Office
Aanmelden

E-mail in een werkstroom verzenden

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Er zijn verschillende redenen waarom u vanuit een werkstroom een e-mailbericht wilt verzenden. U kunt bijvoorbeeld instellen dat u steeds een melding wilt krijgen op het moment dat de werkstroom wordt gestart.

Nieuw item activeert werkstroom om e-mailbericht te sturen

1. Er wordt een nieuw item toegevoegd aan de lijst of bibliotheek, en de werkstroom wordt gestart.

2. Vanuit de werkstroom wordt een e-mailbericht verstuurd, zodat u weet dat deze is gestart.

In dit artikel leest u hoe u de werkstroom zo instelt dat er een e-mailbericht wordt verzonden. Er wordt ook uitgelegd hoe u werkstroomzoekacties gebruikt om het e-mailbericht te adresseren en dynamische inhoud op te nemen in de hoofdtekst van het bericht. Op deze manier kunt u trouwens ook hyperlinks invoegen of maken. Ten slotte leest u in dit artikel hoe u de inhoud van het bericht opmaakt. Hierbij wordt ook nog aanvullende informatie gegeven over het werken met e-mailberichten die automatisch in een werkstroom worden gegenereerd.

Wat wilt u doen?

Een eenvoudig e-mailbericht verzenden vanuit een werkstroom

Ontvangers van het bericht dynamisch selecteren

Informatie over het huidige item opnemen

Een statische hyperlink toevoegen

Een hyperlink naar het huidige item toevoegen

Een afbeelding toevoegen

De inhoud van uw bericht opmaken

Uw eigen aangepaste taakmeldingen verzenden

Bewerkingen die niet worden ondersteund

Een eenvoudig e-mailbericht verzenden vanuit een werkstroom

Met de actie Een e-mail verzenden in Workflow Designer kunt u de aangepaste werkstroom instellen voor het verzenden van e-mailberichten naar u of een andere opgegeven gebruiker of groep. De beschikbare velden voor een e-mailbericht zijn Aan, CC, Onderwerp en Hoofdtekst. Deze velden kunnen statische tekst bevatten, maar ook tekst die dynamisch wordt gegenereerd op basis van werkstroomzoekacties.

U kunt allerlei soorten berichten genereren met de actie Een e-mail verzenden, zoals meldingen die aangeven dat er een bepaalde fase is bereikt in de werkstroom of dat er opgegeven acties worden uitgevoerd (zoals het starten en stoppen van de werkstroom), maar ook herinneringen voor taken die niet zijn voltooid op de einddatum.

Opmerking: Op de server moeten instellingen voor uitgaande e-mail zijn geconfigureerd voordat vanuit de werkstroom e-mailberichten kunnen worden verstuurd. Als u niet zeker weet of de huidige e-mailinstellingen van de server correct zijn, neemt u contact op met de serverbeheerder. In de sectie Zie ook staan koppelingen naar meer informatie over instellingen voor uitgaande e-mail.

In dit voorbeeld wordt u uw werkstroom instellen waarnaar u een e-mailmelding elke keer dat deze begint te worden uitgevoerd op een nieuw item. Gebruik de versie van SharePoint Designer die overeenkomt met uw versie SharePoint Server . Gebruik bijvoorbeeld SharePoint Designer 2010voor SharePoint Server 2010 . En, voor alle versie na SharePoint Server 2010, inclusief SharePoint Server 2016 en SharePoint Online, gebruikt u SharePoint Designer 2013. U kunt SharePoint Designer 2013 downloaden van Het Microsoft Download Center en meer informatie over het zoeken in de sectie Zie ook .

  1. Wijs in het menu Bestand naar Nieuw en klik vervolgens op Werkstroom.

  2. Voer op de eerste pagina van Workflow Designer een naam in voor de werkstroom, selecteer de lijst of bibliotheek waaraan u de werkstroom wilt koppelen en schakel vervolgens selectievakjes in voor de gewenste startopties.

    Eerste pagina van de Werkstroomontwerper

  3. Klik op Volgende.

  4. Op de volgende pagina van Workflow Designer typt u een naam voor deze stap van de werkstroom.

  5. Klik op Acties en klik vervolgens op Een e-mail verzenden.

    Als deze actie niet in de lijst staat, klikt u op Meer acties om de volledige lijst weer te geven.

  6. Klik in de actie op dit bericht.

    Tweede pagina van de Werkstroomontwerper

  7. Typ in het dialoogvenster E-mailbericht definiëren uw eigen e-mailadres in het vak Aan.

    Notities: 

    • Als gebruikers wilt selecteren uit een lijst of specifiek adresboek, klikt u op de knop Adresboek Knopafbeelding aan het einde van het vak aan .

    • Het adres in het vak Aan van een bericht kan een specifiek, statisch adres zijn (bijvoorbeeld NORTHWINDTRADERS\junmin of junmin@northwindtraders.com), of een werkstroomzoekactie voor variabele informatie. Als u wilt weten hoe u met behulp van werkstroomzoekacties dynamische in plaats van statische adressen kunt gebruiken voor e-mailberichten die vanuit de werkstroom worden verzonden, leest u de volgende sectie Ontvangers van het bericht dynamisch selecteren.

    • Het adres van de afzender in het gegenereerde bericht is altijd het e-mailadres van de serverbeheerder, tenzij de serverbeheerder het afzenderadres voor de huidige webtoepassing of alle webtoepassingen wijzigt. In de sectie Zie ook vindt u koppelingen naar meer informatie over deze wijziging.

  8. Typ een onderwerp voor het bericht of klik op weergave gegevensbinding Knopafbeelding als u wilt een zoekactie voor werkstroom definiëren op de tekst die u wilt dat hier in het vak onderwerp .

