Office
Aanmelden
E-mailberichten beheren met behulp van regels

E-mailberichten beheren met behulp van regels

Een regel is een actie die in Outlook voor Windows automatisch wordt uitgevoerd op inkomende of uitgaande berichten. U kiest waardoor de regel wordt geactiveerd en welke actie wordt uitgevoerd door de regel. U kunt bijvoorbeeld een regel maken om alle berichten van uw manager naar een map te verplaatsen of om alle berichten met "Buy now!" in het onderwerp te verwijderen.

Hoe u met regels e-mailberichten kunt beheren

Met regels kunt u de handmatige en herhalende acties beperken die nodig zijn om uw e-mailberichten te beheren. Wanneer u regels inschakelt, worden deze continu automatisch uitgevoerd.

Regels zijn over het algemeen te verdelen in twee categorieën: organisatie of melding. Met de wizard Regels kunt u regels ontwerpen om uw berichten te beheren.

De wizard Regels bevat sjablonen voor de meestgebruikte regels.

Wizard Regels in Outlook

  • Georganiseerd houden   
    Met deze regels kunt u niet alleen berichten archiveren, maar ook opvolgen. U kunt een regel maken voor berichten van een specifieke afzender. U kunt bijvoorbeeld een regel instellen dat berichten die worden ontvangen van Menna Schol en die het woord 'verkoop' bevatten in het vak Onderwerp, een vlag krijgen voor opvolging, worden gecategoriseerd als Verkoop en worden verplaatst naar een map met de naam Menna's verkoop.

  • Up-to-date houden   
    Met deze regels ontvangt u een melding, op basis van uw keuzes, wanneer u een specifiek bericht ontvangt. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarmee automatisch een e-mailbericht naar uw mobiele telefoon wordt verzonden wanneer u een bericht van een familielid ontvangt.

  • Beginnen met een lege regel   
    Deze regels kunt u maken en aanpassen zonder regelsjabloon.


Stap 1: Kies een Outlook-regelsjabloon

  1. Kies Regels > Regels en waarschuwingen beheren op het lint of kies het tabblad Bestand en kies Regels en waarschuwingen beheren.

  2. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op het tabblad E-mailregels en kies Nieuwe regel.

  3. Kies in de wizard Regels onder Stap 1: selecteer een sjabloon een van de standaardsjablonen onder Georganiseerd houden, Up-to-date houden, of Beginnen met een lege regel.


Stap 2: de beschrijving van de regel bewerken

Voor elke regelsjabloon die u hebt gekozen in Stap 1, zijn enigszins verschillende opties beschikbaar voor Stap 2. Wanneer u voor de opties een keuze moet maken, bijvoorbeeld om een afzender op te geven of een map te kiezen, is de optie onderstreept. In dit voorbeeld hebben we een van de meestgebruikte regels gekozen waarbij berichten van iemand naar een map worden verplaatst.

  1. Kies personen of openbare groep in het vak voor het bewerken van de beschrijving, om uw adresboek weer te geven. Kies een naam in uw adresboek of typ het adres van de persoon in het vak Van en kies OK.

  2. Kies opgegeven om een lijst met uw mappen weer te geven. U kunt een bestaande map kiezen of Nieuw kiezen om een nieuwe map te maken. Wanneer u de juiste map hebt geselecteerd, kiest u OK.

Als u geavanceerde opties voor de regel wilt bekijken, kiest u Volgende en gaat u door naar Geavanceerde regelopties, hieronder. Kies anders Voltooien. Hiermee gaat u terug naar het venster Regels en waarschuwingen. Van hieruit kunt u nog een regel maken of OK kiezen om uw wijzigingen op te slaan.

 

• Berichten van iemand naar een map verplaatsen

  1. Kies de koppeling personen of openbare map.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Regeladres:

    • Typ een naam in het vak Zoeken.

      of

    • Kies een bron in de lijst Adresboek.

  3. Wanneer uw selectie wordt weergegeven in het vak Van, kiest u OK.

  4. Kies de koppeling opgegeven map, kies een map in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen en kies vervolgens OK.

  5. Kies Volgende en ga naar Stap 3: voorwaarden voor een regel instellen.

 

• Berichten met bepaalde woorden in het onderwerp naar een map verplaatsen

  1. Kies de onderwerpkoppeling specifieke tekst.

  2. Typ in het dialoogvenster Tekst zoeken in het vak Geef woorden of woordgroepen op waarnaar u in het onderwerp wilt zoeken een woord of woordgroep waarnaar u wilt zoeken.

  3. Kies Toevoegen om uw item toe te voegen aan het deelvenster Zoeklijst en kies OK.

  4. Kies de koppeling opgegeven map, kies een map in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen en kies vervolgens OK.

  5. Kies Volgende en ga naar Stap 3: voorwaarden voor een regel instellen.

 

• Berichten die zijn verzonden naar een openbare groep, naar een map verplaatsen

  1. Kies de koppeling personen of openbare map.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Regeladres:

    • Typ een naam in het vak Zoeken.

      of

    • Kies een bron in de lijst Adresboek.

  3. Wanneer uw selectie wordt weergegeven in het vak Aan kiest u OK.

  4. Kies de koppeling opgegeven map, kies een map in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen en kies vervolgens OK.

