Een Asset Tracker-oplossing maken met behulp van InfoPath en Excel

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Met Microsoft Office InfoPath kunt u formuliersjablonen maken voor gegevensinvoer en -verzameling. Met Microsoft Office Excel 2007 kunnen gebruikers gegevens berekenen, in een grafiek uitzetten en analyseren. Door beide programma's en XML te gebruiken, kunt u gemakkelijk en zonder te coderen een eenvoudige maar effectieve bedrijfsoplossing maken om activa in een bedrijf bij te houden.

overzicht van oplossing voor het bijhouden van activa

In dit artikel

Inleiding tot het maken van een Asset Tracker-oplossing

Stap 1: De sjabloon voor een Asset Tracker-formulier aanpassen

Stap 2: Het schemabestand toewijzen en de tabelindeling aanpassen in Excel

Stap 3: Een overzichtsrapport voor draaitabellen en draaigrafieken maken

Stap 4: Activagegevens van gebruikers verzamelen

Stap 5: Formulieren importeren in Excel

Laatste aandachtspunten: U zou een SharePoint-lijst of een Access-database kunnen bijhouden

Inleiding tot het maken van een Asset Tracker-oplossing

U kunt XML-gegevens uitwisselen tussen InfoPath en Excel. Hoewel de opdracht Exporteren van InfoPath een eenvoudige manier is om formuliergegevens te verzenden naar Excel, is er een andere methode die u veel meer flexibiliteit biedt. Door het InfoPath XML-schemabestand (.xsd) expliciet toe te wijzen in Excel en vervolgens InfoPath-formulierbestanden (.xml) in Excel te importeren, kunt u de indeling van uw gegevens aanpassen en de functies in Excel gebruiken om uw gegevens efficiënter te beheren en te analyseren.

In dit artikel wordt de sjabloon van het Asset Tracker-voorbeeldformulier van InfoPath gebruikt om te illustreren hoe u InfoPath, XML en Excel kunt laten samenwerken. Stel dat uw organisatie elk jaar de activa in het kantoor van elke werknemer bijhoudt. Vervolgens wordt een Excel-rapport uitgevoerd om te helpen bepalen hoe het apparatuurbudget het volgende jaar moet worden toegewezen. In het volgende diagram ziet u een overzicht van hoe u activagegevens in uw afdeling kunt verzamelen, bijhouden en rapporteren.

a

1. De sjabloon voor het Asset Tracker-formulier wordt gemaakt.

2. Het schemabestand wordt toegewezen aan een Excel-tabel en de tabelindeling wordt aangepast.

3. Er wordt leeg overzichtsrapport voor draaitabellen en draaigrafieken gemaakt.

4. Het Asset Tracker-formulier wordt gebruikt om gegevens van gebruikers te verzamelen.

5. Alle formuliergegevens worden geëxporteerd naar de Excel-tabel, en de draaitabel- en draaigrafiekrapporten worden vernieuwd.

Bij deze oplossing hebt u de volgende gebruikersrollen en producten nodig:

Pictogram Volledige ondersteuning = Vereist Pictogram Geen ondersteuning = Niet vereist

Softwarevereisten

Rollen

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Solution Designer

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Beslisser

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Werknemers

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Geen ondersteuning

Naar boven

Stap 1: De sjabloon voor het Asset Tracker-formulier aanpassen

Met de sjabloon voor het Asset Tracker-formulier, voorhanden in InfoPath, kunt u informatie verzamelen over alle activa in het kantoor van een werknemer, de afdeling waartoe de werknemer behoort, activacategorieën en meer informatie over alle activa. In deze oplossing verstuurt de formulierontwerper de formuliersjabloon met behulp van Office Outlook 2007 naar het e-mailaccount van de beslisser.

de activaregistratiesjabloon

Taak 1: De sjabloon voor het Asset Tracker-formulier openen en aanpassen

Omdat u een formuliersjabloon niet kunt publiceren naar een lijst met e-mailadressen als deze een besturingselement voor een RTF-vak heeft dat gekoppelde afbeeldingen bevat, moet u een kleine wijziging aanbrengen in het Asset Tracker- voorbeeldsjabloonformulier.

  1. Klik in het menu Bestand op Een formuliersjabloon ontwerpen.

  2. Klik in het dialoogvenster Een formuliersjabloon ontwerpen onder Een formuliersjabloon openen op Voorbeeld aanpassen.

  3. Klik in het dialoogvenster Aan de slag op Voorbeeld - Asset Tracker en klik vervolgens onder Formuliertaken op Dit formulier ontwerpen.

