Doel voor projectmanagement: mensen toevoegen en taken aan hen toewijzen

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Resources toevoegen aan uw project

Houd twee dingen in gedachten wanneer u personen aan het werk zet in uw project:

  1. U moet personen toevoegen aan uw projectplanning voordat...

  2. U hen kunt inzetten op taken.

Dit verschil is vaak verwarrend bij het gebruik van software voor projectmanagement.

Zie Het stappenplan voor projectmanagement voor meer artikelen in deze reeks instructiehandleidingen over projectmanagement.

Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .

Als u geen ervaring hebt met projectmanagement Als u geen ervaring hebt met projectmanagement, beseft u mogelijk dat u zich niet alleen zorgen moet maken over het toevoegen van taken, maar ook over hoeveel personen u hiervoor hebt ingezet, hoe u vrije dagen en vakanties voor personen verantwoordt en hoe en waar u persoonlijke gegevens invoert, zoals telefoonnummers, e-mailadressen en salarisgegevens.

Hier zijn tips waarmee u aan de slag kunt.

  • Leer welke typen resources u kunt toewijzen aan taken    Bepaal welke typen resources u nodig hebt nadat u de benodigde gegevens over projecttaken hebt verzameld.

    • Human resources    Dit zijn resources die we normaal gesproken zien als personen die aan taken werken. Projectmanagers noemen hen soms werkresources ter onderscheiding van materiaal en uitrusting.

    • Ondernemingsresources    Dit zijn werkresources die overal in een organisatie worden beheerd en gedeeld. Ondernemingsresources worden gebruikt in Project Professional.

    • Materiaalresources    Deze resources omvatten computers of machines waarmee taken worden voltooid.

    • Algemene resources    Met deze resources worden personeelsbehoeften voor taken beschreven, niet specifieke personen, zoals timmerlieden of ontwikkelaars.

  • Overweeg hoe de duur wordt gewijzigd door het aantal resources Wanneer u meerdere resources op een taak inzet, zou u verwachten dat een taak korter duurt. In veel gevallen heeft het toevoegen van personen aan een taak echter het tegenovergestelde effect. Het kan leiden tot extra kosten, extra communicatie en andere inefficiënties. Het ontwerp voor een nieuwe tolbrug gaat waarschijnlijk niet sneller als u het aantal architecten in het project verdubbelt. In Project kunt u beheren wat er gebeurt met de duur van taken nadat u deze hebt toegevoegd.

  • Overweeg hoe de mogelijkheden van een persoon van invloed zijn op de duur van taken Iemands ervaring kan rechtstreeks van invloed zijn op de duur van de taak. Een persoon met vijf jaar ervaring zal een taak waarschijnlijk sneller afronden dan iemand met twee jaar ervaring.

Als u een doorgewinterde projectmanager bent Naarmate projecten groter worden, moet u over meer dingen nadenken. U maakt zich nu zorgen over het gebruik van resources op andere afdelingen, het inschakelen van leveranciers, het bijhouden van het werk van honderden personen, het genereren van rapporten voor managers, en talloze andere complexe aspecten waarbij u zelfs nog niet had stilgestaan. Gelukkig biedt Microsoft Project de deskundige hulpmiddelen die u nodig hebt.

Hier zijn enkele tips om uw expertise te verbeteren.

  • Bekijk en verfijn de geschatte duur    Gebruik de informatie die u hebt verzameld over uw huidige project en vergelijkbare projecten om de schatting van de duur te verfijnen. De nauwkeurigheid van uw schattingen voor de resourcevereisten (en uiteindelijk projectkosten) is grotendeels afhankelijk van de nauwkeurigheid van uw schattingen van de taakduur.

  • Houd bij hoe resources vorderen    Zorg ervoor dat de personen in uw project regelmatig statusupdates voor hun taken indienen. Met de weergaven en rapporten in Microsoft Project verliest u niet uit het oog wat iedereen aan het doen is.

  • Stel problemen door overbezetting vast    In Project kunt u bepalen wanneer personen aan te veel taken tegelijkertijd werken.

  • Houd de basislijnen in de gaten   

  • Met basislijnen beschikt u over een momentopname van uw project, zodat u de huidige voortgang kunt vergelijken met wat u in het begin hebt gepland.

  • Distribueer projectwerk door resources te effenen    Wanneer personen aan te veel taken tegelijkertijd werken, kunt u in Project een realistischere werkbelasting toewijzen. De belasting kunt u onder andere eerlijk distribueren door de resourcetoewijzing te effenen.

  • Exporteer projectgegevens naar Excel voor verdere analyse Excel is handig wanneer u projectgegevens verder wilt analyseren. U kunt bijvoorbeeld taak-en resourcegegevens exporteren naar Excel voor geavanceerde verslagen van huidige marge en daarna de informatie weergeven met sparklines om te bekijken hoe de kosten zich verhouden tot de hoeveelheid voltooid werk.

