Geavanceerde afdruk samenvoegen

E-mails richten op een doelpubliek met behulp van veldcode

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

U kunt geavanceerd Afdruk samenvoegen nog effectiever maken door e-mails met behulp van veldcodes te richten op een specifiek publiek.

Wilt u meer zien?

Veldcodes in Word

Afdruk samenvoegen

Afdruk samenvoegen naar een hoger niveau tillen

Om ons e-mailverkeer nog efficiënter te maken,

kunnen we het bericht alleen versturen naar de klanten die volgens planning een onderhoudsbeurt aan hun auto moeten laten uitvoeren.

Op die manier hoeven we de tekst van het bericht niet vaag te houden, maar kunnen we gewoon melden dat het tijd is voor een onderhoudsbeurt.

Klik op Adreslijst bewerken. Ik heb een kolom toegevoegd waarin per klant wordt vermeld wanneer de volgende onderhoudsbeurt staat gepland.

Klik op Filteren. Kies het veld Next Service. Selecteer Kleiner dan of gelijk aan in de lijst Vergelijking.

Typ in het vak Vergelijken met de huidige datum. En klik op OK.

De lijst met klanten bevat nu alleen personen waarvoor het veld Next Service een datum bevat die ouder is dan vandaag.

Het filter is een goede oplossing als u van plan bent om een document een paar keer per e-mail te verzenden.

Maar als u de functie Afdruk samenvoegen regelmatig gebruikt voor een document, kunt u tijd besparen door de geadresseerden te filteren op veldcode.

Klik eerst op Filteren en dan op Alles wissen. Klik vervolgens op OK en nog een keer op OK.

Klik aan het begin van uw e-mail en klik vervolgens op Regels.

Dit is de optie die u kiest om een veldcode toe te voegen voor de functie Afdruk samenvoegen.

De veldcode die wij gaan gebruiken, is Record overslaan als.

Met behulp van deze code kunt u een voorwaarde instellen, zoals Voornaam is Gelijk aan Fred.

Als een record voldoet aan de voorwaarde, wordt deze overgeslagen tijdens de samenvoegbewerking.

Klik op Annuleren, omdat we onze code handmatig gaan invoeren.

Druk op Alt+F9 en vervolgens op Ctrl+F9 en typ SKIPIF, gevolgd door een spatie. Ga naar Samenvoegvelden invoegen, selecteer Next_Service en druk op de spatiebalk.

Typ het groter dan-teken en het gelijkteken en druk op de spatiebalk.

Druk vervolgens op Ctrl+F9 en typ DATE: de veldcode waarmee u de huidige datum weergeeft in een document.

Word slaat nu alle records over met een datum voor een onderhoudsbeurt die groter is dan of gelijk is aan de huidige datum.

De vergelijking werkt echter pas nadat we een schakeloptie voor getal- of datum-/tijdnotatie hebben toegevoegd waarmee beide datums precies hetzelfde worden opgemaakt.

Klik na Next_Service binnen de veldcode.

Typ vervolgens een spatie, een backslash en het symbool @ om het getal op te maken als een datum.

Typ vervolgens tussen dubbele aanhalingstekens vier hoofdletters YYYY, twee hoofdletters M en twee hoofdletters D.

Herhaal dit in de veldcode voor de datum.

Zorg ervoor dat de schakeloptie identiek is voor beide veldcodes. Druk op Alt+F9 en F9 om het veld bij te werken.

De veldcode SKIPIF is verborgen en wordt pas gelezen door Word wanneer u een samenvoegbewerking uitvoert.

Laten we de SKIPIF-code eens testen. Voeg hier een tijdelijk samenvoegveld toe met de datum van de volgende onderhoudsbeurt.

Klik op Voltooien en samenvoegen, en daarna op Afzonderlijke documenten bewerken. Klik op OK om alle records samen te voegen in een nieuw document.

Scrol nu omlaag door het nieuwe document en kijk naar de datums.

Als het goed is, zien we alleen e-mails met een datum voor de volgende onderhoudsbeurt die eerder is dan de huidige datum.

Als u klaar bent, kunt u dit testdocument verwijderen.

Dit is trouwens nog wel een handige tip om tijd te besparen. De kans is altijd aanwezig dat u tijdens het typen van de veldcodes een fout maakt.

U kunt daarom voordat u echt gaat samenvoegen de optie Controleren op fouten kiezen. Selecteer vervolgens Samenvoegen simuleren en fouten in nieuw document melden en klik op OK.

Eventuele ongeldige samenvoegvelden worden op het scherm weergegeven.

In dit geval kunt u het veld verwijderen of de juiste naam selecteren in de lijst met velden in de gegevensbron.

Als er verder geen fouten zijn gevonden, klikt u op OK.

Als u de samenvoegbewerking wilt gaan uitvoeren, klikt u op Voltooien en samenvoegen en daarna op E-mailberichten verzenden. Typ een onderwerp en klik op OK.

In deze cursus hebt u geleerd hoe u met behulp van veldcodes geavanceerde samenvoegbewerkingen kunt uitvoeren.

Volg de koppelingen in het cursusoverzicht als u meer wilt weten over veldcodes.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×