  4. Klik met de rechtermuisknop op het besturingselement assetNotes, wijs naar Eigenschappen van RTF-vak, klik op het tabblad Weergave en schakel onder Beschikbare opmaak het selectievakje Gekoppelde afbeeldingen uit.

Taak 2: De opties voor indienen opgeven

De volgende taak bestaat uit het opgeven van de opties voor indienen, zodat de werknemers een formulierbestand (.xml) met een unieke naam als bijlage naar het e-mailaccount van de beslisser kunnen verzenden.

  1. Klik in het menu Extra op Opties voor indienen.

  2. Schakel in het dialoogvenster Opties voor indienen het selectievakje Gebruikers toestaan dit formulier in te dienen in.

  3. Klik op Formuliergegevens verzenden naar één bestemming en klik in de lijst op E-mail.

  4. Klik op Toevoegen.

    De wizard Gegevensverbinding wordt weergegeven.

  5. Typ in het vak Aan de alias van de beslisser die alle ingediende formulieren ontvangt.

  6. Ga als volgt te werk als u in het vak Onderwerp een unieke onderwerpregel wilt opgeven:

    • Klik op Formule invoegen afbeelding van knop .

    • Typ de volgende formule:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Klik op Formule controleren en klik tweemaal op OK.

  • Typ in het vak Inleiding een toepasselijk bericht of voeg instructies toe die belangrijk zijn voor deze oplossing.

  • Klik op Volgende.

  • Op de volgende pagina van de wizard klikt u op De formuliergegevens als bijlage verzenden en schakelt u het selectievakje De formuliersjabloon als bijlage toevoegen, zodat gebruikers het formulier kunnen openen in.

    Dit zorgt ervoor dat werknemers toegang hebben tot het formuliersjabloonbestand (.xsn) als ze het niet kunnen openen op de netwerklocatie.

  • Ga als volgt te werk om een unieke naam voor elk formulierbestand (.xml) op te geven in het vak Bijlagenaam:

    1. Klik op Formule invoegen afbeelding van knop .

    2. Typ dezelfde formule als die op de onderwerpregel:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Klik op Formule controleren en klik tweemaal op OK.

  • Klik op Volgende.

  • Typ op de volgende pagina van de wizard een beschrijvende naam voor deze gegevensverbinding voor het indienen van gegevens in het vak Geef een naam op voor deze gegevensverbinding.

  • Controleer of de gegevens in de sectie Samenvatting correct zijn en klik op Voltooien.

  • Sla het formulier op in een openbare netwerkmap die toegankelijk is voor de beslisser en alle werknemers.

Naar boven

Stap 2: Het schemabestand toewijzen en de tabelindeling aanpassen in Excel

Voor het instellen van de verbinding tussen InfoPath en Excel moet u drie taken uitvoeren: het schemabestand voor de Asset Tracker-formuliersjabloon uitpakken, dit schemabestand toewijzen in Excel en de standaardindeling aanpassen van de Excel-tabel waarin u alle geïmporteerde XML-formuliergegevensbestanden opslaat.

Taak 1: Het schemabestand uitpakken vanuit InfoPath

  1. Open in InfoPath het sjabloonbestand voor het Asset Tracker-formulier.

  2. Klik in het menu Extra op Dit formulier ontwerpen.

  3. Klik in het menu Bestand op Opslaan als bronbestanden.

  4. Selecteer in het dialoogvenster Map selecteren een map of maak een nieuwe map waarin u het schemabestand wilt opslaan.

Noteer de locatie van de map waarin alle bronbestanden zijn opgeslagen en de naam van het schemabestand, in dit geval mijnschema.xsd, dat de schemadefinitie voor de XML-gegevens van het formulier bevat.

Taak 2: Het InfoPath-schemabestand toewijzen in Excel

  1. Maak een nieuw Excel-bestand en sla het op op een locatie die toegankelijk is voor de beslisser.

  2. Als het tabblad Ontwikkelaars in Excel niet zichtbaar is, gaat u als volgt te werk:

    1. Klik op de Microsoft Office-knop Afbeelding Office-knop en klik vervolgens op Opties voor Excel.

    2. Schakel in de categorie Populair, onder Belangrijke opties voor het werken met Excel, het selectievakje Tabblad Ontwikkelaars op het lint weergeven in en klik op OK.

      Opmerking : Het lint is een onderdeel van de Microsoft Office Fluent-gebruikersinterface.