    Sparklines gebruiken in projectmanagement

    Geef werknemers trainingen in nieuwe vaardigheden    Grote organisaties investeren tijd en geld in trainingen zodat hun werknemers nieuwe vaardigheden opdoen en kunnen werken in uiteenlopende omgevingen. Het trainen van huidige werknemers kan kosteneffectiever zijn voor het verbeteren van prestaties dan het aannemen van nieuwe personen.

Stap 1: Personen toevoegen aan uw project

Personen toevoegen aan uw project

U moet personen en andere resources toevoegen voordat u deze inzet op taken. De andere resources kunnen bestaan uit materiaalresources, zoals cement of verf, of uit kostenresources, zoals vliegtickets en restaurants.

Werkdagen voor de projectkalender wijzigen

Nadat u personen hebt toegevoegd aan een project, kunt u hun werkkalender wijzigen om rekening te houden met hun werktijd. In Project wordt ervan uitgegaan dat de meeste personen een standaardweek werken van maandag tot en met vrijdag, van 8:00 tot 17:00 uur. U bent echter niet gebonden aan dit werkrooster.

Feest- en vakantiedagen toevoegen

We hebben allemaal vakantie en vrije dagen nodig. We worden allemaal wel eens ziek. U kunt deze niet-geplande tijd opgeven door deze toe te voegen aan de planning.

Personen delen via een resourcegroep

U kunt personen toevoegen aan uw project vanuit een resourcegroep. Met een resourcegroep kunt u alle gegevens over personen in één Project-bestand houden, dat kan worden gebruikt als onderdeel van hoofdprojecten.

Een kolom met gevoelige gegevens verbergen

U kunt gevoelige gegevens, zoals salarissen en telefoonnummers, toevoegen aan een project, maar verbergen in weergaven zonder dat deze gegevens verloren gaan.

Naar boven

Stap 2: personen en andere resources toewijzen aan taken

Personen toewijzen aan op taken

Nadat u taken hebt toegevoegd aan uw planning, kunt u personen hierop inzetten.

Taaknamen weergeven naast Gantt-diagrambalken

U kunt Gantt-balken eenvoudiger begrijpen als u taaknamen hiernaast weergeeft. Dit is handig in rapporten en tijdens vergaderingen.

Kosten invoeren voor personen en materiaal

Wanneer u personen toevoegt aan een project, kunt u kosten voor hen toevoegen. Nadat u vervolgens personen hebt ingezet op taken, worden in Microsoft Project automatisch de kosten van het project berekend.

Statusupdates controleren

Nadat personen hun werkstatus hebben ingevoerd, kunt u de wijzigingen in de planning bekijken in Project.

Iemand verwijderen uit het project

Personen verlaten projecten, verlaten het bedrijf of hebben helemaal nooit echt bestaan omdat u een naam verkeerd hebt getypt. Om al deze redenen wilt u mogelijk personen verwijderen uit een project.

Naar boven

Stap 3: personen en andere resources beheren

De juiste weergave voor het bekijken van resources kiezen

Nadat u personen hebt toegewezen aan taken en het werk is begonnen, kunt u via de vele weergaven in Project hun voortgang bewaken en wijzigingen in de planning aanbrengen.

De duur van een taak wijzigen

Problemen met werkbelasting kunt u onder andere oplossen door taken te verkorten.

Werk verdelen om personen minder te belasten

Wanneer personen in uw project aan te veel taken tegelijk zijn toegewezen, kunt u de werkdruk in Project gelijkmatiger verdelen.

De instelling voor planning op basis van hoeveelheid werk wijzigen voor taaktypen

Wanneer u personen toevoegt aan of verwijdert uit een taak, duurt de taak langer of korter. Dit is planning op basis van de hoeveelheid werk. Als u de duur niet wilt wijzigen, kunt u de instelling voor planning op basis van de hoeveelheid werk wijzigen voor de taak.

De voortgang van uw planning bijhouden

Het bijhouden van de werkzaamheden voor een project is niet alleen belangrijk om ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt voltooid. U kunt hiermee ook leren van wat er in een project goed en fout is gegaan.

Een basislijn opslaan

Wanneer uw baas u vraagt hoe uw project zich verhoudt tot uw oorspronkelijke planning, is 'ik weet het niet' wel het laatste wat u wilt zeggen. Voorkom dit door een basislijn in te stellen als momentopname van uw oorspronkelijke planning voordat uw project van start gaat.

Communiceren met uw team

Nadat u wijzigingen hebt aangebracht in iemands planning, moet u deze doorgeven zodat er geen informatie verloren gaat.

Een projectrapport van iemands voortgang weergeven

Maak grafische rapporten van de projectvoortgang en pas deze aan. U kunt deze rapporten in Project bekijken of naar andere toepassingen exporteren, zoals PowerPoint, Word of Excel.

Lync gebruiken om te chatten met een lid van het projectteam

Als er vragen bestaan over een bepaalde taak, hebt u met Project nu beschikking over verschillende manieren om antwoorden te krijgen. Wijs een naam aan en klik op Een chatbericht versturen om een chatsessie te beginnen in Lync.

Terug naar Het stappenplan voor projectmanagement

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×