E-mailopties voor het verzamelen van gegevens

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Gebruik het dialoogvenster Opties voor Gegevens verzamelen via e-mail voor het weergeven en wijzigen van de opties waarmee u kunt bepalen hoe Microsoft Office Access 2007 antwoorden op een e-mailbericht voor het verzamelen van gegevens moet verwerken. De instellingen zijn van toepassing op alle toekomstige antwoorden op het e-mailbericht dat momenteel is geselecteerd of wordt gemaakt.

De wijzigingen die u aanbrengt in deze instellingen hebben geen invloed op de antwoorden die zich reeds in het postvak van Outlook bevinden.

Het dialoogvenster Opties voor Gegevens verzamelen via e-mail

Naar het dialoogvenster weergeven

  1. Open de database die het bericht bevat waarvan u de opties wilt wijzigen.

  2. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. Knopafbeelding

  3. Selecteer in het dialoogvenster Berichten van Gegevens verzamelen beheren het bericht waarvan u de instellingen wilt wijzigen en klik vervolgens op Berichtopties.

Importinstellingen

Automatisch antwoorden verwerken en gegevens toevoegen aan de database

Met deze optie stelt u Microsoft Office Access 2007 in om antwoorden onmiddellijk te verwerken nadat ze zijn ontvangen in het Postvak IN van Microsoft Office Outlook 2007. Office Outlook 2007 en Office Access 2007 werken samen om de formulierinhoud van elk antwoord te exporteren naar de doeltabellen in Access. Als dit selectievakje niet is ingeschakeld, moet u de antwoorden handmatig verwerken.

Meer informatie over handmatige en automatische verwerking van antwoorden

Antwoorden worden automatisch vanuit Outlook naar Access geëxporteerd, indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan op het moment waarop de antwoorden in het postvak van Outlook worden ontvangen:

  • Office Outlook 2007   Office Outlook 2007 moeten worden geïnstalleerd op uw computer. Als het programma niet wordt uitgevoerd wanneer een antwoord binnenkomt, wordt de verwerking van de volgende keer dat u Outlook start gestart. 

  • Office Access 2007   Office Access 2007 moeten worden geïnstalleerd op uw computer. 

  • Database     De database mag niet met een wachtwoord zijn beveiligd en niet in exclusieve modus zijn geopend. De naam of locatie van de database mag niet zijn gewijzigd sinds de verzending van het e-mailbericht.

  • Tabel en query's     De namen van de opgegeven tabellen of query's en de eigenschappen van de onderliggende velden mogen niet zijn gewijzigd sinds de verzending van het e-mailbericht. Als u bijvoorbeeld het gegevenstype van een veld verandert van Numeriek in AutoNummering nadat het bericht is verzonden, kan het exporteren niet worden uitgevoerd.

  • Machtigingen     U moet over de vereiste machtigingen beschikken als u inhoud aan de onderliggende tabellen en query wilt toevoegen of de inhoud wilt bijwerken.

Indien aan één of meer voorwaarden niet wordt voldaan, kan de automatische verwerking niet worden voltooid. Los de problemen op en exporteer vervolgens handmatig de antwoorden die niet automatisch zijn verwerkt. Antwoorden die in het postvak worden ontvangen nadat de problemen zijn opgelost, worden wel automatisch verwerkt.

Handmatig verwerken     Kies voor handmatig verwerken als u zelf wilt bepalen welke antwoorden worden verwerkt en wanneer ze worden verwerkt. In dit geval worden de antwoorden op de normale wijze ontvangen in het Postvak IN van Outlook, maar niet meteen naar de database geëxporteerd. Als u de antwoorden wilt exporteren, moet u in Outlook elk antwoord handmatig selecteren, met de rechtermuisknop op elk antwoord klikken en op Gegevens exporteren naar Microsoft Office Access klikken.

Het kan zijn dat u antwoorden handmatig moet verwerken waarvan de automatische verwerking is mislukt. Nadat u het probleem hebt opgelost waardoor de fout is ontstaan, moet elk antwoord handmatig worden geëxporteerd.