  5. Kies Volgende en ga naar Stap 3: voorwaarden voor een regel instellen.

 

• Berichten van iemand vlaggen als taak om op te volgen

  1. Kies de koppeling personen of openbare map.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Regeladres:

    • Typ een naam in het vak Zoeken.

      of

    • Kies een bron in de lijst Adresboek.

  3. Wanneer uw selectie wordt weergegeven in het vak Van, kiest u OK.

  4. Accepteer in het dialoogvenster Vlag toevoegen aan bericht in het vak Vlag toevoegen voor de standaardinstelling van Opvolgen of kies een ander item in de lijst.

  5. Accepteer in het vak Voor de standaardinstelling Vandaag of kies een ander item in de lijst.

  6. Kies OK > Volgende en ga naar Stap 3: voorwaarden voor een regel instellen.

 

• RSS-items van een specifieke RSS-feed naar een map verplaatsen

Opmerking: Als u deze optie wilt gebruiken, moet u zich abonneren op een RSS-feed. Wanneer u deze optie kiest, wordt u gevraagd of u wilt doorgaan. Als u Nee kiest, kunt u niet doorgaan. Als u Ja kiest, kunt u wel verder.

Sjabloon Up-to-date houden

 

• E-mail van iemand in het venster Nieuwe itemwaarschuwing weergeven

  1. Kies de koppeling personen of openbare map.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Regeladres:

    • Typ een naam in het vak Zoeken.

      of

    • Kies een bron in de lijst Adresboek.

  3. Wanneer uw selectie wordt weergegeven in het vak Van, kiest u OK.

  4. Kies de koppeling specifiek bericht in het venster Nieuwe itemwaarschuwing.

  5. Typ in het dialoogvenster Waarschuwingsbericht in het vak Geef een waarschuwingstekst op een bericht en kies OK.

  6. Kies Volgende en ga naar Stap 3: voorwaarden voor een regel instellen.

 

• Een geluid afspelen wanneer er een bericht van iemand wordt ontvangen

  1. Kies de koppeling personen of openbare map.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Regeladres:

    • Typ een naam in het vak Zoeken.

      of

    • Kies een bron in de lijst Adresboek.

  3. Wanneer uw selectie wordt weergegeven in het vak Van, kiest u OK.

  4. Kies de koppeling Een geluid afspelen, kies in het venster Selecteer een geluid om af te spelen een bestand (bijvoorbeeld een WAV-bestand) en kies vervolgens Openen.

  5. Kies Volgende en ga naar Stap 3: voorwaarden voor een regel instellen.

 

• Een waarschuwing naar mijn mobiele apparaat verzenden wanneer ik berichten ontvang

  1. Kies de koppeling personen of openbare map.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Regeladres:

    • Typ een naam in het vak Zoeken.

      of

    • Kies een bron in de lijst Adresboek.

  3. Wanneer uw selectie wordt weergegeven in het vak Van, kiest u OK.

  4. Kies de koppeling doorsturen naar personen of openbare groep.

  5. Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Regeladres:

    • Typ een naam in het vak Zoeken.

      of

    • Kies een bron in de lijst Adresboek.

  6. Wanneer uw selectie wordt weergegeven in het vak Aan kiest u OK.

  7. Kies Volgende en ga naar Stap 3: voorwaarden voor een regel instellen.

Sjabloon Beginnen met een lege regel

  1. Kies een van de volgende opties.

    • Regel toepassen op berichten die ik ontvang

      of

    • Regel toepassen op berichten die ik verzend

  2. Kies Volgende en ga naar Stap 3: voorwaarden voor een regel instellen.


Stap 3: voorwaarden voor een regel instellen

U kunt nu voorwaarden toevoegen aan de opties die u hebt gekozen in Stap 2: de beschrijving van de regel bewerken. De opties die beschikbaar zijn om de regelbeschrijving te bewerken, zijn afhankelijk van de voorwaarden die u selecteert.

Bepaal de voorwaarden voor wanneer u de regels voor de gekozen optie in de sjabloon Georganiseerd houden of de sjabloon Up-to-date houden wilt toepassen bij het starten van de wizard Regels

  1. Schakel onder Stap 1: selecteer een of meer voorwaarden het selectievakje in voor de voorwaarde die u wilt toevoegen.

    Opmerking: U kunt meerdere selectievakjes inschakelen.

  2. Kies onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel (klik op een onderstreepte waarde) een koppeling, voer de vereiste acties uit en kies OK wanneer u klaar bent.

  3. Kies de volgende koppeling, voer de vereiste acties uit en kies OK wanneer u klaar bent.

  4. Als er nog een koppeling beschikbaar is, kiest u deze, voert u de vereiste acties uit en kiest u OK wanneer u klaar bent.

  5. Kies Voltooien wanneer u klaar bent.

  1. Kies op het tabblad Bestand de optie Regels en waarschuwingen beheren.

  2. Kies in het vak Regels en waarschuwingen op het tabbladE-mailregels de optie Nieuwe regel.

  3. Kies onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang of Regel toepassen op berichten die ik verzend.

  4. Kies Volgende en voer de volgende handelingen uit:

    • Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meer voorwaarden aan welke voorwaarden (criteria) de berichten moeten voldoen voor het toepassen van de regel.

      en

    • Kies onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel een onderstreepte waarde voor een voorwaarde die u hebt toegevoegd en geef de waarde op.

