E-mailberichten beheren met behulp van regels

E-mailberichten beheren met behulp van regels

Regels staan toe dat u e-mailberichten automatisch kunt verplaatsen, markeren en beantwoorden. U kunt regels ook gebruiken om geluiden af te spelen, berichten te verplaatsen naar mappen of nieuwe itemmeldingen weer te geven.

De eenvoudigste en meest voorkomende regel die men kan maken is een optie waarmee u een item van een bepaalde afzender of een item met bepaalde woorden in de onderwerpregel naar een andere map kunt verplaatsen. U kunt deze regel rechtstreeks vanuit een bericht aanmaken dat u al hebt ontvangen.

  1. Klik met de rechtermuisknop op een bericht in uw postvak of in een ander e-mailmap en selecteer regels.

    Klik met de rechtermuisknop op een bericht dat u hebt ontvangen om een regel te maken.
  2. Selecteer een van de opties. Outlook stelt automatisch voor om een regel te maken op basis van de afzender en de geadresseerden. Als u wilt meer opties wilt zien, selecteert u de Regel maken.

  3. Selecteer een of meer van de eerste drie selectievakjes in het dialoogvenster Regel maken .

    Selecteer Regel maken om een nieuwe regel te maken.
  4. In het onderdeel Voer de volgende handelingen uit als u de regel voor het verplaatsen van een bericht naar een map wilt, selecteer het selectievakje item naar map verplaatsen in, en vervolgens selecteert u de map in het dialoogvenster Map selecteren die verschijnt, en klik op OK.

    U kunt items verplaatsen naar een bestaande of nieuwe map.
  5. Klik op OK om uw selecties op te slaan.

    Opmerking: Als u de regel wilt uitvoeren op berichten die u al hebt ontvangen, vink het selectievakje in het bevestigingsvenster af die verschijnt en klik vervolgens op OK.

Maak een regel met de Regelwizard

Er zijn drie soorten regels die u met de Regelwizard kunt maken.

  • Georganiseerd blijven: Deze regels helpen u met filteren, bestandsbeheer en opvolgen van berichten.

  • Up-to-date blijven: Deze regels geven u een melding wanneer er een bericht verschijnt die aan een specifieke reeks criteria voldoet.

  • Aangepaste regels: dit zijn regels die zijn gemaakt zonder een sjabloon.

Regels zijn bijna altijd oneindig aan te passen. Er zijn tal van de opties die u kunt instellen voor elk type regel die u maakt. Gebruik de volgende stappen als u wilt weten hoe u een regel met de regelwizard kan maken.

  1. Selecteer Bestand > Regels en Waarschuwingen Beheren om het dialoogvenster Regels en Waarschuwingen te openen.

  2. Selecteer op het tabblad E-mail regels de optie Nieuwe regel.

  3. Selecteer een van de sjablonen in stap 1. Als u wilt beginnen met een lege regel, selecteert u de Regel toepassen op berichten die ik ontvang of Regel toepassen op berichten die ik verzend.

  4. In de stap 2: Bewerk de regelbeschrijving , klikt u op onderstreepte opties om deze in te stellen. Bijvoorbeeld als u Vlag toevoegen aan berichten van iemand voor opvolgen in stap 1 heeft geselecteerd, klikt u op personen of openbare groep om te selecteren van welke afzenders u de berichten wilt markeren en klik vervolgens op Nu Opvolgen om een vlag en een op te volgen datum te selecteren.

  5. Klik op Volgende.

Op de tweede pagina van de Regelwizard kunt u extra voorwaarden toevoegen aan uw regel. U kunt bijvoorbeeld verzonden berichten van een bepaalde persoon met specifieke woorden in de hoofdtekst van het onderwerp of het bericht selecteren.

  1. In stap 1: Selecteer een of meerdere voorwaarden vakjes, een willekeurige voorwaarde die u in het vorige scherm heeft ingesteld, is ingeschakeld. U kunt meerdere aanvullende voorwaarden selecteren door het afvinken van hun selectievakjes.

  2. In de stap 2: Bewerk de regelbeschrijving, klikt u op eventuele extra onderstreepte voorwaarden die u zojuist heeft toegevoegd. Klik vervolgens op volgende.

Op de derde pagina van de Regelwizard, kunt u extra acties aanklikken die kunnen worden toegepast op het bericht. U kunt bijvoorbeeld berichten voor opvolgen markeren en een bericht markeren als belangrijk.

  1. In stap 1: Selecteer een of meerdere voorwaarden vakjes, elke actie die u in het eerste scherm heeft afgevinkt, is ingeschakeld. U kunt meerdere extra acties selecteren door het afvinken van hun selectievakjes.

  2. In stap 2: Bewerk de regelbeschrijving, klikt u op eventuele extra onderstreepte acties, die u zojuist heeft toegevoegd. Klik vervolgens op volgende.

Op de vierde pagina van de Regelswizard, kunt u eventuele uitzonderingen toevoegen aan de regel. U kunt bijvoorbeeld controleren, behalve als deze is gemarkeerd als urgent, om ervoor te zorgen dat alle berichten gemarkeerd met een specifieke urgentieniveau niet zijn gemarkeerd voor opvolgen.

  1. In stap 1: Selecteer een of meerdere voorwaarden vak, selecteer eventuele uitzonderingen op de regel door het afvinken van hun selectievakjes.

  2. In het stap 2: bewerk de regelbeschrijving vakje, klikt u op eventuele extra onderstreepte uitzonderingen die u zojuist heeft toegevoegd. Klik vervolgens op volgende.