  3. Klik, op het tabblad Ontwikkelaars in de groep XML op Bron.

    xml-groep op het lint

    Het taakvenster XML-bron wordt weergegeven.

  4. Klik op XML-toewijzingen en klik vervolgens in het dialoogvenster XML-toewijzingen op Toevoegen.

  5. Op een computer waarop Windows Vista wordt uitgevoerd   

    1. Klik in de adresbalk op het station of de map met het bestand mijnschema.xsd dat u hebt gemaakt in stap 2 van de sectie Taak 1: Het schemabestand uitpakken vanuit InfoPath.

      Op een computer waarop Microsoft Windows XP wordt uitgevoerd   

    2. Klik in de lijst Zoeken in op het station of de map met het bestand mijnschema.xsd dat u hebt gemaakt in stap 2 van de sectie Taak 1: Het schemabestand uitpakken vanuit InfoPath.

  6. Klik op het bestand en klik vervolgens op Openen.

  7. Wanneer het dialoogvenster Meerdere hoofdmappen wordt weergegeven, klikt u op het hoofdknooppunt assetTracking dat is gedefinieerd in het bestand mijnschema.xsd en vervolgens op OK.

    De XML-toewijzing wordt weergegeven in het taakvenster XML-bron.

  8. Sleep het knooppuntelement ns1:asset, een herhalend XML-element, naar de werkbladlocatie waarop u de Excel-tabel wilt weergeven.

    het inopath-schemabestand toewijzen in excel

Taak 3: De indeling van de Excel-tabel aanpassen

Standaard worden in Excel de namen van de XML-elementen als kolomkoppen voor de tabel gebruikt. U kunt de kolomkoppen echter wijzigen door de cellen van de kolomkoppen te bewerken.

  1. Als u de standaardkolomkoppen wilt wijzigen, houdt u de Excel-tabel geselecteerd, zoekt u het voorvoegsel ns1:asset en verwijdert u het. U zou ns1:assetID bijvoorbeeld kunnen wijzigen in Id.

    de excel-tabelkoppen aanpassen

  2. U kunt de kolombreedte aanpassen door op de knop Alles selecteren te klikken en vervolgens op een begrenzing van een kolomkop te dubbelklikken.

Naar boven

Stap 3: Een overzichtsrapport voor draaitabellen en draaigrafieken maken

Beslissers gebruiken draaitabel- en draaigrafiekrapporten om overzichtsgegevens te analyseren, te verkennen en te visualiseren. Door de draaitabel- en draaigrafiekrapporten die u in dit scenario wilt gebruiken op voorhand in te stellen, kan een beslisser het rapport later eenvoudig uitvoeren met de ingevulde gegevens.

  1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.

  2. Ga naar het tabblad Invoegen en klik in de groep Tabellen op Draaitabel en vervolgens op Draaitabel.

    afbeelding van excel-lint

    Het dialoogvenster Draaitabel maken wordt weergegeven.

  3. Als u het draaitabelrapport in een nieuw werkblad wilt plaatsen vanaf cel A1, klikt u op Nieuw werkblad en op OK.

    Op de opgegeven locatie wordt een leeg draaitabelrapport toegevoegd en de lijst met draaitabelvelden wordt weergegeven, zodat u velden kunt toevoegen, een indeling kunt maken en het draaitabelrapport kunt aanpassen.

  4. Als u een rapport met gegevens uit meerdere tabellen wilt maken, sleept u het veld Id naar het gebied Waarden en het veld Afdeling naar het gebied Kolomlabels, het veld Categorie naar het gebied Rijlabels en het veld Toegewezen aan veld naar het gebied Rapportfilter.

  5. Klik op het draaitabelrapport.

  6. Ga naar het tabblad Invoegen en klik in de groep Grafieken op het grafiektype Staaf.

    Afbeelding van Excel-lint

  7. Selecteer onder 2D-staaf de optie Gegroepeerde staaf.

  8. Pas de grootte en locatie van het draaigrafiekrapport aan uw wensen aan.

de lege draaitabel- en draaigrafiekrapporten

Naar boven

Stap 4: Activagegevens van gebruikers verzamelen

Nu de formuliersjabloon klaar is om te worden ingevuld door alle werknemers, moet u het formulier publiceren en naar elke werknemer verzenden. Wanneer elke werknemer het ingevulde formulier heeft ingediend, wordt het als een XML-gegevensbestand (.xml) als bijlage van een e-mailbericht naar het e-mailaccount van de beslisser verzonden. De beslisser kan alle berichten vervolgens verplaatsen naar een specifieke InfoPath-map in Outlook. In dit scenario is het raadzaam om een bepaalde periode op te geven binnen welke alle gebruikers de formulieren moeten hebben ingevuld, zodat de beslisser het rapport met alle ingevulde formulieren kan uitvoeren wanneer de deadline voor de gegevensverzameling is bereikt.