  5. Kies Volgende en voer de volgende handelingen uit:

    • Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.

      en

    • Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een actie die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.

  6. Kies Volgende en voer de volgende handelingen uit:

    • Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meer uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en kies Volgende.

      en

    • Kies onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regeleen onderstreepte waarde voor een uitzondering die u hebt toegevoegd en geef de waarde op.

  7. Kies Volgende en voer de volgende handelingen uit:

    • Typ bij Stap 1: geef een naam op voor deze regel een naam.

      en

    • Schakel bij Stap 2: stel regelopties in de selectievakjes in voor de gewenste opties.

      Tips: 

      • Als u deze regel wilt toepassen op berichten die zich in het Postvak IN schakelt u het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in het Postvak IN.

      • Als u de regel, die automatisch is ingeschakeld, wilt uitschakelen, schakelt u het selectievakje Schakel deze regel in uit.

      • Als u deze regel wilt toepassen op alle e-mailaccounts die in Outlook zijn ingesteld, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.

  8. Kies Voltooien.

U kunt op basis van ieder bericht een regel maken. Deze methode heeft als voordeel dat regels worden voorgesteld op basis van de afzender of de geadresseerde van het bericht. Wanneer u bijvoorbeeld met een bericht start, wordt een regel voorgesteld om alle berichten van de afzender naar een door u gekozen map te verplaatsen.

  1. Kies in het Postvak IN het bericht waarvoor u een regel wilt maken en kies op het tabblad Start in de groep Verplaatsen de optie Regels.

    Opmerking: In de lijst Regels worden regels voorgesteld op basis van de afzender en geadresseerden van het bericht.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Kies een voorgestelde regel, kies een doelmap en kies vervolgens OK om de toewijzing van een regel te voltooien.

      of

    • Kies Regel maken en ga naar de volgende stap.

  3. Schakel in het dialoogvenster Regel maken onder Wanneer e-mail wordt ontvangen die aan alle geselecteerde voorwaarden voldoet geen of een of meer van de beschikbare selectievakjes in.

  4. Schakel bij Ga als volgt te werk de selectievakjes in voor de actie die met de regel moet worden uitgevoerd wanneer aan de opgegeven voorwaarden (criteria) wordt voldaan.

  5. Schakel het selectievakje E-mail naar map verplaatsen in.

  6. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Kies Map selecteren en kies een bestaande map.

      of

    • Kies Nieuw om een map te maken.

    Notities: 

    • Als u meer voorwaarden, acties of uitzonderingen aan de regel wilt toevoegen, kiest u Geavanceerde opties en volgt u de overige instructies in de wizard Regels.

    • Zie Een aangepaste regel ontwerpen voor meer informatie.

  7. Kies OK.

  8. In het meldingsvak gaat u als volgt te werk:

    • Kies OK.

      of

    • Schakel het selectievakje Voer deze regel nu uit op berichten die reeds in de huidige map aanwezig zijn in en kies OK.

Zie Een set regels importeren of exporteren voor meer informatie over het importeren of exporteren van regels, zodat anderen deze kunnen gebruiken.

U kunt een regel verwijderen wanneer u deze niet meer nodig hebt.

  1. Kies op het tabblad Bestand de optie Regels en waarschuwingen beheren.

  2. Kies in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op het tabblad E-mailregels de regel die u wilt verwijderen.

  3. Kies Verwijderen Pictogram Verwijderen > OK.

U kunt een of meer regels handmatig uitvoeren.

  1. Kies op het tabblad Bestand de optie Regels en waarschuwingen beheren en kies op het tabblad E-mailregels de optie Regels nu uitvoeren.

  2. Schakel in het vak Regels nu uitvoeren onder Uit te voeren regels selecteren het selectievakje in voor de regels die u wilt uitvoeren.

  3. Als u een andere map wilt selecteren, kiest u in het vak Uitvoeren in map de optie Bladeren, kiest u de map en kiest u OK.

    Schakel het selectievakje Submappen opnemen in om alle mappen op te nemen onder de map die u bij stap 3 hebt gekozen.

  4. Accepteer in de lijst Regels toepassen op de standaardinstelling Alle berichten of wijzig deze in gelezen of ongelezen berichten.

  5. Kies Nu uitvoeren

Er zijn twee soorten regels in Outlook: regels op de server en regels op de client.

  • Regels op de server    
    Wanneer u een Microsoft Exchange Server-account gebruikt, zijn sommige regels serverregels. Deze regels worden uitgevoerd in uw postvak op de Exchangee-mailserver, ook wanneer Outlook niet actief is.

    Serverregels moeten op berichten worden toegepast wanneer deze in uw Postvak IN worden bezorgd en de regels moeten kunnen worden uitgevoerd totdat ze zijn voltooid op de server. Een regel waar bijvoorbeeld mee wordt bepaald dat een bericht moet worden afgedrukt, kan pas worden uitgevoerd wanneer deze is voltooid op de server. Als een regel niet kan worden toegepast op de server, wordt deze toegepast wanneer u Outlook start en wordt het een clientregel.