    Opmerking: De werkstroom wordt alleen goed samengesteld als u iets invoert in het vak Onderwerp.

  9. Typ of plak in het grote vak onder het vak Onderwerp de hoofdtekst van het bericht.

    Tip: Er is geen snelmenu beschikbaar in dit vak. Als u tekst wilt kopiëren, drukt u op Ctrl+C. Als u gekopieerde tekst wilt plakken, drukt u op Ctrl+V. Tekst die u kopieert en plakt, mag geen werkstroomzoekacties bevatten.

    Dialoogvenster E-mailbericht definiëren met tekst

U kunt nu op OK klikken om het bericht te voltooien. Het kan echter ook handig zijn om de titel van het nieuwe item waarvoor de werkstroom is gestart, op te nemen, of zelfs een koppeling naar dat nieuwe item. In de volgende secties ziet u hoe dat in zijn werk gaat, en ook hoe u de tekst van het bericht opmaakt. Eerst leert u echter hoe u werkstroomzoekacties gebruikt om uw bericht dynamisch te adresseren.

Naar boven

Ontvangers van het bericht dynamisch selecteren

Als u statische adressen opgeeft in de velden Aan en CC van uw bericht, moet u steeds wanneer u de ontvangers wilt veranderen, de werkstroom openen in Workflow Designer en de wijzigingen handmatig aanbrengen. Als de adressen regelmatig moeten worden gewijzigd, is het een beter idee om werkstroomzoekacties te gebruiken in de velden Aan en CC. Zoekacties kunnen verwijzen naar adressen uit een veld in het huidige item, uit een veld in een item in een andere lijst of bibliotheek, of uit werkstroomvariabelen.

Een aangepaste lijst maken om adressen van ontvangers op te slaan

Als de ontvangers van tijd tot tijd worden gewijzigd, maar niet vaak genoeg dat ze op een startformulier moeten worden vermeld wanneer de werkstroom wordt gestart, kunt u een aangepaste lijst met ontvangers maken die één lijstitem bevat voor elke werkstroom waarnaar wordt verwezen. Vervolgens maakt u kolommen waarin u de adressen kunt opslaan waarnaar elk e-mailbericht van elke werkstroom moet worden verstuurd. Wanneer de ontvangers voor een werkstroombericht worden gewijzigd, hoeft u alleen de adressen in het toepasselijke veld in het lijstitem Ontvangers voor die werkstroom te veranderen.

Belangrijk: De kolommen waarin u adressen opslaat voor e-mailberichten van een werkstroom, kunnen van het type Eén regel tekst, Meerdere tekstregels, Persoon of Groep zijn. Als u een kolom van het type Persoon of Groep gebruikt, kan elk veld dat door de werkstroom wordt geraadpleegd voor e-mailadressen maar één waarde bevatten. Wanneer u de kolom maakt, moet u Nee selecteren onder Meerdere selecties toestaan. Als u dit type kolom wilt gebruiken om meerdere ontvangers op te geven, kunt u een SharePoint-groep maken met de personen waaraan de e-mail vanuit de werkstroom moet worden geadresseerd. Geef vervolgens de groep op in het veld. Wanneer u de kolom maakt, moet u Personen en groepen selecteren onder Selectie toestaan van. In de sectie Zie ook vindt u een koppeling naar meer informatie over het maken van lijsten en het toevoegen van kolommen.

Opmerking: Wanneer u SharePoint-groepen maakt, moet u ervoor zorgen dat elke groep ten minste leesmachtigingen voor de site heeft, en dat de optie Iedereen is geselecteerd in het gebied Groepsinstellingen van de pagina Nieuwe groep, onder Wie kan het lidmaatschap van de groep bekijken?

Een werkstroomzoekactie gebruiken in een aangepaste lijst met ontvangers:

  1. Maak in de browser een aangepaste lijst met de naam Ontvangers en de volgende drie kolommen:

    • Wijzig de naam van de standaardkolom Titel in Werkstroomnaam.

    • Voeg een kolom van het type Persoon of Groep toe met de naam Aan. In deze kolom staat u selectie van personen en groepen toe, maar geen meervoudige selecties.

    • Voeg een kolom van het type Eén regel tekst toe met de naam CC.

  2. Maak in de lijst Ontvangers een nieuw item en ga daarna als volgt te werk:

    • Typ Documenten redigeren in het veld Werkstroomnaam. Dit is de naam van de voorbeeldwerkstroom die hier is gebruikt.

    • Klik op Adresboek Knopafbeelding en in het dialoogvenster voor het selecteren van personen en groepen , selecteer een één persoon of groep adres berichten naar in het veld aan .

    • Typ in het vak CC de e-mailadressen van de ontvangers waaraan u een kopie van het bericht wilt sturen. Scheid meerdere adressen met een puntkomma.

  3. Klik in Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Workflow Designer op Acties en vervolgens op Een e-mail verzenden.

    Als deze actie niet in de lijst staat, klikt u op Meer acties om de volledige lijst weer te geven.

  4. Klik in de actie op dit bericht.

  5. Klik op Adresboek Knopafbeelding aan het einde van het vak aan in het dialoogvenster E-mailbericht definiëren .

  6. Klik in het dialoogvenster Gebruikers selecteren in de lijst Of kies uit bestaande gebruikers en groepen op Zoekactie voor werkstroom en vervolgens op Toevoegen.

  7. Kies in het dialoogvenster Zoekactie voor werkstroom definiëren de volgende opties:

    • Bron: Ontvangers of de naam van uw aangepaste lijst.

    • Veld: Aan of het veld met het gewenste adres.

