E-mailberichten in Business Contact Manager koppelen en bijhouden

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Het bijhouden van e-mailberichten en naar personen die is gekoppeld aan uw bedrijf kan een lastige taak, en wanneer u het overzicht van berichten kwijt, kunt u verkoopkansen te gaan verloren. Om dit op te lossen, verandert Business Contact Manager voor Outlook een bedrijven record in een virtuele Postvak doordat u e-mailberichten koppeling naar het bestand.

Dit artikel wordt beschreven hoe u afzonderlijke e-mailberichten koppelen aan Business Contact Manager voor Outlook -records en het instellen van e-koppelen en bijhouden berichten automatisch koppelen aan records, waaronder zakelijke projecten.

Belangrijk: Als er meerdere gebruikers van uw database, betekent dit dat alle gebruikers met toegang tot de database kunnen zien dat er gekoppelde e-mailberichten.

Wat wilt u doen?

Afzonderlijke e-mailberichten koppelen aan records

E-mailberichten automatisch koppelen aan records

E-mails koppelen en bijhouden uitschakelen

Meer informatie over privacy en beveiliging problemen met e-koppelen en bijhouden in een gedeelde database

E-mailberichten van een record verwijderen

Koppeling e-mailberichten naar records

U kunt e-mailberichten koppelen voor Account en zakelijke contactpersoon recordtypen en zakelijke projecten. En klik vervolgens met een paar muisklikken, kunt u de berichten die zijn gekoppeld aan de record weergeven.

Wanneer u zakelijke contactpersonen en zakelijke projecten aan een Account koppelen, kunt u ook de e-mailberichten die zijn gekoppeld aan elke zakelijke contactpersoon en een zakelijk Project in de communicatiegeschiedenis van de accountrecord weergeven.

E-mailberichten automatisch koppelen aan records

Het e-koppelen en bijhouden van de functie kunt u automatisch koppelen en bijhouden van e-mailberichten vanaf uw Accounts en zakelijke contactpersonen, oude cijfers lezen, en zelfs Bekijk de berichten die u hebt verstuurd naar deze. U kunt ook automatisch e-mailberichten per onderhevig aan zakelijke projecten koppelen.

Naar boven

Afzonderlijke e-mailberichten koppelen aan records

De e-mailberichten die u aan een record Account, zakelijke contactpersoon of zakelijk Project koppelen in Outlook blijven. De e-mailberichten worden ook weergegeven in de communicatiegeschiedenis van de record en de map Communicatiegeschiedenis van Business Contact Manager voor Outlook.

Vier KB van het bericht wordt opgeslagen in de Business Contact Manager-database, zodat u nog steeds toegang tot een bestand of een deel van het bericht, hebt zelfs als deze uit Outlook verwijderd. Als het oorspronkelijke bericht groter dan 4 KB is, alleen hebt u toegang aan een deel van het bericht als deze wordt verwijderd uit Outlook.

  1. Klik in Outlook klikt u op of open het e-mailbericht dat u wilt koppelen aan een record.

  2. Klik op het lint in de groep Zakelijk op Aan een record koppelen.

  3. Klik in het dialoogvenster koppelen aan Business Contact Manager-record in de lijst Itemtype op het type record dat u wilt zoeken.

    Opmerking: Als u een verkoopkansrecord kiest, wordt het e-mailbericht werkelijk gekoppeld aan de Account of zakelijke contactpersoon van de verkoopkansrecord.

  4. Klik op een record in de lijst met records.

    Als u het item wilt koppelen aan meer dan één record, selecteert u deze records.

Hoe kan ik meerdere records selecteren?

Als u records wilt selecteren die bij elkaar staan, houdt u Shift ingedrukt en klikt u op de eerste en laatste record van de groep die u wilt toevoegen. Als u meerdere records wilt selecteren die niet bij elkaar staan, houdt u Control ingedrukt en klikt u op de betreffende records. Als u alle records wilt selecteren, klikt u op een record en drukt u op Ctrl+A.

  1. Klik onder Gekoppelde Records op Koppelen aan.

    De geselecteerde records worden weergegeven in het vak Koppelen aan.

