Doelstelling: Een schatting maken van de duur van taken

Een van de grootste voordelen van Microsoft Office Project 2007 is dat er een realistische planning voor u kan worden berekend, vaak alleen maar gebaseerd op de duur van de taken en de taakafhankelijkheden die u hebt ingevoerd. Natuurlijk is het mogelijk dat u nog rekening moet houden met andere planmatige beperkingen zoals de begindatum, de einddatum en de kalender, maar dat zijn uitzonderingen op de regel. Omdat de nauwkeurigheid van een planning staat of valt met de juiste tijdsduur van de taken, zult u ervan profiteren als u eerst goed nadenkt voordat u de duur van iedere taak opgeeft.

Tip: Dit artikel maakt deel uit van een reeks artikelen binnen het Project-overzicht waarin een breed scala van projectmanagementactiviteiten wordt beschreven. Wij noemen deze activiteiten "doelen", aangezien ze zijn ingedeeld op basis van de projectmanagementcyclus: een plan maken, een project volgen en beheren en een project sluiten.

Vorig doel  |  Volgend doel

Alle doelen in het Project-overzicht bekijken

Close-up van een horloge op een mannenarm

nummer 1 Begin met primair onderzoek     De informatie op basis waarvan u kunt inschatten hoe lang bepaalde taken gaan duren, kan afkomstig zijn uit verschillende bronnen.

Meer...

Bronnen zoeken die u kunt gebruiken voor het inschatten van de duur van bepaalde taken

  • Uw eigen ervaring     Als u in het verleden vergelijkbare taken voor dit project of andere projecten hebt uitgevoerd, kunt u de ervaring gebruiken die u hierbij hebt opgedaan.

  • De ervaring van uw teamleden     Raadpleeg de resources die verantwoordelijk zijn voor bepaalde soorten taken. Als u al een team hebt samengesteld, kunt u de teamleden vragen om de duur van hun taken voor dit project in te schatten. Dit leidt vaak ook tot een grotere betrokkenheid van degenen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren en voltooien van taken.

  • Vorige projecten     Evalueer projecten die zijn samengesteld en bijgehouden door uzelf of door andere projectmanagers. Vooral de duur van de taken die toen zijn vastgelegd, kan goed van pas komen.

  • Industrienormen en -standaarden     Zoek informatie over de duur van taken die van toepassing zijn op uw bedrijfstak. In boeken, vaktijdschriften en op het web vindt u vaak taaklijsten met de aanbevolen duur van taken. Een andere informatiebron zijn vaak professionele organisaties in uw bedrijfstak.

Tip: U kunt overwegen klein te beginnen door een project te maken dat is onderverdeeld in kleine taken die binnen een maand voltooid kunnen worden. Als deze taken allemaal zijn afgerond, begint u weer met het plannen van een nieuwe maand werk. Dit is de techniek die bij agile projectmanagement wordt gebruikt om de foutmarge in de duur van taken te reduceren. Ook kunt u bij deze methode van projectmanagement snel zien hoe gezond een project is.

Neem tijdsbuffers op in uw project

Aangezien u niet elk probleem kunt anticiperen dat kan leiden tot een vertraging, heeft zelfs de meest accurate taakduur een beetje speling nodig. Een buffer biedt een zekere mate van risicobeheer voor uw project. U kunt op verschillende manieren tijdbuffers opnemen in uw project:

  • Voeg een percentage toe aan elke taakduur     Als u denkt dat een taak ongeveer 40 uur in beslag zal nemen, zal het toevoegen van een buffer van 5% de taakduur wijzigen in 42 uur. Met een buffer van 10% wordt de taakduur 44 uur. Met een buffer wordt extra tijd ingebouwd in de planning, ingeval dat nodig is. Als u geen extra tijd nodig hebt, kunnen de opvolgende taken gewoon eerder beginnen.

  • Voeg een buffertaak toe     U kunt een kleine "buffertaak" toevoegen aan elke belangrijke projectfase, of een aanzienlijke buffertaak aan het gehele project. Als blijkt dat u een extra dag nodig hebt voor een taak die uitloopt, kunt u de buffertaak verwijderen en de duur ervan toevoegen aan de desbetreffende taak. Hierdoor blijft de algemene einddatum voor de fase of het project gelijk.

nummer 2 Een mijlpaal maken     Als u een belangrijke gebeurtenis in uw planning wilt markeren, zoals de voltooiing van een projectfase, kunt u een mijlpaal in uw project maken.

Nummer 3 De duur van taken inschatten     U kunt een project maken op basis van het beste en het slechtste scenario. Dit kan u helpen bij het maken van een juiste inschatting van de duur van de taken in uw planning en bij het simuleren van de toekomstige belasting op resources en het effect hiervan op de projecttijdlijn.

Nummer 4 Een taakduur invoeren     Nadat u hebt bepaald hoe lang het gaat duren om een taak te voltooien, dient u de taakduur in te voeren. Geef een geschatte duur op als u het nog steeds niet zeker weet.

Nummer 5 Werk aan een taak onderbreken     Als twee taken gelijktijdig worden uitgevoerd, kunt u het werk aan de eerste taak onderbreken, beginnen aan de tweede taak, en het werk aan de eerste taak vervolgens hervatten zodra de tweede taak is voltooid.

  • Werk aan een taak onderbreken door een taak te splitsen.

Nummer 6 Een kalender maken     U kunt een kalender maken, zodat u gemakkelijk kunt zien wanneer er wel en niet aan een taak wordt gewerkt. Een bepaalde machine die nodig is om een taak af te ronden, is bijvoorbeeld alleen beschikbaar op bepaalde dagen van de week. U kunt deze dagen aangeven op een taakkalender en de taak dienovereenkomstig plannen.

Nummer 7 Een kalender aan een taak toewijzen     Nadat u een taakkalender hebt gemaakt, kunt u de kalender toewijzen aan de taak of de taken waarvoor deze hebt gemaakt.

Nummer 8 Aanvullende informatie toevoegen over een taak     Voeg meer informatie over een taak toe in de vorm van opmerkingen, documenten en koppelingen naar webpagina's.

Klik op alle onderstaande punten die van toepassing zijn:

Vorig doel  |  Volgend doel

Alle doelen in het Project-overzicht bekijken

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×