    • Veld: Ontvangers:Werkstroomnaam

    • Waarde: typ Documenten redigeren of de naam van de huidige werkstroom.

      Zoekactie voor veld Aan van bericht

      Deze zoekactie houdt in dat in de lijst Ontvangers de waarde van het veld Aan moet worden geselecteerd wanneer de naam van de werkstroom Document reviseren is.

      In de bovenste helft van het dialoogvenster geeft u de lijst en de kolom op, en in de onderste helft de rij.

  8. Klik in het dialoogvenster Zoekactie voor werkstroom definiëren op OK.

  9. Klik op OK in het bericht met de tekst dat u unieke zoekacties moet gebruiken.

  10. Klik nogmaals op OK om het dialoogvenster Gebruikers selecteren te sluiten.

  11. Klik op Adresboek Knopafbeelding in het dialoogvenster E-mailbericht definiëren aan het einde van het vak CC .

  12. Klik in het dialoogvenster Gebruikers selecteren in de lijst Of kies uit bestaande gebruikers en groepen op Zoekactie voor werkstroom en vervolgens op Toevoegen.

  13. Kies in het dialoogvenster Zoekactie voor werkstroom definiëren de volgende opties:

    • Bron: Ontvangers of de naam van uw aangepaste lijst.

    • Veld: CC of het veld met het gewenste adres.

    • Veld: Ontvangers:Werkstroomnaam

    • Waarde: typ Documenten redigeren of de naam van de huidige werkstroom.

      Zoekactie voor veld Cc van bericht

      Deze zoekactie houdt in dat in de lijst Ontvangers de waarde van het veld CC moet worden geselecteerd wanneer de naam van de werkstroom Document reviseren is.

  14. Klik op OK, klik nogmaals op OK in het waarschuwingsbericht en klik opnieuw op OK om het dialoogvenster Gebruikers selecteren te sluiten.

Op het moment dat dit e-mailbericht vanuit de werkstroom wordt verzonden, wordt het verstuurd naar de adressen in de velden Aan en CC van het item Documenten reviseren in de aangepaste lijst Ontvangers. Als u de ontvangers wilt wijzigen, kunt u dit gewoon doen in het lijstitem.

Eén werkstroom kan meerdere e-mailberichten verzenden, die niet allemaal dezelfde ontvanger hoeven te hebben. Als u andere adressen wilt opslaan voor extra berichten die door deze werkstroom moeten worden verzonden, kunt u kolommen aan de lijst toevoegen om de andere adressen op te slaan. In dit geval kunt u de kolommen bijvoorbeeld de naam Eerste bericht aan, Tweede bericht aan, enzovoort geven.

U kunt de lijst ook zo ontwerpen dat u één item maakt voor elk bericht dat de werkstroom verzendt, in plaats van één item voor elke werkstroom. In dit geval moet de naam die voor elk bericht wordt gebruikt, uniek zijn. Dit is nodig om met de zoekacties die de adressen ophalen, de gewenste unieke waarde te retourneren.

Het startformulier van de werkstroom gebruiken om ontvangers op te geven

Als u steeds wanneer een werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangers wilt opgeven, kunt u het startformulier van de werkstroom zodanig aanpassen dat de adressen worden verzameld bij de persoon die de werkstroom start. De werkstroom kan de ingevoerde adressen dan rechtstreeks gebruiken, of in velden in het huidige item kopiëren, waar ze nog steeds beschikbaar zijn wanneer de huidige run van de werkstroom is voltooid. Als de werkstroom is ingesteld om ook automatisch te starten, kunt u standaardadressen in het startformulier opgeven voor gebruik bij een automatische start.

Naar boven

Informatie over het huidige item opnemen

Tot nu toe was de hoofdtekst in het voorbeeldbericht statisch: telkens wanneer de werkstroom een exemplaar van het bericht maakt, blijft de tekst precies hetzelfde.

Het kan echter nuttig zijn om tekst op te nemen die verandert in relatie tot het item waarvoor de werkstroom momenteel wordt uitgevoerd. Het is bijvoorbeeld handig om de titel van het document dat moet worden gereviseerd, in de hoofdtekst van uw bericht op te nemen. Als u dergelijke dynamische informatie wilt opnemen, gebruikt u een werkstroomzoekactie. Zoekacties halen gegevens op uit verschillende gegevensbronnen, zoals lijsten, bibliotheken en werkstroomgegevens.

De titel van het document aan de berichttekst toevoegen:

  1. Typ of plak de statische tekst waarin de resultaten van de zoekactie moeten worden weergegeven.

    hoofdtekst van bericht met statische tekst

  2. Plaats de invoegpositie op de gewenste locatie voor de zoekactie.

    Tip: Wanneer een zoekactie is ingevoegd, kan deze niet naar een nieuwe locatie worden gesleept. (Het is echter wel mogelijk om een zoekactie een nieuwe locatie te geven door andere tekst eromheen te verslepen.) Het is ook niet mogelijk om een zoekactie of tekst met een zoekactie te knippen, kopiëren of plakken.

  3. Klik op Opzoeken toevoegen aan hoofdtekst.

  4. Selecteer in het dialoogvenster Zoekactie voor werkstroom definiërenHuidig item in het vak Bron en Naam in het vak Veld.

    Zoekactie voor naam van huidig item

  5. Klik op OK.

De ingevoegde zoekactie wordt in de hoofdtekst weergegeven.

Hoofdtekst van bericht met ingevoegde zoekactie

Wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd en het bericht wordt gegenereerd, wordt de zoekactie vervangen door de titel van het document.

uiteindelijk bericht met zoekactie vervangen met titel

Het is handig om de titel van het document op te nemen, maar het is misschien nog handiger om een hyperlink op te nemen waarmee u meteen naar het document gaat. Hiervoor neemt u een zoekactie op in de hyperlink. In de sectie Een hyperlink naar het huidige item opnemen verderop leest u hoe dit werkt.

