Een bestand opslaan in een SharePoint-bibliotheek of een andere weblocatie

U kunt bestanden opslaan in een bibliotheek op een Microsoft Windows SharePoint Services-site of op een andere weblocatie waar u samen met andere mensen aan de bestanden kunt werken.

In dit artikel

Overzicht

Een bestand opslaan in een SharePoint-bibliotheek of een andere weblocatie

Overzicht

Een SharePoint-site of een server voor documentbeheer kan dienst doen als centrale locatie waar mensen bestanden kunnen beheren en bijhouden. U kunt een SharePoint-bibliotheek bijvoorbeeld gebruiken om versies van bestanden te beheren, aanvullende informatie over bestanden op te slaan en updates te ontvangen wanneer de bestanden worden gewijzigd. Sommige servers voor documentbeheer bieden tevens workflowfuncties die handig zijn bij het beheer van bedrijfsprocessen, zoals revisie en goedkeuring.

Sommige 2007 Microsoft Office-systeem-programma's, zoals PowerPoint, Word en Excel, hebben een optie waarmee u gemakkelijk uw beschikbare weblocaties kunt vinden. In andere Microsoft Office-programma's is het opslaan in een bibliotheek vergelijkbaar met het opslaan op een willekeurige netwerk- of weblocatie.

Als u een bestand wilt opslaan op een website of server voor documentbeheer, moet u zijn gemachtigd om bijdragen voor de website of server te leveren. De andere mensen in uw groep moeten ook een machtiging voor lezen of bijdragen hebben. Als u bijvoorbeeld een bestand in een documentbibliotheek op een SharePoint-site wilt opslaan, moet u de machtiging Bijdragen voor de bibliotheek hebben.

Als u een bestand opslaat, wordt u mogelijk gevraagd om aanvullende informatie op te geven of andere acties uit te voeren, afhankelijk van de instellingen van uw site of server. U wordt bijvoorbeeld gevraagd om informatie over het bestand op te geven, zoals de naam van uw afdeling of het inhoudstype van het bestand. Neem contact op met de beheerder of eigenaar van de site voor meer informatie.

Als u een bestand hebt uitgecheckt, bent u de enige persoon die wijzigingen in het bestand kan aanbrengen. Andere mensen kunnen uw wijzigingen pas zien nadat u het bestand weer hebt ingecheckt. Als in uw bibliotheek primaire en secundaire versies worden bijgehouden, wordt u bij het inchecken van een bestand gevraagd of u een primaire of secundaire versie incheckt. Een primaire versie is meestal aanzienlijk gewijzigd ten opzichte van de vorige primaire versie, terwijl een secundaire versie in de meeste gevallen slechts in beperkte mate is gewijzigd sinds de vorige versie. Een primaire versie kan bijvoorbeeld veel nieuwe inhoud bevatten, terwijl in de secundaire versie alleen enkele spelfouten zijn gecorrigeerd.

In sommige gevallen wordt u gevraagd om aanvullende stappen uit te voeren voordat u uw bestanden zichtbaar maakt voor anderen. Dit is afhankelijk van de instellingen van uw bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld worden gevraagd informatie over het bestand op te geven, of misschien moet uw bestand worden goedgekeurd voordat alle personen in uw groep het bestand kunnen zien.

Naast het rechtstreeks opslaan van een bestand in een SharePoint-bibliotheek of andere weblocatie, kunt u het bestand ook opslaan op uw vaste schijf en het later naar een bibliotheek of andere weblocatie opslaan of uploaden.

Naar boven

Een bestand opslaan in een SharePoint-bibliotheek of een andere weblocatie

De volgende procedure is bedoeld voor de eerste keer dat u uw bestand opslaat in een SharePoint-bibliotheek of een andere locatie. Nadat u een bestand voor de eerste keer hebt opgeslagen, kunt u de volgende keren op Opslaan klikken, net zoals bij elk ander bestand.

