Een activum tracker oplossing gebruik van InfoPath en Excel maken

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Microsoft Office InfoPath kunt u formuliersjablonen voor gegevensinvoer en siteverzameling te maken. Microsoft Office Excel 2007 kunnen gebruikers te berekenen, grafiek, en te analyseren van gegevens. Met behulp van zowel van deze programma's en de XML-, kunt u eenvoudig een eenvoudige maar effectieve, zonder code bedrijfsoplossing voor het bijhouden van activa in een bedrijf maken.

overzicht van oplossing voor het bijhouden van activa

In dit artikel

Inleiding tot het maken van een oplossing Tracker voor activa

Stap 1: De formuliersjabloon activa Tracker aanpassen

Stap 2: Het schemabestand toewijzen en aanpassen van de indeling van de tabel in Excel

Stap 3: Een draaitabel- en draaigrafiekrapporten overzichtsrapport maken

Stap 4: Activagegevens verzamelen van gebruikers

Stap 5: Formulieren in Excel te importeren

Definitief gedachten: kunt u overwegen een SharePoint-lijst of een Access-database

Inleiding tot het maken van een oplossing Tracker voor activa

U kunt de XML-gegevens tussen InfoPath en Excel uitwisselen. Hoewel de opdracht Infopath exporteren een eenvoudige is, eenvoudige manier om te verzenden van formuliergegevens naar Excel, er is een andere methode die u kunt uitvoeren, waarmee u veel meer flexibiliteit. Door expliciet toewijzing het InfoPath XML-schemabestand (.xsd) in Excel en klik vervolgens InfoPath-formulier-bestanden (.xml) importeren in Excel, kunt u de indeling van uw gegevens aanpassen en beter gebruikmaken van de functies in Excel om te beheren en uw gegevens efficiënter te analyseren.

In dit artikel we de formuliersjabloon van InfoPath activa Tracker voorbeeld gebruiken om te laten zien hoe u InfoPath, XML- en Excel samenwerken kunt aanbrengen. Stel dat elk jaar, van uw organisatie activa in office voor elke werknemer voorraden. Een Excel-rapport wordt vervolgens uitgevoerd om te bepalen hoe het budget apparatuur toewijzen voor volgende jaar. In het volgende diagram wordt een overzicht van hoe u kunt verzamelen, bijhouden en te rapporteren activagegevens in uw afdeling.

a

1. de activa Tracker-formuliersjabloon is gemaakt.

2. het schemabestand is toegewezen aan een Excel-tabel en de tabelindeling wordt aangepast.

3. een lege draaitabel- en draaigrafiekrapporten overzichtsrapport wordt gemaakt.

4. het formulier activa Tracker wordt gebruikt voor het verzamelen van gegevens van gebruikers.

5. alle gegevens worden geëxporteerd naar de Excel-tabel en de draaitabel- en draaigrafiekrapporten-rapporten worden vernieuwd.

Deze oplossing bestaat uit de volgende gebruikersrollen en producten:

Pictogram Volledige ondersteuning = vereiste Pictogram Geen ondersteuning = niet vereist

Softwarevereisten

Rollen

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Oplossing Designer

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Beleidsvormer

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Werknemers

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Volledige ondersteuning

Pictogram Geen ondersteuning

Naar boven

Stap 1: De formuliersjabloon activa Tracker aanpassen

De formuliersjabloon Tracker voor activa, die is opgenomen in InfoPath, kunt u de informatie verzamelen over alle activa in office van een werknemer, de afdeling die de werknemer, categorieën van activa en meer informatie over elke activa behoort. In deze oplossing verzendt de formulierontwerper van een de formuliersjabloon naar de beschikking-maker e-mailaccount met Office Outlook 2007.

de activaregistratiesjabloon

Taak 1: Open en aanpassen van de formuliersjabloon Tracker voor activa

Omdat u niet een formuliersjabloon naar een lijst met e-mailadressen publiceren als er een uitgebreide tekstvak met gekoppelde afbeeldingen, moet u een kleine wijziging aanbrengen in de activa Tracker sjabloon voorbeeldformulier.

  1. Klik op het menu bestand op een formuliersjabloon ontwerpen.

  2. Klik in het dialoogvenster formuliersjabloon ontwerpeneen formuliersjabloon openenKlik op voorbeeld aanpassen.

  3. Klik op voorbeeld - Tracker voor activaen klik vervolgens onder Formuliertaken, op dit formulier ontwerpenin het dialoogvenster Aan de slag .