Naar boven

Een statische hyperlink toevoegen

U kunt ook een statische hyperlink opnemen in de hoofdtekst van een e-mailbericht dat vanuit de werkstroom wordt verstuurd. Dit is een hyperlink die altijd hetzelfde adres of dezelfde locatie als bestemming heeft. U doet dit door de HTML-ankercode (<a> en </a>) te gebruiken met het attribuut href en het bestemmingsadres als de waarde van het attribuut href op te geven.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

In het uiteindelijke bericht wordt de tekst tussen de ankercodes weergegeven als een hyperlink naar het opgegeven adres.

gegenereerde berichttekst met statische hyperlink

Opmerking: Sommige op tekst gebaseerde e-mailprogramma's kunnen HTML-codering niet renderen en zullen de hyperlink dus niet genereren.

Zie de volgende sectie, Een hyperlink naar het huidige item toevoegen, om te lezen hoe u een zoekactie voor een werkstroom gebruikt om een dynamische hyperlink te maken die naar verschillende adressen wijst, afhankelijk van het item waarvoor de werkstroom momenteel wordt uitgevoerd.

Naar boven

Een hyperlink naar het huidige item toevoegen

In de vorige sectie (Een statische hyperlink toevoegen) stond er geen variabele informatie in het adres van de voorbeeldhyperlink: telkens wanneer het e-mailbericht wordt verstuurt vanuit de werkstroom, wijst de hyperlink naar dezelfde pagina.

Wanneer u echter een werkstroomzoekactie gebruikt, kunt u een dynamische koppeling maken die aan de hand van informatie over het huidige item bepaalt naar welke URL moet worden verwezen.

Als het huidige item een document in een documentbibliotheek is

In het voorbeeld van de melding dat de werkstroom is gestart, kunt u een koppeling naar het nieuwe document opgeven:

  1. Typ of plak de statische tekst waarin de koppeling moet worden weergegeven.

  2. Typ de volgende tekst op de positie waar u de zoekactie wilt weergeven.

<a href="">here</a>

Tip: Wanneer een zoekactie is ingevoegd, kan deze niet naar een nieuwe locatie worden gesleept. (Het is echter wel mogelijk om een zoekactie een nieuwe locatie te geven door andere tekst eromheen te verslepen.) Het is ook niet mogelijk om een zoekactie of tekst met een zoekactie te knippen, kopiëren of plakken.

  1. Zet de invoegpositie tussen de twee dubbele aanhalingstekens ("").

  2. Klik op Opzoeken toevoegen aan hoofdtekst.

  3. Selecteer in het dialoogvenster Zoekactie voor werkstroom definiërenHuidig item in het vak Bron.

  4. Selecteer Gecodeerde absolute URL in het vak Veld en klik vervolgens op OK.

    Berichttekst met dynamische koppeling om document weer te geven of te bewerken

Wanneer de ontvanger van het bericht op de koppeling klikt, wordt het document geopend en kan het worden bekeken of bewerkt.

Als het huidige item een lijstitem is

Wanneer u een koppeling naar een lijstitem maakt, bijvoorbeeld een aankondiging of een kalendergebeurtenis, kunt u kiezen of met de koppeling het weergaveformulier (DispForm.aspx) of het bewerkingsformulier (EditForm.aspx) van het lijstitem wordt geopend.

Een koppeling maken waarmee het lijstitem voor een document wordt geopend (in plaats van het document zelf):

  1. Navigeer in de browser naar de bibliotheek met gedeelde documenten.

  2. Open het lijstitem voor een bestaand document in de bibliotheek, via Item weergeven als de koppeling het weergaveformulier moet openen, of via Item bewerken als het bewerkingsformulier moet worden geopend.

  3. Kopieer het adres in de adresbalk vanaf http: of https: tot en met het eerste gelijkteken (=), zoals te zien in de volgende afbeeldingen.

    Adresbalk met adres van weergaveformulier

    Adresbalk met adres van bewerkingsformulier

    De tekst ?ID= is een queryreeksparameter waarmee de pagina opdracht krijgt om het formulier weer te geven voor het item in de huidige lijst of de huidige bibliotheek met de lijst-id die na het gelijkteken (=) volgt. In dit voorbeeld is dit de lijst-id van het huidige item, zoals de werkstroomzoekactie aangeeft.

    Opmerking: Als het huidige item een taak is die door een van de drie werkstroomtaakacties is gemaakt, en als u wilt dat de koppeling het formulier voor de aangepaste taak opent (en niet het standaardweergaveformulier of -bewerkingsformulier voor de lijst Taken), gaat u naar de sectie Als het huidige item een aangepast taakformulier is. Voor taken die niet door een werkstroomtaakactie worden gemaakt, en voor de weergaveformulieren van taken die door een van de werkstroomtaakacties zijn gemaakt, hoeft u alleen de huidige procedure te volgen.

  4. Plak in het dialoogvenster E-mailbericht definiëren het adres op de locatie waar de hyperlink moet worden weergegeven.

  5. Zet de invoegpositie meteen na het gelijkteken (=) en klik vervolgens op Opzoeken toevoegen aan hoofdtekst.

  6. Selecteer in het dialoogvenster Zoekactie voor werkstroom definiërenHuidig item in het vak Bron en Id in het vak Veld.

    Zoekactie voor id van huidig item

  7. Klik op OK.

    De ingevoegde zoekactie wordt in de hoofdtekst weergegeven.