Houd rekening met het volgende voordat u een exportbewerking start:

  • Office Access 2007   Office Access 2007 moeten worden geïnstalleerd op uw computer. 

  • Database     Als de database met een wachtwoord is beveiligd, wordt u gevraagd het wachtwoord op te geven voordat u de exportbewerking start. Daarnaast mag de database niet in exclusieve modus zijn geopend en noch de naam, noch de locatie van de database mag zijn gewijzigd sinds de verzending van het e-mailbericht.

  • Tabellen en query's    De namen van de opgegeven tabellen en query's en de eigenschappen van de onderliggende velden mogen niet zijn gewijzigd sinds de verzending van het e-mailbericht.

  • Machtigingen    U moet over de vereiste machtigingen beschikken als u inhoud aan de onderliggende tabellen en query wilt toevoegen of de inhoud wilt bijwerken.

Antwoorden van degenen aan wie u het bericht niet hebt verzonden, weggooien

Met deze optie worden alleen de antwoorden die aan de oorspronkelijke geadresseerden van uw bericht zijn verzonden automatisch verwerkt. Antwoorden van andere geadresseerden worden opgeslagen in de doelmap in Outlook, maar niet automatisch verwerkt. Desgewenst kunt u deze antwoorden handmatig verwerken.

Meerdere antwoorden van elke geadresseerde accepteren

Met deze optie kunnen geadresseerden meerdere antwoorden op hetzelfde e-mailbericht verzenden. Als u deze optie selecteert, kan elke geadresseerde het bericht meerdere keren beantwoorden en wordt elk antwoord automatisch verwerkt. Als u deze optie niet selecteert, kan elke geadresseerde nog steeds meerdere antwoorden verzenden, maar wordt alleen het eerste antwoord van elke geadresseerde automatisch verwerkt. Eventuele volgende antwoorden van die geadresseerde worden opgeslagen in de doelmap in Outlook waarna u ze handmatig kunt verwerken of verwijderen.

Opmerking: Met deze instelling bepaalt u alleen het aantal antwoorden - niet het aantal records in één antwoord - dat wordt verwerkt. Als u bijvoorbeeld een Microsoft Office InfoPath 2007-formulier verzendt, kan een geadresseerde u in één antwoord meerdere records zenden. Access verwerkt automatisch alle records in het antwoord, omdat de records alle deel uitmaken van een formulier dat in één bericht is verzonden.

Meerdere rijen per antwoord toestaan

Als u een InfoPath-formulier gebruikt voor het verzenden van gegevens, kan een geadresseerde meer records toevoegen door op Rij invoegen onder aan het e-mailbericht te klikken. Schakel dit selectievakje uit als u slechts één record per antwoord wilt verwerken.

Alleen bestaande gegevens laten bijwerken

Als u een InfoPath-formulier gebruikt voor het bijwerken van gegevens, kan een geadresseerde u, naast de updates van bestaande records, ook nieuwe records zenden. Schakel dit selectievakje in als u wilt voorkomen dat de geadresseerde nieuwe records kan toevoegen met het InfoPath-formulier.

Instellingen voor automatische verwerking

Aantal te verwerken antwoorden

Typ het totale aantal antwoorden (van alle geadresseerden) dat u automatisch wilt verwerken. Indien u alle antwoorden automatisch wilt verwerken, typt u een hoge waarde in het tekstvak. Antwoorden die worden ontvangen nadat de opgegeven waarde is bereikt, worden wel in de doelmap opgeslagen, maar niet automatisch verwerkt.

Stoppen op datum en tijdstip

Geef een datum en tijdstip op wanneer het automatisch verwerken van antwoorden op dit e-mailbericht moet worden gestopt. Antwoorden die worden ontvangen na deze datum en dit tijdstip worden wel opgeslagen in de doelmap in Outlook, maar niet automatisch verwerkt.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×