  2. Klik op OK.

De e-mailberichten die zijn gekoppeld aan een record bekijken

Als u wilt zien van de e-mailberichten die zijn gekoppeld aan een record, opent u de record en klik vervolgens op het tabblad Geschiedenis .

De e-mailberichten, evenals eventuele andere communicatiegeschiedenisitems die zijn gekoppeld aan de record worden weergegeven.

Zie uw communicatie met klanten in Business Contact Manager bijhoudenvoor informatie over andere communicatiegeschiedenisitems.

Naar boven

E-mailberichten automatisch koppelen aan records

Vanaf het moment dat u E-mails koppelen en bijhoudeninschakelt, worden de nieuwe e-mailberichten of naar geselecteerde e-mailadressen automatisch gekoppeld aan records.

U kunt ook zoeken naar oude e-mailberichten en deze te koppelen aan records.

De berichten worden weergegeven in de communicatiegeschiedenis van de record die het geselecteerde e-mailadres bevat.

Als u een koppeling vanuit een e-mailbericht en er geen bestaande Business Contact Manager voor Outlook -record is die overeenkomt met het e-mailadres, het koppelen en bijhouden van de functie maakt een nieuwe Business Contact record en de koppelingen het e-mailbericht toe.

Naar boven

Voordat u koppelen en bijhouden

Voordat u e-koppelen en bijhouden inschakelt, het volgende doen:

Bevestig dat u e-mailadressen in uw records Business Contact Manager voor Outlook hebt ingevoerd.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op een van de volgende mappen om de werkruimte weer te geven:

    • Contactpersonenbeheer.

    • Verkoop.

    • Projectmanagement.

  2. Klik op het tabblad met de record die u wilt, en dubbelklik op de record om deze te openen.

  3. Controleer of een e-mailadres wordt weergegeven in het veld e-mailadres .

Bevestig dat Outlook is ingesteld op verzonden berichten opslaan naar de map Verzonden Items .

Opslaan als u eenvoudig koppelen en bijhouden van uitgaande berichten, verzonden berichten naar de map Verzonden Items .

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Opties.

  3. Klik op E-mailen schuif naar de sectie Berichten opslaan .

  4. Bevestig dat het selectievakje in naast de kopie van berichten in de map Verzonden Items opslaan is ingeschakeld. Als u ook wilt koppelen en bijhouden van doorgestuurde berichten, controleert u dat het selectievakje doorgestuurde berichten opslaan is ingeschakeld, ook.

  5. Klik op OK.

Als u wilt uw privacy beschermen als u uw Business Contact Manager voor Outlook -database wilt delen met andere gebruikers, e-mailberichten zijn gemarkeerde persoonlijk, privé of vertrouwelijk niet gekoppeld en bijgehouden.

Naar boven

Instellen van e-koppelen en bijhouden

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager en klik vervolgens op de knop beheren koppelen en bijhouden .

  3. Selecteer in het dialoogvenster beheren koppelen en bijhouden op het tabblad E-mail , de selectievakjes in naast de e-mailadressen die u wilt koppelen en bijhouden.

    Als een record meer dan één e-mailadres bevat, kan de record Account of zakelijke contactpersoon, meer dan één keer worden vermeld.

    Afbeelding van de indeling Afbeeldingsaccentproces

  4. Schakel de selectievakjes uit naast elk e-mailadressen die u niet wilt koppelen en bijhouden.

  5. Klik op het tabblad mappen .

    Alle mappen worden al dan niet standaard geselecteerd.

    Opmerking: Als er een Outlook-regels instellen voor de route e-mailberichten naar andere mappen, zorg er dan voor dat u selecteert deze mappen op het tabblad mappen op deze mailberichten koppelen en bijhouden.

  6. Klik op OK.

    Alle toekomstige e-mailberichten en naar de geselecteerde adressen in de geselecteerde mappen worden automatisch bijgehouden.

