Doelstelling van projectmanagement: projectgegevens communiceren

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Overzicht van weergavescenarioartikel

Communicatie is de belangrijkste factor voor het al dan niet slagen van een project. Gelukkig is de communicatie van projectinformatie met Project 2010 veel eenvoudiger geworden, zowel voor de communicatie binnen een klein team dat aan één project werkt als voor de communicatie binnen een grote organisatie waarin wereldwijd aan verschillende projectportefeuilles wordt gewerkt.

Daarnaast is Project nu geïntegreerd met SharePoint, zodat u projectinformatie gemakkelijker kunt delen, zelfs zonder Project Server.

Dit artikel is een van de vele doelen van projectmanagement op Het stappenplan voor Project.

Voorbeelden van projectmanagement . . .

Uw opdracht: U wordt gevraagd een nieuw project te beheren en regelmatig met de belanghebbende partijen te communiceren. U realiseert zich al gauw dat 'belanghebbende' niet alleen betrekking heeft op uw manager. Het gaat hier om iedereen die in uw project is geïnteresseerd, van uw manager tot externe leveranciers, en misschien zelfs de algemeen directeur van uw organisatie. U beseft ook dat niet alleen de belangrijke belanghebbenden moeten weten hoe het project verloopt. Ook uw team moet hiervan op de hoogte zijn. Communicatie klinkt ineens erg gecompliceerd.

Maar laten we bij het begin beginnen. Analyseer de communicatiebehoeften van de belanghebbende partijen. Veel bedrijven met de beste communicatie-intenties falen omdat ze zich niet realiseren dat doeltreffende communicatie op meerdere manieren kan plaatsvinden. Met Excel kunt u een Invloed/Interesse-kwadrantgrafiek maken om inzicht te geven in wie wat moet weten, en in welke mate. Zoals u in de grafiek kunt zien, moet u veel aandacht geven aan de communicatiebehoeften van de persoon die zowel de meest invloed heeft op het resultaat van het project als op het project zelf.

Afbeelding van invloedraster in Excel

Gelukkig hebt u zojuist ontdekt dat uw organisatie Microsoft Project 2010 voor de hele organisatie heeft geïnstalleerd, en daarom wilt u de geavanceerde communicatiefuncties eens uitproberen. U hebt contact opgenomen met ervaren projectmanagers in uw organisatie om u te helpen met de basisaspecten van projectmanagement, en u hebt goed advies gekregen over de geavanceerde rapport- en traceringsfuncties van Project die u met uw team kunt gebruiken. En u hebt er genoeg van om iedereen voortdurend te moeten vragen om projectupdates door te geven.

Op basis van de uitgevoerde analyse van de belanghebbende partijen hebt u misschien voor een bepaalde Office-toepassing gekozen die het meest geschikt is voor het type informatie dat u wilt verzenden. Hier volgt een overzicht van Office-toepassingen en hun voor- en nadelen, afhankelijk van de behoeften van de belanghebbende partijen.

Toepassing

Voordelen

Nadelen

Excel

Kan gegevens importeren uit project voor geavanceerde analyse, zoals ANOVA en verdiende waarde. Meer informatie over de geavanceerde analyse mogelijkheden van project.

Te eenvoudig om ingewikkelde grafieken te maken wanneer meer details nodig zijn.

Word

Word-documenten kunnen worden gebruikt via de levens cyclus van het project, met name tijdens de start fase wanneer de plannings specificatie documenten moeten worden gemaakt en gedeeld.

Sommige belanghebbende partijen willen een visuele presentatie van het projectverloop. In dat geval is Excel, Project of Visio misschien meer geschikt.

Project

Micro soft project bevat ingebouwde presentatie hulpmiddelen voor alle belanghebbenden, waaronder een tijd lijn, functies voor team planning en mogelijkheden voor het exporteren van gegevens. Meer informatie over manieren om project gegevens weer te geven en te presen teren.

Project is mogelijk niet geïnstalleerd op de computers van belangstellenden, en als dat wel het geval is, is het mogelijk dat de gegevens te complex zijn. Misschien is het beter om de rapportagefuncties van Project zelf te gebruiken, bijvoorbeeld de tijdlijn en visuele rapporten, om informatie over te brengen naar belanghebbenden op uitvoerend niveau.

SharePoint

Als u bent begonnen met een share point-taken lijst, kunt u deze importeren in project. EEN wijziging in een taken lijst wordt weer gegeven in de andere taken lijst. Meer informatie over het gebruik van share point met project.

Hiervoor moet een IT-afdeling of IT-leverancier bedrijfsmiddelen voor implementatie investeren. U kunt de administratieve beslommeringen van SharePoint echter minimaliseren door het programma vanuit de cloud te gebruiken.