    Belangrijk: Hoewel de zoekactie voor de id van het huidige item nuttig is voor het bouwen van koppelingen naar het huidige lijstitem, kunnen de volgende zoekacties fouten opleveren in het gerenderde pad, en kunt u ze beter niet opnemen in e-mailberichtkoppelingen: Pad, Relatieve URL van de server, Bron-URL en URL-pad.

  8. Voeg de rest van de tekst toe voor de hyperlink en voor de ankercode waarin de hyperlink staat, evenals de bijbehorende berichttekst die u wilt opnemen.

    In de volgende afbeelding ziet u koppelingstekst voor het weergaveformulier en het bewerkingsformulier zoals deze in het e-mailbericht worden weergegeven.

    Berichttekst met weergavekoppeling en bewerkingskoppeling voor huidig item

Als u van plan bent een koppeling meerdere keren te gebruiken, gaat u naar de sectie Een lijstitemadres als een werkstroomvariabele opslaan.

Als het huidige item een aangepast taakformulier is

Als uw werkstroom een van de drie taakacties gebruikt om een taak te maken, wordt er automatisch een aangepast taakformulier gegenereerd wanneer u de werkstroom compileert. Als u vanuit een secundaire werkstroom taakherinneringen wilt verzenden voor een taak die door een werkstroomtaakactie wordt gemaakt, is het waarschijnlijk handig om een koppeling naar dit aangepaste taakformulier in de herinneringen op te nemen.

De standaardformulieren voor een takenlijst, zoals DispForm.aspx en EditForm.aspx, staan in de map voor die takenlijst. Een aangepast taakformulier staat echter in de map van de werkstroom waaraan het is gekoppeld. Elke werkstroomtaak heeft een eigen inhoudstype, en het is dit inhoudstype dat bepaalt welk aangepast taakformulier door het inhoudstype wordt gebruikt. Aangezien het aangepaste taakformulier zich op een andere locatie bevindt, bouwt u een URL naar dit formulier op een andere manier dan een URL naar een doorsnee weergave- of bewerkingsformulier voor een item.

De URL van een aangepast taakformulier ziet er als volgt uit:

URL van bewerkingsformulier voor aangepaste taak

Tijdelijke aanduidingen voor variabele informatie worden vet en tussen haakjes weergegeven.

Het attribuut Bron bepaalt de takenlijst waaraan de huidige werkstroom is gekoppeld. Wanneer u op het aangepaste taakformulier op Taak voltooien of Annuleren klikt, gebruikt het formulier het adres uit het attribuut Bron om vast te stellen naar welke lijst er moet worden teruggekeerd. Als u een koppeling naar een aangepast taakformulier wilt maken, kunt u de URL vanaf het begin tot en met de tekens ID=[item_ID] kopiëren en plakken en de rest negeren (het deel dat in het voorbeeld is gemarkeerd).

De gemakkelijkste manier om de URL voor een aangepast taakformulier vast te stellen, is de werkstroom eenmaal uit te voeren zodat er een taak wordt gemaakt. Wanneer u het aangepaste taakformulier voor die taak in de browser opent, kunt u het vereiste deel van de URL kopiëren, in de hoofdtekst van het e-mailbericht in Workflow Designer plakken en vervolgens een werkstroomzoekactie toevoegen waarmee de id van het taakitem wordt geleverd.

De zoekactie in de berichttekst opnemen:

  1. Typ of plak in het dialoogvenster E-mailbericht definiëren van Workflow Designer alle tekst voor de koppeling (behalve de zoekactie voor de item-id) in de hoofdtekst van het e-mailbericht.

  2. Zet de invoegpositie achter het gelijkteken (=), verwijder de waarde voor de huidige item-id en klik op Opzoeken toevoegen aan hoofdtekst.

  3. Selecteer in het dialoogvenster Zoekactie voor werkstroom definiërenHuidig item in het vak Bron, klik op Id in de lijst Veld en klik op OK.

    Koppeling van aangepast taakformulier met ingevoegde id-zoekactie

    Vergeet niet dat er in dit voorbeeld een secundaire werkstroom voor de lijst Taken wordt gebruikt, en dat het huidige item dus de taak is. Een koppeling naar een aangepast taakformulier vanuit de primaire werkstroom die het item maakt, wordt op een andere manier gemaakt. Zie de sectie Uw eigen aangepaste taakmeldingen verzenden om te leren hoe u een werkstroom opzet waarin de actie Gegevens verzamelen van een gebruiker wordt gebruikt om aangepaste meldingen te verzenden naar de personen aan wie de taak is toegewezen.

    Zie de volgende sectie, Een lijstitemadres als een werkstroomvariabele opslaan, om te leren hoe u dit adres kunt instellen zodat u het ergens anders in dezelfde werkstroom kunt gebruiken.

Een lijstitemadres als een werkstroomvariabele opslaan

U kunt de URL van het weergave- of bewerkingsformulier van een lijstitem opslaan in een werkstroomvariabele, zodat u het formulier op meerdere locaties in dezelfde werkstroom kunt gebruiken.

  1. Klik in Workflow Designer op Acties en vervolgens op Dynamische string samenstellen.

    Als deze actie niet in de lijst staat, klikt u op Meer acties om de volledige lijst weer te geven.

  2. Klik in de actie op dynamische string.

  3. Plak het statische tekstdeel van de URL (maar niet de zoekactie voor de id van het huidige item) in het dialoogvenster Opbouwfunctie voor tekenreeksen.

    Gebruik Ctrl+C om te kopiëren, Ctrl+X om te knippen en Ctrl+V om te plakken.

  4. Zet de invoegpositie achter het gelijkteken (=) en klik vervolgens op Zoekactie toevoegen.

  5. Selecteer in het dialoogvenster Zoekactie voor werkstroom definiërenHuidig item in het vak Bron en Id in het vak Veld.