  4. Klik met de rechtermuisknop op het besturingselement assetNotes , wijst u de eigenschappen van RTF-vak , klikt u op het tabblad weergave en klik vervolgens onder Beschikbare opmaak, schakel het selectievakje Gekoppelde afbeeldingen .

Taak 2: Definieer de opties voor indienen

De volgende taak is het definiëren van de opties voor indienen zodat de werknemers kunnen een formulierbestand met een unieke naam (.xml) naar de beschikking-maker e-mailaccount als een bijlage verzenden.

  1. Klik op het menu Extra op Opties voor indienen.

  2. Selecteer het selectievakje gebruikers toestaan om in te dienen dit formulier in het dialoogvenster Opties voor indienen .

  3. Formuliergegevens verzenden naar één bestemmingop en klik vervolgens in de lijst op E-mail.

  4. Klik op Toevoegen.

    De Wizard Gegevensverbinding wordt weergegeven.

  5. Typ in het vak aan de alias van de beleidsvormer die de ingediende formulieren ontvangt.

  6. Een unieke onderwerpregel opgeven in het vak onderwerp :

    • Klik op formule invoegen Afbeelding van knop .

    • Typ de volgende formule:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Klik op Formule controlerenen klik vervolgens tweemaal op OK .

  • Typ een juiste bericht in het vak Inleiding of belangrijke instructies voor deze oplossing toevoegen.

  • Klik op Volgende.

  • Klik op de volgende pagina van de wizard op de formuliergegevens als bijlage verzendenen selecteer vervolgens het selectievakje bijvoegen de formuliersjabloon om ervoor te zorgen dat gebruikers het formulier kunnen openen .

    Hiermee kunt ervoor zorgen dat werknemers toegang tot het formuliersjabloonbestand (.xsn hebben) in het geval ze geen toegang kunnen van de netwerklocatie krijgen.

  • Om op te geven een een unieke naam voor elk formulierbestand (.xml) in het vak Naam van de bijlage :

    1. Klik op formule invoegen Afbeelding van knop .

    2. Typ dezelfde formule als het nummer op de regel onderwerp :

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Klik op Formule controlerenen klik vervolgens tweemaal op OK .

  • Klik op Volgende.

  • Klik op de volgende pagina van de wizard in het vak Geef een naam voor deze gegevensverbinding Typ een beschrijvende naam voor dit gegevensverbinding.

  • Controleer of de gegevens in de sectie Samenvatting juist is en klik vervolgens op Voltooien.

  • Sla het formulier naar een map openbaar netwerk toegankelijk is voor de beleidsvormer en voor alle werknemers.

Naar boven

Stap 2: Het schemabestand toewijzen en aanpassen van de indeling van de tabel in Excel

Instellen van de verbinding tussen InfoPath en Excel moet u drie taken: extraheren van het schemabestand voor de formuliersjabloon Tracker voor activa en aanpassen van de standaardindeling van de Excel-tabel waarin u de geïmporteerde XML toewijzing dit schemabestand in Excel Formuliergegevensbestanden.

Taak 1: Het schemabestand extraheren uit InfoPath

  1. Open het sjabloonbestand activa Tracker formulier in InfoPath.

  2. Klik op het menu Extra op dit formulier ontwerpen.

  3. Klik op het menu bestand op Opslaan als bronbestanden.

  4. Selecteer een map in het dialoogvenster Bladeren naar de map of maak een nieuwe map waarin u wilt opslaan van het schemabestand.

Opmerking de locatie van de map waar alle bronbestanden worden opgeslagen en de naam van het schemabestand, in dit geval myschema.xsd, waarin de schemadefinitie van het formulier XML-gegevens.

Taak 2: De InfoPath-schemabestand in Excel toewijzen

  1. Een nieuw Excel-bestand maken en sla deze op een locatie die toegankelijk zijn voor de beleidsvormer.

  2. In Excel als het tabblad ontwikkelaars niet zichtbaar is, doet u het volgende:

    1. Klik op de Microsoft Office-knop afbeelding office-knop en klik vervolgens op Opties voor Excel.

    2. Ga naar de categorie Populair en schakel onder De belangrijkste opties voor het werken met Excel het selectievakje Tabblad Ontwikkelaars op het lint weergeven in en klik op OK.

      Opmerking: Het lint maakt deel uit van de Microsoft Office Fluent-gebruikersinterface.