  1. Op de laatste pagina van de Regelwizard kunt u een naam invoeren voor uw regel.

  2. Als u deze regel wilt toepassen op berichten die zich al in uw Postvak IN bevinden, vinkt u het vakje afDeze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in “Postvak IN" .

  3. Schakel deze regel in is standaard ingeschakeld. Als u de regel op dit moment niet ingeschakeld wilt hebben, kunt u het selectievakje uitschakelen.

  4. Klik op Voltooien om op te slaan en de regel in te schakelen.

U kunt een regel verwijderen wanneer u deze niet meer nodig hebt.

  1. Kies op het tabblad Bestand de optie Regels en waarschuwingen beheren.

  2. Kies in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op het tabblad E-mailregels de regel die u wilt verwijderen.

  3. Kies Verwijderen Pictogram Verwijderen > OK.

U kunt een of meer regels handmatig uitvoeren.

  1. Kies op het tabblad Bestand de optie Regels en waarschuwingen beheren en kies op het tabblad E-mailregels de optie Regels nu uitvoeren.

  2. Schakel in het vak Regels nu uitvoeren onder Uit te voeren regels selecteren het selectievakje in voor de regels die u wilt uitvoeren.

  3. Als u een andere map wilt selecteren, kiest u in het vak Uitvoeren in map de optie Bladeren, kiest u de map en kiest u OK.

    Schakel het selectievakje Submappen opnemen in om alle mappen op te nemen onder de map die u bij stap 3 hebt gekozen.

  4. Accepteer in de lijst Regels toepassen op de standaardinstelling Alle berichten of wijzig deze in gelezen of ongelezen berichten.

  5. Kies Nu uitvoeren

Er zijn twee soorten regels in Outlook: regels op de server en regels op de client.

  • Regels op de server    
    Wanneer u een Microsoft Exchange Server-account gebruikt, zijn sommige regels serverregels. Deze regels worden uitgevoerd in uw postvak op de Exchangee-mailserver, ook wanneer Outlook niet actief is.

    Serverregels moeten op berichten worden toegepast wanneer deze in uw Postvak IN worden bezorgd en de regels moeten kunnen worden uitgevoerd totdat ze zijn voltooid op de server. Een regel waar bijvoorbeeld mee wordt bepaald dat een bericht moet worden afgedrukt, kan pas worden uitgevoerd wanneer deze is voltooid op de server. Als een regel niet kan worden toegepast op de server, wordt deze toegepast wanneer u Outlook start en wordt het een clientregel.

  • Regels op de client   
    Clientregels zijn regels die alleen op uw computer worden uitgevoerd. Dit zijn regels die worden uitgevoerd in Outlook in plaats van op de Exchange-server. Clientregels kunnen alleen worden uitgevoerd wanneer Outlook actief is.

Tip: Als uw lijst met regels beide soorten regels bevat, worden eerst de serverregels en vervolgens de clientregels uitgevoerd.

Ontvangstbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden

Wanneer regels worden toegepast, worden ontvangstbevestigingen, leesbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden (afwezigheidsberichten) verwerkt alsof het berichten zijn. Met een regel waarmee berichten met het woord 'vergadering' in het Onderwerp worden verplaatst naar een specifieke map, worden bijvoorbeeld ook alle ontvangstbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden naar dezelfde map verplaatst.

Opmerking: Wanneer met een regel stemreacties vanuit het Postvak IN naar een andere map worden verplaatst, heeft dit invloed op het bijhouden van stemmen. Wanneer u een verzonden bericht opent waarin stemknoppen zijn opgenomen, is in de bijgehouden gegevens geen telling opgenomen voor reacties die door een regel zijn verplaatst. Als u reacties handmatig verplaatst of verwijdert, heeft dat geen invloed op het bijhouden van stemmen.

Vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten

Vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten worden beschouwd als berichten. Als u een regel maakt waarmee een item wordt verplaatst naar een specifieke map op basis van bepaalde voorwaarden (criteria), worden vergader- en taakverzoeken die aan deze voorwaarden voldoen, ook verplaatst. Houd echter rekening met de volgende beperkingen wanneer u regels maakt die van invloed zijn op dergelijke items:

  • Als een item wordt verplaatst naar een andere map dan een map die voor e-mail is bestemd, werkt het item mogelijk niet meer zoals u verwacht. Als een bericht bijvoorbeeld naar de map Agenda wordt verplaatst, wordt er geen nieuwe afspraak gemaakt.

  • Als een antwoord op een vergaderverzoek of taak door een regel naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt het antwoord niet meer voor het oorspronkelijke item bijgehouden.

  • Als een vergaderverzoek automatisch naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt de vergadering niet aan de agenda toegevoegd.

  • Regels die invloed hebben op berichten die u verzendt, worden niet toegepast op taak- en vergaderverzoeken.

Groepen contactpersonen

Een regel waarin een groep met contactpersonen is opgenomen, kan anders werken dan andere regels, afhankelijk van de manier waarop de regel is gemaakt.

  • Berichten die zijn verzonden naar een openbare groep, naar een map verplaatsen   
    Deze regel is alleen beschikbaar als u een Exchange Server-account gebruikt. Alleen berichten die zijn verzonden naar de groep contactpersonen, worden naar de opgegeven map verplaatst. Berichten van personen die lid zijn van de groep contactpersonen, worden niet naar de opgegeven map verplaatst.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×