    Zoekactie voor id van huidig item

  6. Klik op OK.

    De zoekactie wordt toegevoegd aan de tekst in het dialoogvenster.

    url-tekst met ingevoegde id-zoekactie

  7. Klik op OK om het dialoogvenster Opbouwfunctie voor tekenreeksen te sluiten.

  8. Klik in de actie op de variabele.

  9. Klik in de lijst op Een nieuwe variabele maken en typ vervolgens in het dialoogvenster Variabele bewerken een naam voor de nieuwe variabele.

  10. Zorg dat Type is ingesteld op Tekenreeks en klik op OK.

  11. Voeg de actie Een e-mail verzenden toe aan de werkstroom en klik vervolgens op dit bericht in de actie.

  12. Als u de nieuwe variabele wilt gebruiken in het dialoogvenster E-mailbericht definiëren, typt of plakt u de omringende tekst en HTML-codes (inclusief de dubbele aanhalingstekens) in de hoofdtekst van het bericht, zet u de invoegpositie tussen de aanhalingstekens en klikt u op Opzoeken toevoegen aan hoofdtekst.

  13. Klik in het dialoogvenster Zoekactie voor werkstroom definiëren in de lijst Bron op Werkstroomgegevens.

  14. Klik in de lijst Veld op Variabele: naam van variabele en klik vervolgens op OK.

    Nieuwe variabele ingevoegd tussen dubbele aanhalingstekens

U kunt deze variabele nu overal in de huidige werkstroom invoegen.

Naar boven

Een afbeelding toevoegen

U kunt geen afbeelding of grafisch bestand insluiten in de hoofdtekst van een e-mailbericht dat vanuit een werkstroom wordt verzonden. U kunt echter een afbeelding in uw bericht opnemen door via de HTML-afbeeldingscode (<img/>) een koppeling toe te voegen naar een afbeelding die als JPEG-bestand (.jpg) is opgeslagen en die is geüpload naar een afbeeldingsbibliotheek op uw site.

  1. Typ de HTML-code <img src=""/> in de hoofdtekst van uw bericht op de plaats waar de gekoppelde afbeelding moet worden weergegeven.

  2. Zet de invoegpositie tussen de twee dubbele aanhalingstekens ("").

  3. Typ of plak de URL voor het JPEG-afbeeldingsbestand. De voltooide code ziet er als volgt uit:

    voltooide html-code voor afbeelding

Wanneer het bericht wordt verzonden, wordt de afbeelding van het JPEG-bestand weergegeven in plaats van de koppelingscode.

Naar boven

De inhoud van uw bericht opmaken

In de voorgaande secties worden HTML-ankercodes (<a> en </a>) gebruikt om een hyperlink te maken. U kunt andere HTML-codes gebruiken om het lettertype, de kleur, de stijl en andere kenmerken van de tekst in uw bericht op te geven.

Aangezien Workflow Designer alleen inline-opmaakprofielen ondersteunt voor de opmaak van berichten, en niet externe of ingesloten trapsgewijze opmaakmodellen (CSS), moet u de gewenste opmaak toepassen via het kenmerk stijl met HTML-codes. U doet dit door de HTML-code rechtstreeks in het dialoogvenster E-mailbericht definiëren in Workflow Designer te typen, of door de hoofdtekst van uw bericht in de codeweergave of ontwerpweergave te maken en vervolgens in het dialoogvenster E-mailbericht definiëren te plakken.

  1. Sla uw werkstroom op door op Voltooien te klikken.

  2. Maak een nieuwe HTML-pagina.

  3. Activeer de gesplitste weergave en klik ergens in het gebied Ontwerpweergave.

  4. Met de invoegpositie nog steeds in het gebied Ontwerpweergave dubbelklikt u op Toepassen van stijl op de statusbalk.

    De werkbalk Toepassen van stijl wordt weergegeven.

  5. Zorg dat op de werkbalk Toepassen van stijl de optie Toepassen van stijl is ingesteld op Handmatig en dat Doelregel is ingesteld op (Nieuwe inlinestijl), zoals hier wordt weergegeven.

    Werkbalk van Toepassen van stijl met de juiste instellingen

    Als u de berichttekst opmaakt in de codeweergave of de ontwerpweergave, moet u Toepassen van stijl instellen op Handmatig zodat Office SharePoint Designer 2007 geen CSS-klassen toevoegt, omdat de server deze niet kan renderen in e-mails van de werkstroom. Als u tekst die is genest binnen reeds opgemaakte tekst tussen span-codes wilt plaatsen omdat u voor deze tekst een andere opmaak wilt gebruiken, moet de codeweergave actief zijn. Als de span-codes zijn toegevoegd, kunt u verder werken in de ontwerpweergave om de gewenste opmaak toe te passen.

  6. Bepaal de opmaak van tekst op de gebruikelijke manier met behulp van de WYSIWYG-hulpmiddelen in de ontwerpweergave:

    • Als u tekst binnen een code wilt opmaken, bijvoorbeeld <para> of <li>, zet u de invoegpositie in de codeweergave en dubbelklikt u op de gewenste code in de werkset.

    • U kunt de code ook typen en vervolgens met behulp van IntelliSense het kenmerk 'stijl' en eventuele eigenschap/waardeparen invoegen. Zorg dat u de eigenschap/waardeparen scheidt met een puntkomma.

Enkele aanbevolen procedures:

  • Gebruik alineacodes (<p> en </p>) om aparte alinea's te definiëren en om standaardopmaak voor een alinea op te geven die afwijkt van de standaardopmaak voor het bericht.