  3. Klik op het tabblad Ontwikkelaars in de groep XML op Bron.

    XML-groep op het lint

    Het taakvenster XML-bron wordt weergegeven.

  4. Klik op XML-toewijzingenen klik vervolgens in het dialoogvenster XML-toewijzingen op toevoegen.

  5. Op een computer wordt waarop Windows Vista uitgevoerd   

    1. Klik in de adresbalk van de browserop het station of de map waarin de myschema.xsd -bestand dat u hebt gemaakt in stap 2 van de sectie taak 1: het schemabestand extraheren uit InfoPath.

      Op een computer wordt waarop Microsoft Windows XP uitgevoerd   

    2. Klik in de lijst Zoeken op het station of de map waarin de myschema.xsd -bestand dat u hebt gemaakt in stap 2 van de sectie taak 1: het schemabestand extraheren uit InfoPath.

  6. Klik op het bestand en klik op Openen.

  7. Wanneer het dialoogvenster Meerdere worteltrekken wordt weergegeven, klikt u op de assetTracking hoofdsite knooppunt die is gedefinieerd in het myschema.xsd-bestand en klik vervolgens op OK.

    De XML-toewijzing wordt weergegeven in het taakvenster XML-bron.

  8. Sleep het ns1:asset knooppunt-element, dat wil een herhalend XML-element zeggen, naar de locatie in het werkblad waar u de Excel-tabel moet worden weergegeven.

    het infopath-schemabestand toewijzen in excel

Taak 3: De indeling van de Excel-tabel aanpassen

Standaard wordt de namen van de XML-elementen als kolomkoppen voor de tabel. U kunt echter de kolomkoppen wijzigen door de cellen met kolom koptekst bewerken.

  1. Als u wilt wijzigen van de standaard-kolomkoppen, behouden de Excel-tabel die is geselecteerd, de volgende tekenreeks voorvoegsel, ns1:asset, zoeken en verwijder deze. U zou bijvoorbeeld ns1:assetID wijzigen -id.

    de excel-tabelkoppen aanpassen

  2. Als u wilt de kolombreedte aanpassen, klikt u op de knop Alles selecteren en dubbelklik vervolgens op een willekeurige begrenzing van de kop van kolom.

Naar boven

Stap 3: Een draaitabel- en draaigrafiekrapporten overzichtsrapport maken

Besluitvormers gebruiken draaitabel- en draaigrafiekrapporten om te analyseren, te verkennen en samengevatte gegevens visualiseren. Door het instellen van de draaitabel- en draaigrafiekrapporten rapporten die u wilt gebruiken in dit scenario tijd vooraf, als dit is een eenvoudige handeling voor een beleidsvormer later uit te voeren het rapport met de voltooide gegevens.

  1. Selecteer een cel in de Excel-tabel.

  2. Klik op het tabblad Invoegen in de groep tabellen op Draaitabelen klik vervolgens op Draaitabel.

    Afbeelding van Excel-lint

    Het dialoogvenster Draaitabel maken wordt weergegeven.

  3. Klik op Nieuw werkbladwilt plaatsen het draaitabelrapport in een nieuw werkblad, beginnend bij cel A1, en klik vervolgens op OK.

    Excel wordt een leeg draaitabelrapport op de opgegeven locatie toegevoegd en wordt de draaitabel- Lijst met velden wordt weergegeven, zodat u kunt velden hebt toegevoegd, een indeling kunt maken en aanpassen van het draaitabelrapport.

  4. Wilt maken van een rapport van de gegevens in meerdere-tabelvorm, sleept u het veld ID naar het gebied waarden, het veld afdeling naar het kolomgebied labels, het veld categorie naar het gebied met rijlabels en het veld ToegewezenAan naar het gebied Rapportfilter.