    U kunt ook koppelen en bijhouden van een e-mailbericht instellen. In uw postvak in, klikt u op of open het e-mailbericht. Klik op het lint in de groep zakelijk op koppelen en bijhouden. Selecteer het e-mailadressen in het dialoogvenster koppelen en bijhouden en klik vervolgens op OK. Als er geen bestaande Business Contact Manager voor Outlook -record die voldoet aan het e-mailadres, het e-mailadres koppelen Hiermee maakt u een Business Contact record.

Naar boven

Eerdere berichten naar uw Accounts en zakelijke contactpersonen koppelen

Als u koppelen van berichten wilt die u hebt ontvangen voordat E-mail koppelen en bijhouden, Business Contact Manager voor Outlook kunt u de berichten zoeken en koppel deze aan uw Accounts en zakelijke contactpersonen.

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager en klik vervolgens op de knop beheren koppelen en bijhouden .

  3. In het dialoogvenster beheren koppelen en bijhouden , kunt u volgt, indien nodig:

    • Schakel de selectievakjes voor alle Accounts en zakelijke contactpersonen waarvan u berichten u wilt zoeken en te koppelen.

    • Schakel wilt de selectievakjes voor alle Accounts of zakelijke contactpersonen waarvan verleden u berichten niet koppelen.

      Als een record meer dan één e-mailadres bevat, kan de record Account of zakelijke contactpersoon, meer dan één keer worden vermeld.

  4. Als u opgeven waar Business Contact Manager voor Outlook oude berichten zoekt wilt, Selecteer op het tabblad mappen of schakel de selectievakjes uit naast de mapnamen.

  5. Klik op Zoeken en koppelen.

    problemen bijhouden in Groove

  6. Klik in het dialoogvenster Bestaande E-mail koppelen als u uitsluiten van e-mailberichten die ouder zijn dan een bepaalde datum wilt, schakel het selectievakje e-mail negeren ouder zijn dan en klik vervolgens op een datum in de agenda.

  7. Klik op Start.

  8. Wanneer de zoeken- en koppelingsoptie is voltooid, klikt u op sluiten.

  9. Indien nodig, klikt u in het dialoogvenster beheren koppelen en bijhouden wijzigen de gewenste opties voor toekomstige e-mailberichten.

    Belangrijk: Als u op OK in het dialoogvenster beheren koppelen en bijhouden zonder te wijzigen van de geselecteerde e-mailadressen en mappen, worden uw toekomstige e-mailberichten die zijn gekoppeld en bijgehouden op basis van de selecties die u voor het zoeken en koppelen gebruikt.

  10. Klik op OKin het dialoogvenster beheren koppelen en bijhouden .

Naar boven

Koppeling e-mailberichten per onderhevig aan zakelijke projecten

U kunt e-mailberichten koppelen aan een record voor een zakelijk Project op basis van het onderwerp van de e-mailberichten. Zie voor meer informatie over de records voor zakelijke projecten, indelen zakelijke projecten in Business Contact Manager.

Waarschuwing: Als u berichten aan een zakelijk Project koppelen en vervolgens wilt koppelen en bijhouden uitschakelen, moet u deze uitschakelen voor elke unieke e-mailonderwerp.

Zie e-mailkoppeling uitschakelen en bijhouden op onderwerp verderop in dit artikel voor informatie.

  1. Klik op of het e-mailbericht dat u wilt koppelen aan de record zakelijk Project te openen.

  2. Klik op het lint in de groep zakelijk op koppelen en bijhouden.

  3. Klik in het dialoogvenster koppelen en bijhouden op het tabblad E-mailonderwerp .

    C.MACHT-vergelijking 2

  4. Schakel het selectievakje in naast de projectnaam die u wilt het e-mailbericht om te koppelen.

  5. Klik op OK.

Naar boven

E-mails koppelen en bijhouden uitschakelen

Als u niet langer e-mailberichten automatisch koppelen aan records wilt, kunt u e-koppelen en bijhouden uitschakelen.

Het is raadzaam om uit te schakelen e-koppelen en bijhouden van als u de database wilt met uw collega's delen, omdat ze alle gekoppelde e-mailberichten kunnen zien. Als u wilt voorkomen dat ze ziet alleen de berichten die al zijn gekoppeld, raadpleegt u e-mailberichten van een record verwijderen verderop in dit artikel.