gegevens invoeren in de formulieren voor het vastleggen van activa

  1. In InfoPath opent u de formuliersjabloon (.xsn) die u hebt opgeslagen in Stap 1: De sjabloon voor het Asset Tracker-voorbeeldformulier aanpassen.

  2. Klik in het menu Extra op Dit formulier ontwerpen.

  3. Klik in het menu Bestand op Publiceren.

  4. Klik in de wizard Publiceren op Naar een lijst met e-mailadressen en klik op Volgende.

  5. Typ op de volgende pagina van de wizard in het vak Naam van de formuliersjabloon een naam voor de formuliersjabloon en klik op Volgende. De naam van de formuliersjabloon wordt opgenomen in de onderwerpregel van het e-mailbericht dat naar de e-mailgeadresseerden wordt verzonden.

  6. Op de volgende pagina van de wizard kunt u eventueel kolommen maken die in uw Outlook-mappen worden weergegeven om uw e-mailberichten te organiseren.

  7. Klik op Volgende.

  8. Klik op Publiceren.

  9. Wanneer de wizard Publiceren de formuliersjabloon heeft gepubliceerd, wordt een e-mailbericht met het formulier geopend.

  10. Vul het bericht in, typ de namen van werknemers of gebruik een distributielijst, en verzend het bericht.

In Outlook kan de beslisser alle ingediende XML-formulieren op twee manieren ordenen:

  • Als het berichtvak InfoPath-formuliermappen wordt weergegeven wanneer het bericht de eerste keer wordt geopend, klik dan op Formuliermap maken.

  • Maak een regel in Outlook om alle gerelateerde InfoPath-formulieren te verplaatsen naar een InfoPath-map.

    Zie berichten met behulp van regels beherenvoor meer informatie.

Naar boven

Stap 5: Formulieren importeren in Excel

Omdat u de Excel-werkmap al hebt gemaakt in stap 2 en 3, kan de beslisser de formuliergegevens heel eenvoudig exporteren en controleren. De beslisser hoeft alleen maar de XML-bestanden (.xml) uit Outlook te exporteren, alle formulierbestanden (.xml) in de Excel-werkmap te importeren en de gegevens vervolgens te vernieuwen.

Taak 1: De formulieren van Outlook exporteren naar een Windows-map

  1. Selecteer in Outlook de map met alle formulieren die u van werknemers hebt ontvangen en druk op Ctrl+A om alle e-mailberichten met formulieren te selecteren.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de selectie, wijs naar InfoPath-acties en klik op Formulieren exporteren.

  3. Selecteer een map in het dialoogvenster Formulieren exporteren en druk op OK.

Taak 2: De formulieren importeren in Excel

  1. Selecteer in de Excel-werkmap die u hebt gemaakt in Stap 2: Het schemabestand toewijzen en de tabelindeling aanpassen in Excel een van de toegewezen cellen in de Excel-tabel.

  2. Ga naar het tabblad Ontwikkelaars en klik in de groep XML op Importeren.

    xml-groep op het lint

    Het dialoogvenster XML importeren wordt geopend.

  3. Op een computer waarop Windows Vista wordt uitgevoerd   

  4. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de bestanden aan elkaar grenzen, drukt u op SHIFT en klikt u vervolgens op het eerste en het laatste bestand in de lijst.

    • Als de bestanden niet aan elkaar grenzen, drukt u op CTRL en klikt u vervolgens op elk bestand dat u in de lijst wilt importeren.

  5. Klik op Importeren.

    Excel-tabel van geïmporteerde gegevens

Standaard worden bestaande gegevens in de toegewezen cellen in Excel overschreven. Dit is het gewenste eindresultaat voor deze zakelijke oplossing. Een beslisser zou echter de gegevens verschillende keren kunnen importeren om de voortgang vóór de geplande deadline te meten.

Opmerking : In Excel kunt u de gegevens ook toevoegen met behulp van de optie Nieuwe gegevens toevoegen aan bestaande XML-tabellen (ga naar het tabblad Ontwikkelaars en klik in de groep XML op Eigenschappen toewijzen). Dit kan handig zijn voor andere oplossingen.