Project Server

Voor communicatie en rapportage voor ondernemingen, met name op het niveau van een portefeuille, bevat Project Server geavanceerde hulpprogram ma's voor communicatie en rapporten. Meer informatie over Project Server.

Voor kleine bedrijven met slechts enkele werknemers kan de implementatie van Project Server een hele uitdaging zijn. Voor een doeltreffend gebruik van Project Server en een optimaal gebruik van de server moet uw organisatie inzicht hebben in de bedrijfsprocessen, methodologie, mogelijkheden voor projectbeheer en de langetermijnplanning.

PowerPoint

Ideaal voor indrukwekkende presentaties voor aandeel houders op hoog niveau. Meer informatie over het gebruik van Power Point voor effectieve presentaties.

Voor leveranciers, analisten en ontwikkelaars is een toepassing als Excel misschien meer geschikt om gedetailleerde grafieken te maken.

Visio

Ideaal voor de beginfasen van een project, waarin stroomdiagrammen van bedrijfs- en fabricageprocessen handig zijn. Meer informatie over het maken van stroomdiagrammen voor projectcommunicatie met Visio.

Geeft soms te veel procesinformatie weer bij presentaties aan hoger management.

Lync Server

Hiermee kan een verbonden team ervaring worden getransformeerd die elke communicatie transformeert aan een interactie die overal wordt gedeeld, in gebruik en toegankelijk is.

Hiervoor moet een IT-afdeling of IT-leverancier bedrijfsmiddelen voor implementatie investeren.

Office Online-Program ma's (de Cloud)

Aantrekkelijke en eenvoudige manier om project gegevens weer te geven op de webpagina van uw bedrijf met behulp van een Inge sloten werkblad code van Excel Online. Bekijk een voor beeld van het Excel-blog.

Voor sommige bedrijven kan beveiliging een probleem zijn. Zorg ervoor dat ingesloten werkbladen op een beveiligde website staan, of worden weergegeven vanuit een privé (dus geen openbare) OneDrive-map.

Sociale media

Twitter, Facebook en andere sociale media kunnen handig zijn voor het beheer van projecten en teams, vooral in de beginfase van een project. Meer informatie over het gebruik van sociale media in projectmanagement

Teamleden delen misschien niet graag informatie die minder is beveiligd dan op een SharePoint-server.

Naar boven

Communicatie van projectgegevens

De bestudering van problemen in uw planning die meegedeeld moeten worden

Essentieel voor een al dan niet geslaagde communicatie van informatie aan teamleden en belanghebbenden is het op tijd registreren van problemen in de planning.

Communicatie van informatie over verdiende waarde

Het vastleggen van informatie over verdiende waarde is een geavanceerdere, maar zeer waardevolle stap om de zwakke en sterke prestaties van een project te ontdekken. De feiten op hoog niveau die u hier verkrijgt, zijn precies wat de belanghebbenden willen zien.

Projecttaken synchroniseren met een SharePoint-takenlijst

Als u al een project hebt gemaakt, kunt u de lijst met projecttaken synchroniseren met een SharePoint-takenlijst. Een wijziging in de ene takenlijst wordt ook doorgevoerd in de andere.

Een SharePoint-lijst exporteren naar een Project-takenlijst

Als u met een SharePoint-takenlijst bent gestart, kunt u deze in Project importeren. Een wijziging in de ene takenlijst wordt ook doorgevoerd in de andere.

Een share point-project taken lijst maken en beheren

Als u al een takenlijst in SharePoint hebt ingesteld, kunt u taken toevoegen, personen aan deze taken toekennen en het werk beheren zonder Project Server.

Projectinformatie weergeven zonder Project 2010

Als u projectinformatie op andere manieren wilt weergeven zonder Project en zonder SharePoint, kunt u Project-informatie exporteren in diverse indelingen en met verschillende hulpmiddelen.

Aan de slag met Project Web App

Leer hoe Project Server en Project Web App uw organisatie kunnen helpen. In deze video’s worden de basisfuncties toegelicht.

Outlook 2010 gebruiken om met uw team te communiceren

Leer de beste Outlook-procedures om de doeltreffendheid van uw e-mail naar uw team te optimaliseren. Los problemen op in plaats van ze te creëren.

Een Excel-werkmap insluiten op een webpagina

Geef een ingesloten werkblad op een intranetsite weer zodat belanghebbenden onlangs bijgewerkte projectinformatie kunnen bekijken. De werkmap wordt opgeslagen op een openbare locatie, zoals Windows Live OneDrive

Visio-diagrammen maken

Met Visio 2010 kunt u indrukwekkende grafieken maken waarmee u projectinformatie op hoog niveau aan belanghebbenden kunt presenteren.

Naar boven Teruggaan naar het project-reis overzicht

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×