U moet verschillende acties uitvoeren om uw lijst met contactpersonen actueel te houden. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u uw contactpersonen zodanig kunt organiseren dat u de mensen waarmee u contact wilt opnemen, snel kunt vinden.
Wat wilt u doen?
Personen zoeken
De zoekbalk bevindt zich in de lijst met contactpersonen, onder het pictogram Contactpersonen, en in de telefoonweergave, onder het pictogram Telefoon. U kunt mensen zoeken op naam of op hun functie.
-
Typ een naam, een e-mailalias of een telefoonnummer in het zoekvak. U kunt ook de naam van een distributiegroep of een alias typen. De resultaten worden weergegeven terwijl u typt. Als er meerdere contactpersonen of groepen als resultaat worden gegeven, komt de persoon of de groep die in de lijst met contactpersonen voorkomt, boven aan de lijst te staan. Links van de foto van alle contactpersonen en niet-contactpersonen wordt een verticale statusbalk weergegeven, waarin de aanwezigheidsstatus wordt aangegeven, zoals Beschikbaar, Offline of Bezet.
-
Als Microsoft SharePoint Services wordt gebruikt in uw bedrijf, worden onder de zoekbalk de knoppen Naam en Vaardigheid weergegeven. U kunt zoeken op een trefwoord, zoals de functie of het vakgebied. Klik op Vaardigheid om anderen met vergelijkbare vakgebieden of functies weer te geven. Klik op de X in de zoekbalk om terug te keren naar de lijst met contactpersonen.
Meerdere contactpersonen selecteren
Het is soms handiger om verschillende contactpersonen tegelijk te selecteren, bijvoorbeeld wanneer u een uitnodiging voor een vergadering maakt.
-
Selecteer meerdere niet-aangrenzende contactpersonen door Ctrl ingedrukt te houden terwijl u op de contactpersonen klikt.
-
Bij aangrenzende contactpersonen houdt u Shift ingedrukt terwijl u klikt of de pijltoetsen gebruikt om te selecteren.
Mensen van buiten uw organisatie toevoegen aan uw lijst met contactpersonen
In Lync Online kunnen aanwezigheidsgegevens worden weergegeven voor contactpersonen die e-mailservices gebruiken zoals het Windows Live-netwerk van internetservices (inclusief MSN en Hotmail) en die ook gebruikmaken van Lync. Federatieve gebruikers (gebruikers buiten uw bedrijf) kunnen onder andere aanwezigheidsgegevens delen, bellen via Lync en videovergaderingen houden.
-
Open Lync en typ in het zoekvak het e-mailadres voor de persoon die u wilt toevoegen aan de lijst met contactpersonen.
-
Klik in het visitekaartje dat verschijnt op het plusteken (+).
-
Selecteer de groep waaraan u de contactpersoon wilt toevoegen. U kunt ook meteen een nieuwe groep maken door de naam naast het veld Aan nieuwe groep toevoegen te typen.
Sommige gebruikers hebben een e-mailaccount voor een service die niet is gekoppeld aan Lync. Hoewel u deze gebruikers op dezelfde manier aan uw lijst met contactpersonen kunt toevoegen als federatieve gebruikers, worden er in dat geval geen aanwezigheidsgegevens weergegeven.
Andere gebruikers melden zich met hun niet-federatieve gebruikers-id (e-mailadres) aan bij een federatieve site. Gebruik in dat geval de indeling gebruiker(niet-federatief.com)@federatiefbedrijf.com, bijvoorbeeld dhrContoso(gmail.com)@msn.com wanneer u de contactpersoon toevoegt. Hiermee wordt zijn of haar aanwezigheid in Lync weergegeven.
Contactpersonen organiseren
Wanneer u de contactpersonen die u zoekt, hebt gevonden, kunt u deze toevoegen aan een groep, zodat u ze de volgende keer snel kunt terugvinden. Aan de lijst Veelgebruikte contactpersonen worden automatisch de tien contactpersonen toegevoegd met wie u het vaakst contact hebt. U kunt uw belangrijkste contactpersonen ook boven aan de groep vastmaken voor snelle toegang. Aan de vastgemaakte lijst worden automatisch uw teamleden toegevoegd.
Een veelgebruikte contactpersoon boven aan een groep vastmaken of losmaken
Voer een van de volgende handelingen uit om een veelgebruikte contactpersoon vast of los te maken.
-
Open Lync, klik in de lijst met contactpersonen met de rechtermuisknop op de persoon en klik vervolgens op Vastmaken aan Veelgebruikte contactpersonen.
-
Als u een contactpersoon wilt losmaken, klikt u erop met de rechtermuisknop en klikt u vervolgens op Van Veelgebruikte contactpersonen losmaken.
Een groep maken
-
Open Lync, klik in de lijst met contactpersonen met de rechtermuisknop op een willekeurige groep (bijvoorbeeld Veelgebruikte contactpersonen), klik op Nieuwe groep maken en geef een naam op voor de groep.
-
Als u mensen wilt toevoegen aan de nieuwe groep, zoekt u een contactpersoon, wijst u de naam van die persoon aan in de zoekresultaten en klikt u op het plusteken (+). Of klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon in de zoekresultaten, klik op Toevoegen aan lijst met contactpersonen en klik vervolgens op de naam van de groep.
