|
|
Risico’s in een project worden bepaald door twee zaken:
Of Risico=Impact x waarschijnlijkheid Bijvoorbeeld, een projectmanager denkt misschien dat het afdrukken van een definitief projectrapport het risico inhoudt dat de stroom uitvalt voordat het rapport is afgedrukt. Maar omdat een stroomstoring onwaarschijnlijk is, kan het risico worden genegeerd. Een groter risico waarmee rekening moet worden gehouden voor een complex aandeelhoudersrapport van hoge kwaliteit, is dat de copyshop niet beschikbaar is. Voor dit risico moet de projectmanager meer tijd voor het afdrukken van het rapport inplannen. Zie Het stappenplan voor projectmanagement voor meer artikelen in deze reeks instructiehandleidingen over projectmanagement. |
Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .
Voorbeelden van activiteiten met hoog risico
Hier vindt u enkele typische activiteiten en gebeurtenissen die de risico’s in een project kunnen vergroten.
|
Risicoactiviteit |
Beschrijving |
|
|
Kritieke taken |
Besteed veel aandacht aan taken op het kritieke pad. Ze zijn risicovoller omdat ze veel impact hebben op de einddatum van het project. |
|
|
Leverancierstaken |
Wanneer u een leverancier contracteert, vraag dan vaker of gedetailleerdere voortgangsrapporten dan u zou doen met uw eigen teamleden. Leverancierstaken die plaatsvinden aan het einde van een project zijn risicovoller dan leverancierstaken die op andere momenten plaatsvinden. Leveranciers zijn zowel gecontracteerde personen buiten uw bedrijf als werknemers van andere afdelingen in uw bedrijf. Omdat beide groepen zich verder buiten uw bereik bevinden dan personen in uw eigen team, moeten ze op dezelfde manier worden behandeld wat betreft het risico voor een projectresultaat. |
|
|
Onervaren teamleden |
Het toewijzen van onervaren werknemers aan werkzaamheden aan het einde van het project brengt de einddatum van het project in gevaar omdat zij mogelijk meer opbouwtijd nodig hebben. U kunt dit risico minimaliseren door voldoende opbouwtijd in te plannen voor nieuwe werknemers. |
|
|
Projecten die langer duren dan een jaar |
Projecten die langer duren dan een jaar, hebben meer onbekende factoren en dus meer risico’s wat betreft beschikbaarheid van resources, technologische wijzigingen, marktveranderingen enzovoort. |
|
|
Teveel taken op hetzelfde moment |
Controleer of er niet teveel taken op hetzelfde moment zijn gepland. Zelfs als deze taken door verschillende personen worden uitgevoerd, betekent een te groot aantal taken op hetzelfde moment een risico voor uw project - met name aan het einde van het project. |
|
|
Een planning in de juiste volgorde maken |
Beginnende projectmanagers maken de fout door taken aan elkaar te koppelen alvorens ze te beschrijven. Dit kan leiden tot verwarring en veel backtracking. Wanneer u een nieuw project start, maak dan eerst een lijst en groepering van taken, zodat u een overzicht hebt van de hele omvang van het project en de te leveren producten. Daarna kunt u taken gaan koppelen om bij de ideale planning uit te komen. |
|
|
Het verleden negeren |
Als u projectfouten niet noteert, is de kans reëel dat ze in toekomstige projecten opnieuw worden gemaakt. Projecten worden dikwijls afgesloten met einddocumenten die zijn bedoeld om de herhaling van risico’s in toekomstige projecten te voorkomen. |
Risico's beheren
Hier volgen enkele kneepjes van het vak die projectmanagers toepassen om projectrisico’s aan te pakken.
|
Vermijd het risico |
Als een projectactiviteit ernstige consequenties kan hebben, is vermijden een goed beleid. Zo kan het gelijktijdig uitvoeren van een fabricageproces voor twee producten een risico betekenen voor de timing van een project. Een projectmanager kan dit risico vermijden door het fabricageproces sequentieel uit te voeren. |
|
Verklein het risico |
Zoek manieren om de waarschijnlijkheid van een risico te verkleinen. U zou er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om een eenvoudiger en vertrouwder fabricageproces te gebruiken als de installatie van een nieuwer en duurder proces te lang duurt. |
|
Verplaats het risico |
Beheers risico’s door deze over te dragen aan een externe leverancier. Bijvoorbeeld, als de documentatie van een computersubsysteem voor interne resources te omvangrijk is om deze op tijd te voltooien, geef een gedeelte daarvan dan uit handen aan een externe leverancier. |
|
Leer van het risico |
Niet alle risico’s zijn verkeerd. Risico’s kunnen ook nieuwe mogelijkheden bieden. Na een risicoanalyse van uw project beseft u bijvoorbeeld dat het softwaresubsysteem dat wordt ontwikkeld als onderdeel van een groter productieproces op zichzelf een verkoopbaar product is en u besluit uw beste engineers van het project af te halen en in te zetten op verdere ontwikkeling van het subsysteem. Door ervaren engineers van het project af te halen verhoogt u het risico, maar in dit geval kan dat worden gecompenseerd door de nieuwe kansen die u creëert. |
Risico's beheren
|
Een basislijnplanning of een tussentijdse planning maken of bijwerken |
Als u de voortgang van uw planning wilt bijhouden om taken te ontdekken die een risico vormen, moet u meer weten over het instellen van basislijnen voor uw project. |
|
Controleer hoe efficiënt uw resources in uw project worden gebruikt en of u overbezette of te weinig toegewezen resources moet worden aangepast. |
|
|
Bekijk taakupdates van teamleden om te achterhalen waar de risico’s zich voordoen. U kunt de voortgang snel volgen via het Gantt-diagram of u kunt een geavanceerde analyse van verdiende waarde gebruiken. |
|
|
Geef de taken weer die het grootste effect hebben op de einddatum van het project. Bekijk deze taken eerst, om risico’s in uw planning op te sporen. |
|
|
Het is niet mogelijk om de risico’s in een project in slechts één weergave te bekijken. Verken de projectrisico’s rustig door middel van diverse weergaven. |
|
|
Analyse van verdiende waarde helpt u voortgangsrisico's te herkennen door vragen te stellen als: "Hoeveel geld hadden we moeten uitgeven als we kijken naar de hoeveelheid werk die tot nu toe in dit project is gedaan?" of 'Zullen we op tijd klaar zijn?' |
|
|
Begrijpen welke compromissen nodig zijn bij het beheren van een project |
Wanneer u een project met risico’s beheert, gaat u taken in de planning verschuiven. Elke wijziging in een project gaat ten koste van tijd, geld of omvang. |
|
Wanneer u risico's plant en uw planning aanpast, kan Project taken onverwacht verplaatsen. Begrijp het grote 'Waarom?' achter de krachtige planningsengine van Project. |
|
|
Bestudeer de projectkosten nadat u ze hebt ingevoerd, om te controleren of u uw budget niet in gevaar hebt gebracht. |
Ga terug naar de routekaart voor projectbeheer.