  • Regels op de client   
    Clientregels zijn regels die alleen op uw computer worden uitgevoerd. Dit zijn regels die worden uitgevoerd in Outlook in plaats van op de Exchange-server. Clientregels kunnen alleen worden uitgevoerd wanneer Outlook actief is.

Tip: Als uw lijst met regels beide soorten regels bevat, worden eerst de serverregels en vervolgens de clientregels uitgevoerd.

Ontvangstbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden

Wanneer regels worden toegepast, worden ontvangstbevestigingen, leesbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden (afwezigheidsberichten) verwerkt alsof het berichten zijn. Met een regel waarmee berichten met het woord 'vergadering' in het Onderwerp worden verplaatst naar een specifieke map, worden bijvoorbeeld ook alle ontvangstbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden naar dezelfde map verplaatst.

Opmerking: Wanneer met een regel stemreacties vanuit het Postvak IN naar een andere map worden verplaatst, heeft dit invloed op het bijhouden van stemmen. Wanneer u een verzonden bericht opent waarin stemknoppen zijn opgenomen, is in de bijgehouden gegevens geen telling opgenomen voor reacties die door een regel zijn verplaatst. Als u reacties handmatig verplaatst of verwijdert, heeft dat geen invloed op het bijhouden van stemmen.

Vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten

Vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten worden beschouwd als berichten. Als u een regel maakt waarmee een item wordt verplaatst naar een specifieke map op basis van bepaalde voorwaarden (criteria), worden vergader- en taakverzoeken die aan deze voorwaarden voldoen, ook verplaatst. Houd echter rekening met de volgende beperkingen wanneer u regels maakt die van invloed zijn op dergelijke items:

  • Als een item wordt verplaatst naar een andere map dan een map die voor e-mail is bestemd, werkt het item mogelijk niet meer zoals u verwacht. Als een bericht bijvoorbeeld naar de map Agenda wordt verplaatst, wordt er geen nieuwe afspraak gemaakt.

  • Als een antwoord op een vergaderverzoek of taak door een regel naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt het antwoord niet meer voor het oorspronkelijke item bijgehouden.

  • Als een vergaderverzoek automatisch naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt de vergadering niet aan de agenda toegevoegd.

  • Regels die invloed hebben op berichten die u verzendt, worden niet toegepast op taak- en vergaderverzoeken.

Groepen contactpersonen

Een regel waarin een groep met contactpersonen is opgenomen, kan anders werken dan andere regels, afhankelijk van de manier waarop de regel is gemaakt.

  • Berichten die zijn verzonden naar een openbare groep, naar een map verplaatsen   
    Deze regel is alleen beschikbaar als u een Exchange Server-account gebruikt. Alleen berichten die zijn verzonden naar de groep contactpersonen, worden naar de opgegeven map verplaatst. Berichten van personen die lid zijn van de groep contactpersonen, worden niet naar de opgegeven map verplaatst.

Exchange Server-accounts (vanaf Exchange Server 2010) kunnen regels gebruiken om berichten naar e-mailadressen buiten uw organisatie door te sturen. Een Exchange-beheerder kan echter het automatisch doorsturen van berichten aan geadresseerden in bepaalde domeinen verhinderen.

Raadpleeg De versie van Microsoft Exchange Server bepalen waarmee mijn account verbinding maakt voor meer informatie.

Hoe u met regels e-mailberichten kunt beheren

Een regel is een actie die automatisch in Microsoft Outlook wordt uitgevoerd wanneer een binnengekomen of verzonden bericht voldoet aan de voorwaarden die u in de regel hebt opgegeven. In de wizard Regels kunt u een groot aantal voorwaarden en acties kiezen.

Er zijn twee categorieën voor regels:  organisatie en melding. Regels worden niet uitgevoerd op berichten die al zijn gelezen, maar alleen op ongelezen berichten.

Regelsjablonen in de wizard Regels

De wizard Regels bevat sjablonen voor de meest gebruikte regels, zoals:

  • Georganiseerd houden    Deze regels helpen u bij het opbergen en opvolgen van berichten. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij berichten van een specifieke afzender, zoals Elize Richter, met het woord 'verkoop' in de onderwerpregel worden gemarkeerd voor opvolging, worden gecategoriseerd als Verkoop en worden verplaatst naar een map genaamd 'Elizes verkopen'.

  • Up-to-date houden    Deze regels stellen u op een of andere manier op de hoogte wanneer u een bepaald bericht ontvangt. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die automatisch een melding naar uw mobiele telefoon verstuurt wanneer u een bericht van een familielid ontvangt.

  • Beginnen met een lege regel    Deze regels worden gemaakt zonder hulp van een regelsjabloon en u kun deze regels volledig aanpassen.

Een regel maken

Outlook bevat regelsjablonen voor algemene scenario's. Gebruik deze regelsjablonen of ontwerp uw eigen, aangepaste regels.

Regelsjablonen in Outlook gebruiken

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren .

  3. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen, op het tabblad E-mailregels, op Nieuwe regel.

  4. Selecteer bij Stap 1: selecteer een sjabloon de sjabloon die u wilt gebruiken uit de sjabloonverzamelingen Georganiseerd houden of Up-to-date houden.

