Een database publiceren op een SharePoint-site

Als u een Microsoft Office Access 2007-database op een Windows SharePoint Services 3.0-site publiceert, kunnen andere leden van uw organisatie met de database werken.

In dit artikel

Overzicht

Uw database publiceren op een SharePoint-site

Een database opnieuw publiceren op een SharePoint-site

Overzicht

Als u een database op een SharePoint-site publiceert, kunt u de gegevens delen met andere mensen die gebruikmaken van de SharePoint-site terwijl u Access als front-end blijft gebruiken voor de formulieren, rapporten en query's in de database.

U kunt op twee manieren met een gepubliceerde database werken. Als u een databaseontwerper bent, kunt u query's, formulieren en rapporten samenstellen die gebruikmaken van de gegevens op de SharePoint-site. Als u een databasegebruiker bent, kunt u Access gebruiken voor het invoeren, weergeven en analyseren van gegevens op de SharePoint-site.

U kunt een reeds gemaakte database publiceren of een database samenstellen op basis van een of meer tabellen die zijn gekoppeld aan SharePoint-lijsten of -bibliotheken. Wanneer gegevens van een SharePoint-lijst of -bibliotheek aan een Access-tabel zijn gekoppeld, kunt u voor die lijsten of bibliotheken weergaven maken die gebaseerd zijn op formulieren, query's en rapporten in Access. Hierdoor is het mogelijk een Access-toepassing te maken waarmee u de gegevens op uw SharePoint-site kunt bijhouden.

Als uw SharePoint-site bijvoorbeeld lijsten bevat waarin problemen van de klantenservice worden bijgehouden en informatie over medewerkers wordt opgeslagen, kunt u in Access een database maken die als front-end voor die lijsten wordt gebruikt. U kunt dan Access-query's maken om die problemen te analyseren en Access-rapporten om geschreven rapporten voor een teamstatusvergadering op te maken en te publiceren. Voor mensen die Access op hun computer hebben geïnstalleerd, zijn de Access-query's en -rapporten beschikbaar in het menu Weergeven Menu Beeld van de SharePoint-lijst. Als mensen de lijst op de SharePoint-site bekijken, kunnen ze de query's, rapporten en andere Access-objecten opzoeken en openen door te klikken op het menu Weergeven.

Als u voor het eerst een database op een SharePoint-site publiceert, wordt er in Access een lijst met webservers weergegeven zodat u snel en eenvoudig naar de locatie kunt navigeren waarop u de database wilt publiceren, bijvoorbeeld een documentbibliotheek. Nadat u de database hebt gepubliceerd, wordt de locatie in Access opgeslagen zodat u niet opnieuw naar de server hoeft te zoeken wanneer u wijzigingen wilt publiceren.

Het publiceren van een database op een SharePoint-site is alleen beschikbaar voor databases die zijn opgeslagen in de Office Access 2007-indeling.

Werken met gegevens op een SharePoint-site

Als u een database wilt maken op basis van een SharePoint-lijst, kunt u beginnen vanuit de SharePoint-lijst. U klikt op Openen in Microsoft Access in het menu Acties Menuafbeelding van de SharePoint-lijst en vervolgens kiest u voor koppeling naar de gegevens op de SharePoint-site. Vervolgens kunt u formulieren, rapporten en query's maken voor de gegevens, of voor elke andere lijst die u aan de database toevoegt.

Zodra u de database in een bibliotheek op de SharePoint-site publiceert, worden de objecten die u in Access hebt gemaakt beschikbaar voor andere mensen via het menu Weergeven van de SharePoint-lijst. Als de weergaven worden geopend, zijn de Access-objecten ingesteld op Alleen-lezen. Als u de weergaven wilt wijzigen, moet u de bijbehorende objecten bewerken in de gepubliceerde database.

Wanneer mensen met een gepubliceerde database werken, wordt er gevraagd of ze een lokale kopie willen opslaan. De wijzigingen worden lokaal opgeslagen totdat ze hun wijzigingen publiceren. Dit komt de snelheid ten goede en zorgt er tevens voor dat gegevens eenvoudiger kunnen worden hersteld wanneer zich een netwerkfout voordoet. Als u wijzigingen aanbrengt in de gegevens of de objecten, moet u de database opnieuw publiceren zodat de wijzigingen beschikbaar komen voor anderen.