  5. Klik op het draaitabelrapport.

  6. Klik op het tabblad Invoegen in de groep grafieken op het grafiektype balk .

    Afbeelding van Excel-lint

  7. Selecteer onder 2D - staafGegroepeerde staaf.

  8. De grootte en de locatie van het draaigrafiekrapport naar uw voorkeur aanpassen.

de lege draaitabel- en draaigrafiekrapporten

Naar boven

Stap 4: Activagegevens verzamelen van gebruikers

Nu, of de formuliersjabloon gereed is voor worden ingevuld door alle van de werknemers, moet u het formulier publiceren en stuur dit naar elke werknemer. Wanneer elke werknemer het voltooide formulier indient, wordt het verzonden als een XML-gegevensbestand (.xml) die zijn gekoppeld in een e-mailbericht naar de beschikking-maker e-mailaccount. De beleidsvormer kunt vervolgens alle berichten verplaatsen naar een specifieke InfoPath-map in Outlook. In dit scenario is het aanbevolen dat u een specifieke periode voor alle gebruikers de formulieren invullen, zodat de beleidsvormer het rapport met de voltooide formulieren uitvoeren kunt wanneer de gegevens verzamelen deadline is bereikt toewijzen.

gegevens invoeren in de formulieren voor het bijhouden van activa

  1. In InfoPath, opent u de formuliersjabloon (.xsn) die u hebt opgeslagen in stap 1: de activa Tracker steekproef-formuliersjabloon ontwerpen

  2. Klik op het menu Extra op dit formulier ontwerpen.

  3. Klik op het menu bestand op publiceren.

  4. In de Wizard publiceren, klikt u op een lijst met e-mailadressenen klik vervolgens op volgende.

  5. Typ een naam voor de formuliersjabloon op de volgende pagina van de wizard, in het vak naam van de formuliersjabloon en klik vervolgens op volgende. De naam van de formuliersjabloon verschijnt in het onderwerp van het bericht dat wordt verzonden naar uw e-mailgeadresseerden kop.

  6. (Optioneel) op de volgende pagina van de wizard, kunt u de kolommen die worden weergegeven in uw Outlook-mappen voor het ordenen van uw e-mailberichten maken.

  7. Klik op Volgende.

  8. Klik op Publiceren.

  9. Nadat de Publishing Wizard is voltooid de formuliersjabloon publiceren, wordt een e-mailbericht met het formulier geopend.

  10. Vul het bericht, typt u in de namen van de werknemers of gebruiken van een distributielijst en verzend vervolgens het bericht.

Klik in Outlook ordenen de beleidsvormer alle ingediende XML-formulieren op twee manieren:

  • Als het berichtvenster mappen van InfoPath-formulier wordt weergegeven de eerste keer dat het bericht wordt geopend, klikt u op Formuliermap maken.

  • Een regel maken in Outlook moet worden alle gerelateerde InfoPath-formulieren verplaatsen naar een InfoPath-map.

    Zie berichten met behulp van regels beherenvoor meer informatie.

Naar boven

Stap 5: Formulieren in Excel te importeren

Omdat u de Excel-werkmap stappen 2 en 3 al hebt gemaakt, is een eenvoudige kwestie voor de maker beslissing kunt exporteren en controleer de gegevens. De maker beslissing hoeft aan de XML-bestanden (.xml) exporteren uit Outlook, alle formulierbestanden (.xml) importeren in de Excel-werkmap en klikt u vervolgens de gegevens te vernieuwen.

Taak 1: De formulieren van Outlook exporteren naar een map in Windows

  1. Selecteer de map waarin alle formulieren die u hebt ontvangen van werknemers in Outlook, en druk op CTRL + A om alle van het formulier e-mailberichten te selecteren.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de selectie, wijs Acties van InfoPathen klik vervolgens op Formulieren exporteren.

  3. Selecteer een map in het dialoogvenster Exporteren formulieren en drukt u op OK.

Taak 2: De formulieren in Excel te importeren

  1. In de Excel-werkmap die u hebt gemaakt in stap 2: het schemabestand toewijzen en aanpassen van de indeling van de tabel in Excel, selecteer een van de toegewezen cellen in de Excel-tabel.

  2. Klik op het tabblad ontwikkelaars in de groep XML op importeren.

    XML-groep op het lint

    Het dialoogvenster XML-bestand importeren wordt weergegeven.

  3. Op een computer wordt waarop Windows Vista uitgevoerd   

  4. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de bestanden aaneengesloten zijn, houdt u SHIFT INGEDRUKT en klik vervolgens op de eerste en de laatste bestand in de lijst.

    • Als de bestanden niet aaneengesloten zijn, houdt u CTRL Ingedrukt en klik vervolgens op elk bestand dat u wilt importeren in de lijst.

  5. Klik op Importeren .

    Excel-tabel van geïmporteerde gegevens

Standaard overschrijft Excel alle bestaande gegevens in de toegewezen cellen die de gewenste uiteindelijke resultaat voor deze bedrijfsoplossing is. Echter een beleidsvormer kan bijvoorbeeld de gegevens importeren enkele malen in voortgang voordat u de geplande deadline meter.