  5. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde. Wanneer u bijvoorbeeld op de koppeling personen of openbare groep klikt, wordt het adresboek geopend.

  6. Klik op Volgende.

  7. Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de voorwaarden waaraan de berichten moeten voldoen voor het toepassen van de regel.

  8. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een voorwaarde die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.

  9. Klik op Volgende.

  10. Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.

  11. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een actie die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.

  12. Klik op Volgende.

  13. Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en klik daarna op Volgende.

  14. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een uitzondering die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.

  15. Klik op Volgende.

  16. Voer bij Stap 1: geef een naam op voor deze regel een naam in.

  17. Schakel bij Stap 2: stel regelopties in de selectievakjes in voor de gewenste opties.

    • Desgewenst kunt u deze regel toepassen op berichten die zich in uw Postvak IN van uw mappen bevinden door het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in het Postvak IN in te schakelen.

    • De nieuwe regel is standaard ingeschakeld. Als u de regel wilt uitschakelen, schakelt u het selectievakje Schakel deze regel in uit.

    • Als u deze regel wilt toepassen op alle e-mailaccounts die in Outlook zijn ingesteld, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.

  18. Klik op Voltooien.

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren .

  3. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen, op het tabblad E-mailregels, op Nieuwe regel.

  4. Klik onder Beginnen met een lege regel op Berichten controleren als deze aankomen of Berichten controleren na het verzenden.

  5. Klik op Volgende.

  6. Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de voorwaarden waaraan de berichten moeten voldoen voor het toepassen van de regel.

  7. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een voorwaarde die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.

  8. Klik op Volgende.

  9. Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.

  10. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een actie die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.

  11. Klik op Volgende.

  12. Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en klik daarna op Volgende.

  13. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een uitzondering die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.

  14. Klik op Volgende.

  15. Voer bij Stap 1: geef een naam op voor deze regel een naam in.

  16. Schakel bij Stap 2: stel regelopties in de selectievakjes in voor de gewenste opties.

    • Desgewenst kunt u deze regel toepassen op berichten die zich in uw Postvak IN van uw mappen bevinden door het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in het Postvak IN in te schakelen.

    • De nieuwe regel is standaard ingeschakeld. Als u de regel wilt uitschakelen, schakelt u het selectievakje Schakel deze regel in uit.

    • Als u deze regel wilt toepassen op alle e-mailaccounts die in Outlook zijn ingesteld, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.

  17. Klik op Voltooien.

U kunt snel een regel maken op basis van elk gewenst bericht. Deze methode heeft als voordeel dat regels worden voorgesteld op basis van de afzender of de geadresseerden van het bericht. Wanneer u bijvoorbeeld met een bericht begint, wordt een regel voorgesteld die alle berichten van die afzender naar een door u gekozen map verplaatst.

  1. Klik op het bericht waarvoor u een regel wilt maken en klik op het tabblad Start in de groep Verplaatsen op Regels.

    Er worden regels gesuggereerd op basis van de afzender en de geadresseerden van het bericht.

  2. Voer een van de volgende stappen uit:

    • Klik op een van de gesuggereerde regels, klikt op een doelmap en klik vervolgens op OK.

    • Klik op Regel maken voor meer regelopties die zijn gebaseerd op afzender, geadresseerden of onderwerp van het bericht.

Als u bij stap 2 Regel maken hebt gekozen, wordt het dialoogvenster Regel maken weergegeven. Ga door met de volgende stappen.

  1. Schakel onder Wanneer ik e-mail ontvang met alle geselecteerde voorwaarden de selectievakjes in voor de gewenste voorwaarden.

  2. Schakel bij Ga als volgt te werk de selectievakjes in voor de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.

  3. Schakel het selectievakje E-mail naar map verplaatsen in.

  4. Klik op een bestaande map of klik op Nieuw als u een map wilt maken waarin de berichten moeten worden opgeslagen.

    Als u meer voorwaarden, acties of uitzonderingen aan de regel wilt toevoegen, klikt u op Geavanceerde opties en volgt u de overige instructies in de wizard Regels. Dit is dezelfde wizard die wordt weergegeven wanneer u in de weergave Backstage klikt op Regels en waarschuwingen beheren (door op het tabblad Bestand te klikken). Zie Een aangepaste regel ontwerpen voor meer informatie.

  5. Klik op OK.

Zie Een set regels importeren of exporteren voor meer informatie over het importeren of exporteren van regels, zodat anderen deze kunnen gebruiken.

Als u een of meer regels handmatig wilt uitvoeren, gaat u als volgt te werk:

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren .

  3. Klik op Regels nu uitvoeren.

  4. Schakel in het dialoogvenster Regels nu uitvoeren onder Uit te voeren regels selecteren het selectievakje in naast de regels die u wilt uitvoeren.

  5. Als u een andere map wilt selecteren, klikt u in het vak Uitvoeren in map op Bladeren, klikt u op de map en klikt u op OK.

    Schakel het selectievakje Submappen opnemen in om alle mappen onder de map op te nemen bij bij stap 5 is opgegeven.

  6. De standaardwaarde in de lijst Regels toepassen op is alle berichten. U kunt dit wijzigen in gelezen of ongelezen berichten.