  • Gebruik extra span-codes binnen een alinea om lokale opmaak op te geven die afwijkt van de standaardopmaak van de alinea en het bericht.

  • Workflow Designer rendert handmatige regeleinden als een extra regeleinde in het bericht. Aangezien de alineacodes al de toepasselijke ruimte tussen alinea's toevoegen, moet u alle handmatige regeleinden verwijderen uit de uiteindelijke versie van het bericht in Workflow Designer om te voorkomen dat er te veel ruimte tussen de alinea's ontstaat.

    Het is misschien makkelijker om uw opgemaakte tekst met regeleinden te maken ter verduidelijking, en dan alle extra spaties en regeleinden te verwijderen voordat u het bericht in Workflow Designer voltooit.

    Deze aanbevolen procedure is alleen van toepassing als u alineacodes of andere codes gebruikt die automatisch verticale ruimten tussen teksteenheden toevoegen.

In de volgende afbeelding ziet u een voorbeeld van tekst die met HTML-code is opgemaakt. Er zijn geen handmatige regeleinden.

tekst die met html-code is opgemaakt

In het bericht dat vanuit de werkstroom wordt verzonden, wordt die opgemaakte inhoud op de gewenste manier weergegeven.

Voltooide versie van met HTML opgemaakte tekst

Als u eenmaal bekend bent met het opmaken van berichttekst, kunt u allerlei verschillende berichtstijlen maken. Zie de volgende sectie van dit artikel, Uw eigen aangepaste taakmeldingen verzenden, voor meer informatie over het opmaken van berichttekst.

Naar boven

Uw eigen aangepaste taakmeldingen verzenden

Wanneer een werkstroom een van de drie aangepaste taakacties gebruikt om een taak te maken en toe te wijzen, stuurt de lijst Taken automatisch e-mailmeldingen naar de personen aan wie de nieuwe taak is toegewezen. Als u uw eigen aangepaste taakmeldingen wilt maken, kunt u een secundaire werkstroom opzetten die wordt uitgevoerd voor de lijst Taken om de berichten te verzenden.

Als u wilt voorkomen dat er dubbele meldingen worden gestuurd, kunt u automatische meldingen voor de lijst Taken uitschakelen:

  • Klik op de pagina Geavanceerde instellingen voor de lijst Taken in het gebied E-mailmelding op Nee onder Een e-mail verzenden wanneer de eigenaar wordt toegewezen.

    Opmerking: Wanneer u automatische meldingen uitschakelt, worden alle automatische taakmeldingen voor de site uitgeschakeld, waaronder de meldingen die worden gegenereerd door de vooraf gedefinieerde werkstromen die beschikbaar zijn in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Wanneer u automatische meldingen hebt uitgeschakeld, kunt u een afzonderlijke, secundaire werkstroom gebruiken om dezelfde meldingen voor alle taken te verzenden, of u kunt voorwaarden met meerdere vertakkingsacties of met meerdere secundaire werkstromen gebruiken om verschillende soorten meldingen te verzenden die aan verschillende voorwaarden voldoen.

U kunt dezelfde secundaire werkstroom of werkstromen gebruiken om e-mailherinneringen te sturen over taken die nog niet zijn voltooid wanneer de deadline nadert. Zie het artikel Een secundaire werkstroom maken voor meer informatie over secundaire werkstromen.

U kunt de opmaak van uw aangepaste meldingen helemaal zelf bepalen. U kunt dit doen door de HTML-inhoud van de automatische meldingen aan te passen die standaard worden verzonden. Deze meldingen kunt u rechtstreeks kopiëren uit het volgende codevoorbeeld.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

In het bovenstaande HTML-codevoorbeeld staan zeven tijdelijke aanduidingen voor zoekacties. De tijdelijke aanduidingen staan tussen vierkante haken ([]). Nadat u de HTML-inhoud in de hoofdtekst van uw e-mailbericht in Workflow Designer hebt geplakt, moet u de tijdelijke aanduidingen, inclusief de vierkante haken waardoor ze worden omsloten, vervangen door de werkelijke zoekacties. In de volgende zes subsecties vindt u instructies voor het maken van deze zoekacties. (Eén van de tijdelijke aanduidingen, voor de documentnaam, wordt tweemaal gebruikt.)

Zoekactie naar werkstroomnaam

Gebruik deze zoekactie.

Zoekactie voor naam van werkstroom waarmee de huidige taak is gemaakt

Zoekactie naar aanmaakdatum van taak

Gebruik deze zoekactie.

zoekactie voor aanmaakdatum van huidige taak

Zoekactie naar documentnaam (tweemaal gebruikt)

Gebruik deze zoekactie.

zoekactie voor documentnaam

Zoekactie naar document-URL

Gebruik deze zoekactie.

Zoekactie voor URL van document

Zoekactie naar aangepast taakformulier

Deze zoekactie wordt ingevoegd als deel van de URL voor het aangepaste taakformulier dat met de huidige werkstroom is gemaakt, zoals eerder uitgelegd in de sectie Als het huidige item een aangepast taakformulier is.

De zoekactie ziet er als volgt uit.

Zoekactie voor id van huidig item

En het hele adres ziet er ongeveer als volgt uit:

Adres voor aangepast taakformulier met id-zoekactie ingevoegd

Zoekactie naar weergaveformulier voor documentitem

Deze zoekactie wordt ingevoegd als deel van de URL voor het weergaveformulier van het taakitem, zoals eerder uitgelegd in de sectie Als het huidige item een lijstitem is.

De zoekactie ziet er als volgt uit.