Naar boven

E-mails koppelen en bijhouden voor Accounts en zakelijke contactpersonen uitschakelen

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager en klik vervolgens op de knop beheren koppelen en bijhouden .

  3. Klik in het dialoogvenster beheren koppelen en bijhouden op de E-mail - en de mappen tabbladen op de knop Alles wissen Schakel alle selectievakjes uit.

    Als u koppelen en bijhouden alleen voor bepaalde records uitschakelen wilt, schakelt u de selectievakjes.

  4. Klik op OK.

    Opmerking: Uitschakelen, e-koppelen en bijhouden kleurovergangsbeëindigingen eventuele toekomstige e-mailberichten koppelen aan uw records. Als u e-mailberichten die momenteel zijn gekoppeld aan uw records verwijderen wilt, moet u deze verwijderen nadat u E-mails koppelen en bijhouden uitschakelen. Zie e-mailberichten van een record verwijderen verderop in dit artikel voor informatie.

Naar boven

E-koppelen en bijhouden op onderwerp uitschakelen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Projectbeheer.

  2. Dubbelklik op het project dat u wilt dat op het tabblad Zakelijke projecten .

  3. Klik in de groep Weergeven op het lint op Geschiedenis.

  4. Met de rechtermuisknop op het e-mailbericht met het onderwerp dat u wilt koppelen en bijhouden verbreken en klik vervolgens op koppelen en bijhouden.

  5. Ga als volgt te werk:

    • E-mails koppelen en bijhouden voor Accounts en zakelijke contactpersonen uitschakelen     Klik zo nodig op het tabblad E-mailadres op Alles wissen om te koppelen en bijhouden van berichten voor Accounts en zakelijke contactpersonen stoppen.

    • E-mails koppelen en bijhouden voor zakelijke projecten uitschakelen     Klik op het tabblad E-mailonderwerp en klik vervolgens op Alles wissen.

      U kunt e-koppelen en bijhouden voor alleen die zakelijke projecten, Accounts en zakelijke contactpersonen die zijn gekoppeld aan het geselecteerde bericht uitschakelen. Als u wilt koppelen en bijhouden voor zakelijke projecten uitschakelt, moet u deze uitschakelen voor elke unieke e-mailonderwerp.

  6. Klik op OK.

    Opmerking: Uitschakelen, e-koppelen en bijhouden kleurovergangsbeëindigingen eventuele toekomstige e-mailberichten koppelen aan uw records. Als u e-mailberichten die momenteel zijn gekoppeld aan uw records verwijderen wilt, moet u deze verwijderen nadat u E-mails koppelen en bijhouden uitschakelen. Zie e-mailberichten van een record verwijderen verderop in dit artikel voor informatie.

Naar boven

Meer informatie over privacy en beveiliging problemen met e-koppelen en bijhouden in een gedeelde database

Wanneer u een database wilt delen, kunt u alle gegevens in de database delen met iedereen die toegang tot deze heeft. Als u automatische koppelen en bijhouden van uw e-mailberichten hebt ingesteld, zijn alle bestaande en toekomstige e-mailberichten en andere communicatiegeschiedenisitems die zijn gekoppeld aan uw records beschikbaar voor alle gebruikers die toegang heeft tot de database. Zie voor informatie over het delen van een database delen uw Business Contact Manager-gegevens met andere gebruikers.

Als er meerdere gebruikers van uw database     Alle gebruikers met toegang tot de database kunnen zien gekoppelde berichten en andere communicatiegeschiedenisitems.

  • Als u wilt voorkomen dat uw collega's toegang hebben tot gekoppelde e-mailberichten, maar nog steeds wilt e-koppelen en bijhouden gebruiken voor toekomstige berichten, moet u de bestaande berichten van de records verwijderen voordat u uw database delen. Zie e-mailberichten van een record verwijderen verderop in dit artikel voor meer informatie.