  7. Klik op Nu uitvoeren.

Er zijn twee soorten regels in Outlook: regels op de server en regels op de client.

  • Regels op de server    Als u een Microsoft Exchange Server-account gebruikt, zijn bepaalde regels die u maakt serverregels. Serverregels worden op de Exchange-e-mailserver uitgevoerd voor uw postvak, zelfs als Outlook niet is gestart op uw computer. Serverregels moeten op berichten worden toegepast wanneer deze in uw Postvak IN worden bezorgd en de regels moeten kunnen worden uitgevoerd totdat ze zijn voltooid op de server. Een regel die bijvoorbeeld bepaalt dat een bericht moet worden afgedrukt, kan pas worden uitgevoerd nadat deze is voltooid op de server. Als een regel niet kan worden toegepast op de server, wordt deze toegepast wanneer u Outlook start en wordt deze een clientregel.

  • Regels op de client    Clientregels zijn regels die alleen op uw computer worden uitgevoerd. Het zijn regels die pas kunnen worden uitgevoerd als ze zijn voltooid op de server, zoals een regel die aangeeft dat bepaalde berichten moeten worden afgedrukt. Clientregels kunnen alleen worden uitgevoerd wanneer Outlook wordt uitgevoerd.

Als uw lijst met regels beide soorten regels bevat, worden eerst de serverregels en vervolgens de clientregels uitgevoerd.

Regels toepassen op andere Outlook-items

Wanneer regels worden toegepast, worden ontvangstbevestigingen, leesbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden (afwezigheidsberichten) verwerkt alsof het berichten zijn. Met een regel waarmee bijvoorbeeld het woord 'vergadering' in het onderwerp wordt verplaatst naar een specifieke map, worden alle ontvangstbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden met het woord 'vergadering' in het onderwerp, ook verplaatst.

Opmerking: Wanneer met een regel stemantwoorden vanuit het Postvak IN naar een andere map worden verplaatst, is dit van invloed op het bijhouden van stemmen. Wanneer u een verzonden bericht opent waarin stemknoppen zijn opgenomen, worden in de bijgehouden gegevens geen reacties geteld die door een regel zijn verplaatst. Als u antwoorden handmatig verplaatst of verwijdert, is dit niet van invloed op het bijhouden van stemmen.

Bij het toepassen van regels worden vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten beschouwd als berichten. Wanneer u bijvoorbeeld een regel maakt waarmee items met het woord 'vergadering' in het vak Onderwerp worden verplaatst naar een specifieke map, wordt elk taakverzoek of vergaderverzoek dat aan de voorwaarde voldoet, ook verplaatst. Houd echter rekening met de volgende beperkingen wanneer u regels maakt die betrekking hebben op dergelijke items:

  • Als een item wordt verplaatst naar een andere map dan een map die voor e-mail is bestemd, is het mogelijk dat het item niet meer werkt zoals u verwacht. Als bijvoorbeeld een bericht naar de map Agenda wordt verplaatst, wordt er geen nieuwe afspraak gemaakt.

  • Als een antwoord op een vergaderverzoek of taak door een regel naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt het antwoord niet meer door het oorspronkelijke item bijgehouden.

  • Als een vergaderverzoek automatisch naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt de vergadering niet aan de agenda toegevoegd.

  • Regels die invloed hebben op berichten die u verzendt, worden niet toegepast op taak- en vergaderverzoeken.

Groepen met contactpersonen

Wanneer u een regel maakt waarin een groep met contactpersonen is opgenomen, hangt het gedrag van de regel af van de manier waarop u de regel maakt:

  • Berichten verplaatsen die zijn verzonden naar een map met een groep contactpersonen    Deze regel is alleen beschikbaar als u een Exchange Server-account gebruikt, Alleen berichten die zijn verzonden naar de groep contactpersonen, worden naar de opgegeven map verplaatst. Berichten van personen die lid zijn van de groep contactpersonen, worden niet naar de opgegeven map verplaatst.

Als u een Microsoft Exchange Server 2010-account gebruikt, kunt u standaard geen regels gebruiken om berichten door te sturen naar e-mailadressen buiten uw organisatie. Met deze instelling wordt voorkomen dat vertrouwelijke en privégegevens van het bedrijf openbaar worden gemaakt. Deze instelling kan alleen worden gewijzigd door een Exchange-beheerder.

Zie Bepalen met welke versie van Microsoft Exchange Server mijn account verbinding maakt voor meer informatie.

Hoe u met regels berichten kunt beheren

Een regel is een actie die automatisch in Microsoft Outlook wordt uitgevoerd wanneer een binnengekomen of verzonden bericht voldoet aan de voorwaarden die u in de regel hebt opgegeven. In de wizard Regels en waarschuwingen kunt u een groot aantal voorwaarden en acties kiezen. Regels werken niet op gelezen berichten, alleen op ongelezen berichten.

Regels zijn te verdelen in twee categorieën: organisatie en melding. De wizard Regels en waarschuwingen bevat sjablonen voor de meest gebruikte regels.

  • Georganiseerd houden    Dit zijn regels die u helpen bij het opbergen en opvolgen van berichten. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij berichten van een specifieke afzender, zoals Elize Richter, met het woord 'verkoop' in de onderwerpregel worden gemarkeerd voor opvolging, worden gecategoriseerd als Verkoop en worden verplaatst naar een map genaamd 'Elizes verkopen'.