Voor meer informatie raadpleegt u de Excel-help-onderwerpen, importeren XML-gegevens en toevoegen of toegewezen XML-gegevens overschrijven.

Taak 3: De draaitabel- en draaigrafiekrapporten vernieuwen

  • Klik in een cel in het draaitabelrapport.

  • Ga naar het tabblad Opties en klik in de groep Gegevens op de pijl naast Alles vernieuwen en vervolgens op Vernieuwen.

    Groep Grootte op Excel-lint

uiteindelijke rapport voor draaitabel- en draaigrafiekrapporten

De Excel-werkmap bevat nu alle gegevens en overzichtsrapporten die u nodig hebt om het budget voor apparatuur voor het volgende jaar toe te wijzen. Uiteraard kunt u de Excel-werkmap verder analyseren als dat nodig is. Zo kunt u de gegevens sorteren, filteren of voorwaardelijke opmaak op de gegevens toepassen.

Naar boven

Laatste aandachtspunten: U zou een SharePoint-lijst of een Access-database kunnen bijhouden

Als alternatief zou u in plaats van XML een SharePoint-lijst of Access-database kunnen gebruiken om gegevens over te brengen tussen InfoPath en Excel.

Een SharePoint-lijst gebruiken

Vanuit InfoPath kunt u eenvoudig een SharePoint-lijst gebruiken als alleen-lezen gegevensbron. U kunt een van de volgende twee handelingen verrichten:

  • Exporteer de gegevens vanuit de SharePoint-lijst naar Excel, waarbij automatisch een gegevensverbinding in Excel wordt gemaakt.

  • Maak vanuit Excel expliciet een gegevensverbinding met de SharePoint-lijst.

Wanneer een gegevensverbinding is gemaakt, kunt u de gegevens in Excel vernieuwen om actuele gegevens op te halen.

U kunt een SharePoint-lijst gebruiken om de gegevens toe te voegen en bij te werken, een InfoPath-formulier gebruiken om een item uit de lijst weer te geven (een complex of lang item wordt bijvoorbeeld het best verticaal weergegeven), en vervolgens Excel gebruiken om de gegevens verder te analyseren.

infopath, een sharepoint-lijst en excel combineren

1. Geef één item in InfoPath weer om het eenvoudig te controleren.

2. Gegevens toevoegen en bijwerken in een SharePoint-lijst.

3. Gegevens vernieuwen en up-to-date weergeven met Excel.

Voor meer informatie raadpleegt u Een gegevensverbinding toevoegen aan een SharePoint-documentbibliotheek of -lijst en Gegevens importeren vanuit een SharePoint-lijst.

Een Access-database gebruiken

Vanuit InfoPath kunt u een verbinding voor lezen/schrijven maken met een Access-database. Vanuit Excel kunt u expliciet een gegevensverbinding met de Access-database maken die u kunt vernieuwen om de meest recente gegevens op te halen. U kunt de verbinding zelfs zo definiëren dat deze automatisch wordt vernieuwd wanneer de werkmap wordt geopend, of periodiek wordt vernieuwd, bijvoorbeeld elke vijf minuten.

U kunt een Access-database als intermediair tussen InfoPath en Excel gebruiken. Wanneer u een InfoPath-formulier indient bij Access, wordt de Access-database bijgewerkt. Wanneer u de gegevensverbinding in Excel vernieuwt, haalt u bijgewerkte gegevens op uit Access. In feite verzendt u gegevens indirect van InfoPath naar een Excel-werkmap.

infopath, openen, en excel combineren

1. Een formulier weergeven en indienen bij een Access-database.

2. Gegevens opslaan in een Access-database

3. Gegevens vernieuwen en up-to-date weergeven met Excel.

Voor meer informatie raadpleegt u Een formuliersjabloon op basis van een Microsoft Access-database ontwerpen.

Tip : Wist u dat u een InfoPath-formulier rechtstreeks vanuit Access 2007 kunt maken? Als uw gebruikers Outlook 2007 en InfoPath 2007 op hun computer hebben geïnstalleerd, kunt u gegevens van verschillende gebruikers rechtstreeks vanuit Access 2007 verzamelen met behulp van de wizard Gegevens verzamelen via e-mailberichten. Raadpleeg voor meer informatie het Help-onderwerp Gegevens verzamelen via e-mailberichten in Access 2007.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×