Opmerking: Klik in Excel kunt u ook de gegevens toevoegen met behulp van de optie nieuwe gegevens aan bestaande XML-tabellen toevoegen (het tabblad ontwikkelaars in de groep XML , klik op Eigenschappen van Map), die mogelijk zijn geschikt te maken voor andere oplossingen.

Zie importeren XML-gegevensvoor meer informatie.

Taak 3: De draaitabel vernieuwen- en draaigrafiekrapporten

  • Klik op een cel in het draaitabelrapport.

  • Klik op het tabblad Opties in de groep gegevens op de pijl naast Alles vernieuwenen klik vervolgens op vernieuwen.

    Groep Grootte op Excel-lint

definitief draaitabel- en draaigrafiekrapport

De Excel-werkmap bevat nu alle gegevens en overzicht van rapporten dat u hulp nodig hebt u het budget apparatuur toewijzen voor volgende jaar. Daarnaast kunt u doen analyse in uw Excel-werkmap als nodig is, bijvoorbeeld sorteren, filteren of voorwaardelijk opmaken van de gegevens verder.

Naar boven

Definitief gedachten: kunt u overwegen een SharePoint-lijst of een Access-database

Een alternatief, kunt u een SharePoint-lijst of een Access-database, in plaats van XML, met gegevens uitwisselen tussen InfoPath en Excel.

Gebruik van een SharePoint-lijst

U kunt eenvoudig een SharePoint-lijst als een alleen-lezen gegevensbron in InfoPath gebruiken. U kunt twee dingen doen:

  • Vanuit de SharePoint-lijst door de gegevens te exporteren naar Excel, dat automatisch een gegevensverbinding in Excel wordt gemaakt.

  • In Excel, moet u expliciet een gegevensverbinding met de SharePoint-lijst maken.

Nadat een gegevensverbinding is gemaakt, kunt u de gegevens in Excel om op te halen actuele gegevens vernieuwen.

U kunt een SharePoint-lijst toevoegen en bijwerken van de gegevens, een InfoPath-formulier gebruiken om een item uit de lijst (bijvoorbeeld een complexe of lange aanbevolen weergegeven item verticaal) weer te geven en gebruikt u Excel naar de gegevens verder analyseren.

infopath, een sharepoint-lijst en excel combineren

1. een enkel item eenvoudig nakijken in InfoPath weergeven.

2. toevoegen en bijwerken van gegevens in een SharePoint-lijst.

3. vernieuwen en meldt u bijgewerkt met Excel.

Voor meer informatie raadpleegt u een gegevensverbinding met een SharePoint-documentbibliotheek of de lijst toevoegen

Een Access-database gebruiken

In InfoPath, kunt u een alleen-lezen/schrijven-verbinding met een Access-database maken. U kunt een gegevensverbinding met de Access-database die u vernieuwen kunt om op te halen actuele gegevens expliciet maken vanuit Excel. U kunt zelfs definiëren de verbinding met het automatisch vernieuwen wanneer de werkmap wordt geopend, of regelmatig vernieuwen, bijvoorbeeld als elke 5 minuten.

U kunt een Access-database gebruiken als schakel tussen InfoPath en Excel. Wanneer u een InfoPath-formulier voor toegang tot indient, kunt u de Access-database bijwerken. Wanneer u de gegevensverbinding in Excel vernieuwen, kunt u bijgewerkte gegevens ophalen uit Access. U kunt gegevens indirect van InfoPath naar een Excel-werkmap in feite wilt versturen.

Infopath, Access en Excel combineren

1. weergeven in en dien een formulier met een Access-database.

2. opslag van gegevens in een Access-database.

3. vernieuwen en meldt u bijgewerkt met Excel.

Zie voor meer informatie die is gebaseerd op een Microsoft Access-database formuliersjabloon ontwerpen.

Tip: Wist u dat u een InfoPath-formulier rechtstreeks vanuit Access 2007 maken kunt? Als uw gebruikers hebben Outlook 2007 en InfoPath 2007 op zijn of haar computer is geïnstalleerd, kunt u gegevens uit verschillende gebruikers rechtstreeks vanuit Access 2007 verzamelen met behulp van de wizard voor het verzamelen van gegevens uit e-mailberichten . Zie voor meer informatie het help-onderwerp Access 2007, dat gegevens verzamelen via e-mailberichten.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×