  • Up-to-date houden    Dit zijn regels die u op een of andere manier op de hoogte stellen wanneer u een bepaald bericht ontvangt. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die automatisch een melding naar uw mobiele telefoon verstuurt wanneer u een bericht van een familielid ontvangt.

  • Beginnen met een lege regel    Dit zijn regels die u helemaal zelf maakt.

    Sjablonen voor regels
    Afbeelding 1: De wizard Regels en waarschuwingen bevat verschillende vooraf gedefinieerde regels, die sjablonen worden genoemd.

Uitzonderingen

U kunt uitzonderingen aan uw regels toevoegen voor speciale omstandigheden, zoals wanneer een bericht wordt gemarkeerd voor opvolging of met een hoge prioriteit. Als er aan een van de opgegeven uitzonderingen wordt voldaan, wordt een regel niet toegepast op een bericht.

  1. Klik in de navigatiedeelvenster op E-mail.

  2. Klik in het menu Extra op Regels en waarschuwingen.

  3. Als u meer dan één e-mailaccount hebt, selecteert u het gewenste Postvak IN in de lijst Wijzigingen op deze map toepassen.

  4. Klik op Nieuwe regel.

  5. Selecteer bij Stap 1: selecteer een sjabloon de sjabloon die u wilt gebruiken uit de sjabloonverzamelingen Georganiseerd houden of Up-to-date houden.

  6. Klik onder Stap 2: de beschrijving van de regel bewerken op een onderstreepte waarde. Als u bijvoorbeeld op de koppeling personen of distributielijst klikt, wordt het adresboek geopend.

  7. Selecteer onder Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de voorwaarden waaraan de berichten moeten voldoen voordat de regel wordt toegepast.

  8. Klik onder Stap 2: de beschrijving van de regel bewerken op een onderstreepte waarde als u dat nog niet hebt gedaan, en klik vervolgens op Volgende.

  9. Selecteer onder Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.

  10. Klik onder Stap 2: de beschrijving van de regel bewerken op een onderstreepte waarde als u dat nog niet hebt gedaan, en klik vervolgens op Volgende.

  11. Selecteer onder Stap 1: selecteer een of meerdere uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en klik vervolgens op Volgende.

  12. Voer tot slot een naam voor de regel in, en selecteer vervolgens eventuele andere gewenste opties.

    • Desgewenst kunt u deze regel toepassen op berichten die zich in een van uw mappen bevinden door het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in 'map' in te schakelen.

    • Als u deze regel wilt toepassen op al uw e-mailaccounts en het Postvak IN dat aan elk account is gekoppeld, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.

  13. Klik op Voltooien.

Als u een regel wilt maken door uw eigen voorwaarden, acties en uitzonderingen te kiezen, voert u de volgende handelingen uit:

  1. Klik in de navigatiedeelvenster op E-mail.

  2. Klik in het menu Extra op Regels en waarschuwingen.

  3. Als u meer dan één e-mailaccount hebt, selecteert u het gewenste Postvak IN in de lijst Wijzigingen op deze map toepassen.

  4. Klik op Nieuwe regel.

  5. Selecteer onder Beginnen met een lege regel op Berichten controleren als deze aankomen of Berichten controleren na het verzenden, en klik vervolgens op Volgende.

  6. Selecteer onder Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de voorwaarden waaraan de berichten moeten voldoen voordat de regel wordt toegepast.

  7. Klik onder Stap 2: de beschrijving van de regel bewerken op een onderstreepte waarde als u dat nog niet hebt gedaan, en klik vervolgens op Volgende.

  8. Selecteer onder Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.

  9. Klik onder Stap 2: de beschrijving van de regel bewerken op een onderstreepte waarde als u dat nog niet hebt gedaan, en klik vervolgens op Volgende.

  10. Selecteer onder Stap 1: selecteer een of meerdere uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en klik vervolgens op Volgende.

  11. Voer tot slot een naam voor de regel in, en selecteer vervolgens eventuele andere gewenste opties.

    • Desgewenst kunt u deze regel toepassen op berichten die zich in een van uw mappen bevinden door het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in 'map' in te schakelen.

    • Als u deze regel wilt toepassen op al uw e-mailaccounts en het Postvak IN dat aan elk account is gekoppeld, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.

  12. Klik op Voltooien.

U kunt rechtstreeks van een bericht een regel maken. U kunt bijvoorbeeld een regel maken om berichten van iemand naar een bepaalde map te verplaatsen.

  1. Klik met de rechtermuisknop op het bericht waarop u de regel wilt baseren, en klik vervolgens op Regel maken in het snelmenu.

    Schakel in het dialoogvenster Regel maken de selectievakjes in voor de opties die al zijn ingevuld met informatie uit uw geselecteerde bericht.

  2. Schakel het selectievakje E-mail naar map verplaatsen in.

  3. Klik op een bestaande map of klik op Nieuw als u een nieuwe map wilt maken waarin de berichten moeten worden opgeslagen.

