Doelstelling van projectmanagement: projectgegevens communiceren

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Overzicht van weergavescenarioartikel

Communicatie is de belangrijkste factor voor het al dan niet slagen van een project. Gelukkig is de communicatie van projectinformatie met Project 2010 veel eenvoudiger geworden, zowel voor de communicatie binnen een klein team dat aan één project werkt als voor de communicatie binnen een grote organisatie waarin wereldwijd aan verschillende projectportefeuilles wordt gewerkt.

Daarnaast is Project nu geïntegreerd met SharePoint, zodat u projectinformatie gemakkelijker kunt delen, zelfs zonder Project Server.

In dit artikel is een van de vele doelen van projectmanagement op het stappenplan voor Project.

Voorbeelden van projectmanagement...

Uw opdracht: U wordt gevraagd een nieuw project te beheren en regelmatig met de belanghebbende partijen te communiceren. U realiseert zich al gauw dat 'belanghebbende' niet alleen betrekking heeft op uw manager. Het gaat hier om iedereen die in uw project is geïnteresseerd, van uw manager tot externe leveranciers, en misschien zelfs de algemeen directeur van uw organisatie. U beseft ook dat niet alleen de belangrijke belanghebbenden moeten weten hoe het project verloopt. Ook uw team moet hiervan op de hoogte zijn. Communicatie klinkt ineens erg gecompliceerd.

Maar laten we bij het begin beginnen. Analyseer de communicatiebehoeften van de belanghebbende partijen. Veel bedrijven met de beste communicatie-intenties falen omdat ze zich niet realiseren dat doeltreffende communicatie op meerdere manieren kan plaatsvinden. Met Excel kunt u een Invloed/Interesse-kwadrantgrafiek maken om inzicht te geven in wie wat moet weten, en in welke mate. Zoals u in de grafiek kunt zien, moet u veel aandacht geven aan de communicatiebehoeften van de persoon die zowel de meest invloed heeft op het resultaat van het project als op het project zelf.

Afbeelding van invloedraster in Excel

Gelukkig hebt u zojuist ontdekt dat uw organisatie Microsoft Project 2010 voor de hele organisatie heeft geïnstalleerd, en daarom wilt u de geavanceerde communicatiefuncties eens uitproberen. U hebt contact opgenomen met ervaren projectmanagers in uw organisatie om u te helpen met de basisaspecten van projectmanagement, en u hebt goed advies gekregen over de geavanceerde rapport- en traceringsfuncties van Project die u met uw team kunt gebruiken. En u hebt er genoeg van om iedereen voortdurend te moeten vragen om projectupdates door te geven.

Op basis van de uitgevoerde analyse van de belanghebbende partijen hebt u misschien voor een bepaalde Office-toepassing gekozen die het meest geschikt is voor het type informatie dat u wilt verzenden. Hier volgt een overzicht van Office-toepassingen en hun voor- en nadelen, afhankelijk van de behoeften van de belanghebbende partijen.

Toepassing

Voordelen

Nadelen

Excel

Kan gegevens uit Project importeren voor geavanceerde analyse, zoals ANOVA en verdiende waarde. Leer meer over Project de geavanceerde analysemogelijkheden.

Te eenvoudig om ingewikkelde grafieken te maken wanneer meer details nodig zijn.

Word

Word-documenten kunnen worden gebruikt door de levenscyclus van project, met name in de beginfase-, wanneer specificatie planningsdocumenten moeten worden gemaakt en gedeeld. Meer informatie over het gebruik van Word-document maken tijdens de beginfase (video).

Sommige belanghebbende partijen willen een visuele presentatie van het projectverloop. In dat geval is Excel, Project of Visio misschien meer geschikt.

Project

Microsoft Project heeft ingebouwde presentatieprogramma's voor belanghebbenden, met inbegrip van een tijdlijn op elk niveau, team planning functies en gegevens exporteren mogelijkheden. Meer informatie over manieren weergeven en presenteren van projectgegevens.

Project is mogelijk niet geïnstalleerd op de computers van belangstellenden, en als dat wel het geval is, is het mogelijk dat de gegevens te complex zijn. Misschien is het beter om de rapportagefuncties van Project zelf te gebruiken, bijvoorbeeld de tijdlijn en visuele rapporten, om informatie over te brengen naar belanghebbenden op uitvoerend niveau.

SharePoint

Als u met een SharePoint-takenlijst beginnen, kunt u deze kunt importeren in Project. Een wijziging in één takenlijst wordt doorgevoerd in de takenlijst. Meer informatie met SharePoint met Project.

Vereist een IT-afdeling of een IT-leverancier bedrijfsmiddelen voor implementatie investeren. U kunt echter de problemen beheer van SharePoint minimaliseren door het implementeren van deze vanuit de cloud.

