Doelstelling van gebruiker: kosten beheren

projectkosten

Als u kosteninformatie wilt gaan bijhouden, bent u hier op de juiste plaats. Lees hoe en waar u diverse kostengegevens invoert zodat u de totale kosten tijdens de voortgang van uw project regelmatig kunt bekijken en analyseren.

Wanneer u weet waar uw geld naartoe gaat, kunt u betere beslissingen nemen om uw project binnen het budget te voltooien.

Tips voor kostenbewaking voordat u begint

Dit artikel is een van de vele doelen van projectmanagement in Het stappenplan voor projectmanagement.

  • Projectkosten schatten   Kostengeschiedenissen van projecten die vergelijkbaar zijn met het project dat u plant, kunnen nuttig zijn wanneer u aan de slag gaat. Deze kunnen kostbare fouten voorkomen. Als uw organisatie PMO-experts (Project Management Office) heeft, kunt u uw kosten- en budgetplannen misschien ook met hen bespreken. Of vraag een ervaren en deskundig teamlid uw geraamde kosten voor taken en resources te controleren. Kostenramingen zijn vaak erg lastig. Grotere organisaties volgen PMO-richtlijnen of huren professionals in.

  • Weten welke typen kosten er in een project voorkomen   De meeste kosten komen van werkresources. Dit zijn de personen die aan toegewezen taken werken of de materialen en apparatuur die nodig zijn om een project te voltooien. Resourcekosten zijn doorgaans gebaseerd op uurloontarieven of eenheidstarieven, maar het kunnen ook eenmalige kosten zijn, zoals kosten voor consultants, leverancierskosten of reiskosten. Kosten die niet aan resources zijn gekoppeld, worden doorgaans ingevoerd als vaste kosten voor specifieke taken of het hele project.

  • Kosten invoeren   Resourcekosten kunnen in de weergave Resourceblad worden ingevoerd voor uurloners, gesalarieerde werknemers, aannemers, materiaalkosten of andere eenmalige resourcekosten, zoals kosten voor verzekering of contracten. Taakkosten worden ingevoerd in een kostentabel die u aan elk taakblad kunt toevoegen.

  • Kostentotalen verkrijgen    Project berekent kostentotalen voor alle kosten die u invoert. U kunt dus snel zien hoe uw projectkosten oplopen. Deel deze kosteninformatie met de belanghebbenden bij het project die deze kunnen gebruiken.

  • Uw budget instellen    Wanneer kostentotalen lijken op het budget dat u en uw aandeelhouders in gedachte hadden voor het project, kunt u deze kostentotalen als het budget van het project instellen door een basislijn op te slaan. U doet dit gewoonlijk nadat u alle benodigde informatie voor het project hebt ingevoerd en voordat het werk begint. Een basislijnbudget is nodig als u van plan bent om kosten bij te houden en te beheren, met name als u een analyse van verdiende waarde wilt uitvoeren om de kostenafwijkingen in de loop van het project te analyseren. Voor meer informatie raadpleegt u Een basislijn instellen en opslaan.

  • Kostenanalysen uitvoeren   Exporteer kostengegevens naar Excel voor diepteanalyse met behulp van Excel-draaitabellen, grafieken en andere functies, zoals voorwaardelijke opmaak en sparklines (zie volgende afbeelding).

    EVM in Excel met sparklines
    Of gebruik Visuele rapporten in Project om een draaigrafiek van verdiende waarde (algemeen bekend als S-curve) weer te geven.
    Tabel Verdiende waarde in Excel
    U kunt uw Project-gegevens zelfs verder inzetten en een geavanceerde analyse maken met de functies voor ANOVA-analysen van de Analysis ToolPak in Excel. U hebt eindeloos veel mogelijkheden waar het de analyse van Project-kosten betreft.

Kosten in uw project invoeren

Kosten voor personen en materialen invoeren op basis van tarieven

Maar eerst gaat u de loontarieven invoeren voor de personen die het werk verrichten en de eenheidstarieven voor de materialen die u voor het project nodig hebt.

Apparatuurkosten en andere kostenresources invoeren

Daarna voert u de 'vaste' resourcekosten voor apparatuur in en de eenmalige resourcekosten die u in uw project wilt bijhouden.

Vaste kosten voor taken invoeren

Daarna kunt u eenmalige diverse kosten invoeren voor specifieke taken of voor de projectoverzichtstaak die het hele project voorstelt.

Totale projectkosten weergeven

Wanneer u kosten voor resources, taken of beide hebt ingevoerd, bestudeert u de kostentotalen om te zien of ze aan uw doelstelling voor kosten moeten worden aangepast.

Het juiste rapport kiezen

Op een bepaald moment wilt u informatie over projectkosten rapporteren aan andere mensen in uw organisatie. Gebruik daarvoor een vooraf gedefinieerd kostenrapport, zoals het Cashflowrapport of het rapport Verdiende waarde. U kunt de kostengegevens ook onmiddellijk bekijken in een visueel rapport, zoals een Excel-draaigrafiek of Visio-draaidiagram.

Uw projectkosten beheren

Een basislijn instellen en opslaan

Wanneer u de geraamde kosten hebt ingevoerd, slaat u ze met uw basislijnplanning op om uw budget te bepalen. Op die manier kunt u de geplande kosten vergelijken met de werkelijke kosten die tijdens de voortgang van het project worden gemaakt, en kunt u voorspellen of uw projectkosten binnen het budget zullen blijven.

De voortgang van een project bijhouden, heel eenvoudig of zeer geavanceerd

Houd de voortgang van het werk aan taken en de werkelijk gemaakte kosten in de gaten om te bepalen of uw project al dan niet binnen het budget zal blijven.

Werkelijke kosten handmatig invoeren

Project berekent de werkelijke kosten automatisch op basis van het samengevoegde werkelijke werk of de verbruikte materialen. Als het nodig is, kunt u echter werkelijke kosten invoeren voor alle toegewezen taken die zijn voltooid.

Analyse van verdiende waarde, voor de rest van ons

U kunt op elk moment tijdens het project een analyse van verdiende waarde uitvoeren om na te gaan of het geld dat tot dusver is besteed, overeenkomt met het verrichte werk en de basislijnkosten die u hebt ingesteld voor taken, resources en toewijzingen.

Geavanceerde principes voor de analyse van verdiende waarde (blog)

Lees hoe u uw planning kunt exporteren naar een indeling die compatibel is met United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT).

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×