Het kan zijn dat uw organisatie de site of server heeft aangepast, zodat u aanvullende of iets afwijkende stappen moet uitvoeren. Neem voor vragen contact op met de beheerder of eigenaar van de site.

  1. Voer de volgende handelingen uit in deze 2007 Microsoft Office-systeem-programma's:

    Word, Excel of PowerPoint

    • Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak , klik op de pijl naast Publiceren en klik vervolgens op Server voor documentbeheer.

      Project, Publisher, SharePoint Designer, Visio of Outlook

    • Ga op een van de volgende manieren te werk:

      • Als u een bestand voor de eerste keer opslaat, klikt u op Opslaan in het menu Bestand.

      • Als u het bestand al hebt opgeslagen op een andere locatie, klikt u op Opslaan als in het menu Bestand.

    • Klik onder Opslaan in op Mijn netwerklocaties.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u de naam van de server of site ziet waarop u het bestand wilt opslaan, klikt u op de naam en vervolgens op Openen.

      Als u de SharePoint-site eerder hebt bezocht, verschijnt de naam van de site in de lijst.

      Opmerking: Als de server niet wordt weergegeven bij Mijn netwerklocaties, typt u de URL voor de server in het vak Bestandsnaam.

      Tip: U kunt ook dubbelklikken op de naam.

  3. Klik op de naam van de bibliotheek of andere locatie waarin u het bestand wilt opslaan, bijvoorbeeld Gedeelde documenten, en klik vervolgens op Openen.

    Tip: U kunt ook dubbelklikken op de naam van de bibliotheek of andere locatie.

  4. Typ in het vak Bestandsnaam een naam voor het bestand.

  5. Klik op Opslaan.

    Notities: 

    • Als u een bestand opslaat in een bibliotheek waar het in- en uitchecken van bestanden verplicht is, wordt het bestand meteen aan u uitgecheckt wanneer u het voor de eerste keer opslaat op de server. U moet het bestand weer inchecken als u klaar bent met het bewerken ervan, zodat andere mensen het bestand kunnen weergeven of bewerken.

    • Als op uw site of server meerdere inhoudstypen worden gebruikt, wordt u bij het opslaan van het bestand mogelijk gevraagd het inhoudstype op te geven. Een inhoudstype is een groep instellingen waarmee een type inhoud wordt gedefinieerd, bijvoorbeeld een sjabloon, een workflow of informatie over het bestand. Zo kan uw organisatie bijvoorbeeld gebruikmaken van inhoudstypen voor een bedrijfspresentatie of een bedrijfsrapport.

    • Als u een bestand opslaat op een site of server waar het goedkeuren van bestanden verplicht is, moet u mogelijk aanvullende acties uitvoeren voordat het bestand zichtbaar wordt gemaakt voor iedereen die gemachtigd is om de inhoud op de server te bekijken. In een bibliotheek op een SharePoint-site wordt een bestand bijvoorbeeld opgeslagen met de status In behandeling totdat het is goedgekeurd of geweigerd door een persoon die hiertoe gemachtigd is.

    • Afhankelijk van de instellingen van uw bibliotheek, wordt u mogelijk gevraagd aanvullende informatie over het bestand op te geven, zoals het projectnummer of de afdelingsnaam.

Tip: Afhankelijk van de instellingen van uw site of server, kunt u het taakvenster Documentbeheer openen om meer informatie over het bestand en de site weer te geven. Dit geldt voor de 2007 Microsoft Office-systeem-programma's Word, Excel, PowerPoint en Visio. Nadat u uw bestand hebt opgeslagen, kunt u bijvoorbeeld andere bestanden weergeven die zijn opgeslagen in dezelfde SharePoint-bibliotheek. Klik hiervoor in de 2007 Microsoft Office-systeem-programma's Word, Excel en PowerPoint op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak , klik op Server en vervolgens op Informatie over documentbeheer. In Microsoft Office Visio 2007 klikt u op Documentbeheer in het menu Extra.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×