Verschillende knoppen in Access zorgen ervoor dat u op eenvoudige wijze met de gegevens in de SharePoint-lijsten kunt werken. Zo zijn er bijvoorbeeld knoppen voor het maken van waarschuwingen of voor het wijzigen van de kolommen op de lijsten. Als u Access gebruikt om de tabellen te bewerken die zijn gekoppeld aan SharePoint-lijsten in een gepubliceerde database, zijn deze knoppen beschikbaar in de groep SharePoint-lijst op het tabblad Gegevensblad.

Als u een database op een SharePoint-site publiceert, wordt de database beschikbaar gemaakt voor mensen die gemachtigd zijn om met de site te werken. Als mensen gemachtigd zijn om de lijsten te wijzigen op de locatie waar u de database hebt gepubliceerd (bijvoorbeeld een documentbibliotheek), kunnen ze de database bijwerken. Als mensen gemachtigd zijn om bijdragen te leveren aan de lijsten op de SharePoint-site, kunnen ze gegevens aan de database toevoegen. Als mensen gemachtigd zijn om de lijsten weer te geven, kunnen ze de gegevens in de database bekijken.

Uw database opnieuw publiceren

Wanneer u een database op een SharePoint-site publiceert en vervolgens wijzigingen aanbrengt in de gegevens, moet u de database opnieuw publiceren zodat de nieuwste wijzigingen worden opgeslagen. Als u een database opnieuw publiceert, wordt deze als beschikbare database in de lijst weergegeven zodra Access opnieuw wordt geopend.

Naar boven

Uw database publiceren op een SharePoint-site

Als u een database publiceert, kunt u beginnen met een bestaande database of een database samenstellen met behulp van de lijsten op de SharePoint-site.

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak , wijs Publiceren aan en klik vervolgens op Server voor documentbeheer.

  2. Typ de URL van de SharePoint-site waarop u de database wilt publiceren.

    Als u de laatste keer dat u Access hebt geopend dezelfde locatie hebt gebruikt, wordt de database weergegeven in het dialoogvenster Publiceren op SharePoint-webserver.

    Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar als uw database is opgeslagen in de Office Access 2007-indeling.

  3. Selecteer de bibliotheek, bijvoorbeeld een documentbibliotheek, waarin u de database wilt publiceren en klik vervolgens op Openen.

  4. Typ in het vak Naam een bestandsnaam voor uw database.

  5. Klik op Publiceren.

Opmerking: Wanneer u de database vanaf de SharePoint-site opent, wordt u gevraagd of u een lokale kopie wilt opslaan.

Naar boven

Een database opnieuw publiceren op een SharePoint-site

Nadat u wijzigingen hebt aangebracht in de gegevens of het ontwerp van een database, moet u de database opnieuw publiceren op uw SharePoint-site. Wanneer u een database opnieuw publiceert, wordt de locatie in Access opgeslagen, zodat u niet opnieuw naar de locatie hoeft te navigeren.

Als u een database die is gepubliceerd in een SharePoint-bibliotheek wilt openen voor bewerking, verschijnt boven aan de database een berichtenbalk met een knop Publiceren op SharePoint-site. Als de berichtenbalk niet beschikbaar is (bijvoorbeeld omdat u de berichtenbalk hebt gesloten tijdens het werken), kunt u de publicatie-opdrachten van de Microsoft Office-knop gebruiken.

  1. Klik op de berichtenbalk op de knop Publiceren op SharePoint-site.

    Opmerking: Als u geen berichtenbalk ziet met een knop Publiceren op SharePoint-site, klikt u op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak , wijst u Publiceren aan en klikt u vervolgens op Server voor documentbeheer.

  2. Bevestig in het dialoogvenster Publiceren op SharePoint-webserver dat de weergegeven bibliotheek de locatie is waar u opnieuw wilt publiceren.

  3. Klik op Publiceren.

  4. Klik op Ja als u wordt gevraagd of u de kopie van de database op de site wilt vervangen.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×