Doel: het projectplan optimaliseren zodat dit binnen het budget past

Nadat u het projectplan hebt opgesteld, evalueert u de geplande kosten. Als de geplande kosten niet binnen het budget passen, kunt u het plan optimaliseren zodat u wel binnen het budget blijft. Onthoud, als u het budget wijzigt, dat daarmee waarschijnlijk ook de einddatum of het vereisten en doelstellingen van het project verandert. Deze relatie tussen tijd, bereik en budget wordt vaak de projectdriehoek genoemd.

Tip: Dit artikel maakt deel uit van een reeks artikelen binnen het Project-overzicht waarin een breed scala van projectmanagementactiviteiten wordt beschreven. Wij noemen deze activiteiten "doelen", aangezien ze zijn ingedeeld op basis van de projectmanagementcyclus: een plan maken, een project volgen en beheren en een project sluiten.

Vorig doel  |  Volgend doel

Alle doelen in het Project-overzicht bekijken

Het projectplan optimaliseren zodat dit binnen het budget past

nummer 1 De projectkosten weergeven    U kunt de totalen bekijken, de kosten verdeeld over de tijd of de kosten in een diagram. Dit kan u helpen om na te gaan of u binnen het beoogde budget blijft en of u de kosten moet aanpassen.

Nummer 2 Het plan optimaliseren om de kosten te verlagen    Als u vaststelt dat de geplande kosten buiten het beoogde budget vallen, kunt u verschillende strategieën hanteren om de kosten te verlagen.

  • De resources en kosten aanpassen zodat deze binnen het budget vallen

    Klik op alle onderstaande punten die van toepassing zijn:

    • Kosten voor resources invoeren om de reguliere betalingstarieven en tarieven voor overuren, de kosten per gebruik, de vaste kosten of de kostenresources aan te passen.

    • Een resourcetoewijzing verwijderen of vervangen om de kosten te verlagen door een duurdere resource (een persoon, apparatuur, materiaal of kostenpost) te vervangen door een minder dure resource of om het aantal vergelijkbare resources voor een enkele taak te verminderen. Soms kan het gebruik van minder dure resources resultaat resulteren in bijkomende nadelen, zoals beperkter bereik, langere planning of lagere kwaliteit. Toch is dit een van de meest realistische strategieën voor het optimaliseren van de kosten. Als u een duurdere resource verwijdert uit de toewijzing, kan deze resource worden ingezet bij andere taken of projecten die kosteneffectiever zijn.

    • Het resterende werk aan een taak opnieuw toewijzen zodat u kunt bepalen welke van verschillende resources welk deel van het resterende werk doet of precies kunt specificeren wanneer het resterende werk zal worden uitgevoerd.

  • Het projectbereik beperken zodat dit binnen het budget past

    Voer alle onderstaande acties uit die van toepassing zijn:

    • Bepalen of het af te leveren product of het bereik moet worden gewijzigd

      Mogelijk moet u het bereik beperken om de einddatum te kunnen halen of om binnen het budget te kunnen blijven. Of u ontdekt, nadat u het projectplan hebt opgesteld, dat u meer tijd of geld hebt dan verwacht. In beide gevallen kunt u het bereik van het project wijzigen. U kunt kiezen of u het te leveren product wilt wijzigen of het bereik van het project.

      • Het te leveren product beperken    Als u het bereik beperkt door het te leveren product te beperken, levert u feitelijk minder aan de klanten of belanghebbenden dan u van plan was. Stel bijvoorbeeld dat u werk aan de ontwikkeling van een nieuw product. Om de einddatum of het budget te kunnen halen, besluit u productfuncties die oorspronkelijk waren gepland en goedgekeurd door de klanten te laten vervallen. In dat geval hebt u waarschijnlijk de goedkeuring van de klant nodig en moet u wellicht het contract aanpassen, indien van toepassing.

      • Het projectbereik beperken     Mogelijk kunt u dezelfde producten leveren door de manier te wijzigen waarop u deze producten vervaardigt.

        In het productontwikkelingsproject besluit u bijvoorbeeld om een taak voor marktonderzoek te verwijderen en de duur van de producttest te beperken om de einddatum te halen of binnen het budget te blijven. In dat geval veranderen het eindproduct en de te leveren producten niet. U verandert echter de methode waarmee u tot het eindproduct komt door het bereik van het project te beperken.

      • De beschikbare tijd of het beschikbare budget gebruiken     Als u ontdekt dat u meer tijd of geld hebt dan verwacht, kunt u te leveren producten toevoegen. Of u kunt het bereik van het project zelf uitbreiden, waardoor vaak een product van een hogere kwaliteit ontstaat.

      • Houd rekening met de invloed van het bereik op de kwaliteit     Mogelijk moet u het bereik beperken om de einddatum te halen of binnen het budget te blijven. Of u ontdekt, nadat u het projectplan hebt opgesteld, dat u meer tijd of geld hebt dan verwacht. In beide gevallen kunt u het bereik van het project wijzigen. Houd er rekening mee dat kwaliteit en bereik nauw aan elkaar zijn gerelateerd. Als u het bereik beperkt, moet u mogelijk een lager kwaliteitsniveau accepteren. Als u het bereik uitbreidt, neemt de kwaliteit van het project en van het resulterende product toe.