Zoekactie voor id van huidig item

En het hele adres ziet er ongeveer als volgt uit:

Adres voor weergaveformulier van documentitem met id-zoekactie ingevoegd

Wanneer alle zoekacties zijn ingevoegd, ziet de gerenderde aangepaste taakmelding er als volgt uit:

Uiteindelijke versie van aangepast meldingsbericht

U kunt dit bericht aanpassen door nog meer instructies of andere informatie toe te voegen, of het bericht een ander uiterlijk geven door de tekst op te maken. Gebruik de hulpmiddelen die in dit artikel zijn besproken om uw werkstromen zo in te stellen dat exact de gewenste berichten worden verstuurd.

Naar boven

Bewerkingen die niet worden ondersteund

De volgende bewerkingen worden niet ondersteund door de huidige versie van de actie Een e-mail verzenden:

  • Een adres opgeven op de regel Van. (E-mailberichten die vanuit de werkstroom worden verzonden, worden altijd verstuurd met het e-mailadres dat door de serverbeheerder is opgegeven op de regel Van. Alleen de serverbeheerder kan dit adres wijzigen, en het kan alleen worden gewijzigd voor alle meldingen in de huidige webtoepassing, niet per werkstroom.)

  • Een hyperlink naar de pagina Werkstroomstatus opnemen. (Het is niet mogelijk om via een werkstroomzoekactie de waarde van de variabele WorkflowInstanceID door te geven in de queryreeks.)

  • Een ingesloten trapsgewijs opmaakmodel (CSS) gebruiken om de inhoud van berichten op te maken. (Tekst kan worden opgemaakt met behulp van het kenmerk stijl, maar de tag <style> en CSS-klassen worden niet ondersteund.)

  • Een werkstroomzoekactie gebruiken in het vak Aan of CC die verwijst naar een kolom van het type Persoon of Groep die meerdere waarden bevat.

  • Een BCC-ontvanger (blind carbon copy) opgeven voor een bericht. (Een ontwikkelaar kan het bestand ACTIONS op de server wijzigen en een BCC-veld opnemen, maar niet in Workflow Designer.)

  • Een ander bestand met een bericht als bijlage toevoegen.

  • Afbeeldingsbestanden insluiten in een bericht. (U kunt een koppeling naar een afbeelding maken, zie hiervoor de eerdere sectie Een afbeelding toevoegen.)

Naar boven

Zie ook

SharePoint 2013 Step by step: instellingen voor uitgaande e-instelling

Inleiding tot SharePoint Designer

Een waarschuwing maken of een abonnement op een RSS-feed in SharePoint Online, SharePoint-2016 en SharePoint 2013

Een waarschuwing maken of een abonnement op een RSS-Feed in SharePoint 2010

Basistips voor probleemoplossing

De volgende lijst met vragen helpen de oorzaak van een probleem maken van een werkstroom:

  1. Bent u een ander type werkstroom maken op dezelfde lijst? Bijvoorbeeld, probeert te maken van een goedkeuringswerkstroom

  2. Weet u dezelfde werkstroom maken:

    • Klik op een andere lijst op dezelfde locatie?

    • Klik op een andere site onder dezelfde siteverzameling?

    • Klik op een andere siteverzameling onder dezelfde webtoepassing?

    • Klik op een andere webtoepassing?

    • aangemeld met een ander account?

    • Gebruik een andere computer?

Geavanceerde Tips voor probleemoplossing

Als geen van de eenvoudige tips helpen voorkomen de oorzaak van een probleem met de werkstroom, volgt u de volgende stappen uit:

  1. Controleer of dat de vereiste machtigingen op niveau van de site en de werkstroom. Ga naar Site-instellingen > sitemachtigingen > machtigingen controleren / lijstinstellingen > machtigingen voor deze lijst en controleer of Machtigingen controleren resultaten overeenkomen met de volgende handelingen uit:

    1. Minimale machtigingen voor het ontwerpen van een werkstroom (opslaan en publiceren):

      1. Klik op de site SharePoint : ontwerp

      2. Klik op de lijst SharePoint : bewerken

    2. Minimale machtigingen om een werkstroom te starten:

      1. Klik op de site SharePoint : weergave alleen-lezen

      2. Klik op de lijst SharePoint : bijdragen

  2. Controleer of de instellingen voor uitgaande e-mail zijn ingesteld op de juiste Exchange -server.

    1. Open de opdrachtprompt als beheerder

    2. Nslookup < serveradresExchange >uitvoeren. Bijvoorbeeld: nslookup exch.contoso.com

    3. Hier ziet u het opgelost IP-adres van de server Exchange in de uitvoer. Als dat niet zo is, contact op met uw beheerder Exchange en vragen om de juiste Exchange FQDN-naam (FULLY).

  3. Een e-mailbericht verzenden naar dezelfde persoon gebruik van de functie SendEmail van de klasse SPUtility met SharePoint Management Shell in de onderstaande stappen te volgen.

    1. Open SharePoint Management Shell als beheerder. (Klik met de rechtermuisknop SharePoint Management Shell > als administrator uitvoeren)

    2. Voer de volgende script. Als het script met waar reageert en de gebruiker een e-mailbericht van SharePointontvangt, is SMTP geconfigureerd in SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Een e-mailbericht verzenden naar dezelfde gebruiker van de SharePoint server SMTP-functionaliteit gebruiken. Volg de stappen in De Telnet gebruiken om SMTP-communicatie te testen.

Opmerking: SharePoint maakt standaard geen logboekvermeldingen voor uitgaande e-mailberichten. SharePoint stuurt nooit e-mailbericht rechtstreeks. De e-mailberichten worden doorgegeven aan de (Exchange) SMTP-server geconfigureerd in Centraal beheer. Volg de stappen hierboven voor het oplossen van dit type werkstroom.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×