Contactpersonen sorteren en weergeven
U kunt uw contactpersonen op de volgende manieren sorteren:
-
Met de knoppen Groepen, Status en Relatie
-
Met de opties Weergavenaam of Beschikbaarheid
Contactpersonen in de lijst met contactpersonen sorteren
-
Als u behalve de groepen die u zelf hebt gemaakt, ook de contactpersonen in de standaardgroepen (zoals Veelgebruikte contactpersonen en Overige contactpersonen) wilt weergeven, klikt u op Groepen.
-
Ga in de lijst met contactpersonen op een van de volgende manieren te werk:
-
Als u de contactpersonen wilt sorteren op hun aanwezigheidsstatus (Online, Afwezig, Onbekend en Niet beschikbaar), klikt u op Status.
-
Als u de contactpersonen wilt sorteren op hun privacyrelatie, klikt u op Relatie.
-
Als u een beschrijving van de relaties wilt zien, klikt u met de rechtermuisknop op een contactpersoon en wijst u Privacyrelatie wijzigen aan.
-
Het uiterlijk van de lijst met contactpersonen wijzigen
-
Klik op de pijl naast de knop Weergaveopties onder de zoekbalk om het menu Indelingsopties weer te geven.
De opties in dit menu zijn afhankelijk van de manier waarop u de contactpersonen hebt gesorteerd. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen in plaats van e-mailnamen beschrijvende namen weer te geven, of in plaats van alleen namen ook statusgegevens weer te geven. Als de weergave van foto's van contactpersonen in de lijst met contactpersonen is ingeschakeld in uw bedrijf , kunt u zelf kiezen of u de foto's ook daadwerkelijk wilt weergeven. Hiermee bepaalt u hoeveel contactpersonen er in het venster passen. (Als u geen foto's weergeeft, kunt u kiezen of u alleen de naam wilt weergeven, op één regel, of de naam en aanvullende gegevens, op twee regels.)
Opmerking: U kunt de foto's overal in Lync uitschakelen door op Mijn foto te klikken in het dialoogvenster Lync - Opties. Zie Opties voor Mijn foto instellen voor meer informatie.
Wijzigen hoe contactpersonen worden weergegeven in Lync
-
Klik in de lijst met contactpersonen op de knop Weergaveopties onder de zoekbalk om te schakelen tussen een of twee regels met gegevens per contactpersoon. Als de weergave van foto's is ingeschakeld in uw bedrijf, worden de foto's weergegeven als u de weergave met twee regels kiest.
-
Klik voor meer opties op de pijl-omlaag naast Weergaveopties om het menu Indelingsopties weer te geven.
Contactpersonen weergeven op basis van hun privacyrelatie (voorheen toegangsniveau genoemd)
-
Klik in de lijst met contactpersonen op de knop Relatie onder de zoekbalk.
Zie Toegangsbeheer voor aanwezigheidsgegevens als u wilt weten welke aanwezigheidsgegevens worden weergegeven voor elke privacyrelatie.
Contactpersonen verplaatsen, kopiëren en verwijderen
Ga in de lijst met contactpersonen als volgt te werk om contactpersonen te verplaatsen, te kopiëren of te verwijderen.
-
Als u een contactpersoon naar een andere groep wilt verplaatsen, klikt u met de rechtermuisknop op die persoon, wijst u Contactpersoon verplaatsen naar aan en klikt u vervolgens op de gewenste groep.
-
Als u een contactpersoon naar een andere groep wilt kopiëren, klikt u met de rechtermuisknop op die persoon, wijst u Kopiëren aan, klikt u met de rechtermuisknop op de gewenste groep en klikt u vervolgens op Plakken.
-
Als u een contactpersoon uit een groep wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op die persoon en klikt u vervolgens op Verwijderen uit de groep.
-
Als u een contactpersoon helemaal wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op die persoon en klikt u vervolgens op Verwijderen uit lijst met contactpersonen.
Opmerking: De functies voor verplaatsen en kopiëren kunnen verschillen, afhankelijk van de manier waarop u de contactpersonen weergeeft (op groep, status of relatie). Houd er rekening mee dat de privacyrelatie voor een contactpersoon wordt gewijzigd wanneer u die persoon naar een groep met een andere privacyrelatie sleept.
Een visitekaartje weergeven
Afhankelijk van de privacyrelatie die door een contactpersoon aan u is verleend, krijgt u zijn of haar planning en een persoonlijke notitie te zien. U kunt via het visitekaartje ook contact opnemen met iemand. Via het visitekaartje kunt u een chatsessie starten, bellen, een vergadering plannen of een e-mailbericht sturen.
-
Wijs in de lijst met contactpersonen de foto van een contactpersoon aan (of het statuspictogram als er geen foto's worden weergegeven) om een basisvisitekaartje weer te geven.
-
Klik op de knop Visitekaartje uitvouwen (pijl-omlaag) in de rechterbenedenhoek van het visitekaartje om meer informatie weer te geven.
-
Als u het kaartje zichtbaar wilt houden, klikt u op de knop Vastzetten in de rechterbovenhoek. U kunt het kaartje dan naar een geschikte plaats op het bureaublad slepen.
Een melding geven voor een contactpersoon
U kunt een contactpersoon in de lijst markeren, zodat u een melding ontvangt wanneer hij of zij weer beschikbaar is. Er wordt dan in Lync een melding weergegeven zodra de status van de contactpersoon verandert in Beschikbaar.
-
Klik in de lijst met contactpersonen met de rechtermuisknop op de contactpersoon waarvoor u een melding wilt ontvangen.
-
Klik op Melding geven bij statuswijziging.
