besparen en efficiënter werken. SharePoint bevat ook de sitesjabloon Documentcentrum. Belangrijke functies zoals documentversies, document-id's, documentensets, navigatie via metagegevens en inhoudstypen zijn ingebouwd in de sjabloon.

Een documentcentrumsite is geschikt in de volgende twee situaties:

  • Ontwerpomgeving    In een ontwerpomgeving met een documentcentrum maken en bewerken gebruikers duizenden documenten of media-activa die worden opgeslagen in een centrale bibliotheek.

  • Inhoudsarchief    In een inhoudsarchief, zoals een knowledge base, bewaren en bekijken gebruikers documenten.

In dit artikel wordt meer informatie gegeven over de functies in een sitesjabloon voor een documentcentrum en wordt uitgelegd hoe u een documentcentrumsite maakt.

Zie werken met sjablonen voor het maken van verschillende soorten SharePoint-sites maken van een documentcentrum

Waaruit bestaat een documentcentrumsite?

De sitesjabloon Documentcentrum bevat functies waarmee grote verzamelingen documenten gemakkelijker en efficiënter kunnen worden gemaakt en beheerd. In de meeste gevallen kan een site-eigenaar elk van deze functie afzonderlijk toevoegen. Maar in de sitesjabloon Documentcentrum worden de aanbevolen functies voor documentbeheer automatisch ingeschakeld. In de volgende gedeelten worden deze functies kort beschreven.

U kunt een documentcentrumsite gebruiken als ontwerpomgeving of inhoudsarchief. In een ontwerpomgeving checken gebruikers regelmatig bestanden in en uit en maken ze mapstructuren voor die bestanden. Versiebeheer is ingeschakeld en tien of meer oudere versies van elk document kunnen worden bewaard. Daarnaast kunnen werkstromen de levenscyclus van een document beheren.

In een inhoudsarchief worden documenten daarentegen zeer weinig bewerkt. Gebruikers zullen documenten alleen weergeven of uploaden. Met de sitesjabloon Documentcentrum kan een type inhoudsarchief worden gemaakt, dat een knowledge base wordt genoemd. Knowledge bases bevatten gewoonlijk één versie van een document en een site kan wel tien miljoen bevatten bevatten. Een goed voorbeeld hiervan is een centrum voor technische ondersteuning voor een grote organisatie, waar 10.000 gebruikers toegang kunnen hebben tot de inhoud, voornamelijk om deze te lezen. Een subset van 3.000 tot 4.000 gebruikt kan nieuwe inhoud uploaden naar de site.

De volgende items beschrijven enkele SharePoint-functies die u kunt gebruiken in een documentcentrumsite. In deze lijst worden slechts enkele van de mogelijke functies beschreven. In aanvulling hierop passen de meeste bedrijven het uiterlijk en de navigatie van een documentcentrum aan en voegen ze aangepaste webonderdelen toe voor functionaliteit die uniek is voor het bedrijf.

Bij beheerde metagegevens worden bepaalde termen toegekend aan documenten in SharePoint. Vervolgens kunt u die termen gebruiken om de documenten te classificeren. U kunt metagegevens ook gebruiken om een krachtig navigatiehulpmiddel te maken waarmee gebruikers snel kunnen vinden wat ze nodig hebben.

Stel bijvoorbeeld dat uw bedrijf een knowledge base heeft met artikelen die mensen helpen problemen met producten op te lossen. U kunt dan metagegevens maken waarmee gebruikers informatie kunnen filteren op product, op type probleem of op andere kenmerken.

In een documentcentrumsite krijgt elk stuk inhoud een unieke id die, in tegenstelling tot een URL, los staat van de locatie van het document. Dit betekent dat als u het document verplaatst of de naam ervan wijzigt, de id hetzelfde blijft. U kunt de id daarom gebruiken om een soort permanente koppeling naar het document te creëren en zo voorkomen dat verbroken koppelingen lijden tot verspilling van tijd.

Documentversies zijn automatisch ingeschakeld in een documentcentrumsite. Dit betekent dat u automatisch beschikt over een geschiedenis van alle verschillende versies van een document. Wanneer een document moet worden gereviseerd, betekent dit bijvoorbeeld dat u beschikt over een overzicht van alle wijzigingen die tijdens de revisiecyclus zijn ingevoerd. U kunt updates bijhouden, contact opnemen met revisoren enzovoort. En als zich een probleem voordoet met de huidige versis van een artikel, kunt u snel terugkeren naar de meest recente goede versie.

Een inhoudstype bestaat uit een specifiek soort inhoud, samen met een groep instellingen voor die inhoud. Als iemand een document met een bepaald inhoudstype maakt, worden automatisch alle instellingen voor dat inhoudstype toegepast. Een documentcentrum kan bijvoorbeeld een verzameling inhoudstypen bevatten, zoals verschillende soorten documenten, video, sjablonen enzovoort.

Inhoudsbeheer wordt niet automatisch gebruikt in een documentcentrumsite, maar veel gebruikers voegen dit toe. Inhoudsbeheer is een SharePoint-functie waarmee u de algemene organisatie en structuur van items kunt beheren. Met behulp van metagegevens of inhoudstypen kan Inhoudsbeheer documenten en andere items automatisch doorsturen naar een specifieke locatie. In een knowledge base bijvoorbeeld kunt u Inhoudsbeheer alle nieuwe ingezonden items automatisch laten doorsturen naar een speciale bibliotheek met artikelen over een specifiek product.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×