    • Een duur wijzigen om de hoeveelheid tijd te beperken die staat gepland voor taken. Zorg ervoor dat het werk ondanks de beperkte duur toch kan worden voltooid. Vergeet bovendien niet de bijbehorende hoeveelheid werk aan te passen die is toegewezen aan de resources.

    • Een taak verwijderen als deze niet absoluut noodzakelijk is. Houd er echter rekening mee dat het verwijderen van taken kan leiden tot een vermindering van de kwaliteit van de algehele projectimplementatie. Taken die moeten worden uitgevoerd moeten nog steeds deel uitmaken van het plan, en alleen taken die als optioneel worden beschouwen mogen worden verwijderd.

    • Een resourcetoewijzing vervangen door een duurdere resource (een persoon, apparatuur, materiaal of kostenpost) te vervangen door een minder dure resource. Soms kan het gebruik van minder dure resources resultaat resulteren in bijkomende nadelen, zoals beperkter bereik, langere planning of lagere kwaliteit. Toch is dit een van de meest realistische strategieën voor het optimaliseren van de kosten.

Nummer 3 Het plan aanpassen om gebruik te maken van extra budgetruimte    Nadat u het projectplan hebt opgesteld, ontdekt u mogelijk dat u meer budgetruimte hebt. U kunt ervoor kiezen het project te voltooien onder het budget. Of u kunt het bereik en de kwaliteitsdoelen voor het project uitbreiden.

Meer . . .

Nadat u het plan hebt opgesteld en met Microsoft Office Project 2007 de planning en kosten voor het project hebt berekend, komt u mogelijk tot de ontdekking dat u over meer tijd of een ruimer budget beschikt. U kunt ervoor kiezen het project eerder dan gepland of onder het budget te beëindigen. Of u kunt het bereik uitbreiden en extra kwaliteit toevoegen aan het project.

  • Overleggen met de klant      Vraag de klant of belanghebbenden bij het project hoe zij de tijd of het budget het liefst willen besteden. Mogelijk geven zij er de voorkeur aan om het project ongewijzigd te laten en het project eerder dan gepland of onder het budget af te leveren.

  • Het contract raadplegen     Controleer of er contractuele bonussen (of in sommige gevallen zelfs boetes) zijn voor het eerder dan gepland of onder het budget afleveren van het project. Het type contract (vaste prijs, restitutie van kosten of eenheidsprijs) kan bepalend zijn voor hoe u het beste de beschikbare tijd of het budget kunt benutten.

  • Bereik toevoegen     U kunt de taken of fasen toevoegen die u graag had gewild maar waarvoor u dacht niet voldoende tijd of geld te hebben. U kunt de duur van bestaande taken uitbreiden, zodat de resources meer tijd hebben om de taken te voltooien. Houd er rekening mee dat het uitbreiden van het bereik waarschijnlijk leidt tot extra tijd en kosten in uw plan. Het wijzigen van het bereik en de te leveren producten kan contractuele gevolgen hebben. Controleer daarom eerst het contract en vraag indien nodig de klant om goedkeuring.

  • De kwaliteit verhogen     U kunt extra tijd of budget gebruiken om taken of fasen toe te voegen waarmee de kwaliteit wordt gebeterd of gewaarborgd. U kunt de duur van bestaande taken uitbreiden, zodat de resources meer tijd hebben om kwalitatief beter werk te doen. Een andere manier om de kwaliteit te verbeteren is door het toevoegen van hoger gekwalificeerde medewerkers, efficiëntere apparatuur of hoogwaardigere materialen. Deze typen resources kunnen duurder zijn, maar kunnen ook een goede manier zijn om extra budget te benutten.

Nummer 4 Een notitie invoeren over de kostenwijzigingen    Maak notities van de wijzigingen die u hebt doorgevoerd om binnen het budget te blijven. Dergelijke notities kunnen nuttig zijn bij het volgen van de daadwerkelijke voortgang, het afsluiten van het project of het verzamelen van gegevens voor het volgende project.

Nummer 5 De resultaten van kostenoptimalisatie evalueren    Controleer of u inderdaad de kosten hebt verlaagd en of de einddatum, werkbelasting en andere projecten niet negatief worden beïnvloed door deze wijzigingen.

Klik op alle onderstaande punten die van toepassing zijn:

  • Projectkosten bekijken om te zien of u de kosten hebt verlaagd en hoe dicht u in de buurt komt van het beoogde budget.

  • Het kritieke pad weergeven om te zien in hoeverre de wijzigingen die u hebt doorgevoerd om de kosten te optimaliseren van invloed zijn op het kritieke pad. Mogelijk zijn er andere datums, andere taken en andere resources gekoppeld aan het kritieke pad.

  • Werkbelasting van resources evalueren om te zien of toegewezen resources nu overbelast of niet volledig benut zijn ten gevolge van uw inspanningen om de kosten te optimaliseren.

  • Invloed op andere projecten controleren om er zeker van te zijn dat eventuele wijzigingen worden bijgewerkt in andere projectbestanden die zijn gekoppeld aan of geconsolideerd in uw project.

Nummer 6 De veranderingen in de toewijzing communiceren aan de resources    Als u nieuwe taken hebt toegewezen aan de resources of bestaande toewijzingen hebt gewijzigd of verwijderd, moet u deze wijzigingen publiceren voor de desbetreffende resources.

Vorig doel  |  Volgend doel

Alle doelen in het Project-overzicht bekijken

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×