Project Server

Project Server heeft voor enterprise communicatie en rapportage, met name op het niveau van overzicht van portfolio Geavanceerde communicatie en hulpprogramma's voor rapportage. Meer informatie over Project Server.

Voor kleine bedrijven met slechts enkele werknemers kan de implementatie van Project Server een hele uitdaging zijn. Voor een doeltreffend gebruik van Project Server en een optimaal gebruik van de server moet uw organisatie inzicht hebben in de bedrijfsprocessen, methodologie, mogelijkheden voor projectbeheer en de langetermijnplanning.

PowerPoint

Ideaal voor indrukwekkende presentaties voor hoog niveau belanghebbenden. Meer informatie over het gebruik van PowerPoint voor effectieve presentaties.

Voor leveranciers, analisten en ontwikkelaars is een toepassing als Excel misschien meer geschikt om gedetailleerde grafieken te maken.

Visio

Ideaal voor de eerste fasen van een project waar de stroom van bedrijf voor grafieken- en productieprocessen handig is. Leer meer maken stroomdiagrammen voor projectcommunicatie met Visio.

Geeft soms te veel procesinformatie weer bij presentaties aan hoger management.

Lync Server

Schakelt een verbonden team-ervaring waarmee elke communicatie in een interactie die is samenwerkingscultuur, aantrekkelijker en toegankelijk vanaf elke locatie worden omgezet.

Hiervoor moet een IT-afdeling of IT-leverancier bedrijfsmiddelen voor implementatie investeren.

Office Online programma's (de Cloud)

Fraaie en eenvoudige manier om informatie uit project op de webpagina van uw bedrijf met ingesloten werkblad code uit Excel Onlineweer te geven. Zie een voorbeeld uit de Excel-blog.

Voor sommige bedrijven kan beveiliging een probleem zijn. Zorg ervoor dat ingesloten werkbladen op een beveiligde website staan, of worden weergegeven vanuit een privé (dus geen openbare) OneDrive-map.

Sociale media

Twitter, Facebook en andere sociale media kunt projecten en teams, met name in de beginfase, van een project beheren. Meer informatie over het gebruik van de sociale media in projectmanagement

Teamleden delen misschien niet graag informatie die minder is beveiligd dan op een SharePoint-server.

Naar boven

Communicatie van projectgegevens

De bestudering van problemen in uw planning die meegedeeld moeten worden

Essentieel voor een al dan niet geslaagde communicatie van informatie aan teamleden en belanghebbenden is het op tijd registreren van problemen in de planning.

Verdiende waarde informatie doorgeven

Het vastleggen van informatie over verdiende waarde is een geavanceerdere, maar zeer waardevolle stap om de zwakke en sterke prestaties van een project te ontdekken. De feiten op hoog niveau die u hier verkrijgt, zijn precies wat de belanghebbenden willen zien.

Projecttaken synchroniseren met een SharePoint-takenlijst

Als u al een project hebt gemaakt, kunt u de lijst met projecttaken synchroniseren met een SharePoint-takenlijst. Een wijziging in de ene takenlijst wordt ook doorgevoerd in de andere.

Een SharePoint-lijst exporteren naar een projecttakenlijst

Als u met een SharePoint-takenlijst bent gestart, kunt u deze in Project importeren. Een wijziging in de ene takenlijst wordt ook doorgevoerd in de andere.

Maken en beheren van een SharePoint-takenlijst van project

Als u al een takenlijst in SharePoint hebt ingesteld, kunt u taken toevoegen, personen aan deze taken toekennen en het werk beheren zonder Project Server.

Projectgegevens weergeven zonder Project 2010

Als u projectinformatie op andere manieren wilt weergeven zonder Project en zonder SharePoint, kunt u Project-informatie exporteren in diverse indelingen en met verschillende hulpmiddelen.

Aan de slag met Project Web App

Leer hoe Project Server en Project Web App uw organisatie kunnen helpen. In deze video’s worden de basisfuncties toegelicht.

Outlook 2010 gebruiken om te communiceren met uw team

Leer de beste Outlook-procedures om de doeltreffendheid van uw e-mail naar uw team te optimaliseren. Los problemen op in plaats van ze te creëren.

Een Excel-werkmap op een webpagina insluiten

Geef een ingesloten werkblad op een intranetsite weer zodat belanghebbenden onlangs bijgewerkte projectinformatie kunnen bekijken. De werkmap wordt opgeslagen op een openbare locatie, zoals Windows Live OneDrive

Visio-diagrammen maken

Met Visio 2010 kunt u indrukwekkende grafieken maken waarmee u projectinformatie op hoog niveau aan belanghebbenden kunt presenteren.

Naar boven | Ga terug naar het stappenplan van Project

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×