Doelstelling van projectmanagement: projectgegevens communiceren

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Communiceren met uw team

Projectgegevens communiceren is dikwijls moeilijk, of het nu gaat over het verkrijgen van de statusinformatie van uw team of het communiceren van de projectstatus naar uw leidinggevenden.

Leer wanneer en hoe u projectinformatie communiceert en rapporteert. Dit bevordert een doeltreffende samenwerking en het succes van uw project.

Zie Het stappenplan voor projectmanagement voor meer artikelen in deze reeks instructiehandleidingen over projectmanagement.

Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .

  • Maak een lijst met alle belanghebbenden    Bepaal voordat een project begint wie de belanghebbenden zijn. Een project zal zeker vastlopen wanneer u een belangrijke belanghebbende vergeet die doorslaggevende impact heeft op het project.

  • Stel op tijd een communicatieplan op    Ontwerp communicatiestrategieën en -processen in uw project voordat het project van start gaat. Het is zelfs nog beter om communicatieprocessen als een taak weer te geven op de eerste regels van uw project, zodat dit essentiële onderdeel van de samenwerking een commitment van iedereen wordt.

  • Communiceer dikwijls    Het is prima om een maal per week statusinformatie over een taak te verzamelen. Zo kunt u problemen voorkomen voordat ze escaleren. Als u vaker dan eenmaal per week communiceert, stoppen teamleden misschien met het versturen van updates omdat de voorbereiding daarvan te veel tijd in beslag neemt.

  • Zoek eventuele problemen    Als alles goed lijkt te verlopen omdat u geen negatieve berichten hebt gekregen, is dat doorgaans een slecht teken. Zelfs in de best georganiseerde projecten zijn er problemen. Het is uw taak om ze te vinden voordat het grotere problemen worden.

  • Gebruik de juiste technologie    Verdiep u in de communicatiebehoeften van uw teamleden en belanghebbenden. Zo willen teamleden die verslag uitbrengen van de taakstatus, misschien e-mail of Project Server gebruiken, terwijl een leidinggevende misschien de voorkeur geeft aan een goed gepresenteerde grafiek of draaitabel. Hier volgt een lijst met programma's die u kunt gebruiken als hulpmiddel bij de communicatie.

Toepassing

Voordelen

Nadelen

Project

  • Heeft ingebouwde presentatieprogramma's voor belanghebbenden op elk niveau.

  • Heeft overzichtelijke tijdlijn- en teamplannerweergaven.

  • Exporteert gegevens naar Excel en Visio om complexe gegevens te kunnen communiceren.

  • Project wordt misschien niet in uw bedrijf gebruikt.

  • De projecten waaraan uw bedrijf werkt, zijn misschien te klein om optimaal gebruik te maken van de krachtige planningssoftware.

Project Server

  • Optimaal voor geavanceerde communicatie en rapportage van projectinformatie binnen een organisatie.

  • Kan de status van meerdere projecten of voor een portfolio van projecten vergelijken.

  • Kleinere bedrijven hebben misschien de hulp van een consultant nodig bij de installatie en het gebruik van Project Server.

Excel

  • Project kan gegevens naar Excel exporteren voor geavanceerde analyse, zoals ANOVA en analyse van verdiende waarde.

  • Ideaal voor een tijdige planning van projecten of voor high-level producten die later aan Project kunnen worden toegevoegd.

  • Excel heeft geen automatische planningsfuncties voor complexere projecten.

Word

  • Ideaal in de beginfase, wanneer u planningsdocumenten, zoals budgetten en producten, moet delen.

  • Niet ideaal voor visuele presentaties voor leidinggevende belanghebbenden. Maak in dat geval gebruik van Excel, Visio, PowerPoint of de eigen rapportfunctionaliteit van Project.

SharePoint

  • Biedt synchronisatiefuncties zonder Project Server. Een wijziging in de ene takenlijst wordt ook doorgevoerd in de andere.

  • Duur om in het hele bedrijf te implementeren. Als u de bedrijfsmiddelen niet hebt om SharePoint te installeren, kunt u Office 365 met SharePoint Online gebruiken.

Knopafbeelding

  • Ideaal voor indrukwekkende presentaties voor leidinggevende belanghebbenden.

  • Analisten en engineers willen misschien gedetailleerde grafieken voor complexe budgetanalyse.

Uitzoomen

  • Ideaal in de eerste fasen van een project, wanneer u bedrijfs- en productieprocessen met stroomdiagrammen of andere diagrammen moet communiceren.

  • Verstrekt misschien te veel informatie voor een leidinggevend publiek. Gebruik in plaats daarvan de eigen rapportagefunctie van Project.

Lync   

  • Ideaal voor teams op verschillende locaties. U kunt projectinformatie delen via chatberichten, audio- of videogesprekken of onlinevergaderingen.

  • Voor implementatie is een IT-afdeling vereist. Als u de bedrijfsmiddelen niet hebt om Lync te installeren, kunt u Office 365 met Lync Online gebruiken.

Statusupdates controleren vanuit Project Server

Als uw team met Project Server werkt, downloadt u de bijgewerkte taakstatus van de server voordat u de voortgang van het project met uw team bespreekt.

De voortgang van een project bijhouden, heel eenvoudig of zeer geavanceerd

Er zijn eenvoudige manieren om voortgang bij te houden en er zijn ingewikkeldere manieren. Zoek de manier die het best werkt voor uw project en uw team.

Lync gebruiken om te chatten met een lid van het projectteam

Wanneer u een korte vraag hebt terwijl u aan een projectplanning werkt, kunt u de naam van iemand aanwijzen om een chatbericht te delen via Lync.

Deelnemen aan een Lync-vergadering

Als mensen niet naar een vergadering kunnen komen, kunt u Lync gebruiken om projectinformatie te delen. Deel PowerPoint-dia's, Excel-werkbladen of een OneNote-notitieblok om projectplannen te delen. Mensen kunnen aan onlinevergaderingen deelnemen vanaf kantoor, thuis of met hun mobiele apparaat.

Een projectrapport maken

Met Project 2013 kunt u op basis van willekeurige projectgegevens indrukwekkende grafische rapporten maken en aanpassen zonder software te gebruiken. Terwijl u aan het project werkt, wordt het rapport aangepast met de laatste informatie zonder dat er handmatige updates nodig zijn.

Synchroniseren met een SharePoint-takenlijst

Teamleden kunnen de planning weergeven en hun werk bijwerken in SharePoint, waarbij u de wijzigingen kunt zien in Project, en vice versa.

Office 365 met SharePoint en Lync Online gebruiken

Verwerk de eerste projectspecificaties met Office 365. Zolang u met een pc werkt en een internetverbinding hebt, kunt u aan documenten werken met volledige versies van Word, Excel, PowerPoint of OneNote - op verzoek en overal.

U kunt ook SharePoint en Lync Online gebruiken als deze programma's niet op de computers van de desbetreffende personen zijn geïnstalleerd.

Taakwijzigingen naar de server publiceren

Wanneer u taken wijzigt, publiceert u deze wijzigingen naar Project Server zodat iedereen over de juiste informatie beschikt om verder te werken.

Terug naar Het stappenplan voor projectmanagement

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×