  4. Als u meer voorwaarden, acties of uitzonderingen aan de regel wilt toevoegen, klikt u op Geavanceerde opties en volgt u de overige instructies in de wizard Regels en waarschuwingen.

    Tip     Als u de regel meteen wilt toepassen nadat u deze hebt gemaakt, schakelt u op de laatste pagina van de wizard Regels en waarschuwingen het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in 'map' in.

    Alle berichten in uw Postvak IN, of in een map die u kiest, die voldoen aan de voorwaarden en uitzonderingen die aan de regel zijn gekoppeld, worden naar de opgegeven map verplaatst. Als u uw nieuwe regel wilt testen, opent u uw nieuwe map. Zijn de juiste berichten verplaatst?

Als u een regel regelmatig wilt toepassen, maar niet altijd, voert u de volgende handelingen uit:

  1. Klik in het menu Extra op Regels en waarschuwingen.

  2. Schakel in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen het selectievakje naast de regel uit.

  3. Klik op Regels nu uitvoeren.

  4. Schakel in het dialoogvenster Regels nu uitvoeren onder Uit te voeren regels selecteren het selectievakje in naast de regel die u wilt uitvoeren.

  5. Selecteer de map waarop u de regel wilt toepassen.

  6. Selecteer de categorie van berichten waarop u de regel wilt toepassen.

    U kunt de regel bijvoorbeeld alleen op ongelezen berichten in een map toepassen.

  7. Klik op Nu uitvoeren.

Regels op de server    Als u een Microsoft Exchange-account hebt, kan de server regels op uw berichten toepassen zelfs als Outlook niet wordt uitgevoerd. Deze regels worden regels op de server genoemd. De regels moeten zodanig worden ingesteld dat ze worden toegepast op berichten wanneer ze in uw Postvak IN op de server worden bezorgd, en de regels moeten kunnen worden voltooid op de server. Een regel kan bijvoorbeeld niet op de server worden voltooid als de actie specificeert dat een bericht wordt afgedrukt. Als een regel niet op de server kan worden toegepast, wordt deze toegepast wanneer u Outlook start.

Regels op de client    Een "client" is het e-mailprogramma dat op iemands computer wordt uitgevoerd. Een regel die niet door de server kan worden toegepast, is een "regel op de client" omdat deze alleen wordt uitgevoerd op de computer van de gebruiker. Als uw lijst met regels zowel regels bevat die op de server kunnen worden uitgevoerd als regels die niet op de server kunnen worden uitgevoerd, worden eerst de serverregels en vervolgens de clientregels uitgevoerd.

Ontvangstbevestigingen, leesbevestigingen, stemreacties en afwezigheidsmeldingen worden beschouwd als berichten. Wanneer u bijvoorbeeld een regel maakt waarmee items met het woord 'vergadering' in het vak Onderwerp worden verplaatst naar een specifieke map, worden alle ontvangstbevestigingen, stemreacties en afwezigheidsmeldingen die aan deze voorwaarde voldoen, ook verplaatst.

Opmerking: Als een stemreactie uit het Postvak IN wordt verplaatst, wordt de reactie niet automatisch bijgehouden in het oorspronkelijke bericht.

Vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten worden beschouwd als berichten. Wanneer u bijvoorbeeld een regel maakt waarmee items met het woord 'vergadering' in het vak Onderwerp worden verplaatst naar een specifieke map, wordt elk taakverzoek of vergaderverzoek dat aan de voorwaarde voldoet, ook verplaatst. Houd echter rekening met de volgende beperkingen wanneer u regels maakt die betrekking hebben op dergelijke items:

  • Als een item wordt verplaatst naar een map die niet voor e-mail is bestemd, is het mogelijk dat het item niet meer werkt zoals u verwacht. Als een bericht bijvoorbeeld naar de map Agenda wordt verplaatst, wordt er geen nieuwe afspraak gemaakt.

  • Als een antwoord op een vergaderverzoek of taak door een regel naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt het antwoord niet meer voor het oorspronkelijke item bijgehouden.

  • Als een vergaderverzoek automatisch naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt de vergadering niet aan de agenda toegevoegd.

  • Regels die invloed hebben op berichten die u verzendt, worden niet toegepast op taak- en vergaderverzoeken.

Een nieuwe regel voor een distributielijst gedraagt zich anders, afhankelijk van hoe u de regel maakt:

  • Berichten die naar een distributielijst zijn verzonden, naar een map verplaatsen    Als u deze regelsjabloon kiest, worden alleen berichten die naar de distributielijst zijn verzonden, naar de opgegeven map verplaatst. Berichten van personen die op de distributielijst staan, worden niet naar de opgegeven map verplaatst.

    Opmerking: Deze regel werkt alleen voor Exchange-accounts.

  • Berichten van iemand naar een map verplaatsen    Als u deze regelsjabloon kiest, worden berichten van personen die lid zijn van de distributielijst die u opgeeft, ook naar de opgegeven map verplaatst.

Als u in een organisatie werkt die Exchange gebruikt, worden berichten die u met behulp van een regel doorstuurt naar externe e-mailadressen buiten uw organisatie, standaard niet verzonden. Deze instelling helpt te voorkomen dat bedrijfsgegevens openbaar worden gemaakt en wordt beheerd door uw Exchange-beheerder.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×