  • Als u niet dat uw collega's toegang hebben tot toekomstige e-mailberichten wilt, maar dat ze toegang hebben tot de oude berichten, uitgeschakeld koppelen en bijhouden voordat u uw database delen. Zie het gedeelte van het e-mailkoppeling uitschakelen en bijhouden eerder in dit artikel.

  • Als u voorkomen dat uw collega's toegang hebben tot alle bestaande en toekomstige berichten die zijn gekoppeld aan records wilt, e-mails koppelen en bijhouden uitschakelen en e-mailberichten verwijderen uit alle records voordat u uw database delen.

Als u de enige persoon die gebruikmaakt van uw database, of als u de database maakt u een kopie ervan op uw laptop wilt delen     De beveiligingsoverwegingen minimale zijn, zoals uw wachtwoord beveiligde behouden. U kunt elk e-mailadres voor koppelen en bijhouden omdat niemand anders de berichten kan zien veilig inschakelen.

Opmerking: Als u een kopie van uw database moeten gebruiken wanneer u afwezig bent, moet u eerst uw Business Contact Manager-database te delen, maar er nog steeds slechts één gebruiker van de database is. Zie voor informatie over het maken van een kopie van de database, uw Business Contact Manager-gegevens met anderen delen.

Naar boven

E-mailberichten van een record verwijderen

Een e-mailbericht kan worden gekoppeld aan meer dan één record. Wanneer u een gekoppelde bericht uit één record verwijdert, wordt het verwijderd uit de communicatiegeschiedenis van alleen die record. Als het e-mailbericht is gekoppeld aan andere records, worden niet beïnvloed. Bijvoorbeeld als een e-mailbericht is gekoppeld aan een potentiële klant zowel een niet-gerelateerde-Account, het e-mailbericht verwijderen uit de potentiële klant worden niet verwijderd het bericht van de accountrecord.

Verwijderen van een e-mailbericht uit een record, wordt het e-mailbericht in Outlook niet verwijderd.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op een van de volgende mappen om de werkruimte weer te geven:

    • Contactpersonenbeheer.

    • Verkoop.

    • Projectmanagement.

  2. Klik op het tabblad met de record die u wilt, en dubbelklik op de record om deze te openen.

  3. Klik op het lint in de groep weergeven op de knop Geschiedenis .

    E-mailberichten, evenals eventuele andere communicatiegeschiedenisitems die zijn gekoppeld aan de record worden weergegeven.

    Weergeven van het e-mailbericht berichten op de pagina Geschiedenis , klikt u op het lint, klikt u op het tabblad weergave op de knop Itemtype , en klik vervolgens op e-mailberichten.

  4. Selecteer het e-mailberichten die u wilt verwijderen.

    Om records te selecteren die grenzen aan elkaar grenzen, druk op SHIFT en klik vervolgens op de eerste en laatste records van de groep die u wilt verwijderen. Niet-aaneengesloten om records te selecteren, houd CTRL ingedrukt en klik vervolgens op de afzonderlijke records.

  5. Klik op de knop verwijderen .

Zie voor meer informatie over verwijderde records verwijderen Business Contact Manager-records.

Zie herstellen van een record in Business Contact Managervoor informatie over hoe u verwijderde items herstellen.

Naar boven

Alle e-mailberichten verwijderen van records

  1. Klik in het navigatiedeelvenster op de knop Business Contact Manager.

  2. Klik op Communicatiegeschiedenisonder Zakelijke Records.

  3. Klik op de kolomkop Itemtype om de lijst sorteren op Itemtype.

  4. Selecteer alle de e-mailberichten of selecteert u alle van het e-mailberichten die u wilt verwijderen.

    Om records te selecteren die grenzen aan elkaar grenzen, druk op SHIFT en klik vervolgens op de eerste en laatste records van de groep die u wilt verwijderen. Niet-aaneengesloten om records te selecteren, houd CTRL ingedrukt en klik vervolgens op de afzonderlijke records.

  5. Met de rechtermuisknop op de geselecteerde e-mailberichten en klik vervolgens op verwijderen.

Zie uw communicatie met klanten in Business Contact Manager bijhoudenvoor informatie over andere communicatiegeschiedenisitems.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×